企业档案课件.ppt

1、企业档案（产品、科研、基建、设备仪器）1谢谢观赏2019-5-17 （一）产品类档案是产品在计划（一）产品类档案是产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等决策、设计、试制、鉴定、生产等过程中直接形成的，具有保存价值过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。历史记录。（二）科研类档案是企业在科学（二）科研类档案是企业在科学研究管理和实践活动中直接形成的，研究管理和实践活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。载体材料。一、概念一、概念2谢谢观赏2019-5-17 （三）基建类档案是指在整个建（

2、三）基建类档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应当（使用）的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、使用工、调试、生产准备、竣工、使用等工作活动中形成的文字材料、图等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。形式与载体的文件材料。3谢谢观赏2019-5-17 （四）设备仪器类档案是指

3、作为（四）设备仪器类档案是指作为企业固定资产的仪器、设备，在其购企业固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、置、验收、调试、运行、管理、维修、报废等全部活动过程中直接形成的，报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声具有保存利用价值的文字、图表、声像材料，以及随机材料等。像材料，以及随机材料等。4谢谢观赏2019-5-17 二、归档要求二、归档要求 1 1、归档文件应为原件；、归档文件应为原件；2 2、归档文件材料要齐全完整；、归档文件材料要齐全完整；3 3、归档文件制成材料具有耐久性；、归档文件制成材料具有耐久性；4 4、所使用的装具、装订材料符合

4、档案、所使用的装具、装订材料符合档案保护和耐久性要求。保护和耐久性要求。5谢谢观赏2019-5-17 基建类文件材料的归档要求基建类文件材料的归档要求 1 1、建设项目实行总承包的，各分包单位负责、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单收集、整理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。提交完整、准确的项目档案资料。实行工程建设现场指挥机构管理的建设项实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完目，竣工时由现场指挥机构向建设单位

5、提交完整、准确的项目档案资料。整、准确的项目档案资料。2 2、建设项目中建设单位分别向几个单位发包、建设项目中建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设档案资料，交建设单位汇总、整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。单位委托一个承包单位汇总、整理。6谢谢观赏2019-5-17 三、归档时间三、归档时间 科研、基建类文件材料应在其项目科研、基建类文件材料应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档。阶段、单项归档。产品类文件材料应定期或按

6、阶段归产品类文件材料应定期或按阶段归档。档。设备仪器类文件材料应在开箱验收设备仪器类文件材料应在开箱验收后归档。后归档。7谢谢观赏2019-5-17 例：基建类文件材料的归档时间例：基建类文件材料的归档时间1 1、随时归档。、随时归档。（1 1）如施工图随设计随归档。）如施工图随设计随归档。（2 2）机密性文件材料随时归档。）机密性文件材料随时归档。2 2、定期归档。、定期归档。一般可按建设工程的阶段归档。在一般可按建设工程的阶段归档。在一个阶段结束后，即可将该阶段形成一个阶段结束后，即可将该阶段形成的文件材料整理归档。如可按可行性的文件材料整理归档。如可按可行性研究、初步设计阶段、施工图设计

7、阶研究、初步设计阶段、施工图设计阶段等分别归档。本办法适用于工作周段等分别归档。本办法适用于工作周期很长或形成文件材料很多的项目。期很长或形成文件材料很多的项目。8谢谢观赏2019-5-17（一）产品类（一）产品类 六个阶段：六个阶段：1、计划决策阶段（调查研究、决策等）；、计划决策阶段（调查研究、决策等）；2、设计阶段（初步设计、技术设计、工作图设、设计阶段（初步设计、技术设计、工作图设计等）；计等）；3、试制阶段（试制、试验、鉴定等）；、试制阶段（试制、试验、鉴定等）；4、生产阶段（小批生产、批量生产等）；、生产阶段（小批生产、批量生产等）；5、评优阶段（创优规划、材料对比、抽检报告、评优

