电子档案管理-课件.ppt

1、电子文件管理与纸质档案数字化1PPT课件 电子档案目前遵循的原则是 存量数字化，增量电子化 对应的移交方式是 1、移交档案数字化的副本 2、文书类电子（档案）的移交 3、电子文件归档的几个技术2PPT课件档案数字化副本移交 1、档案数字化副本，是指将纸质档案、照片档案、声像档案等档案，采用扫描仪或数码相机等数码设备进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。2、移交单位按照规定向各级国家综合档案馆移交档案时，其档案数字化副本应随同档案实体一并移交。各级档案行政管理部门负责对档案数字化副本的移交、接收工作进行监督、指导和检查。3PPT课件档案数字化

2、副本移交 3、纸质档案数字化 （一）纸质档案的扫描色彩模式统一采用彩色模式，一般选择扫描分辨率300dpi，文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。扫描的文件采用JPEG或TIFF格式存储。4PPT课件档案数字化副本移交（二）扫描图像的命名，卷内文件与归档文件采用不同的命名方式。1、卷内文件 扫描图像放在以案卷级档号命名的文件夹下。扫描图像档号命名规则为案卷级档号后加3位卷内顺序号，中间以“-”连接。具体形式为：全宗号-目录号-案卷号-案卷顺序号。举例：011-001-0055-0015PPT课件档案数字化副本移交 2、归档管理文件 扫描图像放在以文件级档号命名的文件夹下。扫描图像档号

3、命名规则为文件级档号全宗号、归档年度、保管期限、机构（问题）、件号，中间以“-”连接。举例：011-2014-永久-0016PPT课件档案数字化副本移交 3、科技档案及专业档案的档号 案卷级档号命名规则：全宗号、分类号（专业代号）、案卷号、顺序号（或件号），中间以“-”连接。简化整理以件为单位的档号规则：全宗号、分类号（专业代号）、归档年度、保管期限、问题（类别）、件号，中间以“-”连接。7PPT课件档案数字化副本移交 4、扫描后的原始图像应按照纸质档案数字化技术规范（DA/T31-2005）和陕西省纸质文书档案数字化操作规范（试行）（2009）的要求，做好图像优化处理、目录建库、数据挂接等工

4、作。8PPT课件档案数字化副本移交 5、非纸质载体档案数字化 照片档案一律按彩色模式进行扫描，扫描后的照片以JPEG格式存储。5吋以上照片建议扫描分辨率400dpi，5吋以下照片建议扫描分辨率600dpi。照片档案扫描图像放在以照片档号命名的文件夹下，扫描图像档号命名规则为照片档号加3位件内顺序号，中间以“-”连接。9PPT课件档案数字化副本移交 视频档案存储采用MPEG2格式，DVD质量，采样方式帧数（帧/秒）设为25帧/秒、视频码率（Mbps）5Mbps及以上标准、分辨率设为720*576，音频设定音频采样率为48KHZ，音频码率为384k立体声，采样精度设为16。10PPT课件档案数字化

5、副本移交 6、档案数字化副本移交 （一）档案数字化副本的移交，应包括目录数据和与之相对应图像数据，且目录数据应与对应的图像数据档号一致。（二）各单位移交的目录数据必须符合文书档案电子目录数据库结构与交换格式的规定，确保著录项目与著录内容的完整、准确与规范，可采用XLS、DBF文件格式移交。11PPT课件二、文书类电子档案的移交 1、电子档案，是指我市各机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。2、各级档案移交单位应切实履行电子档案移交的职责；各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督指导；各级国家综合档案馆应切实履行电子

6、档案接收的职责。3、各级档案移交单位应当自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对有特殊要求的电子档案，可以适当提前或延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。12PPT课件4、电子档案移交的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的格式组织档案数据，数据结构应符合文书类电子文件数据存储结构要求，元数据应符合文书类电子文件元数据方案；（二）电子档案的格式应符合国家标准要求。应当采用OFD、CEB/X或其它国家允许的版式格式，目前允许使用PDF或者PDF/A格式；（三）长期保存的电子档案应有相关的纸质、缩微制品等载体，并应当在元数据项中著录相关信息；（四）采

7、用技术手段加密的电子文件应当解密后移交，压缩的电子文件应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）移交单位应当将移交的电子档案制成副本，并在本单位至少保存5年；（六）电子档案移交单位应当配备具有电子档案数据整理、数据与载体检验、格式转换、数据封装、数据移交等功能的系统。13PPT课件电子档案的移交流程：数据整理、数据与载体检验、格式转换、数据封装、数据移交并办理移交手续。5、电子档案的数据整理：移交单位对需移交的数据进行整理，生成符合文书类电子文件数据存储结构要求的要求的数据存储结构。6、电子档案的数据检验：移交前移交单位要依据文书类电子文件元数据方案检查元数据，必选项

