浙江省竣工文件编制与整理课件.pptx

1、讲课思路n文件和档案的概念n竣工文件及竣工文件编制的含义n竣工文件编制要求n竣工文件整理流程与方法文件的定义n文件，是有一个团体、机构、组织或个人在履行其法律义务或在各种具体事务活动中形成或收到和保管的记录信息，不管其形式和载体如何国际档案理事会档案术语词典n国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语（DA/T1-2000）文件的特征 n1 文件是形成者在社会活动中为了一定的目的而形成的，文件的内容直接与形成者有关n2 文件是有特定体式、名称的信息记录n3 文件是同时具有原始记录性、针对性、有效性、凭证性、实用性、传递

2、性等性质的信息记录文件的功能 n1 记载功能n2 凭证功能n3 传递功能n4 存储功能档案的定义n档案是国家机构、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录文件与档案的共同性 n文件与档案记录的内容相同n文件与档案的物质形态相同n文件与档案的本质属性相同 档案和文件的联系和区别 n档案由文件转化而来，文件是档案的前身。文件和档案是同一个事物的两个不同发展阶段n不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那部分等实现这种转化。所以文件是档案的基础，档案是文件的精华。既不能有文必档，也不能遗漏n文件是经过整理才成为档案的。文件转化成为档案必须有一个过程，即

3、整理归档过程。文件形成、积文件形成、积累、保管累、保管收集、整理、鉴收集、整理、鉴定、保管、利用定、保管、利用分类、组卷、分类、组卷、归档移交归档移交文件平时管文件平时管理阶段理阶段文件向档案文件向档案转变阶段转变阶段档案管理阶档案管理阶段段文件运动两个阶段文件运动两个阶段文件管理阶文件管理阶段段一、竣工文件与竣工文件编制n什么是竣工文件n什么是竣工文件的编制n竣工文件编制的内容是什么（一）什么是竣工文件？n是指项目竣工时形成的反映施工（建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，由项目施工文件、竣工图和监理文件组成。n竣工文件的内容涉及工程进度、质量、资金、安全管理等各方面，是工程建设与监理的历史

4、记录。（二）什么是竣工文件的编制n指形成、制作文件，并进行检查审核，进一步修改完善的过程。竣工文件编制竣工文件编制形成文件形成文件检查审核文件检查审核文件补充、完善文件补充、完善文件贯穿工程建贯穿工程建设全过程设全过程平时是基础，重点平时是基础，重点是交工完工（交工是交工完工（交工验收）前后验收）前后二、竣工文件编制的要求n明确编制责任n明确编制依据n明确编制内容（一）明确编制责任n施工单位、监理单位负责各自形成的竣工文件的编制工作n监理单位同时要对施工单位形成的文件进行检查审核并签字确认。n建设单位根据合同规定对竣工文件进行检查。n主管部门、档案部门检查施工文件施工单位编制监理审核建设单位检

5、查监理文件监理编制主管、档案部门检查施工单位审核（二）明确编制依据n质检站相关规定、标准（表式、技术文件、工序、技术数据等）n交通、电力、水利、城建等行业规范n国家档案局行业规定、标准：重大建设项目文件归档要求与档案整理规范、科技档案案卷构成的一般要求n国家法律法规编制依据质监规定行业标准档案专业规范档案标准档案法（三）明确编制内容n竣工文件格式选择n字迹材料选择n文件内容检查与审核n做好竣工图的编制工作1.竣工文件格式选择n纸张幅面一般为A4。图纸可以大于A4，但一般折叠成A4大小保管，A3图除外。n图面四周留一定空白，左边要求25mm以上。n技术表式采用质检站确认的标准格式n标题、正文、落

6、款规范、准确2.字迹材料选择n使用耐久字迹材料：碳素墨水、激光打印、铅印n避免使用不耐久字迹材料：铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸、复印件、喷墨打印、针式打印n其他载体材料符合长期保管要求。3.文件内容检查与审核n归档文件质量n原始性真实性n完整性准确性n规范性有效性(1)保证归档文件质量n字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。n需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料。n复印、打印文件及照片的字迹、线条和影象的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。文件质量（续）n录音录像文件应保证载体的有效性n长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘(2)关于原始性真实性认定n原始性是文件与档案的

