《高效会议管理》课件.ppt
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1、可编辑课件可编辑课件课程纲要主持会议技巧一个中心两个基本点会议概述会议致命伤可编辑课件会议的类型和目的制定决策制定决策 解决问题解决问题交流汇报交流汇报可编辑课件会议是有必要的吗?会议成本会议成本时间成本时间成本会议直接成本会议直接成本机会成本机会成本可编辑课件会议的成本计算 时间成本 参加会议的人数(与会者的准备时间与会者的旅行时间会议秘书工作会议服务人员工作时间)与会人员平均每小时的工资 会议直接成本 会议设施租用费会议场地费旅费、食宿费文件准备费 机会成本会议必须会议必须成功以回成功以回收成本收成本可编辑课件会议是有必要的吗?可编辑课件“必要”的会议 会议目的单纯化会议目的单纯化 会议资
2、料有准备会议资料有准备 会前先行沟通会前先行沟通 书面解决无法当场书面解决无法当场决定的事项决定的事项 报告内容有摘要报告内容有摘要 有负责会后考核工有负责会后考核工作的部门作的部门 案例讨论:最失败的一次会议,会议成功的关键可编辑课件一个中心、两个基本点会议议程会议的准备会后的跟踪两个基本点一个中心可编辑课件会议规范流程开始 欢迎 会议目的 议程 时间安排 规章制度议程一:分享话题和目标 交换信息 产生主意/做决定/确认行动 小结议程二议程三结束会议 总结 安排下次会议跟进 会议纪要 跟进计划可编辑课件准备会议哪些人参加?相关问题的主要决策人能够提供相关意见的人员为完成工作需要了解相关信息的
3、人员将要负责执行会议做出的决定的人员对问题负有义务,或存在利害关系,或起作用的人员可编辑课件会议议程 由重要到不重要 会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。可编辑课件会议准备工作核对清单1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通
4、工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知可编辑课件会议的四个阶段执行:产生结果阶段正常化:积极工作阶段争论:摸底阶段形成:安抚阶段可编辑课件会议结束总结会议讨论结果落实行动责任人感谢与会者会议评估可编辑课件会议评估这次会议对你有用吗?是或否你畅所欲言了吗?是或否你对会议的主持方式满意吗?是或否作为这次会议的结果,你知道自己将做什么吗?是或否你有何其他意见吗?是或否可编辑课件会议记录与会后跟进技巧会议记录者应具有的技能会议记录者应具有的技能
5、与会者会后跟进与会者会后跟进主持人的会后跟进主持人的会后跟进跟跟跟跟跟跟可编辑课件主持会议与参与会议可编辑课件主持人的守则与责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人,避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度可编辑课件如 何 开 场 背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程 会议期待可编辑课件与会者的守则与责任 会前充分准备 会中全情投入,贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 保持开放的心态,摒除部门之见 尽
6、可能多地获取信息 耐心聆听,尊重他人的意见 勇于发言,言之有物 不进行人身攻击 避免出现不当的肢体语言 会后总结可编辑课件积极倾听的技巧 什么是倾听?倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是理解其他人的想法。理解并不意味着接受。倾听中的障碍听的速度说的速度听力测试1:商店打烊时可编辑课件学会听 要学会听,首先要学会沉默 把所有个人见解放在一边 聚精会神,不要走神 注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。)不加筛选地收集所有的观点。可编辑课件采用合适的态度 倾听能力测试2可
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