《计算机应用基础2》课件第06章.ppt

1、6.1 公文的制作6.2 请柬的制作6.3 邮政编码查询表的制作6.4 成批打印信件或发送电子邮件6.5 员工情况信息表的制作6.6 万年历的制作第6章 办公管理应用案例分析 6.1 公文的制作 1目的与要求通过对公文案例制作过程的学习，掌握同类文档的制作。2案例分析与实现方法在企事业单位工作的文秘职员，办公时可能会经常遇到处理公文之类的工作，这些文档往往有严格的格式要求，有时可能会感到比较棘手。本节以一个年终总结报告的编排方法与步骤为例，来阐述公文的制作。1)完成2006年度工作总结的初稿、审稿、定稿初稿由文秘来完成，审稿、定稿则由上级领导决定，由于这些均不在本书介绍之列，故省略。2)合理设

2、置页面、字体、字号由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标题、正文字体、字号等均有明确的规定，因此设置也带有一定的特殊性。打开Word文档(2006年度工作总结定稿)，首先选中文字，单击“格式”工具栏中的“字体”，打开“字体”对话框，在“字体”、“字号”下拉框中，分别对标题和正文字体进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号。在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，打开如图6.1所示的“页面设置”对话框。在“页边距”选项卡里将上、下、左、右值均设置为2.5厘米，方向设置为纵向；单击打开“纸张”选项卡，将纸型设置为16开(通常国际标准格式为A4纸，因在多数单位里仍旧使

3、用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面)；最后，进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、字号以及页面的设置。提示：如果经常从事公文制作，可将设置好的页面值保存为默认值。同样，也可将字体、字号设为默认值，在“格式”菜单中的选择“字体”选项，打开如图6.2所示的“字体”对话框，将中文字体设置为“仿宋 GB2312”，字形设置为“常规”，字号设置为“三号”，单击对话框左下方的“默认”按钮，单击“确定”按钮即可。这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号、页面的设置了。图6.1 设定页边距 图6.2 将常用的字体、字号设为默认值 3)利用“边框和

4、底纹”命令制作发文红线公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单地说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指示等文种，平行文即函等文种，当然，上、下、平行文的格式也有所不同。这里我们以上行文为例进行介绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线，制作发文红线的方法如下：(1)在“格式”菜单中选择“边框和底纹”选项，打开如图6.3所示的“边框和底纹”对话框的“边框”选项卡，分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置。图6.3 “边框和底纹”对话框(2)单击“横线”按钮，打开如图6.4所示的“横线”对话框，选择第一种线型，单击“确定”返回，在右键单击所画横线弹出的如图6.5所示的快捷菜单中，选择“设置横线

5、格式”选项，在打开如图6.6所示的“设置横线格式”对话框的“高度”栏，将线型高度设为“1.5磅”；在“颜色”栏中选中“使用纯色(无底纹)”复选框，打开右侧颜色设置框的颜色面板，从中选择“红色”，效果如图6.7所示。图 6.4“横线”对话框 图6.5 快捷菜单 图6.6 “设置横线格式”对话框 图6.7 发文红线提示：由于每次输入六角括号都必须进入“符号”对话框中查找，相对麻烦，因此，为了加快行文速度，可将公文编号中的六角括号“”设置成快捷方式。具体办法是：在“插入”菜单中选择“符号”选项，打开如图6.8所示的“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“”，点击“快捷键”按钮。打开如图6.9所示

6、的“自定义键盘”对话框，将其快捷键设置为“Ctrl+1”，单击“指定”按钮，完成快捷键设置。图6.8 “符号”对话框 图6.9 “自定义键盘”对话框 依照此方法把六角括号的右半边“”设置快捷键为“Ctrl+2”，这样以后每次处理公文时就不用进入“符号”对话框进行查找了，只用按“Ctrl+1”、“Ctrl+2”即可完成六角括号的输入(注：也可设置为你所熟悉的快捷键，更容易操作)。4)利用“双行合一”命令制作公文落款中的单位名称一般来说，单位发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规的行文格式中总少不了单位落款一项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便、快捷，在工作中可以有效提高处理

7、速度，大大节省时间。在“格式”菜单中选择“中文版式”菜单项中的“双行合一”选项，打开如图6.10“双行合一”对话框。输入单位名称(如：陕西省西安市网络技术研究所)，先输入需要合为一行的文字(陕西省西安市)，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。而后输入剩下的文字(网络技术研究所)，完成后可利用“Ctrl+”和“Ctrl+”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会打开如图6.11所示的满意的公文落款。图6.10 “双行合一”对话框 图6.11 应用“双行合一”功能制作的效果 提示：在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如：公文落款日期中用的标准零()等等。

8、调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速度。方法是：在“视图”菜单中选择“工具栏”菜单项中的“符号栏”选项，在Word文档的下面就会出现如图6.12所示的“符号”工具栏，在“符号栏”里面有很多常用的符号，最主要是方便落款中日期“”的输入(注：落款日期中有一处“”不同于阿拉伯数字中的“0”以及英文字母中的大、小写“O、o”，应注意区分)。图6.12 “常用符号”栏5)利用“小技巧”制作公文我们知道，作为正规的公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、报送单位、抄送单位、印制份数和发文日期等几部分组成，而主题词、报送单位、抄送单位、印制份数又分别由两条横线分割开来，如图6.13所示。图6.

