内部控制手册-设备采购、备品备件采购.doc

1、14. 3 设备采购管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关设备采购的管理要求，旨在规范设备采购管理，提高设备采购质量，降低设备采购成本，促进企业持续发展。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度采购控制程序采购作业指导书固定资产管理制度。1.4 职责分工设备使用部门；提交设备采购申请等。 采购部：进行市场调查，编制设备采购计划，筛选合格供应商，编制采购合同等。物流部：收货、验货、入库等。财务部：支付货款、入账等。1.5 流程图31.6 控制目标序号内

2、控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.3-CT1确保划定明确合理的采购岗位职责经营效率目标214.3-CT2确保采购成本效率最优化经营效率目标314.3-CT3确保采购价格合理经营效率目标414.3-CT4确保采购得到适当审批经营效率目标514.3-CT5确保设备采购货款支付安全可控资产保全目标614.3-CT6确保及时取得发票经营效率目标714.3-CT7确保采购合同严格履行合法合规目标814.3-CT8确保及时收到采购设备经营效率目标914.3-CT9确保采购设备满足公司实际要求经营效率目标1014.3-CT10确保采购过程进行正确的账务处理财务信息真实性目标1114.3-CT

3、11确保设备资料及时归档经营效率目标1.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234514.3-R1采购流程职责划分不明确，导致舞弊风险，采购人员收受回扣，造成设备质次价高14.3-CT114.3-CA1设备管理制度中明确设备采购计划的制定、审批、执行及验收等重要环节人员职责分工、岗位责任人 预防型采购作业指导书设备管理制度 14.3-R2采购人员长期固定，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给公司造成经济损失

4、14.3-CT114.3-CA2明确设备采购人员岗位职责，将设备采购岗位列为高风险岗位、纳入高风险岗位管理 预防型采购作业指导书采购岗位职责 14.3-CT114.3-CA3设备采购人员参照高风险岗位管理制度，实行定期轮岗管理 预防型采购作业指导书采购岗位职责 固定资产14.3-CT114.3-CA4采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向公司及时报告 预防型采购作业指导书诚信承诺书 固定资产14.3-CT114.3-CA5要求金额超过10万或主要供应商签订廉政协议（或类似的承

5、诺文件），在协议里明确禁止供应商给予公司所有相关人员现金或实物回扣、变相好处等 预防型序采购作业指导书廉政协议 固定资产14.3-R3各直属单位进行设备采购未上报集团公司备案、审批，导致分散采购，增加采购成本14.3-CT214.3-CA6各直属单位生产部门采购设备时须经过部门负责人及本单位设备管理部门领导审批通过并经单位负责人审批确认后提交集团固定资产管理委员会申请/审批预防型固定资产管理制度 固定资产管理制度及审批单 固定资产、应付账款14.3-CT214.3-CA7各直属单位设备采购经单位设备管理部门及总经理审批确认后，在设备管理部门备案登记并由公司负责统一采购申请/审批预防型采购控制程

6、序；采购作业指导书采购申请单 固定资产、应付账款14.3-R4设备采购前未进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，影响设备采购计划的制定14.3-CT214.3-CA8设备采购前须进行相关市场调查，了解设备基本情况信息，包括设备技术参数标准、设备型号、价格区间、使用年限、设备损耗情况、主要生产厂家等作为后期设备采购招投标过程的参考依据 预防型采购控制程序；采购作业指导书市场调查报告 14.3-R5未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，导致采购预算及价格制定不合理，增加采购成本14.3-CT314.3-CA9在进行市场调查后，需对设备价格信息进行整理和分析，了解设备市场价格波动情况并预测市

7、场价格变动趋势作为设备采购成本预算及价格制定的依据 预防型采购控制程序；采购作业指导书设备价格分析表 14.3-R6设备采购计划制定不合理，导致设备采购执行困难，增加采购成本14.3-CT214.3-CA10设备采购人员应根据实际生产需要和生产计划制定采购计划 预防型采购控制程序；采购作业指导书采购计划 固定资产、应付账款14.3-R7设备采购计划未经领导审批，导致未经过授权的设备采购，造成公司资金浪费14.3-CT214.3-CA11根据生产经营计划需要编制采购计划后，根据采购金额报集团固定资产委员会审批编制/审批预防型采购控制程序；采购作业指导书采购计划审批单 固定资产、应付账款14.3-

