做好会务工作的主要做法和心得体会(精编大全版)资料.doc

1、做好会务工作的主要做法和心得体会昆明市官渡区 杜春甫 近年来，随着官渡区区域经济的快速发展，“三区”建设步伐的日益加快，区各级领导各项事务不断增多，行政系统办公室作为贯彻执行领导各项决策部署的重要工作机构，各项工作尤其是会务服务工作面临着许多新变化新挑战。按照市党委、政府提出的“改进会风、精简会议”的指示精神，行政系统办公室应以高度负责的工作责任感和使命感，始终保持严谨求实的工作作风，不断加强队伍建设，积极抓好会前、会中、会后的各个环节，有力保障会务意图的全面实现。现将会务工作的主要做法和心得体会总结如下： 一、主要做法在办公室会务工作中，应坚持“团结拼搏、积极奉献、力求卓越”的工作理念，着力

2、抓好六个关键环节： （一）高度重视，加强组织领导。各类会议的胜利召开，都事关中心工作的安排部署，代表着形象，承担着传递工作思路、要求的重要使命。因此，对于每次会议，不论会议规模大小，办公室都要高度重视，精心组织安排。具体办会时，一般由办公室主任负总责，分管会务工作副主任具体抓，会务工作人员、秘书、工勤保障全体人员上下联动，分工协作，确保会务服务工作高标准、高水平、高质量完成。 （二）务求细致，拟定会议筹备方案。按照领导或上级文件的明确要求，结合近期工作的统一安排，在明确掌握会议的意图、目标和要求的基础上，拟定详细的会议筹备方案。方案内容着重对会务各项工作任务，如确定会议名称和时间、协调会议室、

3、预估参会人数、草拟会议通知、制定会场布置方案、安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解。草拟完成会务筹备方案后，及时向领导请示，在征得领导同意后，指派专人迅速协调落实。 （三）言简意赅，编发会议通知。会议通知是会前准备工作的基础性工作，其内容应力求表达准确、条理清楚、一目了然，绝不能出现歧义。要力求涵盖会议意图、会议名称、具体时间和地点、参会范围、安全保卫和宣传报道等各项内容。一般正式会议，都要争取在会前2天编发会议通知。拟定的通知草稿经主要领导和各常委审阅把关。一些动员或总结表彰会议，除区领导总结讲话外，还要安排部分单位进行表态发言或经验汇报。对此类会议，通知中应明确发言材料撰写要求、发言时

4、间，避免会上发言拖沓冗长、偏离中心。对一些重要的大型会议，如党代会、区委区政府（扩大）会议，通知中还应加入由参会单位反馈参会人员名单的要求，了解参会人员的主要信息，包括姓名、职务、电话、性别、民族等内容，为制作会议序册、安排与会者食宿等工作奠定基础。 （四）全员动员，安排电话通知。会前进行电话通知是一个有效且必要的程序，对于确保参会人员按指定时间到场参会具有十分重要的作用。因此，办公室每次在会议召开前一至两天，由分管副主任，召集秘书或办公室工作人员，按照常委领导、四大班子领导、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别，分批进行电话通知。电话通知要与各部门负责人充分沟通，切忌该说不说、模棱两

5、可，很可能一次疏忽，就导致预定参会人员不能及时参会。对于临时有事无法参会的人员，要询问原因做记录，并要求其严格履行书面请假手续。通过发动全体办公室干部协同配合，有利于培养和锻炼能力，同时也有利于保证会务工作质量和效率。 （五）注重细节，抓好会场布置。会场布置是会务工作的重头戏。需要注意和做好的细节颇多，关键是要始终保持严谨求实的作风，认真负责地做好会场布置的各项工作。会场的布置一般在前半天进行，即使是40人以下的小型会议也要尽量提前布置，以妥善应对可能出现的错漏或突发情况。会场的布置要依次做好“五个摆放”。实际办会时，根据会议类型也可能增减两三项。一是摆放花卉。主席台上的花卉既要枝繁叶茂，又不

