如何开好会议培训课程课件.pptx
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1、2023-5-191中冶集团管理创新成果发布中冶集团管理创新成果发布秦皇岛研究设计院秦皇岛研究设计院摘自开好会议(美)弗塞斯2023-5-192学习交流背景学习交流背景2023-5-193学习交流背景学习交流背景(3 3)会开的太少或太多都会范同样严重的错会开的太少或太多都会范同样严重的错误误,事实上事实上,我们需要会议我们需要会议,需要会议产生最需要会议产生最佳的绩效佳的绩效,但有效的会议不会自然产生但有效的会议不会自然产生。学习交流背景学习交流背景无效的会议成本无效的会议成本无效的会议主要表现在以下几个方面:无效的会议主要表现在以下几个方面:浪费时间浪费时间浪费金钱浪费金钱分散人们对更重要
2、问题的关注分散人们对更重要问题的关注拖延工作进度拖延工作进度制造纠纷制造纠纷影响士气影响士气2023-5-194学习交流背景学习交流背景有效会议的作用有效会议的作用有效的会议真正起的作用:有效的会议真正起的作用:提供信息提供信息分析并解决问题分析并解决问题讨论观点讨论观点鼓舞士气鼓舞士气调和冲突调和冲突获得反馈获得反馈更新知识、技能和态度更新知识、技能和态度2023-5-195学习交流背景学习交流背景开会和开好会开会和开好会 有效的会议的核心作用是实现真正的变革,有效的会议的核心作用是实现真正的变革,如果一切只维持现状,就没必要开会如果一切只维持现状,就没必要开会。实际上,一个组织的进步与发展
3、在一定意实际上,一个组织的进步与发展在一定意义上是通过义上是通过开会和开好会开会和开好会来实现和保证的。来实现和保证的。那么请大家随我一起来学习怎么那么请大家随我一起来学习怎么2023-5-196主要内容主要内容开会和开好会开会和开好会 一一、会前准备会前准备、究竟有没有必要开?、究竟有没有必要开?、会议议程、会议议程、会议目标、会议目标、会议时间选择、会议时间选择、与会人员、与会人员二二、会议引导会议引导、主持人、主持人、开局、开局、过程、过程三三、参加会议参加会议四四、会后落实会后落实2023-5-197究竟有没有必要?究竟有没有必要?一、会前准备一、会前准备2023-5-19 首先问自己
4、一个问题:首先问自己一个问题:究竟有没有必要召究竟有没有必要召开一次会议?开一次会议?或者别人是否需要参加你主持的或者别人是否需要参加你主持的会议?会议?要冷静下来仔细想想,问问自己,就工作要冷静下来仔细想想,问问自己,就工作中的问题是否可以用其他方式来解决?比如:中的问题是否可以用其他方式来解决?比如:电话交谈,邮件,或中午工作餐顺便商议?电话交谈,邮件,或中午工作餐顺便商议?会上要发布的信息是否还能通过其他方式会上要发布的信息是否还能通过其他方式进行传阅和传播?进行传阅和传播?比如:电子邮件,内网信息比如:电子邮件,内网信息发布。发布。8议程议程一、会前准备一、会前准备(一)议程:(一)议
5、程:每个会议都需要议程。大多数情况下,议程每个会议都需要议程。大多数情况下,议程需需要以书面形式事先传阅要以书面形式事先传阅。一份清晰的议程能够以各。一份清晰的议程能够以各种方式规范和控制一次会议。种方式规范和控制一次会议。1 1、议程内容:议程内容:详细说明所有事项(例如是否要注明迟到者要道歉详细说明所有事项(例如是否要注明迟到者要道歉或罚款等);或罚款等);总结联系以前会议的未尽事宜,确保议程的连续性总结联系以前会议的未尽事宜,确保议程的连续性 让与会者对议程提供信息,提出建议;让与会者对议程提供信息,提出建议;详细规定会议的主持人和发言人;详细规定会议的主持人和发言人;帮助个人做好会议准
6、备;帮助个人做好会议准备;2023-5-199议程议程一、会前准备一、会前准备 组织和安排那些需要讨论和回顾的议题组织和安排那些需要讨论和回顾的议题。需。需要考虑每个议题的逻辑顺序、可能出现的困难(要考虑每个议题的逻辑顺序、可能出现的困难(例如先发言的人占用了后发言人的时间)、与会例如先发言的人占用了后发言人的时间)、与会者的便利(例如有些与会者因故要提前离开,需者的便利(例如有些与会者因故要提前离开,需要提前发言讨论自己的议题等);要提前发言讨论自己的议题等);明晰那些隐藏的议程明晰那些隐藏的议程:例如推出有争议的问:例如推出有争议的问题。并尽量减少无意义的讨论(该议题安排在午题。并尽量减少
