第1篇：第5章-查阅与打印报表-EXCEL课件.pptx

1、1 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育*第5 5章查阅与打印报表检查表格的人员每次发现错误都要写个便条告诉制表人，这样跑来跑去，烦不胜烦。你会打印表格吗？你花了很多时间检查数据错误？每次都要仔细核对。想知道快速检查错误的方法吗？精心设计了表格结构，还适当美化了表格外观，但是打印出来的表格依然很难看？想知道为什么别人的表格打印输出后怎样那么好看吗？2 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育Excel中沿用了批注的这种特性，无论是表格的制作者或审阅者都可以为表格添加注释或批语。5.1 5.1 插入与编辑批注1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.1 5.1.1 实战：在档案表中添加批注在

2、审阅表格数据时，为了不修改原表格中的数据，也可以通过批注的形式对内容做出说明意见和建议，方便表格的审阅者与创作者进行交流。3 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.2 5.1.2 实战：查看档案表中的批注添加批注信息后，当我们单击其他单元格时批注信息就不见了，仅仅在单元格的右上角显示一个红色三角形标记，要查看或快速移动到批注处。5.1.3 5.1.3 实战：编辑档案表中的批注内容用户不仅可以添加批注，也还可以对批注内容进行编辑、修改。4 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.4 5.1.4 实战

3、：显示隐藏的批注为了方便对批注框中的信息进行查看和编辑，可以将隐藏的批注显示出来。5 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.5 5.1.5 实战：移动批注或调整批注的大小如果批注框的范围太大或者位置不合适，遮挡了其他单元格中的内容（尤其是在显示批注框状态下），这时可以移动批注框的位置或者调整批注框的大小。（1）移动批注位置（2）调整批注大小6 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.6 5.1.6 设置批注的格式批注框中的格式也不是一成不变的，我们可以对批注的字体、对齐方式、颜色与线条、大小以及页

4、边距等进行相关设置。5.1.7 5.1.7 更改批注的默认名称批注框内显示的默认用户名称是在【Excel 选项】对话框中设定的名称，用户也可以根据需要更改该名称。7 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育5.1.8 5.1.8 复制档案表中的批注如果要在多个单元格中创建相同的批注，可通过复制的方法将批注添加到其他单元格中。8 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育5.1.9 5.1.9 删除档案表中的批注如果觉得工作表中的某个或某些批注不再需要了，可以将其删除。在实际的在日常工作中，通常是没有足够的时间来慢慢审阅表格，用户可以使用Excel提供的拼写检查和自动更正功能，对表格中是否存在拼写和语法错误进

5、行自动检查。5.2 5.2 拼写和语法检查9 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育5.2.1 5.2.1 实战：对选课手册表进行拼写和语法检查Excel 2020提供了一些基础的自动校对功能，如拼写检查、语法检查，方便相关人员对表格内容进行校对。10 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育5.2.2 5.2.2 查找字词在Excel 2020中可通过【同义词库】功能可以在同义词库中快速查找同义词和反义词，方便用户在操作中使用同义词或反义词。5.2.3 5.2.3 自动更正拼写通过使用自动更正功能，可以更正输入、拼写错误的单词。使用过程中，也可以修改自动更正所用的列表。11 第5章 查阅与打印报表凤凰

6、高新教育5.2.4 5.2.4 添加单词写检查和语法检查均是自动完成的，在使用拼写检查器时，软件会将文档中的单词与主词典中的单词进行自动比较。在主词典中包含了大多数常见的单词，但一些特殊名词、技术术语、缩写或语法描述由于没有收录到主词典中，所以进行检查后就会导致出现拼写或语法错误提示。要减少错误提示，可以将自定义的单词添加到拼写检查器中12 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育13 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育如果只打印表格中的部分数据，此时可通过设置工作表的打印区域来只打印需要的部分。在打印表格之前，首先需要确定要打印的内容和区域，如设置可以调整打印的内容和区域，只打印部分表格数据，打印

7、批注等。5.3 5.3 设置打印内容和区域5.3.1 5.3.1 实战：为招聘职位表设置打印区域14 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育当工作表的数据占据着多页时，在打印表格时直接打印出来的就只有第一页存在标题行或标题列了，使得查看其它页中的数据时不太方便。为了查阅的方便，需要将行标题或列标题打印在每页上面。5.3.2 5.3.2 实战：打印科技计划项目表的标题进入【分页预览】视图模式可以直接在视图中调整分页，并能观看到表格分页打印的效果。5.3.3 5.3.3 实战：分页预览科技计划项目表的打印效果15 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育数据的内容比较长时，打印出来的纸张可能有很多页，当然，