6、能太高，以免遮挡主席台就坐领导的视线。台下的花卉则要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发的良好氛围。会前半小时，可适当喷水，使花卉显得更加鲜艳。二是摆放会标。即将会标悬挂到指定高度和适宜位置。会标的内容应体现会议主题和会议口号等。对于一些重要的外事会议，还应加上外方语言的会标。悬挂位置一般应在主要与会领导的正上方。一些小型座谈会或者工作汇报会，也将会标悬挂在侧上方。三是摆放座签。召开的会议，一般都需要为台上台下的区各级领导，严格按照排名顺序摆放座签。而一些特别重大的会议，则需要为全体与会人员摆放座签，确保与会人员整齐有序、各就各位，同时也烘托了正式隆重的气氛。四是摆放饮用水

7、。摆放为茶水杯的会议室，请会议勤务人员注意水杯的整齐摆放。饮用水为瓶装矿泉水，除务必摆放整齐外，每一瓶的正面都要统一朝向与会人员。五是摆放材料。根据会议需要，一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来，同简装笔记本、笔等一并装袋，摆放在会场上，这对与会人员来说十分方便，也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况。这里的材料装袋，往往需要秘书、办公室工作人员全体出动，一份份整理装袋，并尽量避免错页、缺页的情况发生。通过精诚协作，有利于集中精力和时间快速完成材料装袋任务，同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合的意识。 （六）及时总结，不断完善提高。办成一次高质量、高水平的会议，会前的精心组织十分必要，

8、会后的总结提高一样也不能缺少。一是归档整理会议资料。会后要将会议所有文件，包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来，以备查考。同时还应做好录音、录像资料的收集整理，以便会议纪要、会议总结等材料的撰写。根据保密原则，对需要回收的会议材料要逐份清查回收。二是严查会议参会情况。要收集整理收到的书面请假条，比照参会人员名单和签到参会情况，对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。这对于按要求参会的人员是一种激励，而对于不按会议要求参会的人员则是一种警示，有利于形成按制度办事的优良会风。三是及时分析总结会务服务工作。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好今后的会务工作

9、。注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见，虚心采纳，以便在下一次会议前整改提高，防止出现类似的错误。二、心得体会会务服务工作是一项细致繁杂的工作，没有捷径可走。唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节，并在长期的会务工作实战中，全体办公室干部同心协力，集思广益，不断总结，形成一套操作性强、行之有效的经验做法，才能灵活运用到实际会务保障工作中。现将其梳理总结如下： （一）主动作为，做好会前准备工作。充分发挥主观能动性，主动加压，积极作为，以严谨务实的服务者姿态，把工作想在前、做在前，确保会务工作组织严密、准备充分，即使遇到临时突发情况，也能及时妥善地应对。正所谓“台上一分钟，台下十年功”

10、。一个人员齐整、流程顺畅的会议，需要会务工作人员付出更多的时间和精力。会前编制专门的会议电话簿，把与会领导，街道和各部门负责人的联系电话梳理成册。提前与与广告公司联系制作适合会场大小的会标，根据参会人员名单制作座签，会标和座签必须反复核查，确保准确无误。要与花卉店联系订好会议室需要的花卉，花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求。根据会议方案印制会议材料。与文具用品店联系，购置文件袋、笔记本、笔等必备品。与矿泉水公司联系提供足够的饮用水。准备屏蔽设备、签到册和录音笔。在冬天，对室温偏低的会议室要提前进行取暖保温工作。按照全面周到的原则，会务服务工作要做好的环节颇多。每个环节，都要坚决避免出

11、现“可能”、“应该”或者“差不多”的情况，一定要落实到位、责任到人。 （二）开拓思路，座位安排有妙招。在没有设置座位牌的会议中有个现象很常见，那就是“后排现象”。所谓“后排现象”，顾名思义，即参会人员往往因重视程度不够或者想着会中临时出去办事等原因，习惯于坐在后排座位，致使后排满满当当，前排稀稀拉拉。“后排现象”的出现，影响了会议的有序进行，严重者还会影响到会务意图的实现。尤其是对于国家、省、市三级召开的各类视频会议，每个区分会场情况一目了然，参会情况的好坏直接体现出一个地方的形象和干部的整体素质。必须想办法予以解决。实际办会中，会议文件要求、由工作人员督促到前排座位等办法收效甚微。对此情况可