8、R8设备采购之前未执行询价比价或询价比价不充分，导致设备采购价格过高，增加采购成本14.3-CT314.3-CA12各下属子公司设备采购人员从合格供应商名录中选择合适的供应商进行询价比价 预防型采购作业指导书采购询比价表 14.3-CT314.3-CA13设备管理部门采购人员从提供询价信息接近市场信息价的供应商中按照价格从低到高的顺序进行排列，选择2/3以上家供应商编制/审核预防型采购作业指导书招投标文件 14.3-CT314.3-CA14从待选供应商中选择合适供应商，报公司分管领导审批 预防型采购作业指导书招投标文件 固定资产、应付账款14.3-R9设备采购未考虑到配品配件的供应商，导致维修

9、成本增加，增加运营成本14.3-CT214.3-CA15设备采购时，应充分考虑到与该设备配套的配品配件的情况。如果配品配件供应商稀少，价格高，或者一些外国进口管制材料的采购，则要考虑是否更换其他设备供应商 预防型采购作业指导书配品配件供应商评价表 14.3-R10未经授权签订采购合同，导致舞弊风险，造成公司经济损失14.3-CT414.3-CA16设备采购合同应由总经理签订，总经理无法签订时，应书面授权分管领导或设备管理部门负责人签订采购合同经办/审批预防型采购作业指导书采购合同 14.6-CT614.3-CA17对经过审批的采购申请，应按照规定授权层级，由相应负责人签订采购合同编制审批预防型

10、采购作业指导书采购合同 固定资产、应付账款14.3-R11采购合同未签订维修或保修条款，导致所购设备在使用中出现大量维修费用，增加设备运营成本14.3-CT414.3-CA18采购合同中须有维修或保修条款 预防型采购作业指导书采购合同 14.3-R12采购合同的付款条约未考虑验收、测试，增加公司的资金风险14.3-CT414.3-CA19设备到货后，须经验收设备入场调试使用后，才能支付货款，部分设备应在合同里规定质保金 预防型采购作业指导书采购合同 固定资产、应付账款14.3-R13货款支付审批手续不规范，导致资金管理混乱，造成公司资金损失14.3-CT514.3-CA20每月末采购部门根据采

11、购合同约定，提出付款申请报部门负责人审批经办/审批预防型采购控制程序采购作业指导书付款申请单 应付账款、银行存款14.3-CT514.3-CA21采购部门将审批后的付款申请交财务部审核，经财务经理审核签字后办理付款手续，并根据付款的实际情况进行账务处理经办审核预防型采购作业指导书付款申请单 应付账款、银行存款14.6-CT914.3-CA22明确付款审核人的责任和权力，完善付款审批程序，按规定程序对采购人员提交的付款申请单进行审批申请审批预防型采购作业指导书支付申请单 银行存款、应付账款14.3-R14未及时取得供应商开具的增值税发票，不能及时抵扣税款，造成公司税务风险14.3-CT614.3

12、-CA23在收到供应商开具的增值税发票之后，财务部才能办理货款支付及财务入账手续 预防型采购作业指导书增值税专用发票 应交税费14.3-CT614.3-CA24应妥善保管好增值税发票留存联，月末申报增值税时应与增值税存根联进一步核对确认后填写增值税申报表 预防型采购作业指导书增值税申报表 应交税费14.3-CT614.3-CA25对正常履行的采购合同，采购人员应及时向供应商催收相应增值税发票，并提交财务部门保管作相应财务部理 预防型采购作业指导书增值税发票 应交税费14.3-R15未按合同规定及时与供应商进行货款结算，导致供应商扣留设备或引起法律纠纷，造成公司法律风险14.3-CT714.3-

13、CA26采购部门应按合同规定在付款期限一个月前与供应商核对货款结算金额，确定已结算与未结算款项 预防型采购作业指导书结算金额核对记录 应付账款14.3-R16公司支付货款后，供应商未按合同及时交付设备，导致公司无法进行正常生产，造成公司经济损失14.3-CT814.3-CA27采购人员督促供应商按合同规定日期及时交付设备，经验收设备入场调试使用后，才能支付后续货款 预防型采购作业指导书设备验收单 14.3-R17设备采购的部件不完整或缺失，造成设备无法安装、正常使用14.3-CT914.3-CA28采购人员在验收前应将所到货物与采购订单进行核对，并填写收货确认单 发现型采购控制程序；采购作业指