7、本质特征n内容的原始性要借助于形式的原始性来确认，原件为集两种原始性于一身的代表n确认原件看是否为自然形成的、并经签字盖章确认、符合实际情况的n未经签字盖章的复印件、打印件不能认作原件。(3)关于完整准确性认定完整性：n一个建设项目或单位工程文件、一个事件处理的全过程文件、请示与批复、底稿与正本等，应完整齐全n一份文件各项信息记录要素的填写应完整。如各项内容的填写、签字盖章应完整，不能有漏项。n重点要把握文件归档范围准确性n设计与竣工一致n图纸与文字一致n图纸、文字内容与实际施工一致n施工台帐记录与附件材料、与实际一致n总体与分部一致n使用的表式文件与分部分项工程内容准确无误(4)关于规范与有

8、效认定规范性：n文件格式、内容、字迹材料、载体质量等符合规范要求n各单位形成的文件物质形态应统一。n办理完毕的文件积累、平时归卷和保管符合档案有机联系、便于利用、安全保管要求。有效n文件内容能全面准确反映工程建设程序n有确认文件有效的标记n文件制成材料、载体质量能满足档案永久、长期保管需要n文件无污损、霉变、锈蚀、涂改、字迹褪变、撕裂、模糊等现象 5.当前竣工文件管理存在的缺陷n施工单位形成的文件缺陷n监理单位形成的文件缺陷n设计单位形成的文件缺陷施工单位文件管理缺陷n管理性文件：合同管理、项目部成立及印章启用、人员管理、施工总结、质量检查意见及整改情况、地质勘探材料、交工证书等归档难度大。n

9、建筑材料质量证明：合格证不全、试验报告和质量证明报告多为复印件。n竣工图为旧图，污损及折痕明显。竣工图编制不符合规范问题突出。n档案制成材料不符要求明显：针式和喷墨打印、圆珠笔、复写纸、传真件等大量存在。施工单位文件管理缺陷n大量的施工基础文件的空白表式为复印件n表式文件如工程联系单、变更文件等没有文件标题或标题不准确，导致档案无法查找。n设计变更文件的传真件、复印件特别多。n施工日记内容记载不全监理文件的管理缺陷n签字不到位：或签字不全或没有签字n与施工文件的归档分工不明确，有一些重复n对施工单位竣工文件的编制没有尽到监理职责n其他与施工文件相同的问题设计文件管理缺陷n施工图数量不能满足日常

10、管理和竣工图编制需要n文件编号不规范n变更文件及其变更图多为复印件、传真件n变更情况没有登记和统计，情况不详案卷装订案卷装订案卷封面填写案卷封面填写卷内目录与备卷内目录与备考表填写考表填写卷内文件整理卷内文件整理合理分卷合理分卷科学分类科学分类归档鉴定归档鉴定三、竣工文件整理流程与方法检索工具编制检索工具编制（一）归档鉴定n归档文件完整性、准确性鉴定n文件属性鉴定n文件保存价值与保管期限鉴定n密级鉴定归档文件完整性准确性鉴定n对照合同分析文件数量、内容是否符合要求(可以采用扫描、缩微、复印等方式制作多套文件）n对照归档范围分析完整性准确性n对照工程施工、监理程序分析完整性准确性文件属性鉴定n区

11、分竣工文件与管理性文件n区分竣工文件与竣工资料 区别：文件是工程建设历史记录，有历史查考和凭证作用。资料则没有直接关系仅起参考作用，是订购交流来的。联系：当资料直接记述和反映工程建设的历史记录时，则成为工程文件。文件保存价值和保管期限鉴定n有无保管价值（归档还是不归档）n有多大保管价值（永久、长期、短期）不需归档的（无价值）文件材料n一般的普发性文件n重份文件n事务性文件n不符合档案保管要求的文件（模糊不清的、不耐久字迹材料形成的）项目档案 监理类综合类施工类设备类特种载体类立项申报工程管理资金控制质量控制进度控制协调管理管理类质保材料技术文件竣工图招投标征地拆迁勘察设计需归档的文件：需归档的