9、13 落款中的横线制作如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是不符合标准。我们完全可以利用上述画发文红线的方法，也可利用Word中的特殊功能来实现。制作粗横线的方法是：在英文输入状态下，按住Shift键不放，按“”号(减号要连续输入直到合适为止)，然后按回车键，这样，一条粗横线就自动生成了。同样，细横线的制作方法是：先把输入法状态由英文切换成中文，按“”号(减号要连续输入直到合适为止)，然后按回车键，一条细横线就会自动生成。6)给公文添加页码经过上面数步之后，一份正规的公文就基本“出炉”了，在完成之前别忘了给公文加上页码，在“插入”菜单中选择“页码”选项，打开如图6.14所示的“页码”

10、对话框，选择页码添加的位置为“页面底端(页脚)”，对齐方式选“居中”，并勾去“首页显示页码”复选框(公文格式规定首页不显示页码)，单击“确定”即可得到如图6.15所示的效果公文。图6.14 “页码”对话框图6.15 公文完成后的最终效果6.2 请柬的制作1目的与要求通过该案例的制作过程的学习，掌握Word软件的文字、图形、艺术字等编辑技术。2案例分析与实现方法 从事文秘工作时，经常需要编辑和打印请柬、宣传稿、贺卡等文档。这些文档往往需要具有优美的外观，本节将综合利用办公软件技术制作如图6.16所示的请柬。图6.16 请柬样张1)页面设置一般的请柬往往不使用普通大小的纸张(如：A4或B5纸)。下

11、面我们首先定义请柬所使用的纸张。在“文件”菜单中选择“页面设置”选项，打开如图6.17所示的“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡的“方向”栏中，单击“横向”单选框，将纸张方向定义为横向；单击打开如图6.18所示的“纸张”选项卡，单击“纸张大小”下拉列表，从中选择“自定义大小”选项，在“宽度”和“高度”文本框中输入请柬的宽度和高度数值，例如宽度为26cm，高度为20cm，如图6.18所示，对话框右面的预览区中给出了纸张的大概形状，单击“确定”按钮。为保证Word处于页面视图中，在“常用”工具栏的“显示比例”下拉列表里选择“整页”，我们就在工作区看到请柬页面的全部了。图6.17 “页面设置”对话

12、框 图6.18 “纸张”选项卡 2)边框的使用 在一张白纸上写请柬的内容过于平白，可以修饰一下纸张。在“格式”菜单中选择“边框和底纹”选项，打开如图6.19所示的“边框和底纹”对话框，在“页面边框”选项卡的设置区域中选择“方框”选项，在“艺术型”下拉列表中选择边框图案，单击“确定”按钮，如图6.19所示的预览区文档的页面就多了一个边框。为了实现请柬的折叠我们把页面分为两栏，以使请柬的文字分为左右两个部分。在“格式”菜单中选择“分栏”选项，打开如图6.20所示的“分栏”对话框，在“栏数”文本框中输入2或者在“预设”区域单击“两栏”选项，单击“确定”按钮，注意标尺的变化，现在标尺有了两段白色的部分

13、，说明页面已经分成了左右两栏了。图6.19 “边框和底纹”对话框 图6.20 “分栏”对话框3)插入图形 为了使页面更加丰富多彩，插入图形是必不可少的，我们可以插入一个自己编辑的图形文件，也可以插入Office自带的剪贴画，还可以使用自选图形。在“视图”菜单的“工具栏”菜单项中选择“绘图”选项，在Word窗口下面就会显示出“绘图”工具栏。单击“”矩形按钮，在页面上拖画出一个狭长的矩形，右键单击矩形，在弹出的快捷菜单中选择“设置自选图形格式”选项，打开如图6.21所示的“设置自选图形格式”对话框，在“颜色与线条”选项卡的“填充”区域的“颜色”下拉列表中，选择“填充效果”选项，打开如图6.22所示

