记录控制程序参考模板范本.doc

1、单位名称文件编号文件类别程序文件版 次A 0文件名称记录控制程序页 次Page 1 of 21.目的：通过对公司相关记录的收集、整理、检查、保管、标识、利用和归档，确保提供符合公司体系要求且有效运行的证据。2.适用范围：2.1本程序适用于公司体系策划和运行有关的所有记录。2.2公司其它类型的记录(表单)管理也可参照本程序执行。3.定义：3.1记录：阐明公司所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。3.2记录表单格式：是为确保公司QEHS记录的规范化，而对其规定的统一格式。4.职责：4.1各职能部门负责本部门使用的QEHS记录需求的鉴别、设计、装订及保存期限的提出；4.2商务部负责“记录汇总表”

2、的归口管理；4.3文员负责对保存期在3年(含)以上的QEHS记录予以定期归档保管；4.4使用部门负责对本部门的QEO记录进行妥善保管，并及时将相关记录送档案室归档；4.5超期存放的QEHS记录由其保存部门负责进行销毁；4.6各部门将所需印刷的QEHS记录数量及时提报采购部门汇总，由体系管理确认版本内容后再统一实施采购。5.作业（简要流程图如下表）：归档保管通知使用审核/批准制(修订)制(修)订需求提出OK销毁处理NG序号作业流程权责部门作业内容使用表单5.1制(修)订需求提出各需求部门和人员5.1.1新QEHS记录格式的需求：各部门需要新的QEHS记录格式时，需自行设计出新的记录格式，明确其使

3、用范围、制作方式、联数、实施日期和保存期限等相关要求后进行审批。5.1.2原QEHS记录格式的修订：各部门需对原有QEHS记录格式作修订时，由其重新设计出新的记录格式，明确其使用范围、实施日期、版次变更等相关要求后进行审批。5.2审核/批准NG各部门主管体系管理管理者代表5.2.1审批新的QEHS记录格式时，对牵涉到其它使用部门的，应由需求部门组织其它部门共同评审确认，以确保记录格式的统一和规范。5.2.2各需求部门在新记录格式的制(修)订时，需严格按执行编号或版次进行变更。5.3通知使用体系管理各使用部门5.3.1经核准制(修)订的新QEHS记录格式，制(修)订部门均须复印一份交公司体系管理

4、备案（包括邮发相应电子文档）；并应及时分发，通知其它相关使用部门。5.3.2体系管理负责汇总编制“记录汇总表”，并根据QEHS记录的实际变更情况及时予以更新。5.3.3新版QEHS记录格式正式发布后，库存的记录格式由体系管理和相关使用部门协调后进行合理的处置。5.3.4“记录汇总表”应清楚地表示出记录的名称、编号、职责部门/人员、保存期限和制作方式等；5.3.5记录填写时应认真负责，以准确、完整、清晰为原则，严禁在上面乱涂乱划，并不得使用铅笔填写。记录汇总表单位名称文件编号文件类别程序文件版 次A 0文件名称记录控制程序页 次Page 1 of 2序号作业流程权责部门作业内容使用表单5.3通知

5、使用体系管理各使用部门(a) QEHS记录内容应有授权记录人确认（签全名/章），以确保数据准确有效。对用作标准和合格判定的数据，因故更改时，须在原数据上划上双横线，并在附近空白处清晰填写修改数据后由更改人或指定负责人签字确认。(b) QEHS记录应当采用格式化和规范化表单，涉及的栏目应填制完整，并有填制人和或相关审核人员签字。对未填写数据或未描述的栏目应在该空栏中打满斜线。(c) 记录的填写和流转时应避免不应有的脏污或破损。5.3.6具有多联的QEHS记录，原则上应当采取流转传递的方式进行相关内容的填写，以确保该记录全部填制完整后再分发给各相关单位和人员。5.4保管归档各相关部门和人员商务部5

6、.4.1各部门应按“记录汇总表”中的相关规定对相应QEHS记录进行妥善保管。(a)保存QEHS记录前通常应依其类别和记录日期的先后顺序进行整理。(b)便于装订成册的QEHS记录，保存时应先进行装订成册后才定期予以归档。(c)各保存部门应根据保存的QEHS记录，形成相应的“记录汇总表”，以便于检索查找。5.4.2当相关方、合同有要求时，应与相关方和客户联系确定有关QEHS记录的管理要求。5.4.3如果适用法规标准对相应的QEHS记录有保存要求的，应依法律法规的相关要求执行。5.4.4 QEHS记录的保管方式：(a)QEHS记录应便于存取，并保存在通风、防晒、防蛀、防雨之适当环境地场所，严防变质、损坏和丢失。(b)各QEHS记录保管部门须将保存期在三年以上(含)的QEHS记录，及时整理并移交档案室归档。5.5销毁处理各相关部门和人员5.5.1超过“记录汇总表”中规定保存期限的QEHS记录由相应保管单位责任人员参照文件和资料控制程序中受控文件销毁的相关规定进行销毁。5.5.2 QEHS记录销毁时原则上应有两人在场，并须将销毁结果记录于相应“文件销毁登记表”中并签字确认。6.支持性文件：无 7.相关文件：7.1文件和资料控制程序8.相关记录：8.1记录汇总表 9.本程序结束。