12、以借鉴电影票对号入座的办法，在会场为每个座位标上行列序号，同时按从前排到后排的顺序，依次为每位到场参会的与会人员派发座位卡，从而杜绝“后排现象”发生。 （三）加强考核，建立办会激励机制。在办公室内部建立一套会务服务制度，形成用制度管人、按制度办会的良好格局，促进会务服务工作朝着规范化、制度化、标准化的方向发展。研究制定工作人员办会量化考核办法，充分调动全体办公室干部的办会积极性，促进形成积极参与会务服务工作的良性竞争机制。考核办法鼓励工作人员多办会、多参会，根据参与会务服务情况给予一定分数。根据会议和办公室工作人员的实际，会议按参会人数分大中小型三类会议，30人以下为小型会议，30至80人的会

13、议为中型会议，80以上的为大型会议。主办会议人员小型会议计2分，中型会议计4分，大型会议计10分。协办会议方面先确定总分，小型会议1分，中型会议3分，大型会议10分，然后根据实际会务工作中协办人数将分数平均分配。年终根据个人得分情况兑现一定的物质奖励，同时将考核结果作为评先评优和推荐提拔使用的重要依据。 会务工作是一项复杂的系统工作，也是机关行政办公室的一项重要职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难于弥补的错误，造成不良影响，如何确保万无一失，切实把这项工作做实做好做出特色，成为所有办公室工作人员面前的一项重要课题。现将一些好的办法及流程作为附件供大家参考。附件：1.会务工作“24节点法

14、”2.会务工作流程图及解析3.会议领导座次安排附件1：会务工作“24节点法”会议是各级党政机关研究部署工作的重要手段，会务工作的质量与水平直接影响到决策及其落实的质量和水平。通过办公室实践探索总结，可将会务工作归纳为“24个节点”，把会前筹备、会中服务、会后总结“三步曲”细化量化为24个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。一、会前筹备1.拟定会议方案。会议方案是组织会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案

15、要坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。2.起草、审核会议通知。会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，也是参会人员反馈信息的前提和条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会范围、报名要求、有关事项等。会议通知一般由会议的承办单位负责起草，报办公室审核，由分管领导或办公室主任签批。做好这项工作，关键在于落实会签制度与提高效率相结合，既要严格按程序逐级审核把关，又要迅速及时。3.下

16、发会议通知。要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二是准确，防止重发、错发、漏发。在召开紧急会议需要电话通知时，要注意言语的使用，避免出现“明天”、“后天”等字眼，必要时说明“星期几”，防止产生歧义。4.落实与会人员。按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后拉出请假人员名单，并及时向有关领导报告。5.协调出席领导。根据会议性质拟写领导出席安排，报请分管领导或办公室主任同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助对接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。会前半小时再对出席领导或分管秘书进行

17、一次手机短信提醒。6.预定会议室。会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期准备工作。7.编印会议须知。与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简介。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、值班电话、作息时间、注意事项等。8.制作会议证件。有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。9.布置主席台。主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、

18、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等当面综合考虑。10.制作会标，摆放花草。会标体现会议的主题，会标制作一定要准确无误，并注意把握会标的长度、字体与会场是否协调一致。根据会议性质精心选择不同数量、品种、颜色、形状的花草来装饰会场，可以调节会场色彩，点缀会场气氛。某些法定会议，还需要悬挂党徽。11.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。某些法定会议播放国歌、国际歌，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有灯泡损坏，如有损坏，提前及进行更换，有投

