英文书信写法课件.ppt

1、 书信是一种应用非常广泛的应用文形式之一。英文书信的种类很多，但可以把它们归为两大类，一类是私人书信（personal letters），另一类是商务书信（business letters），例如：申请信、求职信、推荐信、证明信、感谢信等。英文书信的书写有一定的格式。一封完整的书信应包括寄信人的地址和日期；收信人的姓名和地址；称呼、正文、结尾和签名1.信封的格式 注意：收信人及写信人信息的位置与我们位置与我们的相反。的相反。可用齐头式也可用右缩式可用齐头式也可用右缩式英文信封(Envelope)的写法（Block Format 齐头式）Zhao MinSichun UniversityChen

2、gdu,610041P.R.of China Mr.Steven Chung No.252,Long St.San Francisco,U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址英文英文信封信封(Envelope)的的写写法法（右缩式 Indented Format）Zhao Min Sichun University Chengdu,610041 P.R.of China Mr.Steven Chung No.252,Long St.San Francisco,U.S.A寄件人姓名和地址寄件人姓名和地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址英文地址的英文地址的写写法

3、和中文相反法和中文相反，口，口诀诀：由小到由小到大大(ex:(ex:号号弄弄巷巷路路/街街城市城市州州邮邮编编国国家家）号 No.(Number)楼 F(Floor)室 Rm.(Room)弄，胡同，小巷 li Aly(Alley)巷 Ln.(Lane)路 Rd.(Road)街 St.(Street)段 Sec.(Section)区 Dist.(District)县 County市 City大道 Ave.(Avenue)省 Province国家名 地址的书写顺序是由小到大地址的书写顺序是由小到大:第一行第一行写寄出信写寄出信人的门牌号码，写街道名称人的门牌号码，写街道名称;第二行第二行先写县市、

4、先写县市、城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母城镇名称，再写省或州名称，往右空两个字母的位置，的位置，再写上邮编再写上邮编。如果是寄往国外的信件，。如果是寄往国外的信件，第三行第三行写出寄信人所在国家的名称。写出寄信人所在国家的名称。如要说明信件由何种邮路递送或信件为何种类别，一般在信封正面的左下角注明。航空航空 By Air Mail 挂号挂号 Registered 印刷品印刷品 Printed Matter 快件快件 Express 内有照片内有照片 Photo Enclosed如信件需由别人或单位转交给收信人，则需在转交人前面加上C/O（care of）后跟转交人的姓名地址。如宋力托

5、李娜转交一封信给李明给李明，信封格式为：Song LiNo.1 Middle SchoolNantong,226000Jiangsu Li MingC/O Li NaPeking UniversityBeijing,100871如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名如不需要邮寄，只需写上受托人和收信人的姓名即可。再用即可。再用By courtesy of,Through By courtesy of,Through courtesy of,By favor ofcourtesy of,By favor of引出所托之人的姓引出所托之人的姓名。如：名。如：Li Ming By courtes

6、y of Li Na面交信面交信(宋力本人当面交给收信人的信宋力本人当面交给收信人的信)：Song Li Present 练习练习：填写信封填写信封 George Wang will write a letter to his pen pal(笔友),Mike Clinton.Mikes address(住址)is:1025 Long Street,San Francisco,CA 94101,U.S.A.And Georges address is:23,Alley4,Lane130,Sec.II Nanking East Rd.Taipei,Taiwan,R.O.C.Please writ

7、e an envelope for him.George Wang 寄信人信息寄信人信息 23,Alley4,Lane130,Sec.II Nanking East Rd.Taipei,Taiwan 104 R.O.C.Mike Clinton收信人信息收信人信息 1025 Long Street,San Francisco,CA 94101 U.S.A 2.信的格式 英语信件通常包含7个部分 What are they?Modified Format xxxx(letterhead)June 3,2005(date)xxxx(inside address)Dear xx,(salutatio

8、n)We received your xxxx(body)Yours sincerely(Complimentary Closing)，XX(signature)Joe (printed name)The Elements of English Letter Writing 1.信头（寄信人的）Heading/Letterhead 2.写信日期 Date 3.信内地址(收信人的)Inside Address 4.称呼 Salutation 5.正文 Body of Letter 6.客套结束语 Complimentary Closing 7.署名 Signature2.1Heading 信头包