8、阶段（创优规划、材料对比、抽检报告、申请报批、评定获奖等）；申请报批、评定获奖等）；6、认证阶段（申请材料、检测报告、认证证书、认证阶段（申请材料、检测报告、认证证书等）。等）。四、文件材料的收集四、文件材料的收集9谢谢观赏2019-5-17（二）科研类（二）科研类 五个阶段：五个阶段：1、研究准备阶段（可行性研究、科研经费、项目报、研究准备阶段（可行性研究、科研经费、项目报批、研究计划、设计方案、技术规程等）；批、研究计划、设计方案、技术规程等）；2、研究试验阶段（试验记录、试制分析报告、计算、研究试验阶段（试验记录、试制分析报告、计算文件、工艺配方等）；文件、工艺配方等）；3、总结鉴定验收

9、阶段（课题总结、鉴定大纲、技术、总结鉴定验收阶段（课题总结、鉴定大纲、技术经济分析报告、鉴定证书、标准化审查报告等）；经济分析报告、鉴定证书、标准化审查报告等）；4、成果奖励申报阶段（申报材料、评审材料、证书、成果奖励申报阶段（申报材料、评审材料、证书、批文等）；批文等）；5、推广应用阶段（推广方案、专利证书、技术转让、推广应用阶段（推广方案、专利证书、技术转让合同、鉴定材料、行业评价、用户反馈等）。合同、鉴定材料、行业评价、用户反馈等）。10谢谢观赏2019-5-17（三）基建类（三）基建类 四个阶段：四个阶段：1、项目立项阶段（项目申报、地质勘探、征地申、项目立项阶段（项目申报、地质勘探、

10、征地申照、招投标、质量监督、工程监理等）；照、招投标、质量监督、工程监理等）；2、项目设计阶段（设计合同、初步设计、技术设、项目设计阶段（设计合同、初步设计、技术设计、设计说明、设计评价、鉴定审批计、设计说明、设计评价、鉴定审批等等）；）；3、项目施工阶段（土建工程、采暖卫生、电气安、项目施工阶段（土建工程、采暖卫生、电气安装、通风空调、质检评定、设备安装装、通风空调、质检评定、设备安装等等）；）；4、项目竣工验收阶段（验收申报、竣工图、工程、项目竣工验收阶段（验收申报、竣工图、工程决算、质量评定、验收说明决算、质量评定、验收说明等等）。）。11谢谢观赏2019-5-17（四）设备仪器类（四）

11、设备仪器类 两种情况：两种情况：1、自制设备仪器（立项报告、技术报告、设计研、自制设备仪器（立项报告、技术报告、设计研制计划、计算书、预决算、技术攻关记录、制计划、计算书、预决算、技术攻关记录、安装使用说明、调试运行记录、技术规程、安装使用说明、调试运行记录、技术规程、事故分析报告、大修记录、申请报废材料事故分析报告、大修记录、申请报废材料等）；等）；2、外购设备仪器（申购材料、考察材料、合同协、外购设备仪器（申购材料、考察材料、合同协议、开箱验收议、开箱验收记录记录、随机材料、安装调试运、随机材料、安装调试运行记录、事故报告、保养修理记录、检查记行记录、事故报告、保养修理记录、检查记录、改造

12、记录、申报报废材料等）。录、改造记录、申报报废材料等）。12谢谢观赏2019-5-17 产品或设备仪器文件材料通常产品或设备仪器文件材料通常按型号分类；科研或基建文件材按型号分类；科研或基建文件材料通常按课题或项目分类。料通常按课题或项目分类。五、分类五、分类13谢谢观赏2019-5-17以基建档案为例：以基建档案为例：性质性质工程分类法。工程分类法。这种分类方法以工程项目为基础，这种分类方法以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。企事业单位的基建档案一进行分类。企事业单位的基建档案一般采用这种分类方法。例如：某高校般采用这种分类方法。例如：

13、某高校基建档案可以作如下分类：基建档案可以作如下分类：14谢谢观赏2019-5-17A A、综合性建筑档案：、综合性建筑档案：1 1 校区总体规划文件校区总体规划文件2 2 原始基础文件原始基础文件3 3 扩大初步设计文件扩大初步设计文件4 4 总平面布置图总平面布置图15谢谢观赏2019-5-17B B、办公性建筑档案：、办公性建筑档案：1 1 校办公楼校办公楼 一号楼一号楼 2 2 校办公楼校办公楼 二号楼二号楼3 3 科学会堂科学会堂 C C、教学性建筑档案：、教学性建筑档案：1 1 理科教学楼理科教学楼2 2 公共教学楼公共教学楼3 3 管理、经济教学楼管理、经济教学楼4 4 文史楼文