7、无意义的讨论(该议题安排在午饭前较好);饭前较好);确定会议举办的时间、地点确定会议举办的时间、地点等管理事宜。如等管理事宜。如果会议较长,什么时间安排会间休息等内容。果会议较长,什么时间安排会间休息等内容。2023-5-19102 2、科学的安排和选择合适的议程顺序科学的安排和选择合适的议程顺序 为保证所有议题按计划顺利完成,主要事项为保证所有议题按计划顺利完成,主要事项如下:如下:尽早进行,趁与会者仍然精力充沛时想出对策;做好议题的最佳安排,以便引出下一个议题(先开花,再结果);为最没底的问题做好准备;尽量让每个与会者感到兴趣和会议的重要性;议程议程一、会前准备一、会前准备2023-5-1
8、911避免占用过多时间影响其他事情。判断该议程顺序的特点,是否不明智、不受欢迎、具有争议性,还是很容易处理、可直截了当或简洁明快地表达与完成,考虑其是否适合安排在特定的位置上等等;议程议程一、会前准备一、会前准备2023-5-19123、为确保议程的实效性应注意:所有议程是否适宜在规定的时间内完成?有没有足够的时间做会前提示和会前准备?有没有哪个主要议题会造成会议的其余议题处于危险境地?议程内容是否符合与会者自身的情况(与会者是否是确定议题的最佳人选)?会议的形式是否正确(例如培训或说服的时间可能多于提供信息的时间)?总之,议程应反映会议的客观要求,符合实际。议程议程一、会前准备一、会前准备2
9、023-5-1913议程议程一、会前准备一、会前准备2023-5-1914举例:1、公司职工代表大会日程安排2013年1月议程议程一、会前准备一、会前准备2023-5-1915举例:、2013年秦皇岛院内审实施计划之审核日程安排(二)会议目标(为什么要开会?)实效性应注意:设置明确、清晰的会议目标,避免类似“讨论降低管理费用”等含糊不清的措辞,相反,要清楚的表明你想“决定在未来12个月减少10%的管理成本预算”会前提出明确的会议目标的意义:与会者会理解为什么要开会与会者将更加尽力并乐于认真准备会议讨论的焦点会更加集中会议的进程更容易控制 会议目标会议目标一、会前准备一、会前准备2023-5-1
10、916(三)时间选择1、开始时间:你仅仅需要一个小时的会议吗?如果肯定,那么上午11点或下午4点半开始比较适宜。因为人们要等着吃饭或者回家,就不会随便消磨时间。早上8点半开会也是不错的选择。这时一天许多令人烦心和分神的事情还没有袭扰你。会议时间的选择会议时间的选择一、会前准备一、会前准备2023-5-1917尊重时间:尊重时间至关重要,一定要按时开会,会议一定要准时开始。如果有人迟到,不要专为他做内容复述(也许会后可为他补补课),并且要当众指出“你最好不要在开会时迟到”。议程定时:在议程中为所有事项和议题限定时间十分必要。这样会有助于让大家集中精力专心讨论一个问题。尊重时间尊重时间按时开会按时
11、开会一、会前准备一、会前准备2023-5-1918(四)与会人员 一旦确定了清楚的会议目标和议程,就要开始考虑哪些人应该参加会议,哪些人不应该参加会议。(哪些人应该出席;哪些人会认为开会有用;哪些人会有积极的表现;哪些人会制造不必要的麻烦并降低会议的成效;对与会者进行精心的组织与合理的划分,让最适合的人来讨论他们最适合的话题;谁做记录并随后整理成会议纪要。)预备会议也许有着积极和消极的两面性。与会人员与会人员一、会前准备一、会前准备2023-5-1919(一一)、主持人、主持人 每个会议都需要一个每个会议都需要一个“主持人主持人”,主持人职责:主持人职责:1、做到做到胸有成竹胸有成竹 如如:要
12、阅读相关的文件材料,切实负起责任,要阅读相关的文件材料,切实负起责任,同时还要鼓励其他人做类似的准备工作。同时还要鼓励其他人做类似的准备工作。2、准时准时出席出席3、准时准时开始开始4、确保确保任何会务管理和服务都能到位(如会间任何会务管理和服务都能到位(如会间休息,茶水)休息,茶水)5、使会议使会议轻松开始轻松开始,随即顺利地导入议程,随即顺利地导入议程6、必要时对与会者进行必要时对与会者进行介绍介绍主持人主持人二、会议引导二、会议引导2023-5-19207、设置会议设置会议规章规章并使全体与会者遵守并使全体与会者遵守8、根据不同出席人员的情况根据不同出席人员的情况控制控制讨论形势(如讨论