14、的“填充效果”对话框，在“渐变”选项卡的“颜色”区中，选择“单色”单选按钮，在“颜色”下拉列表中选择“绿色”。图6.21 “设置自选图形格式”对话框 图6.22 “填充效果”对话框 在“底纹样式”区域单击“垂直”，在“变形”框中选择第二排第一个效果，单击“确定”按钮；在图6.21所示的“设置自选图形格式”对话框中选择“线条颜色”为深灰色；单击“线形”下拉列表，选择最细的线型，单击“大小”选项卡，将宽度设置为0.2cm，单击“确定”按钮。这就出现了一个有突出效果的线条，实际上它只不过是一个有突出效果填充的矩形。用鼠标把它拖动到页面的中央，为了更细致地移动它，可按住“ctrl”键用上下左右键进行进

15、一步的调整，直到满意为止。好了现在输入请柬的正文，设置具体的字体字号，并在右侧插入图片后效果如图6.23所示。4)插入艺术字很显然，现在页面的右下脚有太多的空白，可以在这一片空间里放一些贺词，不过不是简单地输入文字，而是使用艺术字体。这样有两个好处：一是可以设置文字的特殊效果，二是字的大小可以任意地调整。单击“绘图”工具栏上的“”插入艺术字按钮，在弹出如图6.24所示的“艺术字库”对话框中选择一种艺术字体式样，单击“确定”按钮；输入贺词“节日快乐，万事如意”，选择合适的字体，单击“确定”按钮。图6.23 插入图片后效果 图6.24 “艺术字库”的对话框 现在艺术字已经插入到页面中了，不过它的位

16、置和大小还需要进一步调整，用鼠标拖动它到合适的位置，拖动艺术字体的四周控点改变它的大小，直到合适为止，在默认情况下随着艺术字体框的变大，字也会随着变大，效果如图6.25所示。图6.25 插入艺术字后的效果5)使用背景现在的页面已经相当紧凑了，唯一的不足就是页面的背景不足以很好地配合文字。在“插入”菜单的“文本框”菜单项中选择“横排”选项，在页面上拖画出整个页面大小的一个文本框，将光标移至文本框的边缘处，等光标变为四个方向的箭头时，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置文本框格式”选项，打开“设置文本框格式”对话框，在“颜色与线条”选项卡的“填充”区“颜色”选项的下拉列表中选择“填充效果”选

17、项。打开如图6.26所示的“填充效果”对话框，单击“纹理”选项卡，在“纹理”区的样板中选择第一排第三个“羊皮纸”图案，单击“确定”按钮回到“设置文本框格式”对话框，在“线条”区“颜色”选项下拉列表中选择“无线条颜色”，取消文本框的边框线。在“版式”选项卡的“环绕方式”区中选择“衬于文字下方”选项，单击“确定”按钮即可。这样一来，整个页面就出现了一张类似羊皮纸的纹理底衬，最终效果如图6.27所示。说明：如果不使用文本框而直接采用“背景”填充，则背景会无法打印出来。图6.26 “填充效果”对话框 图6.27 请柬内封最终效果 6)制作封面前面我们完成的都是请柬里面的内容，但对于一个正规的请柬来说，

18、还应该有一个封面，下面我们就来完成它。用Ctrl+End键把光标切换到文档的结尾处，在“插入”菜单中选择“分隔符”选项，弹出如图6.28所示的“分隔符”对话框；选中“分页符”单选按钮，单击“确定”按钮，插入一个新的页面。首先插入一幅图片作为背景，再用艺术字作为封面的标题，如图6.29所示。从图6.29可以看出，背景图片的颜色太鲜艳，页面不大协调，所以要对它做一些调整。单击选中图片，在“图片”工具栏上连续单击“”减小对比度按钮，直到整个封面谐调为止。图6.28 “分隔符”对话框 图6.29 封面效果 7)请柬的打印 我们编辑的两个页面实际上是一张纸的两面，由于在打印完一面后要将纸翻过来打印另外一

19、面，所以第二页的“请柬”二字是放在右面的，这样在纸翻过来打印封面时才可以保证方向正确。那么怎么打印呢？在“文件”菜单中选择“打印”选项，打开如图6.30所示的“打印”对话框，在“页面范围”选择区域单击“页码范围”单选项，并在文本框中输入打印份数，此处为“1”。图6.30 “打印”对话框单击“属性”按钮，打开“打印属性”对话框，在“基本”选项卡的“打印方向”区中选择“横排”单选按钮，在“纸张”选项卡的“所有页”区单击“自定义”按钮，打开“自定义纸张尺寸”对话框，在“尺寸”区将“宽度”设为“200.0”mm，高度设为“260.0”mm，单击“保存”按钮和“关闭”按钮，回到“打印属性”对话框，再单击

