(完整word版)分院设计合同管理办法讨论0429(DOC 29页).doc

1、中国电子工程设计院四川分院工程设计合同管理办法 （试行） 第一章 总 则 一、本管理办法编制依据根据：中国电子工程设计院合同管理制度、中国电子工程设计院合同管理指南（试行）中的各项规定，以及中国电子工程设计院采购管理规范。二、严格按照总院制度要求完成项目初期和实施期间的合同策划、评审、谈判、签订和备案；在项目实施期间，设计所的项目负责人员与有关职能人员密切跟进项目实施情况，及时处理合同变更，完善策划和评审手续；出现合同纠纷时，及时上报总院法律部门，经总院法律部门确认后方可实施合同纠纷的处理方案；做好合同履行完毕后的合同管理评价；所有相关文件按照要求归档及上报总院。三、本管理办法适用于四川分院签

2、订的咨询设计合同及变更，以及相应分包合同的签订。四、四川分院职能部门职责分工 （一）经营管理部负责组织合同编写，组织相关部门共同审查合同及变更、完成合同及变更评审签订、审查分包合同，跟踪合同执行过程，做好合同评价，协助法务专员处理合同法律纠纷，完成所有合同涉及文件的归总备案上报工作。（二）法律事务专员负责配合完成合同及变更、分包合同评审，负责处理分院发生的合同法律纠纷事件，负责对接总院法律事务部，落实处理总院的处理方案。（三）技术质量部负责配合完成合同及变更、分包合同评审，负责设计质量和控制设计出图、归档设计过程中的技术文件。（四）财务部负责配合完成合同及变更、分包合同评审，跟踪合同执行，督促

3、合同收款，控制项目成本支出。 （五）人力资源部负责配合完成合同及变更、分包合同评审，配合设计所及项目负责人，组织项目实施过程中的人员安排，制定薪酬分配原则。 第二章 管理流程一、设计合同管理流程合同及变更签订盖章存档备案将签章合同及变更返回设计所（表4）经营管理部组织评审合同及变更，报总院经营管理部备案（表1、2、3）经营管理部负责组织合同及变更的策划、谈判和编制 所有相关文件按照要求归档及上报总院工作（表9、10）法律专员处理合同法律纠纷合同终结后进行合同评价（表6、7、8）经营管理部跟踪合同实施过程（表5）实操流程说明： 1、分院经营管理部负责组织设计所或项目负责人，进行合同策划、谈判和编

4、写，设计所或项目负责人负责合同补充协议的策划、谈判和编写。2、设计所或项目负责人提交四川分院工程咨询/设计合同评审表，如有变更提交四川分院工程咨询/设计合同变更评审表，报拟投入人员名单及职责，分院经营管理部组织相关部门开展合同及变更的评审，完成后填写总院的咨询、设计项目合同评审表报总院经营管理部备案。3、合同的签订盖章执行总院的规定，合同由总院签章，填写中国电子工程设计院用印批准单。签章的合同总院和四川分院需分别存档备案。4、分院经营管理部全程跟踪合同实施过程，随时整理四川分院工程设计项目进度表，与财务部共同关注合同收费情况，及时向分院领导汇报合同执行中的问题。5、当合同执行过程中出现法律纠纷

5、时，立即通知分院法律事务专员跟进事件情况，填写合同争议情况报告/备案表，上报总院法律事务部，汇同分院领导和相关部门商议处理方案，经总院法律事务部确认后方可实施合同纠纷的处理。6、合同履行完毕后，由分院经营管理部组织各相关部门，做好设计合同结算书，完成设计合同评价表。7、所有与本项目合同执行有关的文件按照总院要求归档，需要总院备案的及时上报总院经营管理部，分院经营管理部按要求填写年度合同统计表、中国电子工程设计院合同文档资料目录。二、设计分包合同评审备案管理流程设计所及项目负责人比选确定成交设计分包商（表11、12）设计所及项目负责人负责分包合同策划、谈判、编写（表13、14）经营管理部负责组织

