(完整版)合同管理标准化(DOC 18页).doc

1、合同管理标准化编制日期审核日期批准日期制 度 摘 要修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人合同管理制度第一节 总则1. 目的为加强中南鑫邦标准版合同的有效管理和使用，规范工作流程，维护公司权益，制定本管理办法。2. 范围本管理办法适用于直接构成项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品（如土建、安装、装饰、园林环境等）的合同；勘测、监理、造价咨询委托类合同参照本管理办法执行；材料设备采购、设计类合同则另按有关管理办法执行。3. 一般原则3.1 合法原则：工程合同标准版本的使用必须全面符合有关法律法规及行业规定，使得公司的权益能够依法受到保护。3.2 书面确立原则：工程施工必须

2、正式签署合同书以明确双方的权利、义务和责任，但金额在一万元以下且能及时结清的零星工程及工程类合同中已经界定清楚归属的变更签证事项可另行办理。3.3 事前签订原则:工程合同应在经济事项发生前签署，禁止工程类业务未签署合同即先行施工。3.4利益明晰原则：合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务，以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象；合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式；如果合同价款可能调整，则应明确调整依据、调整方式（如何计价、总价如何最后确定等），并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。第二节 合同管理1. 标准版合同签署流程1.1合同签订前所需资料：开定标记录

3、表、合同谈判记录表、工程控制成本预发生申报评审表、合同拆分表、请示报告、招标文件、战略协议；1.2合约部装订好合同（一式五份）并盖公司齐缝章后交给施工单位盖章后，施工单位返还合约部，由合约部经办人在ERP录入合同登记、上传合同文本（含拍照定标记录表等定标资料上传），在ERP发起审批，填写盖章申请表，提交经办部门部长审批-运营公司总经理审批-成本控制部会签-经营管理部会签-经营管理中心总经理会签-总裁核准（合同价50万（含50万）以上的须总裁核准）-经办部门-经营管理部盖章-经办部门存档发放；1.3 审批后由合约部经办人到经营管理部盖章后，在ERP查找合同编号填写。1.4合同签订后由合约部负责发

4、放：财务部一份、项目部一份，施工单位两份，合约部一份； 1.5 若采购招标的，须采购部提供定标记录表、调整好的工程量清单、合同书、中标通知书给合约部办理合同签订；1.6 流程图如下附图：与施工单位标准合同签审流程合同签署流程图施工单位成本控制部运营公司总经理总裁备注：1、合约部装订好合同提交给施工单位盖章后，施工单位返还合约部，由合约部经办人填写盖章申请表，在ERP录入合同登记、上传合同文本（含拍照定标记录表等定标资料上传），发起审批，审批后由合约部经办人到经营管理部盖章后，在ERP查找合同编号填写。2、合同签订后由合约部负责发放，项目部发放合同书面版； 3、50万（含50万）以上的须总裁核准

5、；4、若采购招标的，须采购部提供定标记录表、调整好的工程量清单、合同书、中标通知书给合约部办理合同签订； 合同盖章合同存档核准审核合同发放及返还施工队根据招标及评审拟合同合同申请盖章财务管理部合约部经营管理部/经营管理中心总经理合同盖章2. 非标准版合同签署流程2.1 合同签订前所需资料：开定标记录表、合同谈判记录表、工程控制成本预发生申报评审表、合同拆分表、请示报告；2.2 合约部装订好合同并盖期缝章后提交给施工单位盖章后，施工单位返还合约部，由合约部经办人在ERP录入合同登记、上传合同文本（含拍照定标记录表等定标资料上传），在ERP发起生审批，填写盖章申请表，提交经办部门经理审批-运营公司