14、史楼 16谢谢观赏2019-5-17 保管期保管期限限分为：永久、分为：永久、30年、年、10年三种。文件材料保管期限可长年三种。文件材料保管期限可长可短时，一律从长。可短时，一律从长。注：基建项目档案资料实际保管期限注：基建项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。不得短于建设项目的实际寿命。六、划分保管期限六、划分保管期限17谢谢观赏2019-5-17七、组卷七、组卷1 1、案卷：、案卷：是由互有联系的若干文件组是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。合而成的档案保管单位。2 2、组卷原则、组卷原则：遵循文件材料的形成规遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的有机联律，

15、保持案卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。系，便于档案的保管和利用。18谢谢观赏2019-5-17 3 3、组卷要求：、组卷要求：（1）案卷内文件材料要齐全、完整，）案卷内文件材料要齐全、完整，签章手续完备。签章手续完备。（2）案卷内文件材料的载体和书写材）案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有铅笔、料应符合耐久性要求。不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。等书写的字迹。19谢谢观赏2019-5-17 4 4、组卷方法：、组卷方法：产品、科研、基建、设备仪器类文产品、科研、基建、设备仪器类文件材料，可按其结构、项目、

16、阶段或台件材料，可按其结构、项目、阶段或台（套）等分别组卷。（套）等分别组卷。注：成套文件材料可不拆散组卷。注：成套文件材料可不拆散组卷。20谢谢观赏2019-5-17 5 5、卷内文件的排列：、卷内文件的排列：（1）排列次序有条理，保持文件之间）排列次序有条理，保持文件之间的联系，给每份文件以固定的位置。的联系，给每份文件以固定的位置。（2）案卷内文件材料通常按时间或重）案卷内文件材料通常按时间或重要程度排列。要程度排列。（3）同一案卷内文字说明材料在前，）同一案卷内文字说明材料在前，图样在后。有译文的外文资料译文图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。在前，原文在后。21谢谢观赏20

17、19-5-17 八、案卷的编目八、案卷的编目 1 1、卷内文件材料页号编写：、卷内文件材料页号编写：单面文件材单面文件材料在其右下角编写页号；双面文件材料，正料在其右下角编写页号；双面文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。卷内目录、备考图样页号编写在标题栏外。卷内目录、备考表不编写页号。表不编写页号。22谢谢观赏2019-5-17 注：注：成套印刷成册的文件材料，自成一成套印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他文件材料组成一卷的，应排写页号；与

18、其他文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。中注明总页数。23谢谢观赏2019-5-17 2 2、案卷封面的编制：、案卷封面的编制：（1 1）案卷题名应简明、准确地揭示）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目卷内文件材料的内容，主要包括项目(产品、设备仪器产品、设备仪器)名称或代字、代号及名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。由立卷人拟写。（2 2）立卷单位应填写负

19、责文件材料）立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或单位。组卷的部门或单位。（3 3）起止日期应填写卷内文件材料）起止日期应填写卷内文件材料形成的最早和最晚的时间。形成的最早和最晚的时间。24谢谢观赏2019-5-17（4 4）保管期限应依据有关规定填写组卷）保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。时划定的保管期限。（5 5）档号，由全宗号、分类号、案卷号）档号，由全宗号、分类号、案卷号组成。一般采用字母和数字混合编号法。组成。一般采用字母和数字混合编号法。全宗号：需要向档案馆移交的档案，全宗号：需要向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定。其全宗号由负责接收的档案馆给定。分类

