第1篇:第5章-查阅与打印报表-EXCEL课件.pptx
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1、1 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育*第5 5章查阅与打印报表检查表格的人员每次发现错误都要写个便条告诉制表人,这样跑来跑去,烦不胜烦。你会打印表格吗?你花了很多时间检查数据错误?每次都要仔细核对。想知道快速检查错误的方法吗?精心设计了表格结构,还适当美化了表格外观,但是打印出来的表格依然很难看?想知道为什么别人的表格打印输出后怎样那么好看吗?2 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育Excel中沿用了批注的这种特性,无论是表格的制作者或审阅者都可以为表格添加注释或批语。5.1 5.1 插入与编辑批注1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.1 5.1.1 实战:在档案表中添加批注在
2、审阅表格数据时,为了不修改原表格中的数据,也可以通过批注的形式对内容做出说明意见和建议,方便表格的审阅者与创作者进行交流。3 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.2 5.1.2 实战:查看档案表中的批注添加批注信息后,当我们单击其他单元格时批注信息就不见了,仅仅在单元格的右上角显示一个红色三角形标记,要查看或快速移动到批注处。5.1.3 5.1.3 实战:编辑档案表中的批注内容用户不仅可以添加批注,也还可以对批注内容进行编辑、修改。4 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.4 5.1.4 实战
3、:显示隐藏的批注为了方便对批注框中的信息进行查看和编辑,可以将隐藏的批注显示出来。5 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.5 5.1.5 实战:移动批注或调整批注的大小如果批注框的范围太大或者位置不合适,遮挡了其他单元格中的内容(尤其是在显示批注框状态下),这时可以移动批注框的位置或者调整批注框的大小。(1)移动批注位置(2)调整批注大小6 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育1.2 Excel1.2 Excel的主要功能5.1.6 5.1.6 设置批注的格式批注框中的格式也不是一成不变的,我们可以对批注的字体、对齐方式、颜色与线条、大小以及页
4、边距等进行相关设置。5.1.7 5.1.7 更改批注的默认名称批注框内显示的默认用户名称是在【Excel 选项】对话框中设定的名称,用户也可以根据需要更改该名称。7 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育5.1.8 5.1.8 复制档案表中的批注如果要在多个单元格中创建相同的批注,可通过复制的方法将批注添加到其他单元格中。8 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育5.1.9 5.1.9 删除档案表中的批注如果觉得工作表中的某个或某些批注不再需要了,可以将其删除。在实际的在日常工作中,通常是没有足够的时间来慢慢审阅表格,用户可以使用Excel提供的拼写检查和自动更正功能,对表格中是否存在拼写和语法错误进
5、行自动检查。5.2 5.2 拼写和语法检查9 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育5.2.1 5.2.1 实战:对选课手册表进行拼写和语法检查Excel 2020提供了一些基础的自动校对功能,如拼写检查、语法检查,方便相关人员对表格内容进行校对。10 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育5.2.2 5.2.2 查找字词在Excel 2020中可通过【同义词库】功能可以在同义词库中快速查找同义词和反义词,方便用户在操作中使用同义词或反义词。5.2.3 5.2.3 自动更正拼写通过使用自动更正功能,可以更正输入、拼写错误的单词。使用过程中,也可以修改自动更正所用的列表。11 第5章 查阅与打印报表凤凰
6、高新教育5.2.4 5.2.4 添加单词写检查和语法检查均是自动完成的,在使用拼写检查器时,软件会将文档中的单词与主词典中的单词进行自动比较。在主词典中包含了大多数常见的单词,但一些特殊名词、技术术语、缩写或语法描述由于没有收录到主词典中,所以进行检查后就会导致出现拼写或语法错误提示。要减少错误提示,可以将自定义的单词添加到拼写检查器中12 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育13 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育如果只打印表格中的部分数据,此时可通过设置工作表的打印区域来只打印需要的部分。在打印表格之前,首先需要确定要打印的内容和区域,如设置可以调整打印的内容和区域,只打印部分表格数据,打印
7、批注等。5.3 5.3 设置打印内容和区域5.3.1 5.3.1 实战:为招聘职位表设置打印区域14 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育当工作表的数据占据着多页时,在打印表格时直接打印出来的就只有第一页存在标题行或标题列了,使得查看其它页中的数据时不太方便。为了查阅的方便,需要将行标题或列标题打印在每页上面。5.3.2 5.3.2 实战:打印科技计划项目表的标题进入【分页预览】视图模式可以直接在视图中调整分页,并能观看到表格分页打印的效果。5.3.3 5.3.3 实战:分页预览科技计划项目表的打印效果15 第5章 查阅与打印报表凤凰高新教育数据的内容比较长时,打印出来的纸张可能有很多页,当然,
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