6、分包合同评审（表15）项目负责人办理分包合同文档存档（表18）项目负责人办理分院合同签章手续（表16、17）设计所及项目负责人项目部统计、评价供货方，建立采购库（表19、20）实操流程说明：1、设计所及项目负责人组织三家以上分包单位进行招标比选，确定成交设计分包商，提交分院经营管理部设计分包供应商报表规划/咨询/设计合格供方基本情况（表一）备案。2、设计所及项目负责人负责组织分包合同的合同策划、谈判和编写，提交分院经营管理部规划/咨询/设计供方评价(再评价)记录（表四）规划/咨询/设计分包商选择综合评审表（表二十）备案。3、设计所及项目负责人提交分包合同和设计分包合同审批表，分院经营管理部负责

7、组织分包合同评审；技术质量部和财务部等部门审查确认签字后，交四川分院主管院长审批签字。4、项目负责人提交分包合同用印单、填写设计分包合同用印登记表，经分院经营管理部、四川分院主管院长签字后，办理四川分院合同签章手续。5、项目负责人填写设计分包合同文档管理目录，报分院经营管理部存档。6、设计所及项目负责人统计、评价设计分包方，提交设计分包合同评价表、设计分包合同统计表，对分包方及分包合同的执行给予反馈并确认签字，报分院经营管理部存档备案。第三章 执行文件1、四川分院工程咨询/设计合同评审表（详见表1；代码“评1”）2、四川分院工程咨询/设计合同变更评审表（详见表2；代码“评2”）3、咨询、设计项

8、目合同评审表（首页）（详见表3；代码“评3”）4、咨询、设计项目合同评审表（续页）5、中国电子工程设计院用印批准单（详见表4）6、四川分院工程设计项目进度表（详见表5；代码“进”）7、合同争议情况报告/备案表（详见表6）8、设计合同结算书（详见表7）9、设计合同评价表（详见表8）10、年度合同统计表（详见表9）11、中国电子工程设计院合同文档资料目录（详见表10）12、设计分包供应商报表（详见表11；代码“供”）13、规划/咨询/设计合格供方基本情况（表一）（详见表12）14、规划/咨询/设计供方评价(再评价)记录（表四）（详见表13）15、规划/咨询/设计分包商选择综合评审表（表二十）（详见

9、表14）16、设计分包合同审批表（详见表15）17、分包合同用印单（详见表16） 18、设计分包合同用印登记表（详见表17）19、设计分包合同文档管理目录（详见表18）20、设计分包合同评价表（详见表19）21、设计分包合同统计表（详见表20）说明：执行文件的编号为：主合同编码 - 执行文件代码（z）-执行文件序号（xx）其中主合同编码采用电子院+部门、编码、类型的信息分段编码方法。示例为DZYxx-yynnnn-x，其中符号所代表的含义如图所示：DZY SCyy nnnnxzxx执行文件序号，即同类型文件编号执行文件代码，见执行文件 合同类型，如下 该年份合同流水号，见主合同编号 合同签订年

10、份的后两位阿拉伯数 四川分院拼音缩写中国电子工程设计院拼音缩写合同类型定义如下：Z 表示工程项目的前期咨询；P 表示工程评价和环境评价；K 表示可行性研究；C 表示测试、监测；S 表示初步设计和施工图设计；F 表示非标准设计（当初步和施工图合同中包含非标准设计时用SF 表示）；J 表示监理；JF 表示建筑方案设计；ST 表示审图；KY 表示科研业务建设类；附 则 本管理办法由四川分院经营管理部负责解释和修订，自颁布之日起实施。中国电子工程设计院四川分院表1四川分院工程咨询/设计合同评审表评审方式：会议 会签 审批 编号： 所合同编号合同名称设计内容建设规模合同类型咨询 设计设计阶段合同金额（万

11、元）合同履行日期（合同工期）合同对方情况单位名称联系人电话评审意见 设计所负责人/项目负责人：四川分院技术质量部评审意见签字： 年 月 日四川分院法律事务专员评审意见签字： 年 月 日四川分院经营管理部评审意见签字： 年 月 日四川分院人力资源部评审意见签字： 年 月 日四川分院财务部评审意见 签字： 年 月 日四川分院主管院长意见 签字： 年 月 日 表2四川分院工程咨询/设计合同变更评审表评审方式：会议 会签 审批 编号： 所主合同编号主合同名称变更工作内容 增加收费金额（万元）增加内容履行日期评审意见 设计所负责人/项目负责人：四川分院技术质量部评审意见签字： 年 月 日四川分院法律事务