20、号：根据本单位分类方案设定的分类号：根据本单位分类方案设定的类别号确定。类别号确定。案卷号：填写在同一类别下，按一定案卷号：填写在同一类别下，按一定顺序排列的流水号。顺序排列的流水号。25谢谢观赏2019-5-17 例如：某单位基建档案住宅例如：某单位基建档案住宅3 3号楼第号楼第2 2卷档案的档号为：卷档案的档号为：JJJJ2 23 3002002JJJJ：为基建类代字：为基建类代字 2 2：为住宅性建筑代号：为住宅性建筑代号 3 3：为住宅楼代号：为住宅楼代号 002 002：为案卷顺序号：为案卷顺序号26谢谢观赏2019-5-17 档 号：案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级案卷封面案卷

21、封面27谢谢观赏2019-5-17 4 4、卷内目录的编制、卷内目录的编制 （1 1）序号应用阿拉伯数字从序号应用阿拉伯数字从1 1起依起依次标注卷内文件材料件数的顺序。次标注卷内文件材料件数的顺序。（2 2）文件编号应填写文件材料的文件编号应填写文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。文号或图样的图号、项目代号等。（3 3）责任者应填写文件材料的形责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者。成部门或主要责任者。28谢谢观赏2019-5-17 （4 4）文件材料题名应填写文件材文件材料题名应填写文件材料的全称。料的全称。（5 5）日期应填写文件材料的形成日期应填写文件材料的形成日期。日期。（6

22、 6）页号应填写每件文件材料的页号应填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。首尾页上标注的页号。注：卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。注：卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。29谢谢观赏2019-5-17序号序号文件文件编号编号责任者责任者 文件材料题名文件材料题名 日期日期 页号页号 备注备注卷内目录卷内目录30谢谢观赏2019-5-17 5 5、卷内备考表的编制、卷内备考表的编制 （1 1）说明包括）说明包括:卷内文件材料的件卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。程中需要说明的问题。（2 2）立卷人应由责任立卷人签名。）立卷

23、人应由责任立卷人签名。31谢谢观赏2019-5-17 （3 3）立卷日期应填写完成立卷的日期。）立卷日期应填写完成立卷的日期。（4 4）检查人应由案卷质量审核者签名。）检查人应由案卷质量审核者签名。（5 5）检查日期应填写审核的日期。）检查日期应填写审核的日期。注：注：卷内备考表排列在卷内文件材料之后。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。32谢谢观赏2019-5-17卷内备考表卷内备考表说明：说明：立卷人：立卷人：年月日年月日 检查人：检查人：年月日年月日 33谢谢观赏2019-5-17 6 6、案卷的装订案卷的装订（1 1）案卷可采用装订和不装订两种形式。）案卷可采用装订和不装订两种形式。（2

24、 2）案卷内不同幅面的文件材料要折叠为）案卷内不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面统一幅面,破损的要先修复破损的要先修复.幅面一般采幅面一般采用国际标准用国际标准A4A4型（型（297mm297mm210mm210mm）或国）或国家通用家通用1616开型（开型（260mm260mm185mm185mm）。）。（3 3）卷内不允许有金属物）卷内不允许有金属物（4 4）不装订的案卷）不装订的案卷,应在每份文件材料的应在每份文件材料的右上角加盖档号章。右上角加盖档号章。34谢谢观赏2019-5-17 1、产品类档案通常按产品产品类档案通常按产品设计、工艺、工装、加工制造、设计、工艺、工装、加工制造、生

25、产定型等工作程序或产品结构生产定型等工作程序或产品结构排列。排列。2、科研类档案通常按可行性、科研类档案通常按可行性研究立项、方案论证、研究实验、研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。推广应用等阶段排列。九、案卷的排列九、案卷的排列35谢谢观赏2019-5-17 3、基建类档案通常按前期、基建类档案通常按前期、设计、施工、监理、竣工、验收等设计、施工、监理、竣工、验收等阶段排列。阶段排列。4、设备仪器类档案通常按立、设备仪器类档案通常按立项审批、外购设备仪器开箱验收项审批、外购设备仪器开箱验收（自制设备仪器的设计、制造、验（自制设备仪器的设计、制造、验收）、设备仪器安装调试、随机文收）、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。维护等阶段或工作程序排列。36谢谢观赏2019-5-17谢谢！37谢谢观赏2019-5-17