13、形势(如健谈者)健谈者)9、必要时必要时插话插话提问以澄清所述事物的脉络(减提问以澄清所述事物的脉络(减少无谓的争论,引导好会议)少无谓的争论,引导好会议)10、确保确保人人都有发言人人都有发言和表达意见的机会(视和表达意见的机会(视会议性质而定,见会议性质而定,见唐骏谈如何组织高效会唐骏谈如何组织高效会议议)11、让会议讨论让会议讨论切入要点切入要点12、仔细仔细倾听倾听主持人主持人二、会议引导二、会议引导2023-5-1921 13、随时看表随时看表,提醒大家遵守时间,做好对全,提醒大家遵守时间,做好对全会场时间压力的管理;会场时间压力的管理;14、对讨论的问题进行清晰和紧凑的对讨论的问题
14、进行清晰和紧凑的归纳总结归纳总结;15、应付好突发事件,如应付好突发事件,如因某些议题而引发的因某些议题而引发的激愤、爆发和情绪高潮;激愤、爆发和情绪高潮;16、做好做好总结总结和归纳的陈词(包括最后的会务和归纳的陈词(包括最后的会务信息、下次会议时间等的发布);信息、下次会议时间等的发布);17注意注意引导引导下一步行动下一步行动(这一点在系列会议中特别重要,以防止对与(这一点在系列会议中特别重要,以防止对与会者在一处做出的承诺又会在另一处被推翻)。会者在一处做出的承诺又会在另一处被推翻)。主持人主持人二、会议引导二、会议引导2023-5-1922 总之,一个称职的主持人会引导会议,掌控总之
15、,一个称职的主持人会引导会议,掌控讨论,并且以简洁干练的作风、高效务实的精讨论,并且以简洁干练的作风、高效务实的精神,在不浪费任何时间的情况下,使会议凸显神,在不浪费任何时间的情况下,使会议凸显成效。成效。主持人主持人二、会议引导二、会议引导2023-5-1923 (二)让会议有一个良好的开端:(二)让会议有一个良好的开端:良好的会议最好以下列几种形式开始良好的会议最好以下列几种形式开始态度积极;态度积极;会议目的与程序清楚明了;会议目的与程序清楚明了;树立主持人掌控会议局势的权威;树立主持人掌控会议局势的权威;营造恰当的气氛(激发创造性思维与进行详细营造恰当的气氛(激发创造性思维与进行详细的
16、数据分析所需要的氛围是不一样的;)的数据分析所需要的氛围是不一样的;)开局开局二、会议引导二、会议引导2023-5-1924 (三)(三)激发讨论激发讨论 有些会议需要激发讨论,如评审会,主持人有些会议需要激发讨论,如评审会,主持人需要激发与会人参与讨论,确保让最多的与会者需要激发与会人参与讨论,确保让最多的与会者最大限度的发言,使随后作出的会议决定能够建最大限度的发言,使随后作出的会议决定能够建立在充分的民主智慧和广泛的群众意见基础之上。立在充分的民主智慧和广泛的群众意见基础之上。(四)精神专注 一个成功、严肃的会议需要与会者的专注;一个成功、严肃的会议需要与会者的专注;制定处理临时信息的规
17、则;会议长的话,要组织制定处理临时信息的规则;会议长的话,要组织会间休息;让会外人员做好准备(电话、秘书等)会间休息;让会外人员做好准备(电话、秘书等)过程过程二、会议引导二、会议引导2023-5-1925 (五)混乱与中断(意外情况)(五)混乱与中断(意外情况)主持人自己绝不能沮丧或情绪失控;适当搁主持人自己绝不能沮丧或情绪失控;适当搁置正在激烈争议的问题,使其在总体降低争辩置正在激烈争议的问题,使其在总体降低争辩气氛的环境下解决;气氛的环境下解决;如果以上不起作用,可以采取更加严厉的如果以上不起作用,可以采取更加严厉的行动:行动:要求要求暂停暂停几分钟;几分钟;短暂短暂休息休息;暂时把这个
18、问题暂时把这个问题搁置搁置在一边,等日后解决;在一边,等日后解决;让会议让会议改期改期举行。举行。过程过程二、会议引导二、会议引导2023-5-1926(一一)询问自己以下问题询问自己以下问题:我能为本次会议做出什么贡献?我能为本次会议做出什么贡献?我能从本次会上获得什么收获?我能从本次会上获得什么收获?如果自己不参加,会后你是否能够参阅笔记和会如果自己不参加,会后你是否能够参阅笔记和会议记录或者让别人替你去开会呢?对于你自己是议记录或者让别人替你去开会呢?对于你自己是否参加会议,要作出明确的决定。除非有紧急命否参加会议,要作出明确的决定。除非有紧急命令或紧急任务,否则你一定要搞清楚自己是否有
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