6、总经理审批-法律事务部会签-成本控制部会签-经营管理部会签-经营管理中心总经理会签-总裁核准-经办部门-经营管理部盖章-经办部门存档发放；2.3 审批后由合约部经办人到经营管理部盖章后，在ERP查找合同编号填写。2.4 合同签订后由合约部负责发放，项目部发放合同书面版；2.5 非标准合同签审须总裁核准；2.6 若采购招标的，须采购部提供定标记录表、调整好的工程量清单、合同书、中标通知书给合约部办理合同签订；2.7 流程图如下附图：成本控制部总裁备注：1、合约部装订好合同提交给施工单位盖章后，施工单位返还合约部，由合约部经办人填写盖章申请表，在ERP录入合同登记、上传合同文本（含拍照定标记录表等

7、定标资料上传），发起生审批，审批后由合约部经办人到经营管理部盖章后，在ERP查找合同编号填写。2、合同签订后由合约部负责发放，项目部发放合同书面版； 3、50万（含50万）以上的须总裁核准；4、若采购招标的，须采购部提供定标记录表、调整好的工程量清单、合同书、中标通知书给合约部办理合同签订； 合同盖章合同存档核准审核合同发放及返还施工队根据招标及评审拟合同合同申请盖章财务管理部经营管理部/经营管理中心总经理合同盖章法律事务部3. 标准化合同清单3.1 工程类合同应按照公司批准的“工程类施工合同2008标准版（第一版）”格式签署，各类标准版合同已在知识门户系统上传，具体目录如下：工程类施工合同2

8、008标准版（第一版）目录序号合同名称合同编号明细备注所属部门1建设工程监理合同中惠CG-01工程监理08标准版造价管理部2建设工程造价咨询合同中惠CG-02工程造价08标准版3工程施工合同(主包)中惠CG-03施工主包08标准版4工程施工合同(分包)中惠CG-04施工分包08标准版一、土建专业造价管理部1、桩基础工程2、铝合金门窗工程3、防火（防盗）门工程4、栏杆工程5、柔性防水工程6、外墙涂料工程7、装修工程8、挡土墙工程9、沥青路面工程10、施工围闭工程11、室外配套小型土建工程12、室外运动场工程13、园建、绿化工程二、安装专业1、消防工程2、室外道路管网工程3、室外电缆工程4、高低压

9、工程5、智能化工程6、有线电视7、楼体泛光工程8、标识牌工程9、集抄表10、天然气11、停车场管理12、信报箱13、直饮水5材料采购合同中惠CG-05购销2008标准版1、材料购销合同造价管理部2、制作及安装工程施工合同（材料）3.2 所有的合同签署时均需对方提供营业执照、资质证书（提供复印件及查看原件），以及代理人的授权委托书、法人代表证明书及身份证复印件。合同文本后增加“关于授权的补充协定”。4. 合同使用手册及修订办法4.1 使用方法4.1.1 合同标准文本内容分为合同协议条款、通用条款、专用条款和附件，其中专用条款根据具体业务、对象的不同而定，通用条款适用于所有的同类合同，专用条款则由

10、经办人在具体经办合同时补充加入协议条款、通用条款中未尽事宜；4.1.2 如当地政府部门有强制性规定，可按当地政府部门标准合同执行，但必须通过补充条款等方式充分补充与公司合同标准文本之间存在差异的内容。4.1.3 合同价款或委托酬金：采用招标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；提倡在有标底的情况下进行招标并确定合同价款，如果是采用费率折扣方式确定合同价款，合同中应明确费用计取的依据、主材价格计取办法，并规定合同双方如何尽快核实施工图预算确定合同价款，以及就确定后的合同价款签署补充协议。4.1.4 计价依据：工程类合同应将施工图、预算书作为合同的组成附属部分，合同附属文件一般还包

11、括：招标文件、投标文件、答疑文件、中标通知书等，并应在合同条款中明确以下内容：（1）包干形式、定额标准、取费方法；（2）发包单位分包工程、甲供（发包单位）材料设备、（发包单位）限价的范围和种类；（3）人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；（4）总分包的关系、配合的范围以及总包管理费和总包配合费的计取方法等；（5）开办费、施工组织措施费、扰民费、文明现场施工费、赶工费等费用的取舍、计取办法及其包括的具体范围。4.1.5 设计变更及现场签证：合同中应规定设计变更及现场签证的认定依据、结算核价办法。4.1.6 工期及质量要求根据项目具体要求并需明确奖惩措施。4.1.7 保修协议：对施工合同，