14、导书收货确认单 固定资产14.3-R18设备验收的人员未包括设备的实际使用人员，导致设备不符合实际使用不到位，增加设备运营成本14.3-CT914.3-CA29验收人员必须包括设备使用人员，以确保设备满足实际需求采购/验收预防型采购控制程序；采购作业指导书设备验收单 14.3-R19设备入库时未记入设备台账并开具入库单，导致财务无法及时入账，造成账实不符14.3-CT1014.3-CA30验收合格后，设备管理人员及时登记设备管理台账，详细登记经验收合格入库的设备的类别、编号、名称、规格、型号、计量单位、数量、单价等内容 预防型固定资产管理制度 固定资产明台账 固定资产14.3-R21设备安装测

15、试完毕后未出具相关的测试报告，导致设备检测结果失真，影响设备正常使用14.3-CT914.3-CA32设备检测完毕后应根据测试记录及结果编制设备检测报告，检测报告由设备操作人员、技术检测人员及供应商安排的设备安装人员共同签字确认，检测报告提交设备管理部门负责人审核并在设备管理部门备案采购/测试发现型固定资产管理制度设备测试报告 固定资产14.3-R22设备交付使用后财务未及时入账，导致财务账记录不完整，账实不符14.3-CT1014.3-CA33设备验收人员将设备验收记录、设备检测报告、设备入库单等相关入库单据提交财务部入账，财务部核对送交资料后进行账务处理 预防型采购控制程序；采购作业指导书

16、固定资产明细账 固定资产14.3-R23设备采购相关资料归档不及时，导致设备采购后续管理混乱，发生问责事故无法查找相关资料14.3-CT1114.3-CA34设备管理部门应保管与设备采购有关的招投标资料及采购合同等文件资料并于年底进行分类汇总，编写归档资料清单，转交档案室归档 预防型采购控制程序；采购作业指导书 归档台账 14.3-R24设备采购合同签订先于审批日期，可能导致采购不必要的物品14.3-CT414.3-CA35采购合同必须经过审批后才能签订编制/审批预防型采购控制程序；采购作业指导书采购合同会签单 固定资产14.3-R25采购成本失控14.3-CT214.3-CA36定期对金额较

17、大的采购活动进行事后采购成本分析发现型月度采购分析报告14.4 备品备件采购管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关备品备件采购的申请、审批、供应商选择、合同签订、验收入库、结算的工作流程，旨在规范集团备品配件采购管理，提高备品配件采购质量，降低采购成本，提高集团的经济效益，促进企业持续发展。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度备品备件采购管理程序人事管理规定请采购审批层次。1.4 职责分工使用部门：提出备品备件使用申请，制定采购计划。采购部：执行

18、采购计划，签订采购合同。授权审批部门：审批采购申请，审核采购合同财务部：支付采购货款，并入账等。物流部：负责采购品验收、入库。1.5 流程图291.6 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别114.4-CT1确保备品备件采购数量合理经营效率目标214.4-CT2确保采购到符合集团要求的备品备件经营效率目标314.4-CT3杜绝采购过程中可能存在的舞弊行为经营效率目标414.4-CT4确保采购经过适当授权审批经营效率目标514.4-CT5确保采购成本效率最优化经营效率目标614.4-CT6确保采购价格合理经营效率目标714.4-CT7确保及时取得发票经营效率目标814.4-CT

19、8确保货款支付得到适当审批资产保全目标914.4-CT9确保及时收到采购备件经营效率目标1014.4-CT10确保接收的货符合订单要求经营效率目标1114.4-CT11确保采购过程进行了正确的账务处理财务信息真实性目标1214.4-CT12确保采购资料及时归档经营效率目标1.7 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234514.4-R1各部门未按实际要求提出备件请购单，导致采购数量超过实际需求，造成集团资源浪费14.4-CT11