20、“确定”按钮，回到“打印”对话框，单击“确定”按钮，打印第1页。在打印完第一页之后要将纸翻过来，并将纸的上缘送入打印机的进纸口，同时在“页面范围”选择区域单击“页码范围”单选项，在文本框中输入2再打印第二页，这样，才不会把纸的方向搞反。6.3 邮政编码查询表的制作1目的与要求通过该案例制作过程的学习，掌握利用Excel软件的工作表编辑、函数等技术。2案例分析与实现方法公司因业务需要，经常要向外界发送大量信函，因此查找邮政编码就成了一件非常头疼的事。如果利用电脑制作一个简单的查询表，查询起来就会很方便。下面就综合利用办公软件技术来进行制作。(1)启动Excel软件，建立“邮政编码”工作簿。(2)

21、切换到Sheet2工作表中，在A列单元格中输入“省市名称”，在B单元格中输入省市下属的“区、市、县名称”，在C列单元格中输入与B列相对应的“邮政编码”，区、市、县名称和相应的邮政编码可在“中国邮政电子商务网()”上查询到，将其复制粘贴到Excel相应的单元格中，并将各省市的名称复制粘贴到E列，效果如图6.31所示。图6.31 邮政编码表(3)选中B1至B10单元格(即北京市所有地名所在的单元格区域)，然后将鼠标定位在左上侧“名称框”中，输入“北京市”字样，并按“Enter”键进行确认。(4)仿照上面的操作，对其他省、市、自治区所在的单元格区域进行命名。提示：命名的名称与A列的省、市、自治区的名

22、称保持一致。(5)选中E1至E31单元格区域，在“名称框”中输入“省市”，将其命名为“省市”(命名为其他名称也可)。(6)切换到Sheet1工作表中，输入“选择省市”等相关固定的字符，如图6.32所示。图6.32 “选择省市”工作表(7)选中B5单元格，在“数据”菜单中选择“有效性”选项，打开如图6.33所示的“数据有效性”对话框，单击“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选择“序列”项，然后在“来源”下面的方框中输入“=省市”，单击“确定”返回。(8)选中C5单元格，在“数据”菜单中选择“有效性”选项，打开如图6.33所示的“数据有效性”对话框，单击“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹

23、出的下拉列表中，选择“序列”项，然后在“来源”下面的方框中输入“=INDIRECT(B5)”，单击“确定”返回。(9)选中D5单元格，输入公式“=IF(ISERROR(VLOOKUP(C5,SHEET2!B1:C375,2,FALSE),VLOOKUP(C5,SHEET2!B1:C375,2,FALSE)”。(10)以后需要查询邮政编码时，可以按以下步骤操作：选中B5单元格，此时在该单元格右侧会出现一个下拉箭头，单击此下拉箭头，在随后出现的下拉列表中，选择对应的名称(如“安徽省”)；选中C5单元格，选择对应的市、县名称，相应的邮政编码就会立刻出现在D5单元格中，效果如图6.34所示。提示：也可

24、以直接在C5单元格中输入相应市县的名称来查询其邮政编码。图6.33 “数据有效性”对话框 图6.34 “数据有效性”设置效果 6.4 成批打印信件或发送电子邮件1目的与要求通过该案例制作过程的学习，掌握利用邮件合并技术实现成批信件的自动打印。2案例分析与实现方法在文秘工作中，有时候需要向许多不同的客户发送邀请函等形式的信函，这些信函的内容除了姓名、地址等少数项目以外，其他都完全一样。要寄出这些成批的邀请信，有以下两种选择方案：一是把内容打印出来，然后手工填写收信人；二是在Word里制作一个内容相同但是收信人不同的文档，然后将每个收信人复制上去，最后再统一将其打印出来。但这些都不是最好的方法，W

25、ord中的邮件合并功能为这种情况提供了完美的解决方案。本案例主要针对这种需要成批打印信件或发送电子邮件的情况，介绍Word中的邮件合并功能。邮件合并可将邮件中的某些位置用变量来表示，然后依次替换这些变量，生成大量信件。使用Word中的发送邮件功能，可以直接将邀请函发送出去，本实例效果如图6.35所示。图6.35 邀请书实例效果1)基础知识(1)邮件合并的三个元素。在任何邮件合并中，都将处理三个不同的元素：开始时使用的主文档，为主文档提供信息的数据源，已完成的文档集(合并文档)。主文档：主文档是开始文档，其中包含了每个副本中相同的所有信息(常量)，例如套用信函的正文；它还包含每个副本中不同信息的