8、不得缺失；依据天津市文书类电子文件数据存储结构要求检查数据存储结构和应归档移交的内容（包括各种稿本文件、办文单等），其中文件定稿或版式文件等不缺失；需长期保存的电子档案还需与对应的纸质档案目录和原文进行对应检查，确保一致；应全部对即将移交的电子档案进行可读性检查；应进行计算机病毒检测。7、电子档案的格式要求：移交电子档案中版式文件格式应使用国家标准OFD、CEB/X格式或其它国家允许的版式格式，目前允许使用PDF格式，应将原格式转换成上述版式格式，转换后原格式保留。8、电子档案的数据封装：应对移交的电子档案数据进行封装，形成封装包并生成数字摘要信息。封装规范符合文书类电子文件封装要求。14PP

9、T课件文书类电子档案的移交 9、电子档案的数据移交：电子文件的移交可采用离线或在线的方式进行。在线移交电子档案应通过全市电子政务内网或电子政务专网移交。离线移交的载体介质一般为光盘、硬盘或磁带，推荐使用一次性写光盘；移交载体内电子档案的存储结构要符合文书类电子文件数据存储结构要求的相关规定。15PPT课件文书类电子档案的移交 离线和在线两种 离线方式是指通过介质将数据移交到档案管理系统中，采用此方式进行电子公文归档，需要电子公文在文件处理系统中进行一定时间的存留，在规定的时间内集中向系统进行移交。作为一种过渡，随着网络环境的健全，这种方式会随之减少。16PPT课件对电子文件的要求：（一）电子公

10、文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。（二）基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文，元数据要求和用法执行文书类电子文件元数据方案（试行）的有关规定；电子公文归档的数据组织结构执行文书类电子文件数据存储结构要求（试行）的有关规定。17PPT课件文书类电子档案的移交 非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用档案管理系统进行归档管理，元数据补充完整，形成规范的电子目录，电子目录字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页

11、数、日期、保管期限、密级等信息；电子公文保证与纸质文件内容一致，进行版式转换，纸质档案进行数字化处理后，对照目录进行挂接；向综合档案馆移交时数据库结构参照文书档案电子目录数据库结构与交换格式执行。18PPT课件（三）各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档的有关规定执行。电子公文的归档内容包括：3.1符合规范的电子公文版式文件（如PDF、书生公司的SEP），原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。3.2系统形成的原格式电子公文原件（word、wps等形成的），包括电子公文定稿（签

12、发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。3.3文件处理单及领导审阅签署的重要意见。3.4基于系统管理的电子公文元数据。3.5基于系统管理的电子签名、电子印章等。以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并归档。19PPT课件文书类电子档案的移交（四）电子公文归档格式要求 电子公文在形成、收集过程中可采用通用格式，在归档或归档前要转换为版式文件，版式文件格式应与国家允许的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。以文本、位图文件形成的电子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。归档时除保留

13、系统生成格式外需要进行版式文件转换，按电子公文及其组件顺序合并转换为一个版式文件；专用软件产生的电子公文应转换成通用格式后按要求转为版式文件归档。20PPT课件（五）基于系统管理的归档电子公文的真实性、完整性、有效性、安全性的保证要求：5.1真实性：要建立对归档电子公文操作者的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的文件操作日志，随时自动记录对归档电子公文实施操作的人员、时间、内容等；有条件的可采用数字签名等技术对归档操作进行记录。5.2完整性：要对电子公文处理过程中的各类操作者和责任者进行登记；对归档电子公文的必要元数据项和归档内容进行检查，应确保归档内容齐全完整。5.3有效性：归档电子公文的

14、文件格式除原系统生成的格式外，还应转换成符合国家和本市规定的版式格式，并保证可读。5.4安全性：要对归档电子公文进行病毒检测，确保不携带病毒；若有存储载体应保持清洁、无划痕，确保载体可识别。21PPT课件文书类电子档案的移交（六）电子公文的归档整理 6.1电子公文归档以件为单位整理。电子公文按照文件办结时间排序，一份电子公文作为一件；归档整理以年度为单位相对集中，具有联系的文件标注文件题名作为相互间的关联。档案管理软件或具有辅助归档整理功能的软件要具有元数据捕获、手工调整文件顺序等功能。22PPT课件文书类电子档案的移交 6.2电子公文归档时对相关项目和内容进行检查，基于系统形成、办理的电子公