20、4.4-CA1制造部按各自实际需求进行采购申请，填写备件请购单 预防型备品备件采购管理程序请购单 14.4-R2备件请购单对备件要求不明确，导致备件不符合实际规格，造成集团经济损失14.4-CT214.4-CA2备件请购单必须明确备件的规格 预防型备品备件采购管理程序请购单 14.4-R3采购计划的制定、审批、执行、验收等重要流程由一个人负责，导致舞弊风险，造成产品质次价高，采购人员收受回扣14.4-CT314.4-CA3采购计划的制定与审批、审批与执行、执行与验收均不能由同一人负责，应做到不相容职责分离，采购各环节责任人相互牵制经办/审批/验收预防型备品备件采购管理程序采购计划流程优化 原材

21、料-备品备件14.4-R4采购人员未执行定期轮岗制度，导致采购人员与供应商暗中操纵采购成本，形成舞弊风险，给集团造成经济损失14.4-CT314.4-CA4采购相关人员实行定期轮岗，并签订诚信承诺书（或类似的行为保证书），承诺在采购过程中不接受供应商回扣或好处，避免发生与企业利益相冲突的行为，并在存在利益冲突时向集团及时报告。 预防型人事管理规定诚信承诺书 原材料-备品备件14.4-R5未具体明确各直属单位多少金额以上的备品备件采购需要向集团公司申报审批，导致备品备件采购权限设置不明确，造成直属单位备品备件采购管理混乱14.4-CT414.4-CA5对不同的备品备件采购金额应设置相应的审批层级

22、，超过一定金额的采购订单应报公司审批 预防型备品备件采购管理程序请购单审批表 原材料-备品备件14.4-R6备品备件采购前未进行相关市场调查，未对零配件基本情况信息进行了解从而影响备品备件采购计划的制定14.4-CT514.4-CA6备品备件采购计划制定前应进行充分的备品备件市场调查，了解备品备件基本信息，合理预测市场变化趋势，形成书面报告并提交设备管理部审核，以便合理制定采购年、月度计划，避免备品备件库存短缺或积压 预防型备品备件采购管理程序市场调查报告 14.4-R7未对市场价格变动进行分析，预测市场价格趋势，导致预期价格制定不合理，增加采购成本14.4-CT614.4-CA7备品备件采购

23、计划制定前进行充分的市场价格调查，合理预测价格趋势，形成备品备件市场调查报告，提交评审委员组审核，以确定合理采购时机，保证物资供应，降低采购成本 预防型价格分析表 14.4-R8备品备件采购计划制定不合理，导致备品备件采购数量超过实际需求量，造成集团资源浪费14.4-CT114.4-CA8下属单位的设备使用单位按时提交备品配件采购计划，采购部根据使用单位提交的备品配件采购计划，结合本单位生产经营任务、设备的维护、保养和修理，考虑设备的使用年限，按备品管理办法，提出备品配件的年、月采购计划，并按规定提交审批编制/审批预防型备品备件采购管理程序采购计划 原材料-备品备件14.4-CT114.4-C

24、A9备品配件采购的临时采购计划由设备使用部门根据生产需要提出，审批程序同一般采购计划编制/审批预防型备品备件采购管理程序采购计划 原材料-备品备件14.4-R9备品备件采购计划未经部门领导及总经理审批，导致未经领导审批越权采购，造成舞弊风险14.4-CT414.4-CA10采购部负责人负责本单位的备品配件采购计划的审批工作编制/审批预防型备品备件采购管理程序6.4采购计划 原材料-备品备件14.4-CT414.4-CA11采购部对超出本部门审批权限的备品配件采购计划应提出处理意见，报本单位主管领导审批编制/审批预防型请采购审批层次采购计划 原材料-备品备件14.4-R10备品备件采购之前未执行

25、询价比价或询价比价不充分，导致备品备件采购价格过高，增加采购成本14.4-CT614.4-CA12应根据经审批的采购计划，按照采购询价管理制度相关规定组织询价活动，拟定编制询价文件询价单，经审查批准后实施询价；询价供应商原则上不少于三家，并且被询价供应商之间没有关联关系 预防型备品备件采购管理程序 询价比价单 14.4-R11设备管理部门领导未经总经理授权签订采购合同，导致舞弊风险，造成集团经济损失14.4-CT414.4-CA13对经过审批的采购申请，应按照规定授权层级，大额需求由总经理及其他相关授权人员签订采购合同申请/审批预防型备品备件采购管理程序 采购审批单采购合同 原材料-备品备件1