12、文件：（二）科学分类n分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。n分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。n分类要清楚，不能相互交叉、包容。n分类包括分大类和分小类。有的小类可以直接组卷。项目文件管理性文件技术文件施工文件综合文件监理文件设备文件特载文件质保材料竣工图管理性文件进度控制质量控制资金控制商务考察招标文件开箱文件设备试运行文件照片类录音录象类光盘及其他竣工文件分类竣工文件分类设备安装入施工文件类施工监理文件分类n开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等管理性文件按合同段设类，集中组卷；n各项施工原始记录、监理工作记录按路线进行方向，结合单位工程及不同专业，分别

13、整理组卷。n监理文件按监理对象结合单位工程、阶段、问题组卷。（三）合理组卷n卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。组卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。n卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过2-4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜，便于保管和利用。n卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以采用件保管的方法。组卷的原则n遵循文件形成规律和特点n保持文件之间的有机联系n便于档案保管和利用施施工工文文件件序序号号文件名称文件名称文件材料文件材料少的少的文件材料较文件材料较多的多的文件材料多文件材料多的的1施工许可证、开工审批表1.可以组成一卷2.单独组成一卷或与

14、管理性文件组成一卷1.第1.2.4项组成一卷2.第3项单独组成一卷3.单独组卷4.按一定顺序组成一卷5.第1项、2项、5项、8项、9项合并组成1卷,其余部分组成一卷1.可以按顺序组成若干卷2.第1项、8项合并组成一卷；第2项、5项合并组成一卷；其余部分文件材料按顺序组成若干卷。2地基钻探验槽记录基础变更处理记录3图纸会审记录、变更通知单、洽商记录4原材料及施工试验记录汇总表5沉降观测记录6隐蔽工程验收记录7质量事故处理记录8结构工程验收记录9竣工验收证书10设备部分明细表11电气部分明细表竣竣工工图图序序号号文件名称文件名称文件材料少的文件材料少的文件材料文件材料少的少的文件材料文件材料少的少

15、的1总图部分竣工图1.与项目管理性文件、施工文件文字材料合并组成一卷；2.施工文件、竣工图合并组成一卷。1.竣工图合并组成一卷。2.组成一卷或多卷。每一类竣工图可单独组成一卷或多卷。2土建部分竣工图3结构部分竣工图4暖卫和燃气部分竣工图5电气部分竣工图6通风与空调竣工图7电梯竣工图8工艺部分竣工图若干分卷方法介绍n项目组卷法或单位、分项工程组卷法。n阶段、专业、结构或工序组卷法n问题组卷法n地区组卷法n时间组卷法n文件名称或性质组卷法1.项目或单位、分项工程组卷法 将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个案卷。如：兰溪电厂地基处理文件；温州电厂一期工程一号机锅炉焊接及热处

16、理检验记录；浙江省档案局配电房建设文件。以电厂一号机组为例：汽机间上部结构工程主厂房地下结构工程除氧煤仓上部结构工程主厂房建筑工程地基处理文件施工记录桩基处理的效果分析、结论与评价、桩基检测报告变更文件及工作联系单重大问题及缺陷处理记录隐蔽工程验收记录桩基2.阶段或专业、结构组卷法 即按工程的结构、专业、工程进行的不同阶段组卷。使用于施工文件的组卷。例：（1）兰溪电厂土地征用文件（按阶段）（2）兰溪电厂行政办公楼暖通结构竣工图（按结构）（3）兰溪电厂主厂房管道水压检验记录（按专业）3.问题组卷法 将涉及同一问题（同一特定问题、同一类性质问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。例如：（1）杭金衢