12、为保证工程质量，保护公司利益，应与承包单位另外签署维修服务承诺书作合同的补充附件。4.1.8 合同文本保管应及时整理、分类、归档、保存，以便复查。4.1.9 合同文本原件（包括合同文本、相关补充协议、合同审批表等）应由档案管理部门专人妥善保管；工程管理部、合约部、财务管理部、项目部应备有合同文本等资料的复印件。4.1.10 关于合同的保管期限、保密、销毁等具体规定按照中惠集团其它相关文件执行。 5. 标准版合同修订制度标准5.1 除根据工程的实际情况即时对合同条款进行修订外，成本控制部需定期组织各部门对合同版本进行统一评审修订（时间以每季度一次为宜），并在知识门户合同标准版公司予以修改。5.2

13、 各业务部门在使用合同过程中，应将平时遇到的执行难点、扯皮等进行汇总，待每次修订时即时纳入修订范围，以不断对公司的标准合同版本进行完善，维护公司利益。6. 合作单位办事指引合作单位工程中标后，应按如下程序办理：6.1 工程开工承包单位在接到中标通知后，即须到我司合约管理部进一步协商合同细节，签订合同。同时承包单位应根据我司合约管理部的通知或凭中标通知书到我司所在工程项目部领取施工图（或其它设计文件及相关资料），办理有关进场施工手续，并按照我司项目部及监理工程师的要求开展工作。6.2 工程进场6.2.1承包单位根据合同规定的开工日期，提前 2 天与我司项目部联系，经我司项目部确认后正式进场。6.

14、2.2依据合同约定承包单位需在开工前办理各种保险事宜，并交我司项目部确认。6.2.3承包单位进场后需向我司项目部提供承包单位的管理人员名单及联系电话，同时召开首次会议，落实进场后的相关事宜。6.2.4按照项目部的要求开展工作。6.3 工程款支付：6.3.1工程预付款支付：根据合同“工程款支付”的规定，在承包单位正是进驻现场，办理完成有关进场施工手续后，承包单位根据合同约定提交预付款申请书及承包单位办理的工程保险单据复印件，经我司项目部审核后提交我司合约管理部根据我司相关制度完成会审、会签手续再上报我司财务部门，期间历时工作日以合同约定为准。工程预付款支付之前均需承包单位提供相应数额的工程所在地

15、的地税发票。6.3.2工程进度款支付承包单位应于当期月末的25-30日向我司项目部提交当期完成工程量报表（一式四份），填写报表必须采用我司合约管理部提供的标准表格且须描述工程的形象进度、安全文明施工、质量等情况。该报表只能申报合同工程量清单内实际完成的项目，清单内未做的项目不能作申报，清单外的项目按照补充预算方式办理。经我司项目部审核完毕后上报我司合约管理部根据合同及实际完成情况等因素后，审定最后支付金额，并根据我司相关制度完成有关会审、会签手续。再上报我司财务部门，期间历时工作日以合同约定为准。承包单位应于当期月末的25-30日向我司项目部提交当期完成工程量报表（一式四份），填写报表必须采用

16、我司合约管理部提供的标准表格且须描述工程的形象进度、安全文明施工、质量等情况。该报表只能申报合同工程量清单内实际完成的项目，清单内未做的项目不能作申报，清单外的项目按照补充预算方式办理。经我司项目部审核完毕后上报我司合约管理部根据合同及实际完成情况等因素后，审定最后支付金额，并根据我司相关制度完成有关会审、会签手续。再上报我司财务部门，期间历时工作日以合同约定为准。6.3.2.1需注意若各种款项的申报过程中所申报的工程量及工程款项与实际的工程量、工程款项相差甚远，我司项目部有权退回并拒收所申报单据，由此造成的工程款支付延期等由承包单位承担相应责任。6.3.2.2我司在所有工程款项的支付前均需承