12、专员评审意见签字： 年 月 日四川分院经营管理部评审意见签字： 年 月 日四川分院人力资源部评审意见签字： 年 月 日四川分院财务部评审意见 签字： 年 月 日四川分院主管院长意见 签字： 年 月 日 表3咨询、设计项目合同评审表（首页） 编号： 评审日期：合同名称评审日期合同编号建设单位中标日期中标价（万元）开始日期完成日期承担单位合同文本范本标 准 非 标工作内容取费标准咨询 建设项目前期工作咨询收费暂行规定（计价格19991283号）设计 依据工程勘察设计收费标准（2002年修订本）其他 顾客规定的要求及隐含要求主要的法律法规要求支持性文件项目批复情况（附批复文件复印件）中标通知书或委托

13、书（附中标通知书或委托书复印件）拟投入人员职务/专业姓名职称备注说明项目经理/项目负责人1、包含注册但不限于注册人员；2、需院各单位支持协作的专业和人员一并列入该表。工艺专业负责人建筑专业负责人结构专业负责人 (可补充)企业附加要求咨询、设计项目合同评审表（续页）评审方式：会议 会签 审批 编号：QHSE/YB-P05-2 评审日期：评审结论初步意见及有关措施：项目经理/项目负责人：评审意见及签名部门/单位评审结论签 字意见和建议备注同 意不同意同 意不同意同 意不同意同 意不同意同 意不同意同 意不同意同 意不同意同 意不同意同 意不同意同 意不同意审批意见:同意签订此合同 不同意签订此合同

14、需进一步明确的事项： 。项目类别合同金额审批级别签 字一般项目咨询类：50万元设计类：500万元部门/公司主管领导审批 签 字： sign 年 月 日重大项目咨询类：50万元设计类：500万元主管院领导审批 签 字： 年 月 日表4中国电子工程设计院用印批准单用印单位用印人份数项目名称函件内容项目阶段用印时间年 月 日文件上时间 年 月 日用印类别 院章 法定代表人章 总工程师章 院办章 合同章项目经理（公司）项目管理部门（总院）部门领导批准人质量管理部门院经营部备案章批准人：公司用印的，批准人为公司领导或授权人；总院各部门用印的，批准人为分管院领导。表5四川分院工程设计项目进度表主合同号 设

15、计项目名称 阶段工程名称 前期/方案配合初步设计方案审批施工图设计施工图审查施工配合竣工验收签订日期合同总额（万元）收款总额（万元）未收款金额（万元）项目负责人备注1进度应收款实际收款2进度应收款实际收款3进度应收款实际收款4进度应收款实际收款注：本表实际操作及要求以四川分院经管管理部提供的excel表为准。表6合同争议情况报告/备案表合同名称签定日期合同各方当事人主办单位经 办 人联系电话合同争议产生原因：处理意见： 主办单位： 主办单位负责人： 日期：表7设计合同结算书 合同编号:工程名称发包人设计人委托内容设计阶段设计工作量主要变化情况设交计 付文 记件 录设计费用结算合同总额（万元）实

16、际完成的合同额（万元）已付款1 万元， 年 月 日2 万余， 年 月 日3 万元， 年 月 日4 万元， 年 月 日5万元， 年 月 日余款（万元）付款约定发包人名称： 设计人名称：法定代表人：（签字） 法定代表人：（签字）委托代理人：（签字） 委托代理人：（签字）住 所： 住 所：邮政编码： 邮政编码：联系部门： 联系部门：电 话： 电 话：传 真： 传 真表8设计合同评价表编号： 所甲方名称项目地址甲方联系人电 话合同签订日期合同金额（元）应付金额（元）到账金额（元）应完成设计工作实际完成设计工作设计遗留问题对项目合同实施过程的评价（项目负责人填写）：针对实施过程中发生的问题采取的措施（项