26、占位符(变量)，例如在套用信函中，每个副本中的地址块和姓名等。数据源：数据源是一个文件，它包含了在合并文档各个副本中不相同的数据(即变量的值)，例如要在邮件合并中使用的名称和地址列表。该数据源可以是Microsoft Word表格、Microsoft Excel 工作表、Microsoft Outlook联系人列表或Microsoft Access数据库等。已完成的文档集：已完成的文档集是一系列主文档的副本，在这些文档中，有些文本在所有副本中都是相同的，而有些会随着文档的不同而发生变化。(2)“邮件合并”功能可以创建的文件类型。利用“邮件合并”功能可以创建的文件类型有信函、电子邮件、信封、标签

27、和目录，这几种形式的文档大同小异，分别用于下列场合：信函将信函发送给一组人。电子邮件将电子邮件发送给一组人。信封打印成组邮件的带地址信封。标签打印成组邮件的地址标签。目录创建包含目录和地址打印列表的单个文档。(3)邮件合并的三个过程。不管选择什么样的文档类型，整个合并大致包括如下三个过程：创建邮件合并的主文档。建立合并用的数据文档。通过邮件合并将建立的数据文档合并进入主文档。2)邀请函的制作本案例中以向公司合作伙伴们发出一封会议邀请函为例，介绍邮件合并功能的一般使用方法。创建主文档会议邀请函。首先制作信函的主文档会议邀请函，具体操作步骤如下：在Word中新建一个“空白文档”。设置纸张大小为“l

28、etter”。首先在文档中键入邀请函的内容，并设置标题字体为“宋体”、“二号”，字间距为“10磅”，段间距为“2行”；正文字体为“宋体”，“小四”，“1.5倍”行距。在正文落款前插入如图6.36所示的图片，设置为浮于文字上方。在页眉输入文字“新世纪网络科技有限责任公司”，设置为“宋体”、“小二”、“红色”、“加粗”，右对齐。在页眉插入如图6.37所示的图片，大小缩放48%，浮于文字上方，置于页眉左边。图6.36 正文图片 图6.37 页眉图片 在页脚依次输入公司的地址、邮编、电话等内容，并设置“宋体”、“11磅”、“加粗”、“红色”。通过设置边框和底纹，在页脚文字上添加一条横线。以文件名“会议

29、邀请函”保存。提示：在编辑页眉后，页眉区下会自动出现一条横线，按删除、退格键都无法去掉它，此时，我们可以通过取消页眉的段落边框来实现横线删除。3)准备数据源文件创建通讯录，文件类型可以是Excel工作簿、Word文档，也可以是Access数据库，该通讯录包含有如下记录：4)邮件合并(1)打开主文档，在“工具”菜单的“信函与邮件”菜单项中选择“邮件合并”选项，打开如图6.38所示的“邮件合并”任务窗格。图6.38 “邮件合并”窗格(2)在“选择文档类型”选项区中选择“信函”单选项，然后在窗格的底部单击“下一步：正在启动文档”进入向导的下一步。(3)在图6.39所示的任务窗格的“选择开始文档”选择

30、区中选择“使用当前文档”选项，然后单击“下一步：选取收件人”，进入向导的下一步。图6.39 “选择开始文档”窗格(4)在图6.40所示的任务窗格的“选择收件人”选择区中，首先选择要合并的数据源文件，这里我们选择“使用现有列表”，然后单击“浏览”按钮，在选取数据源对话框中选择并打开要合并的数据源文件(也就是前面我们创建的通讯录文件)。图6.40 “选择收件人”窗格提示：除了可以选择事先创建好的数据源文件外，我们还可以选择Outlook的联系人通讯录或者根据向导创建新的列表。(5)选择了源文件后，Word自动进入如图6.41所示的选择“邮件合并收件人”对话框，选择在本次邮件合并中要使用到的具体收件

31、人，在对应选项前的复选框中单击即可选中或取消选中，然后单击“确定”按钮。图6.41 “邮件合并收件人”对话框此时在“邮件合并”任务窗格中显示出当前的收件人地址列表的来源，单击“下一步：撰写信函”，进入下一步骤。(6)在如图6.42所示的主文档中将光标移动到姓名所在位置，然后在任务窗格中单击“其他项目”选项，打开“插入合并域”对话框，在“域”选择区的列表中选择“姓名”项目插入文档中，完成后关闭“插入合并域”对话框，并在“邮件合并”任务窗格中单击“下一步：预览信函”，进入下一步骤。图6.42 “插入合并域”对话框提示：在主文档中，凡带有书名号“”的内容，为插入的合并域(变量)，其余内容为固定的文本

32、(常量)，可以像编辑普通文本一样设置格式和版面以及插入图片。(7)在如图6.43所示的“邮件合并”任务窗格中单击“收件人”左右两个方向的按钮，可以预览所生成的多封信函，同时也可以单击“编辑收件人列表”来重新编辑收件人名单，预览无误后，单击“下一步：完成合并”生成合并文档。Word会按照预览的效果为每一个收件人生成一份文档，按收件人的顺序放在文档中。图6.43 “预览信函”窗格(8)在如图6.44所示的“完成合并”任务窗格中选择“编辑个人信函”选项，打开如图6.45所示的“合并到新文档”对话框，选择要合并记录的范围。如果仅需要编辑当前记录，则单击“合并到新文档”对话框中的“当前记录”按钮，如果仅

