办公室文件及文档管理制度范文.docx
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1、办公室文件及文档管理制度范文办公室文件及文档管理制度篇1为了规范办公室管理,提高工作效率,依据公司行政管理规范制定本制度一、上班时着装整齐、服装统一、坐姿端正。树立良好的公司形象和个人形象。二、办公室谢绝吸烟、严禁大声喧哗,吵闹、严禁闲聊。营造良好的工作环境。三、未经许可,员工不得随意进入办公室,有事情统一由管理人员或文员办理。维护办公室的权威性。四、办公室须有专人值班,不得空缺。负责接听电话,接发传真和来访接待。五、禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天,包括打入的&39;电话。接拨电话言语尽量简洁,做到长话短说。六、办公室人员在工作接触中或在接听电话中要使用文明用语:您好请谢谢对不起再
2、见.七、办公室传真机、复印机由专人负责,出现问题及时通知专业人员维修。不得用传真机拨打电话,不得传真复印个人资料。八、行政人事部及时打印话费清单,掌握和报告公司业务电话及私人电话的拨打情况。九、办公室人员要树立服务意识,要在上级与下级、部门与部门之间起桥梁作用。十、公司电脑专人使用,并有保密措施。上班时间不得使用电脑练习打字、玩游戏、上网浏览与工作无关内容。十一、公司电脑及网络统一由专人维护保养,任何个人不得私自带盘上机操作及安装。十二、做好保密。尊重别人隐私和公司制度。做到不听、不问、不传。十三、下班时随手整理自己的办公桌。关闭空调,关窗,断电,锁门。办公室文件及文档管理制度篇2(一)总则1
3、、为加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化,提高办事效率,特制定本规定。2、本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。(二)档案管理1、归档范围:公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。2、档案管理要指专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。3、档案的借阅与索取:(1)总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直
4、接提档;(2)公司其他人员需借阅档案时,要经主管副总经理批准,并办理借阅手续;(3)借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要必须摘录和复制,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制,一般内部档案经总经理办公室主任批准方可摘录和复制。4、档案的销毁:(1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;(2)若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,一般内部档案,须经公司办公室主任批准后方可销毁。(3)经批准销毁的公司档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。(三)印鉴管理1、公司印鉴由总经理办公室主任
5、负责保管。2、公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。3、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号、登记、存档以备查询。4、公司一般不允许开具空白介绍信,如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经主管副总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。5、盖章后出现的意外情况由批准人负责。(四)公文打印管理1、公司公文的打印工作由决经理办公室负责。2、各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字,交电脑部打印,按价计费。3、公司各部、室所有打印公文、文件,
6、必须一式三份,交总经理办公室留底存档。(五)办及及劳保用品的管理1、办公用品的购发:(1)每月月底前,各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室;(2)总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用品购回,根据实际工作需要有计划地分发给各个部、室。由各室主任签字领回;(3)除正常配给的办公用品外,若还需用其他用品的,须经总经理办公室主任批准方可领用;(4)公司新聘工作人员的办公用品,办公室根据部、室负责人提供的名单和和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;(5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合
7、理、开支适当、用品保管好;(6)负责购发办公用品的人员要建立账本,办好人库、出库手续。出库一定要由领取人员签字;(7)办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进人库房。2、劳保用品的购发:劳保用品的配给,由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。(六)库房管理1、库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立账卡。2、采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。3、
8、物资人库后,应当日填写账卡。4、严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经公司办公室主任批准后方可出库。4、库房物资一般不可外借,特殊情况须由总经理或副总经理批准,办理外借手续。5、严格管理账单资料,所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确、不得随意涂改。6、库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库房内必须配备消防设备,做到防火、防盗、防潮。(七)报刊厦邮发管理1、报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算,负责办理有关订阅手续。2、报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记,并分别送到有关部门。有关部门处理后,一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。3、任
9、何人不得随意将报刊挪作他用,若需处理,需经总经理办公室主任批准。(八)附则1、公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。(1)私人信件,一律实行自费,贴足邮票,交办公室或自己送往邮局。(2)所有公发信件、邮件一律不封口,由收发员登记,统一封口,负责寄发;(3)控制各类挂号信。凡因公需挂号者,须经各部室主任批准,总经理办公室登记后方可邮发。2、本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。3、本规定解释权归总经理办公室。4、本规定从发布之日起生效。办公室文件及文档管理制度篇3第一章总则一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,
10、使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际状况,特制订本制度。二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。三、切合公司实际,根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。第二章职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。二、负责办公室相关的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事
11、务有序开展。四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展带给相应的服务。五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。第三章工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行。二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。第四章办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版
12、头的文书。本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上构成的,档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定。(一)文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时光、发文部门、资料等信息;措辞规范,表达无歧义。4、根据文件属性、类别,对
13、所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理
14、并制作相关报表提交给部门主管。6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。7、办公室管理人员对文件借阅状况进行登记,做好借阅记录并限期清退。8、按时光、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。9、根据存档时光及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件
15、管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁(二)文书管理制度第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。3、除通知
16、外,一般性文书没有固定的格式,但务必标有页眉页脚,文本资料可根据文书具体资料进行调整。4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,持续纸质文档与电子文档的同步更新。第二条制度规范1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。2、按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写发文簿,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。4、按时光、资料等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁
17、。6、办公室负责人为第一职责人,若发现文书丢失,办公室人员务必查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。第三条流程设计起草文书→填写发文簿(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁(三)档案管理制度第一条管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、修改、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、根据文书整理和
18、文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。第二条制度规范1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时光先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核透过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。5、档案管理人员务必遵守保密规定,履行保密手续,个性是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。6、档案接收、移交,务必根据档案管理制度严格做好记录。第
19、三条流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退二、办公用品管理制度第一条管理要点1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率。2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象。3、办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则。4、办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支。第二条制度规范1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各
20、部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购。对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但务必经部门主管批准。3、根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时光等,做到账物相符。4、各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊状况急需领用未填表登记,事后须及时补填。5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品。6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。7、办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查。8
21、、管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量。第三条管理流程设计编制需求计划表审批采购入库登记发放编制需求计划统计申购状况月末清算汇总出库登记三、图书管理制度第一条管理要点1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作。2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行。3、根据图书类别,对图书进行编号,并制作目录卡以备员工查阅。第二条制度规范1、各部门可根据实际工作需要,申请申购图书。2、按照各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责采购图书1-2次。3、对所有图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他
22、有必要的项目。4、按照规定时光借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,按照规定进行惩处。5、借书人员妥善保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严重损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿。6、图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明原因,报部门主管,按指示行事。第三条管理流程设计1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书,再次填写图书借阅单四、会议管理制度第一条管理要点1、为了提高会议质量,促进有
23、效沟通,提高行动潜力,进而规范会议管理。2、根据公司实际及具体的状况,确定会议召开的必要性。3、清楚会议召开目的,合理安排时光,做到少而精,讲究高效原则。4、会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的潜力与水平,保证会议实效。5、按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律。6、会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作。第二条制度规范1、收集会议议题,根据选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时光、地点等做好会议通知工作。2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录。3、行政专员根据参会人员的发
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