17、目负责人填写）：设计所意见年 月 日技术质量部意见年 月 日财务部意见年 月 日经营管理部意见年 月 日分院主管领导意见年 月 日表9年度合同统计表填报单位：序号合同名称合同类型合同签署各方合同主要履行事项合同金额（万元）合同签订日合同生效日合同签署后的变更情况目前履行情况合同争议情况已/拟采取的措施合同文本来源备注填报人： 负责人： 填报日期：表10中国电子工程设计院合同文档资料目录项目名称合同名称甲 方乙 方丙 方合 同 额项目类别口工程 口咨询 口设计 口其他合同编号签订日期一、合同正式签订前产生的相关资料资料名称状 态备 注1合同相对方的资信调查表2授权委托书单独授权3招投标文件及相关

18、资料电子版刻盘存放4中标通知书/委托书5合同评审表6联合体协议7供应方、分包方比选、评价表8项目管理责任协议书9合同专用章用印审批表二、合同正式签订后履行过程中产生的相关资料资料名称状 态备 注1合同文本、协议书以及附件等相关资料2合同信息登记表34合同履行情况表5竣工验收报告项目团队人员组成表表11 设计分包供应商报表 主合同号 设计项目名称 序号中标分包方名称企业资质分包内容招标形式其他单位投标情况简介项目负责人确认备 注 表12规划/咨询/设计合格供方基本情况（表一）单位名称 类 别咨询设计其他 注册地址注册资金（万元）单位性质成立时间营业执照营业期限资质类型资质等级资质类型资质等级主营

19、业务法定代表人职 务技术负责人职 称专 业员工总数专业技术人 数高级职称人 数中级职称人 数 质量体系 有 无安全体系 有 无资信情况好 一般 较差与我院合作记录初次 半年一年 长期联系电话传 真电子邮箱网 址填 写： 审 核： 批 准： 日 期：表13规划/咨询/设计供方评价(再评价)记录（表四）供方名称联系人及电话地 址网 址资质证书人力资源评价内容：参加评价人员：评价结果及采取的措施：记录人/评价人： 年 月 日项目经理/项目负责人： 年 月 日部门/公司主管领导：年 月 日表14规划/咨询/设计分包商选择综合评审表（表二十）项目名称项目基本情况潜在分包商名称分包项目名称建筑面积估算价报

20、 价报 价报 价管理因素评价（好、一般、较差）技术及管理能力评价（好、一般、较差）质量因素评价（好、一般、较差）款项支付条件评价（好、一般、较差）服务评价（好、一般、较差）会审意见：本次询价共向 家潜在供应商/分包商发出询价, 有 家潜在供应商/分包商参加了报价, 其中 家潜在供应商/分包商的报价有效,根据技术和商务评审意见, 经综合评审, 各报价潜在供应商/分包商的综合排序如下: 1） 2） 3） 推荐的拟选择供应商/分包商为: 部门/公司领导采购部门项目经理签 字注：院各单位根据项目具体情况确定评价因素和参加人员。表15 设计分包合同审批表评审方式：会议 会签 审批 编号： 所主合同名称主

21、合同编号分包合同名称分包合同编号分包设计供应商名称付款方式主合同金额（单位：元）主合同签订日期主合同已收款（元）分包合同金额（单位：元）分包合同付款时限分包合同评审意见项目负责人 年 月 日设计所 年 月 日分院技术质量部 年 月 日分院经营管理部 年 月 日分院财务部 年 月 日审批人分院主管院长 年 月 日表16分包合同用印单用印单位用印人份数项目名称分包合同名称函件内容用印时间 年 月 日文件上时间 年 月 日用印类别分院办章 分院合同章 项目负责人经营管理部四川分院主管院长备 注表17设计分包合同用印登记表序号日期项目名称分包合同名称函件内容用印时间用印类别用印人备注1分院办章分院合同

22、章234567891011121314151617181920表18设计分包合同文档管理目录项目名称 主合同号 序号设计分包合同名称函件内容分包合同号分包商名称设计单价设计总价签订日期经办人联系电话备注表19设计分包合同评价表编号： 所供方名称联系人地 址电 话资质证书合同金额评价内容（项目负责人填写）：参加评价人员（所属设计所填写）：评价结果及采取的措施（所属设计所填写）：设计所负责人： 年 月 日技术质量部： 年 月 日财务部：年 月 日经营管理部：年 月 日表20设计分包合同统计表主合同号： 所序号分包供应商名称分包内容分包合同编号签订时间合同金额（万元）招标形式分包合同完成情况项目负责人意见备注