19、影演示时须及时调节灯光。12.编制座区图，摆放座签。根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和座签要反复进行核对，防止遗漏、重复、防止出现错别字。13.组织调度会议用车。大型会议活动，需要借用或者租用车辆。要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。14.安排新闻报道。需要新闻报道的会议，要提前通知有关新闻单位，并要求其将记者名单报会议组织办公室，再按名单通知到具体人。15.安排会场警卫和交通疏导。通知公安、交警、信访等部门做好会场警卫及交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警在会场附近进行交

20、通疏导，必要时进行交通管制。16.电力保障。会前与供电部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需安排专人值班，以便应对突发情况。二、会中服务17.组织会议报到。会议报到是与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理参会手续的必要环节。通过报到能及时使与会人员了解会议安排，掌握会议动态，同时也能使会议组织者及时知晓与会人员情况。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。18.分发会议材料。会议材料可以在会前通知各单位派人领取，也可以在会场签到处一并发放，或是提前放置到与会人员桌上。要做到“三不”：即不错一字；不漏一份；不掉一人。对摆放在主席台

21、上的材料，要从头到尾检查顺序和页码，确保不出差错。19.与音响师对接。准备一套会议材料，包括会议的主持词交音响师，以方便其把握议程安排与音响的调配。20.会议值班。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络畅通。值班人员要实时将会议的实际进展情况与会议议程进行对比，掌握会议进程。21.会场服务。提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向会议主持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度的减少对会议的影响。22.

22、维护会场秩序。会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温不火。会议开始后安排专人到会场清点人数，对迟到、缺席者进行登记。三、会后总结23.会议资料总结归档。会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册，以备查考。有些会议还要做好录音、音像资料的收集整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。24.召开分析总结会。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以

23、指导做好今后的会务工作。注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。有的会议还应写出专门的总结，连同其他会议文件，一并归档。附件2：会务工作流程图会 前确定会议主题确定会议规模与规格确定会议名称确定会议时间与会期明确会议所需要设备和工具明确会议组织机构确定与会者名单对布置会场做检查，确保完成会场布置。会场检查会议通知经负责人发送，可通过网络、电话、书面通知，确定每个与会者都知会布置会场制定会议经费预算方案准备会议文件材料安排会议议程和日程选择会议地点制发会议通知提前半小时检查。布置会场，包括会议材料准备，领导座位安排，出席领导的落实，灯光、音响、多媒体、卫生、室内温度等。会 中组织签

24、到会议信息工作做好会议记录报到及接待工作准备好签到表做好后勤保障工作做好会议保密工作会 后清理会场撰写会议纪要会议的宣传和报道催办与反馈工作会议文书的立卷归档安排与会人员离场会务工作流程图解析会前：1.确定会议主题与议题：要有切实的依据；必须要结合本单位的实际；要有明确的目的。2.确定会议名称：会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。3.确定会议规模与规格：本着精简效能的原则会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低档次。4.确定会议时间与会期：会议的最佳时间，要考虑主要领导是否能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5.明确会议所需设备和工

25、具：（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、 桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。6.明确会议组织机构：会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。7.确定与会者名单：出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。8.选择会议地点：要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。9.安排会议议程和日程：会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其

26、清晰地表达出来。10.制发会议通知：会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。11.制作会议证件：会议证件的内容有会议名称、与会者单位、姓名、职务、证件号码等。有些重要证件还贴上本人照片，加盖印章。12.准备会议文件材料:安排食住行：主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。13.制定会议经费预算方案14.布置会场15.会场检查会中：报到及接待工作；组织签到；做好会议记录；会议信息

27、工作；编写会议简报或快报；做好会议值班保卫工作；做好会议保密工作；做好后勤保障工作。会后：安排与会人员离会；撰写会议纪要；会议的宣传报道；会议总结；催办与反馈工作；会议文书的立卷归档。附件3：会议领导座次安排作为办公室工作人员会经常负责会务安排工作，那就经常遇到会议时领导座次问题。如何安排领导座次？不少人往往凭想当然办事，结果往往出现座次安排的问题。领导座次安排有以下几种：一、会议主席台座次主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；例证：中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图 领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。可参见中共中央政治局常委在十六届四中全会的座次排列图。 二、会议室（一）（A为客方，B为主方）（二）