《Excel在财务中的应用》课件项目二.ppt

1、项目二项目二 EXCEL EXCEL在人事档案管理中的应用在人事档案管理中的应用v 学习目的：学习目的：分析人事档案管理中需要运用的数据；掌握工作表的建立、管理等操作；理解其中相关函数的功能应用；熟练掌握数据的快速录入、数据的提取、数据查询、数据统计以动态图表的分析等内容，提升对工作表的综合运用能力。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立v 1.表格资料分析 为了提高数据录入效率，我们把上述表格资料分析如下：（1）“编号”、“身份证号”的输入单元格格式应设置为文本型。（2）“性别”、“出生日期”、“年龄”可利用函数由“身份证号”中取得。（3）“学历”、“职称”、“职务”、“部门”可利用设

2、置“数据”“数据工具”“数据验证”“验证条件”“序列”来实现。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立v 2.相关函数应用（1）CONCATENATE函数 功能：将两个或多个文本字符串联接为一个字符串。（2）LEFT函数 功能：从文本字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符。（3）RIGHT函数 功能：根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立（4）INT 函数 功能：将数字向下舍入到最接近的整数。（5）ROUND函数 功能:将数字四舍五入到指定的位数。（6）MID函数 功能:返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符，该数目由用

3、户指定。（7）MOD函数 功能：返回两数相除的余数，结果的符号与除数相同。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立（8）YEAR函数。功能：返回对应于某个日期的年份。Year 作为 1900-9999 之间的整数返回。（9）TODAY 函数 功能：返回当前日期的序列号。2.1 2.1 人事档案的建立人事档案的建立v 2.1.2 2.1.2 文本型数字的输入文本型数字的输入 1、在输入单纯由数字组成的字符型的数字时，可以在前面加上一个单引号【】再输入，单元格类型变成了字符型。2、选中“编号”、“身份证号”两列，打开“设置单元格格式”对话框，选中“数字”“文本”确定即可。2.1 2.1 人事档

4、案的建立人事档案的建立v 2.1.3 2.1.3 利用函数建立数据利用函数建立数据 通过分析可以看出，身份证号中隐藏着出生日期、性别等信息，下面结合上面所讲的函数以及数字文本的设置进行操作。v 2.1.4 2.1.4 利用利用“数据验证数据验证”建立数据建立数据 我们建立由“学历”、“职称”、“职务”、“部门”组成的数据验证表，如图2-5所示，利用“数据验证”实现对人事档案中相关项目的数据录入。2.2 2.2 数据格式设置数据格式设置v 2.2.12.2.1单元格样式应用单元格样式应用 精美的表格会给人带来强大的视觉冲击，如果感到设计的表格的样式与标题文字不够协调，可以使用套用表格格式，再利用

5、Excel 2016内置的单元格样式，快速地设计出精美的表格。2.2 2.2 数据格式设置数据格式设置v 2.2.22.2.2条件格式设置条件格式设置 条件格式，在Excel表格中十分有用，通过条件格式设置，可以更加直观地显示数据，使数据更加有表现力。1、突出显示单元格规则 2、最前/最后规则 3.规则管理2.3 2.3 数据分析数据分析v 2.3.12.3.1查询分析表查询分析表 如果按部门统计学历情况，可以用函数来实现，下面以COUNTIFS函数为例，介绍多条件统计使用方法。COUNTIFS函数功能:将条件应用于跨多个区域的单元格，然后统计满足所有条件的次数。2.3 2.3 数据分析数据分析v 2.3.22.3.2创建图表创建图表 图表用于以图形形式显示数值数据系列，使用户更容易理解大量数据以及不同数据系列之间的关系。1.图表的元素 2.图表类型2.3 2.3 数据分析数据分析v 2.3.32.3.3创建动态图表创建动态图表 在企业的经营活动中，往往需要为每个部门建立大量相似的图表，如果在一张工作表中建立太多的图表，会显得很凌乱，可以用动态图表来解决这个问题。下面介绍一种使用Index函数和窗体控件制作动态图表的方法，用户也可以据此建立多种形式的动态图表。THANK YOU