17、高速公路一合同段工程开工令、项目开工申请报告。（2）温州大桥三标段月计划进度表、工程量统计表。（3）兰溪电厂水文地质勘察报告4.时间组卷法 内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。例如：温州瓯海大道1标段8月份计量支付 报表。诸永高速公路1标段2004年13月份施工日记。5.名称组卷法 就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。例如：金丽温高速丽青段驻地办有关二合同段设计变更技术联系单。兰溪电厂房屋拆迁协议书。兰溪电厂监理部2004年1-50号工作联系单。一合同段塘边2#桥上部构造3#孔19#板梁板预制分项工程检验申请和中间交验审批表6.地区组卷法 将容针对同一地区

18、的文件组成一卷。竣工文件的整理中，地区组卷法可看作是单位组卷法，即针对同一单位或来自于同一单位的文件组合在一起。如某监理单位出具的技术联系单、变更令可以按照针对的不同合同段进行有序组卷。7.几种方法结合使用 XXX电厂 土地征用拆迁安置 项目 问题协议书。文种 删溪水利工程 浙江省水电一公司 项目名称 作者1999年 施工日记。时间 文件名（四）卷内文件整理n目的使卷内文件有序，便于保管和利用。n内容卷内文件排列；编页号；去掉金属物、污物；不符规格的纸张进行粘贴、折叠；传真件、复写件等复印一份保管；有缺陷的予以补充完善。几种卷内文件具体排列方法几种卷内文件具体排列方法（1）图样文件）图样文件按

19、隶属关系按总体和局部关系按图幅比例按地区特征按时间顺序（2）文字型文件）文字型文件按重要程序按地区按时间按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。(3)图文混合型的图文混合型的一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。（4）管理性文件按问题、时间或重要程度排列；（5）项目技术文件材料按管理、依据、施工记录、检测实验、评定、证明顺序排列；（6）设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列；（7）竣工图按里程、专业、图号排列。（五）卷内文件目录与备考表的填写n激光打印n字段格式符合要求n字体大

20、小适当。卷内文件目录卷内文件目录 标题栏目一般用加粗3号宋体，责任者责任者 等栏目名称用加粗小3号仿宋，其他用4号仿宋。卷内文件目录卷内文件目录序号 文件编号责任者文件材料题名日期页号 备注1中天集团公司温州大桥下部结构1号承台8-9号桩基检测报告19990224001-0042浙江地球物理研究所温州大桥下部结构1号承台8-9号3类桩基超声波检测报告199903060053中天集团公司温州大桥下部结构1号承台1-10号桩检验申请批复单199904250074中天集团公司温州大桥下部结构1号承台11-20号桩检验申请批复单19990510010-022如何填写卷内目录n序号：文件的顺序号n文件编

21、号：完整的代字代号n责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。n文件材料题名：文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。n日期：文件形成时间，用20010226表示。n页号：文件所在卷的页号，用三位数表示。n备注：文件的原始性完整性等需说明的情况。互见号 卷内备考表 说明：（1、卷内文件数量）（2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况）立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日 1.档号的编制档号的编制文件档号文件档号=全宗号全宗号-分类号分类号-项目代号项目代号-案卷号案卷号-页（件）号页（件）号 案卷档号案卷档号=全宗号全宗号-分类号分类号-项目代号项目代号-案卷号案卷号 010-41

22、 Z-122-054 件（页）号件（页）号卷号卷号类号（指挥部代号）类号（指挥部代号）项目代号项目代号分类号（代表基建类）分类号（代表基建类）全宗号全宗号（六）竣工档案案卷封面填写（六）竣工档案案卷封面填写档档 号号 档案馆号档案馆号 温州大桥温州大桥 下部结构号台号下部结构号台号 桩基检验申请批复单桩基检验申请批复单 立卷单位立卷单位 浙江广厦集团浙江广厦集团 起止日期起止日期 2000年年3月月25日日-4月月8日日保管期限保管期限 永久永久密密 级级2、案卷题名的拟写n案卷题名是案卷的身份、代号n要求能在50个字以内，简单明了但能准确揭示出案卷内的文件内容。n竣工档案的案卷标题应能体现工