33、需要编辑连续的几条记录，则在“合并到新文档”对话框中输入起始记录号和终止记录号。图6.44 “完成合并”任务窗格 图6.45 “合并到新文档”对话框(9)选择好要加入合并文档的记录，单击“确定”按钮，Word将建立一个新的文档，其中包含了所选定的多封信函。这是一个完全独立的Word文档，用户可以为每封信函根据需要做一些其他的改动，也可以保存起来，同时要注意保存主文档。提示：综上所述，在邮件合并步骤中，有很多分支选项，在本例中所做的选择只是许多可选项中的一种。读者可以尝试在邮件合并向导的帮助下，选取其他类型的选项，观察所生成的文档效果。5)打印信函如果要将邮件合并完成的信函合并到打印机，可以将信

34、函直接输出到打印机，其操作步骤如下：(1)在“邮件合并”任务窗格的步骤(8)(“完成合并”)中，单击“打印”。(2)在“合并到打印机”对话框中，设置要打印的范围，再单击“确定”按钮。6)通过电子邮件发送邀请函将邀请函进行了邮件合并后，还可以通过电子邮件发送出去，具体操作步骤如下：(1)在“工具”菜单的“信函与邮件”菜单项中选择“显示邮件合并工具栏”选项，打开如图6.46所示的“邮件合并”工具栏。图6.46 “邮件合并”工具栏(2)单击“邮件合并”工具栏上的“”合并到电子邮件按钮，打开如图6.47所示的“合并到电子邮件”对话框。(3)在“邮件选项”区域中的“收件人”下拉列表中选择“联络邮件”；在

35、“主题行”文本框中输入电子邮件的主题，如“会议邀请函”；在“邮件格式”下拉列表中选择“HTML”；在“发送记录”选项区中指定电子邮件的范围，这里选择“全部”。图6.47 “合并到电子邮件”对话框(4)单击“确定”按钮即可向电子邮件中合并数据源，此时在页面底部信息栏中将显示合并的条目数，如图6.48所示。(5)当系统完成邮件合并工作后，会弹出邮件编辑窗口，此时单击工具栏上的“发送”按钮即可完成选定范围内收件人电子邮件的发送。图6.48 “合并记录”提示条7)制作统一信封 制作好给客户的信函后，还需要打印信封。这项工作可以使用邮件合并中专门的信封制作向导来完成，具体操作步骤如下：(1)在“工具”菜

36、单的“信函与邮件”菜单项中选择“中文信封向导”选项，打开如图6.49所示的“信封制作向导”开始对话框。(2)单击对话框中的“下一步”按钮，进入如图6.50所示的“信封制作向导”样式对话框。图6.49 “信封制作向导”开始对话框 图6.50 “信封制作向导”样式对话框(3)在对话框中的“信封样式”栏的下拉列表中选择一种信封样式。(4)单击对话框中的“下一步”按钮，打开如图6.51所示的“信封制作向导”生成选项对话框。(5)选择对话框中的“以此信封为模板，生成多个信封”单选按钮，在使用预定义的地址簿下拉列表中选择“Microsoft Word”，再选择“打印邮政编码边框”复选框。(6)单击对话框中

37、的“下一步”按钮，打开如图6.52所示的“信封制作向导”完成对话框，单击对话框中的“完成”按钮，系统自动生成信封模板。图6.51 “信封制作向导”生成选项对话框图6.52 “信封制作向导”完成对话框(7)根据需要对信封进行一定的修改。将“收信人地址二”、“发信人姓名”和“发信人职务”删除，然后把“发信人地址”和“发信人邮编”放在同一个文本框内。(8)将收信人信息文本框中的字体设置为“宋体”、“小三”、“加粗”显示；将发信人文本框中的字体设置为“宋体”、“小四”显示。(9)将发信人的地址和邮编占位符删除，输入发信人的地址“西安市未央大学园区陕西科技大学内”和邮编“710021”。修改后的信封效果

38、如图6.53所示。图6.53 修改后的信封效果(10)单击“邮件合并”工具栏中的“”打开数据源按钮，打开如图6.54所示的“选取数据源”对话框。(11)在对话框中选择Word地址簿文件(即前面我们创建的通讯录文件)，单击对话框中的“打开”按钮，返回到Word。图6.54 “选取数据源”对话框(12)单击“邮件合并”工具栏中的“”收件人按钮，打开如图6.55所示的“邮件合并收件人”对话框，在此显示的就是刚才选择的数据源列表，这里列出了邮件合并的数据源中的所有数据，可以通过该对话框对数据进行修改、排序和删除等操作，还可以在左边的复选框中去掉对勾以排除不需要打印的地址列表，然后单击“确定”按钮返回到