9、括寄信人地址（通常写在信笺的信头包括寄信人地址（通常写在信笺的右上方右上方）或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、或某公司的名称、地址、电话、电传、传真、邮编、电子信箱地址或网址等。邮编、电子信箱地址或网址等。信头写在信的右上角，离开信纸的顶头约信头写在信的右上角，离开信纸的顶头约1英寸，占二三行或四行均可，格式如下：英寸，占二三行或四行均可，格式如下：齐头式齐头式 缩进式缩进式 注意：写地址的次序与中文不同，如写给注意：写地址的次序与中文不同，如写给经常往来的亲友，这项地址也可以省略经常往来的亲友，这项地址也可以省略。2.2Date 日期应写在寄信人地址下方，表达方式各不相日期应写在寄信人

10、地址下方，表达方式各不相同。通常英式按日同。通常英式按日/月月/年的顺序，而美式按月年的顺序，而美式按月日年的顺序。日年的顺序。注意：注意：年份写全，不可省略年份写全，不可省略；月份用英文单词月份用英文单词表示表示，不可用数字替代（一般信函可缩写，较，不可用数字替代（一般信函可缩写，较正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数正式的公函需写全）；日期用阿拉伯数字基数词表示即可，如词表示即可，如May 7,2006;23 September,2005，按月日年（美）或者日月年（英）月日年（美）或者日月年（英）特别注意：英文书信日期应紧接着写信人特别注意：英文书信日期应紧接着写信人地址下一行，地址下

11、一行，不能像写中文书信那样写在不能像写中文书信那样写在书信签名之后书信签名之后，这是很多学生的常见错误。，这是很多学生的常见错误。Rewritethefollowingdateforstandardbusinessletters 6/5/0610-9-068 June 2006Oct.28,06Jan.13.20062.3 Inside name and Address 信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址信内地址应写在信笺左上方，与信封上的地址完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语完全一致。第一行写收信人姓名（称呼语+全全名）；商务信函中还需另起一行写出职务；收名）；商务信函中还需另起一行

12、写出职务；收信人地址应确切完整。信人地址应确切完整。一般的事务信件或给较生疏的朋友的信件要写，而在给极熟的朋友的信中则可省去。这一项写在日期下一行的左上角日期下一行的左上角。收信人姓名写一行姓名写一行，收信人地址可分两行或三行地址可分两行或三行写写，和写信人的地址一样，上下可取齐，也可以向右缩进。在姓名前一般要加上称号，称号因人而异。Arrange the following information into letterhead or inside address:China/Beijing 100021/Beijing Metal/President/Lin Fang/East lane/

13、234Lin Fang（收件人姓名）（收件人姓名）President of Beijing Metal 234 East lane,Beijing 100021 China2.4 Salutation 称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址称呼应写在信内地址下，其左边要与信内地址第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以第一行对齐。英文书信的称呼一般都是以DearDear 或或My dearMy dear开头的。开头的。1.1.亲近熟悉的人亲近熟悉的人:Dear/My dear+:Dear/My dear+称呼或名字。称呼或名字。2 2 长辈、关系一般、不相识：长辈、关系一般、不相识：Dear+D

14、ear+“先生先生/女女士士/教授教授”3 3 机关、团体、公司、工厂或学校：机关、团体、公司、工厂或学校：Dear Sir Dear Sir or Madam,To Whom It May concern.or Madam,To Whom It May concern.有时有时直接用直接用 Gentlemen(Gentlemen(复数复数)。对普通男子用Mr；对未婚女子用Miss；对已婚女子用Mrs，对婚姻状况不明确的通常用Ms(后跟本人姓)；对男子用Master；对教授或博士(医生)用Prof或Dr 在称呼后面一般是用逗号。现归纳如下：对父母、兄弟、姐妹等；aFather,bMy dear