17、包单位提供相应数据额工程所在地的地税发票。6.3.2.3开具发票应当按照规定的时限顺序，逐栏全部联次一次性复写，并加盖承包单位财务专用章或发票专用章。6.2.2.4 承包人应及时支付劳务人员的工资，在申请工程款时承包人应提交已按时发放工资的申明，载明“截至当期进度款申请时，所有员工工资已支付完毕”。发包方有权将已按时发放工资的申明在施工现场公示。6.2.2.5承包人当期 月末的25-30日 向发包人申请进度款时需同时书面报送下月施工计划和本月完成工程月报，下月施工计划必须具体、详细，包括人力安排、增加人力的来源、工程量、材料送审计划等。如不按时、按要求报送，发包人有权不予支付本期进度款或支付时

18、间顺延。6.4 合同变更办理（现场签证单）工程施工中，如有合同工程量清单内容以外的项目造成现场签证的情况，原则上要求签证单必须后附我司项目部签发或认可的涉及费用的书面文件，口头通知须按合同要求及时办理书面确认。合同工程量暂定的，也须照此办理现场签证单。一份完整的现场签证单应包括并按以下顺序装订：6.4.1 现场签证单；6.4.2 工程量审核单；6.4.3 设计变更通知单、工作联系单、工程联系单、我司项目部签发或认可的其它涉及费用的文件；6.4.4 计算书、原始测量数据；6.4.5 其它支持资料（现场照片、变化部分图纸或示意图等）。 合同工程量暂定的，也须照此办理现场签证单，但无须提供第3）条要

19、求的文件。 在贵司按合同要求申报现场签证单经监理工程师及我司项目部审核后，将会返还。一份完整的合同变更应包括并按以下顺序装订：6.4.5.1合同变更审核确认书（须盖承包单位公章）；6.4.5.2合同变更审核申报；6.4.5.3工程报价审核单（GC-BG-096）；6.4.5.4经审核的现场签证单及其支持资料。 合同变更经我司项目部初审后递交我司合约管理部复审、再根据相应金额经由我司合约管理部经理、运营公司总经理、副总裁、总裁审核批准后的方可生效。由我司项目部签发或认可的涉及费用调整的文件统称经济函件，经济函件单项金额的审核权限如下：10000元以下（含10000元）经我集团下属运营公司项目经理

20、审批有效；10000元以上50000元以下（含50000元）经我集团下属运营公司副总经理、运营公司总经理审批有效，50000以上我集团副总裁、总裁审批有效；未经相关级别人员批准的经济函件无效，如上述权限因为我司制度而有所调整，我司将书面告知贵司调整后审核权限。如贵司发现我司项目部的指令超出项目经理的审批权限，应及时向我司合约管理部核实，并于一周内向项目部查实审批结果。但须注意：1）没有执行或只部分执行上述装订要求的，我司有权认为该份补充预算依据不足而拒绝接受；2）因设计变更等原因造成的返工的签证必须在获知变更通知(书面或口头) 第一时间内 提请我司项目专业工程师核实返工工程量损失或其它损失；3

21、）各种现场签证必须在签证项目实施完成后 十天 内上报至发包人项目部，补充预算必须在收到发包人确认的现场签证单后十天内上报发包人项目部，否则发包人视为此类签证项目不涉及造价的变更或已包含在合同价款中，并于结算时不再接受此类签证；4）一份工程指令或一份设计变更不能拆分为多份签证文件，多份工程指令或设计变更可合并为一份签证文件。5）补充预算涉及增加合同价款，如未按时申报，视为已含在合同价款中或承包人放弃此项增加费用。6）补充预算涉及减少合同价款，如未按时申报，则直接按我司计算的数字减少合同价款，施工单位不得持有异议。7）对于现场发生的索赔事件（工期、造价等），施工单位应在事发的 第一时间 向监理或我