39、信封编辑页面。图6.55 “邮件合并收件人”对话框(13)将“收件人地址一”占位符选中，单击“邮件合并”工具栏上的“”插入域按钮，打开如图6.56所示的“插入合并域”对话框。(14)在“域”列表中选择“联络地址”，然后单击“插入”按钮即可将地址域插入替换到文档中。使用同样的方法，将信封上的其他信息都插入到相应的数据域，最后完成的信封如图6.57所示。图6.56 “插入合并域”对话框图6.57 插入相应数据域的信封效果(15)单击如图6.46所示的“邮件合并”工具栏中的“”合并到新文档按钮，打开如图6.47所示的“合并到电子邮件”对话框，单击“确定”按钮，结果即完成信封制作，如图6.58所示。至

40、此，统一格式的信封就制作完成了，用户可以直接打印信封或保存信封信息。图6.58 信封的最终效果8)实例总结邮件合并应用的场合主要是当要处理一批信函时，信函中有相同的公共部分，但是又有变化的部分。在日常工作中，邮件合并除了可以批量处理信函、信封等与邮件有关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、学生成绩通知单、商品报价单等等。邮件合并功能实际上就是在普通的Word文档中增加了一些域，域中的内容相当于程序设计中的变量，这些变量在后续的工作过程中可以用其可能的值来代替，于是由一个模板可以自动生成许多不同的信函，利用这一特点，还可以生成许多类似的函件。有关域的更多内容，读者可参阅相关的书籍，本案例

41、不再详述。6.5 员工情况信息表的制作1目的与要求通过该案例的制作过程的学习，掌握Excel工作簿的建立、打开、保存和打印，数据在工作表中的输入以及如何格式化单元格等的使用技术与技巧。2案例分析与实现方法员工情况信息表是公司和企业内部经常使用的一类电子表格，它管理着员工的各种基本信息(如员工编号、姓名、出生日期、部门、职务、联系电话、家庭地址等)，有很强的通用性。与它相类似的表格有通讯录、客户名单和商品报价单等。本案例中的员工情况信息表，不仅给管理员工的各种基本信息提供了一个良好的界面，而且通过对单元格进行修饰，使其更清淅美观，便于查阅与打印。本案例文档效果如图6.59所示。图6.59 员工情

42、况信息表工作表本身就是一个二维表格，因此使用Excel来制作表格，很适宜对数据的管理。本案例的制作展示了一个完整的电子表格的制作流程。1)新建文档启动Excel 2003，Excel会默认建立一个空白的Excel工作簿，并定位在此工作簿的第一张工作表“Sheet1”中，如图6.60所示。图6.60 新建Excel 文档2)输入数据Excel允许用户向工作表的单元格中输入中文、英文文本、数字、公式等数据。在工作表中输入数据，首先用鼠标单击单元格，然后直接用键盘输入内容或在编辑栏中输入。(1)选定单元格A1，然后输入表头标题“员工情况信息表”。依次在A3至I3单元格中输入列标题“编号”、“姓名”、

43、“性别”、“出生日期”、“部门”、“职务”、“联系电话”、“家庭地址”、“Email”，如图6.61所示。图6.61 输入表头和列标题(2)选定单元格A4，然后输入第一个员工编号“0001”。在单元格中输入数字型文本，如输入编号“0001”时，可先输入英文单引号“”，再输入数字“0001”，这样系统默认“”后输入的数字是文本形式；否则如果仅输入“0001”，系统将默认为数字形式1。(3)使用自动填充快速输入其他员工编号。选定已输入编号“0001”的单元格A4，将鼠标指向单元格右下角的小黑方块(填充柄)，在指针变为“”黑十字时，用鼠标拖动填充柄至单元格A8，然后释放鼠标按键，则鼠标经过的单元格A

44、5至A8将自动填充序列“0002”“0005”，如图6.62所示。(4)依次输入具体的员工信息。如图6.63所示。图6.62 使用自动填充功能输入数据图6.63 输入具体的员工信息3)格式设置工作表数据内容录入完后，还要对工作表进行必要的修饰美化，即格式化工作表。基本的格式设置包括字体格式、对齐方式、数据格式、行高列宽、单元格边框和底纹等。(1)设置单元格字体：选定单元格A1，在“格式”菜单中选择“单元格”选项。打开如图6.64所示的“单元格格式”对话框，选择“字体”选项卡，设置“字体”为“黑体”，“字形”为“加粗”，“字号”为“18”号。单击“确定”按钮，返回工作表。用鼠标单击单元格A3，拖