15、 Mother,c.Dear Sister,d.Dear Tom,对亲戚：aMy dear Auntie,bDear Cousin,cMy dear Cousin,对朋友、同学aMy dear friend,bDear Mr Jackson,cMy dear Mr Jackson,dDear Sir,对未婚女子：aDear Miss Luce,bMy dear Miss Luce,对一般女子，不论是否结婚：aMadame,bDear Madame,对已婚女子：aDear Mrs Helen Jackson,bMy dear Mrs Helen Jackson,对公司、工厂、学校等：aDear

16、Sirs,bSirs,cGentlemen,Dear Manager,etc.2.5 Body 语言要得体，简单明了，措词措词礼貌。称呼下面隔一两行隔一两行开始写正文。信的开头第一个字母通常和称呼开头第一个词平齐。也有往后退四个或八个字母的。主体的三步骤主体的三步骤：一般说来，开头直接表达写信的目的，中间对目的具体说明，结尾表达希望祝愿等。书信写作的五点要求：书信写作的五点要求：1、开门见山说意图2、咨询/建议1、2、3、3、不同内容可分段4、感谢客气不可少5、期待回信成老套 信主体部分的结尾语结尾语通常采用三种方法：采用分词短语：句末用逗号，不用句号。例如：aWaiting for your

17、 good news,bLooking forward to your early reply,cHoping to hear from you soon,等等 采用介词短语，例如：aWith best regards,bWith kind regards to your family,cWith best wishes to you and yours,dWith best wishes for your success and happiness,采用完整句子：aWe are waiting for your good news.bI hope to receive your early

18、reply.cWe look forward to your reply at your earliest convenience.D.Happy new year.E.Best wishes.F.Happy birthday./Take care.等等2.6 Complimentary Closing即署名上方的话 开头字母要大写，末尾用逗号开头字母要大写，末尾用逗号。结束语也称敬语，使。结束语也称敬语，使用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关用时也应因人而异，取决于发信人与收信人之间的关系或熟悉程度。系或熟悉程度。1.家人亲戚家人亲戚:Your loving mother/son/

19、brother;Yours lovingly,With love,All my love etc.2.长辈或一般朋友：长辈或一般朋友：Yours respectfully/Sincerely,Yours truly etc.3.机关、团体、学校等：机关、团体、学校等：Yours faithfully/Sincerely,Yours truly,etc.2.7 Signature 写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中写信人要在结束语下面签名，以表示对信件中的全部内容负责。的全部内容负责。签名最好是写信人的亲笔签名最好是写信人的亲笔，手写后可附打印的全名。手写后可附打印的全名。汉语姓名写法：汉

20、语姓名写法：Wang Xiaoya/Wang Yan（姓（姓及名的第一个字母分别大写）及名的第一个字母分别大写）附言附言(Postscript)发信人有时在写完信后又想起一件比较重要的事没有说，可以在信末署名下面几行写上，P.S.(Postscript 的缩写)，然后将要补充的话写上。不过要注意写信时最好将事情一次讲清楚，尽量少用或不用P.S.。总结 最容易出错的地方：最容易出错的地方：地址：顺序及写法 称呼：不同身份 日期：标点，如什么时候必须用逗号练习1.给给John Brown先生写一封短信内容：已先生写一封短信内容：已收到他月日的来信请他于本月收到他月日的来信请他于本月来我公司，讨论合

21、作细节请他将航班来我公司，讨论合作细节请他将航班告诉你你公司的李小姐将去机场接他告诉你你公司的李小姐将去机场接他Block formatxxxx(letterhead)June 3,2005(date)xxxx(inside address)Dear xx,(salutation)We received your xxxx(body)Yours sincerely(complimentary close)XX(signature)Joe (printed name)Practice格式：格式：齐头式齐头式/混合式混合式信头：信头：本人名字和地址本人名字和地址封内地址：封内地址：美国纽约市第美国纽约市第50大街大街10号号Harper&Row出版出版公司公司 邮编：邮编：NY10022写信日期：写信日期：实际日期实际日期信文内容：信文内容：o 从朋友处看到从朋友处看到成功沟通的秘决成功沟通的秘决一书。一书。o 为提高沟通水平欲购一本。为提高沟通水平欲购一本。o 请出版商尽快告知购买方式请出版商尽快告知购买方式o 希望希望9月底收到此书月底收到此书