26、4.4-R12备品备件采购合同未经相关部门及领导会审，可能导致合同条款存在风险漏洞，包括交易数量及价格、付款时间及方式、违约责任等，造成集团经济损失14.4-CT414.4-CA14对于非标准合同采购：采购人员应与供应商就备品配件采购的规格、数量、价格、质量、供货周期、质量保证、付款时间及方式、违约责任等与供应商仔细协商，并就针对各合同条款与相关部门及领导进行会审，达成一致意见后，按规定的权限及时签订采购合同，按规定程序进行报批申请/审批预防型备品备件采购管理程序采购合同会签单 原材料-备品备件14.4-CT414.4-CA15对于标准合同按正常生产采购审批流程14.4-R13未及时取得供应商

27、开具的增值税发票，不能及时抵扣税款，造成集团税务风险14.4-CT714.4-CA16对正常履行的采购合同，采购人员应及时向供应商催收相应增值税发票，并提交财务部门保管作相应账务处理预防型备品备件采购管理程序增值税发票应交税金14.4-R14货款支付未按规定程序及权限审批，导致资金管理混乱，造成集团资金损失14.4-CT814.4-CA17明确付款审核人的责任和权力，按应付管理流程进行审批申请/审批预防型备品备件采购管理程序付款申请单 应付账款、银行存款14.4-R15集团支付货款后，供应商未按合同及时交货，导致集团无法进行正常生产，造成集团经济损失14.4-CT914.4-CA18对已签订的

28、采购合同，采购人员应与供应商保持必要的联系，关注供应商对合同的履行情况，发现或预测到备品配件采购合同可能不能正常履行时，应及时采取措施，尽量减少由于该合同不能履行而造成的经济损失 预防型备品备件采购管理程序 14.4-R16备品备件到货后采购人员未将所到货物与采购订单进行核对，导致收货数量缺失，造成集团资产损失14.4-CT1014.4-CA19建立严格的采购验收制度，确定检验方式，由专门的验收机构或验收人员根据采购订单或合同对到货数量进行核对，核对无误出具收货单，并递交下一级验收程序相关人员采购/验收预防型备品备件采购管理程序收货单验收报告 原材料-备品备件14.4-R17备品备件入库验收时

29、仅有集团采购人员参与，无其他相关人员参与，包括仓库管理人员、集团设备技术人员等，导致舞弊风险，造成集团经济损失14.4-CT1014.4-CA20对采购项目的品种、规格、数量、质量等相关内容的验收，应由集团设备技术人员及仓库管理人员一同参与，验收无误出具验收单。验收过程中发现的异常情况，负责验收的机构或人员应当立即向有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理采购/验收预防型备品备件采购管理程序收货单验收报告 14.4-R18备品备件入库时未记入备品备件台账并开具入库单，导致财务无法及时入账，造成账实不符14.4-CT1214.4-CA21到货经验收无误后，仓库管理人员出具入库单，并

30、登记备品备件库存台账，入库单交财务部门进行账务处理采购/验收/记账预防型备品备件采购管理程序记账凭证 原材料-备品备件14.4-R19备品备件验收完毕后未出具相关的验收单并由验收双方签字确认，导致备品备件验收结果失真，影响正常生产使用14.4-CT1014.4-CA22完成验收后，相应验收机构负责人或验收人员均要在验收单上签字确认，并需送货人员签字方可有效采购/验收预防型备品备件采购管理程序验收单 原材料-备品备件14.4-R20备品备件入库后财务未及时入账，导致财务账记录不完整，账实不符14.4-CT1114.4-CA23备品备件入库后，财务部门人员应根据入库单及采购合同和供应商开具的发票入账采购/验收/记账预防型备品备件采购管理程序记账凭证采购发票 原材料-备品备件14.4-R21采购部门未保管与备品备件采购有关的询价比价资料及采购合同等文件资料并定期进行归档，导致备品备件采购后续管理混乱，发生问责事故无法查找相关资料14.4-CT1214.4-CA24备品备件采购有关采购合同等文件资料正本应在档案室归档，采购部保留副本 预防型备品备件采购管理程序归档资料清单