45、动鼠标到I3单元格，以选定全部列标题(即单元格区域A3:I3)，设置“字形”为“加粗”。(2)设置单元格对齐方式：用鼠标单击单元格A3，再按住Shift键，用鼠标单击单元格I8，选定所有员工记录(即单元格区域A3:I8)，然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项。打开如图6.64所示的“单元格格式”对话框，在如图6.65所示“对齐”选项卡的“文本对齐方式”区，从“水平对齐”下拉列表中选择“居中”，从“垂直对齐”下拉列表中选择“居中”。图6.64 设置单元格字体 图6.65 设置单元格对齐方式 单击“确定”按钮，返回工作表。选定单元格区域A1:I2，然后在“文本对齐方式”区中设置对齐方式：水平和垂

46、直都为“居中”，同时在文本控制选项中勾选“合并单元格”，则原单元格区域A1:I2合并成一个单元格A1，实现表头标题跨列居中，如图6.66所示。提示：当要合并的单元格区域中有多个单元格包含有数据时，会弹出如图6.67所示的提示窗，询问是否要合并，如合并则只保留单元格区域中最左上角的数据。图6.66 标题设置跨列居中图6.67 合并提示窗(3)设置数字格式：单元格中的数据默认是常规格式，即工作表中的出生日期是“1968-12-28”的格式，这不符合我们中文的习惯，可通过设置数字格式来改变单元格中数据的显示格式。选定单元格区域D4:D8，然后在“格式”菜单中选中“单元格”选项。打开如图6.68所示的

47、“单元格格式”对话框，选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“日期”，在“区域设置(国家/地区)”下拉列表中选择“中文(中国)”，在“类型”列表中选择“2001年3月14日”。图6.68 设置数字格式 单击“确定”按钮，返回工作表，则出生日期以“1968年12月28日”的格式显示。提示：单元格中的数字格式决定了工作表中数字的显示方式，表6.1列出了Excel 2003 中的数据类型。表6.1 Excel 2003 中的数据类型(4)调整行高列宽：在工作表中，列宽的默认值为6.38，用户可以根据实际需要设置每列的宽度。把光标放置在A列列标上，光标变为“”，然后拖动鼠标到G列列标上，释放鼠标左键

48、，此时即选定了A至G列。将光标置于选定列的任一列标右边界，光标变为“”，然后双击鼠标左键，将自动设置所选列的宽度为最适合的宽度(即每列中最宽项的宽度)，如图6.69所示。图6.69 最适合的列宽 此时整个表格的宽度过宽，可以考虑减少某些列的宽度。这里通过手工调整减少“家庭地址”列的宽度，把光标置于H列列标右边界，光标变为“”，按住鼠标左键，在光标旁将显示当前列的宽度值，然后拖动鼠标到适合的宽度(21.25)，释放鼠标左键，就可以手动改变列的宽度了。提示：还可以在“格式”菜单的“列”菜单项中选择“列宽”选项，来精确设置选定列的宽度值。而对于工作表的行来说，行高是根据输入字体的大小来自动调整高度的

49、，用户同样可以根据实际情况，使用类似的方法来设置行的高度。手动减少H列列宽后，会发现由于单元格宽度不够，有些单元格里的内容不能完全显示出来，这时可通过设置单元格内文字“自动换行”使得数据能完全显示。首先选定H列，然后在“格式”菜单中选择“单元格”选项，或在右键单击弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，打开“单元格格式”对话框，在“对齐”选项卡中的“文本控制”区选中“自动换行”选项，最后单击“确定”返回工作表，此时H列中不能完全显示的内容将会自动换行显示出来，如图6.70所示。图6.70 自动换行效果(5)为单元格设置底纹：为了使员工记录显示更清楚明了，增强工作表的视觉效果，可以为单元格添

50、加底纹图案，具体的操作步骤如下：选定列标题，在“格式”菜单中选择“单元格”选项。打开如图6.71所示的“单元格格式”对话框，在“图案”选项卡的“颜色”选项中选择“天蓝色”，然后从“图案”下拉列表中选择“6.25%灰色”图案。图6.71 设置单元格图案 单击“确定”按钮，返回工作表，则看到设置区域已经添加上了底纹。选定第一条员工记录(单元格区域A4:I4)，设置图案“颜色”为“浅青绿”。选定第二条员工记录(单元格区域A5:I5)，设置图案“颜色”为“浅绿”。选定第一、二条员工记录(单元格区域A4:I5)，使用自动填充，拖动填充柄至最后一条员工记录，释放鼠标按键，此时填充柄经过的区域全部被填充成第