15、文要符合“四性”保证要求；非系统形成的电子公文要对照纸质公文核对内容、签章等信息，保证电子公文与相应的纸质公文在内容及表现形式上一致，处理过程无差错。23PPT课件文书类电子档案的移交 6.3电子公文在检查无误的情况下按照鉴定要求进行归档。归档时由系统生成归档章，归档章样式与纸质档案归档章一致，各项内容可由系统自动填写，归档章加盖在归档电子公文首页上端居右位置。24PPT课件 6.4电子公文整理归档后，以年度为单位填写归档电子公文登记表（首页）的各项内容，以件为单位形成归档电子公文登记表（续页）（见附件），并能以纸质形式输出。6.5电子公文归档后应保持目录与电子公文的一一对应。6.6对于加密电

16、子公文，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档，并按保密要求进行管理。25PPT课件文书类电子档案的移交 6.7电子公文形成单位必须将具有永久和30年保管期限的电子公文制成纸质文件，采用电子签名或电子印章等技术的直接制成纸质文件，未采用的制成纸质文件后需由领导手工回签。所制成的纸质文件与电子公文一同归档。26PPT课件文书类电子档案的移交（七）电子公文的归档时间与方式 7.1电子公文可实时归档，也可与纸质文件同步归档。7.2归档可采用逻辑归档或物理归档的方式。（八）归档电子公文的管理 8.1档案管理部门采用专用软件进行管理。8.2涉密归档电子公文管理应符合国家保密

17、相关要求。8.3档案管理部门要进行定期备份。8.4系统更新时应及时对归档电子公文进行迁移，并保持数据在迁移前后的一致性。8.5超过保管期限规定的电子公文参照纸质文件要求进行鉴定和销毁，对确认销毁的电子公文可进行逻辑或物理删除，并生成销毁文件目录备查。27PPT课件三、电子公文归档的技术 元数据技术 存储数据结构 封装技术 格式转换技术 安全保障技术28PPT课件电子公文归档的技术-元数据技术 元数据为电子文件的产生、运转、归档和保存提供了一种实际而简单的方法，通过元数据，人们能够对数字资源进行详细、深入的了解。作用：既可用于保障相关电子文件的真实性、完整性、有效性，又可帮助对分布式网络环境下的

18、电子文件进行有效的集成管理和协助提供集成服务，更是构建数字档案馆信息组织体系比不可少的工具。国家标准文书档案电子文件元数据方案（DA/T46-2009）29PPT课件电子文件元数据索引表电子文件元数据索引表层次描述编号元素编号元素备注M1来源M2全宗名称M3立档单位名称M4电子文件号M5档号M6组织机构代码M7全宗号M8保管期限M9年度M10机构/问题M11盒号M12件号M14题名M15并列题名30PPT课件电子公文归档的技术-存储数据结构针对不同阶段和时期产生不同的不同版本的文书类电子文件及其元数据，采用有利于电子文件存储和交换的格式进行组织。天津市的电子文件归档数据结构：以树形目录对电子文

19、件进行组织，在根目录对归档电子文件进行简要说明，以list.XML命名，以文件夹形式存储每份归档的电子文件。文件夹的名称以档号命名，一份电子文件为一个文件夹，用于保存不同版本的电子文件，如草稿、审定稿、签发稿、版式文件，元数据等内容。31PPT课件32PPT课件电子公文归档的技术-封装技术要求 元数据的封装是确保电子文件长久保存和凭证性的核心方法之一。目前有VEO和METS两种。METS在国际领域影响大，使用广泛，在文件和档案领域的影响力也逐渐增强，目前在全球已有超过50%的档案馆正在或计划使用METS进行电子文件封装。我国尚未引起重视，有限的应用局限于VEO封装，安徽、江西、天津市等档案馆的

20、电子文件封装也是参照国家档案局标准进行制定的。在档案领域可以采用两种封装方式相结合的方法：基于VOE的封装方法可以用于数字档案信息的长期保存，采用“洋葱”式的封装能更好的控制每份档案信息的安全；而在信息交流、资源利用方面，可以更广泛地利用METS的封装方法。33PPT课件34PPT课件35PPT课件36PPT课件电子公文归档的技术-格式转换技术文本文件：OFD/PDF具有平台性、高压缩比、可移植性，应将文本类电子文件格式转成可携式文件格式。图表文件：JPEG格式压缩比高，显示颜色可达全彩，显示速度快、使用广泛，且跨平台。IGES，工程图纸采用。MPEG,动画文件、视频文件。WAV,声音文件。多媒体文件可以采用当前较为流行的格式保存：图像格式采用JPG,音频格式采用wma,视频格式采用FLV,在新的标准格式正式发布之后，再将新的格式转换成标准格式进行保存。37PPT课件电子公文归档的技术-安全保障技术 常用的保证电子文件安全的技术有：数字摘要、数字签名、可信时间戳、身份认证、电子印章、数据加密等。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，同时结合电子签章，口令管理等新技术提高身份认定的精度，设置日志等，通过制度、管理、技术多方面措施，保证电子公文的真实、完整。38PPT课件