23、程文件的特点，基本结构为：案卷题名案卷题名=项目名称项目名称+单位工程名单位工程名称（起讫里程或结构、部位名称）称（起讫里程或结构、部位名称）+文文件名称件名称 案卷标题的拟写举例案卷标题的拟写举例（1）沪杭高速公路工程 K100+20K110+15 项目名称 单位工程 路基压实度评定 表 文件内容 文件名（2）萧山机场 候机楼 电气线路 竣工 图 项目名称 单位工程 专业 阶段 文件名 （3）杭州大学历史楼供水排水施工图 项目名称专业名阶段文件名 （4）温州大桥桥面沉降观测记录 项目名称内容文件名 （5）杭宁高速公路 K10010K15015路基中间检 项目名称 分项工程 验报验单 文件名

24、*（6）K2+695平湖桥基础及下部结构 单位工程名称 1号墩钻孔桩、立柱、盖梁 工程质量评定 表 分部工程名称 内容 文件名称 3.立卷单位等案卷封面内容填写n立卷单位：案卷的形成单位。n起止时间：卷内文件的起止时间n保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定是永久、长期、短期。n密级：文件自然形成的绝密、机密和秘密。保管期限档号案卷题名（案卷脊背式样）1、脊背的案卷标题用150克的白色书写纸制作并粘帖；也可用碳素墨水直接写在脊背上。2、白色纸长、宽与脊背相同。（七）案卷的装订和案卷目录编制七）案卷的装订和案卷目录编制 1、卷装订整理的，用电钻三孔一线线装订。左边和下边对齐。2、件整

25、理的，用包角或缝纫机踏。左上角空白处逐件盖上档号章。档 号序号 (档号章 3cm*1cm)案卷目录（科技档案）总登记号档号案卷题名立卷单位 起止日期保管期限备注14.1-001温州大桥下部结构1号承台8-9号桩基检测报告中天集团 19990224永久2温州大桥下部结构1号承台8-9号3类桩基超声波检测报告浙江地球物理研究所19990306永久3温州大桥下部结构1号承台1-10号桩检验申请批复单中天集团 19990425永久4温州大桥下部结构1号承台11-20号桩检验申请批复单中天集团 19990510永久（八）办理移交手续n编写立卷说明n移交案卷目录n填写档案移交归档文书，交接双方、见证人在移

26、交书上签字、核验，办理档案移交。现阶段工作重点n收集环节n分类整理环节n保管环节 1.基本要求 （1）竣工图必须是新图 （2）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。（3）应有竣工图编制说明。一个项目或单位工程应有编制总说明，每一册案卷应有本册编制说明。阐明竣工图编制依据、原则、变更情况、设计与竣工图数量对照等。（4）审核发现竣工图不准确或短缺的，要及时修改补齐。6.竣工图编制要求与方法 （5）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。（6）国外引进的项目、引进技术或由外方承包的项目，外方提供的竣工图由外方签字

27、。2.竣工图编制几种方法 （1）没有变更的，在原施工图上盖竣工 图章即可。（2）少量的一般性的变更，在原施工图上用杠改、划改、圈改等方式进行更改。（3）重大变更或更改面积在35%以上的,要重新制作竣工图.（4）更改后原图图号不变.重做的竣工图可在图标栏加上“竣工阶段”或图号后加“竣”字.竣工图的更改方法 文字、数字用杠改 A-A B n线条更改用划改 A-A B n局部图形更改圈出更改部位 A-A B n更改处注明更改依据和时间 规范使用竣工图章n用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。n所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章.行业规定设计单位编制竣工图的，可在新图中采用竣工图标，并填写相关内容.n竣工图章内容填写齐全、清楚，不得代签。编制单位竣 工 图编制人技术负责人 编制日期监理单位名称监理人6080竣工图案卷的构成n案卷封面按标准填写n扉页要盖施工单位公章n图纸目录或卷内目录n竣工图编制说明n本册变更情况一览表（竣表）n设计与竣工工程数量对照表（竣表）