8、这些页之间的分隔，还是Excel默认为我们添加的。而实际情况中，有时需要将同类数据分别放置于不同页面中进行强制分页打印。5.3.4 5.3.4 实战：分页符设置除了设置工作表的打印区域外，用户也可以决定对哪些内容进行打印输出，如图片、图形、艺术字、批注等。5.3.5 5.3.5 实战：选定打印内容16 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育（1）对象的打印设置（2）打印显示批注的工作表17 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育设置表格的打印区域和打印内容后，也可以直接进行打印了，但为了让打印出的效果更加满意，还需要对打印输出的表格进行页面布局和合适的格式安排，如设置纸张的方向和大小、页边距，以及页眉

9、页脚等。5.4 5.4 调整页面设置在Excel中，设置纸张大小是指用户需要根据给定的纸张规格（用于打印数据的纸张大小）设置文档的页面，以便用户在相同页面大小中设置表格数据，使打印出来的表格更为美观。5.4.1 5.4.1 实战：为招聘职位表设置页面纸张18 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育打印表格时，一般可根据要打印表格的行、列数，以及纸张大小来设置页边距。有时打印出的表格需要装订成册，此时常常会将装订线所在边的距离设置得比其他边距宽。5.4.2 5.4.2 实战：为招聘职位表设置页边距Excel的页眉和页脚就是提供显示特殊信息的位置，也是体现这些信息的最好场所，如添加页码、日期和时间、作

10、者、文件名、是否保密等。5.4.3 5.4.3 实战：为招聘职位表添加页眉和页脚19 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育（1）通过【文本】组插入页眉页脚20 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育（2）通过对话框添加页眉页脚如果系统内置的页眉页脚样式不符合需要，想制作更贴切需要的页眉页脚效果，用户也可自定义页眉页脚信息。如定义页码、页数、当前日期、文件名、文件路径和工作表名、包含的文本以及图片等元素。5.4.4 5.4.4 实战：为图书配备目录表自定义页眉和页脚21 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育5.4.5 5.4.5 删除页眉和页脚不同的场合会对工作表有不同的要求，若工作表中不需要设置页眉和

11、页脚，或对自定义的页眉或页脚不满意，只需删除页眉或页脚位置文本框中的数据重新设置。或在【页眉和页脚工具 设计】选项卡的【页眉和页脚】组中设置页眉和页脚的样式为【无】。还可以在【页面设置】对话框的【页眉/页脚】选项卡中的【页眉】和【页脚】下拉列表框中选择【无】选项。在确定了打印的具体内容和页面格式设置，并通过打印预览模式对预览的打印效果满意后，则可直接打印工作表了，默认打印为一份，用户可以根据需要设置打印参数。5.5 5.5 打印设置Excel 2020的Backstage视图中提供了单独位置预览打印效果，也就是我们前面介绍的【文件】菜单中的【打印】命令，该命令右侧的面板分为两个部分，第一部分用

12、于设置打印机的属性，如图5-88所示，第二部分为表格的打印预览。预览之后，如果要返回工作簿并进行修改，单击【返回】按钮 即可。如果对预览效果感到满意了，则可以在第一部分设置需要打印的份数、打印机选项和其他打印机设置，然后单击【打印】按钮 即可打印输出。5.5.1 5.5.1 在【打印】命令中设置打印参数22 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育在打印表格时，为了使打印内容更加准确，有时需要进行其它打印设置。5.5.2 5.5.2 在【页面设置】对话框中设置打印参数在打印文档时，若发现打印设置错误，那么这时就需要立即中止正在执行的打印任务5.5.3 5.5.3 中止打印任务23 第5章 查阅与打印

13、报表凤凰高新教育通过前面知识的学习，相信读者朋友已经掌握了查阅与打印报表的相关操作。下面结合本章内容，给大家介绍一些实用技巧，让你在打印过程中更加顺利。妙招技法技巧01.01.复制工作表的页面设置在实际工作中制作报表时，经常需要为多张工作表设置相同或相似的页面设置，若是手动逐一设置，会显得十分麻烦，这时，可通过复制的技巧来轻松解决。24 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育25 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育技巧02.02.打印背景图如果需要将背景图和单元格内容一起打印输出，可以将背景图以插入图片的方法添加为背景，或者通过设置单元格的填充色，因为单元格的填充色会被Excel打印。技巧03.0

14、3.只打印工作表中的图表在打印Excel工作表中的内容时，如果只需要打印工作表中某一个图表内容。26 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育技巧04.04.不打印工作表中的零值有些工作表中，如果认为把【0】值打印出来不太美观，可以进行简单的技巧操作，避免Excel打印【0】值。27 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育技巧05.05.在同一页上打印不连续的区域在同一个工作表中选择多个单元格区域，系统可以将这些单元格区域都打印输出。但是默认情况下，这些不连续的区域会打印在不同的页面上了，而不是在同一页中。要将它们打印在同一页中只需使用技巧02讲到的Excel的摄影功能，将这些不连续的区域内容通过摄影功能复制到同一页面中并按需要进行排列，再进行打印，就可以实现在同一页面上打印工作表中不连续的区域，甚至可以在同一页面上打印不同工作表，或不同工作簿中的内容。