22、司现场人员报告，并留下现场证据，如属持续发生事件应每天向我司提交损失情况报告。8）如发现项目经指令指令超出审批权限，应及时向合约部核实，并于 一周内 向项目部查实审批结果。6.5 附表：各种工程款申请时必须依据我司所提供的相关内容的标准表格进行填写，不得擅自更改和使用与此不同的表格。我司有权拒绝接受与下述表格形式不同的任何文件。1）工程进度款确认表（GC-YFk-001）2）工程进度款申请书（GC-YFk-002）3）工程应付款审核单（GC-YFK-003）4）形象进度确认单（GC-YFK-004）5）主要材料设备检验表（GC-YFK-005）6）工程结算协议书（GC-JSk-001）7) 工

23、程结算资料目录（GC-JSk-002）8）合同结算审核汇总表（GC-JSk-003）9）责任扣款登记及落实汇总表（GC-JSK-004）10）合同结算往来款汇总（GC-JSK-005）11）责任扣款汇总表（GC-JSK-006）12）合同变更审核确认书（GC-BG-001）13）合同变更审核申报（GC-BG-002）14）合同变更审批表（GC-BG-003）15）工程报价审核单（GC-BG-004）16）签证单（GC-BG-005）7. 合同交底标准 各施工单位中标进场后7日内，由项目部组织采购部、监理公司、运营公司工程部、合约部、设计部对中标单位承接该工程进行工程范围、工程质量、技术要求等进

24、行交底，具体内容如下：7.1 合同协议书（工程概况；工程承包范围及方式；合同工期；工程质量标准； 合同价款；组成合同的文件；其他约定；合同份数及生效）；7.2 合同通用条款（总则：合同文件及适用法律、法规；图纸及资料；合同主体：发包人代表；承包人代表；工程监理；发包人工作；承包人的工作；法定责任；保险与担保：工程履约担保；保险与担保：工期：工期及竣工日期；开工及延期开工；暂停施工；工期延误；质量与安全：对发包人指定分包的管理；转让、转包与分包；工程质量和安全文明施工；检查与返工；材料设备供应；工程指令与执行指令；竣工验收；保修期与保修责任；造价：工程款支付方式及审批；税务与发票；工程设计变更及

25、现场签证；结算；合同争议与解除：合同争议解决；合同解除）； 7.3 合同专用条款（阶段工期；工程量清单；单价调整；合同价款措施费；工程设计变更及现场签证价款的调整；付款方式；向政府缴纳的或政府暂收费用；配合销售的工作；工程保修期间发包人的委托管理；监理机构；发包人的派驻机构；承包人驻工地管理人员名单；其他）；7.4 工程规范及相关技术文件（本工程采用的技术规范；对施工工艺的特殊要求）、公司内部质量标准； 7.5 招标图纸及技术资料； 7.6 维修服务承诺书； 7.7 反腐倡廉承诺书； 7.8 承包单位办事指引及配合要求；7.9 中标通知书；7.10 合同附件（合同承包范围；建筑工程计量规则；水电工程计量规则及合同范围；防水统一构造做法（B版）；清洁开荒验收标准；住宅防渗漏、防裂指标，单户报修指标要求及奖惩办法； 房屋渗漏水质量通病防范手册；项目安全环保现场管理标准手册；验收资料表；履约保函/履约担保书标准格式；创优项目奖励）。7.11 合同工程量清单报价书（投标书；工程投标汇总表；工程量清单报价书；发包人供应材料清单；发包人材料指定品牌清单；法定代表人身份证明书；授权委托书）8. 报建合同管理标准根据政府职能部门需要，主包及监理工程需签署报建合同，报建合同签署标准：由各运营公司工程管理部报建使用，报建的补充协议由运营公司合约部存档。