物资贸易公司管的理制度(DOC 12页).doc

1、物资贸易公司管理规章制度组织机构图总部财务部业务部物流部第一章 总部管理制度为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。第一节 工作职责第一条 协助领导处理政务和日常事务工作，负责草拟公司中长期规划、年度工作计划并组织实施，及时进行总结。第二条 负责公司人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、薪资福利、劳动合同、员工名册的归档务案等相关事项。第三条 负责各项规章制度的制定、贯彻、执行，并开展监督工

2、作。根据工作需要，听取领导意见，建立和完善管理体制，对部门设置和人员安排提出方案。第四条 做好公司印章管理、文件收发、文秘档案、会务工作和会议记录等多项工作。第五条 加强与各部门的沟通，有计划、有针对性地做好宣传和推介工作，及时向领导呈报相关信息；做好来访接待及公司重大活动的组织安排工作。第六条 审核各类合同的条款，提出适当建议；协助各部门协调公共关系，加强后勤和安全保障工作。第七条 完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理。第二节 办公室卫生管理细则第一条 为创造一个整洁有序的办公环境、增强员工对公司的责任感和归属感、推进公司日常工作规范化、秩序化、树立公司形象，特制定此卫生管理细则。第二

3、条 办公室所有人员要讲究卫生，做到办公室内外环境清洁、整齐、统一，严禁随地吐痰，杜绝脏、乱、差现象。第三条 董事长、总经理办公室卫生由助理负责，财务部及业务部由本部门自行负责，由部门经理负责安排及监督执行（违者罚10元/次）。第二章 业务部管理制度第一节 客户档案制度 第一条 凡初次接触客户，在任何情况下都需做尽可能详细的登记，而后填入客户登记表。 第二条 每周例会、部门依据登记表，根据具体情况进行讨论，并将部分登记立 为客户档案，包括项目名称，具体应用计划等，余下登记表由助理立档。 第三条 项目完成后，助理需将成功与未成功档案分别归档。未成功项目，业务人员需写明项目失败原因分析报告，助理并同

4、客户档案归档，交于总经理。 第四条 每月第一周，由助理将上月归档的客户登记表及客户档案整理存档，以备查证。 第五条：接洽记录1、新客户第一次接触后，业务员应立即在客户档案填写该客户的基本资料。另将接洽的一切细节填入接洽记录。2、以后每一次与该新客户接洽都必须将内容填入接洽记录。3、合同签订后，必须将复印件并入客户档案。4、新客户签订合同、每一次与老客户的接洽、交易，业务员必须将相关细节逐一在接洽记录详细填写，不得遗漏。5、总公司将不定期抽查每一家客户的客户档案与接洽记录。第二节 合同制度 第一条 业务人员在业务过程中与任何客户发生的交易都必须按公司原则签订购销合同（合同根据项目具体情况拟订），

5、并双方签字盖章；如有些随机业务而无需或无法签定双方合同，依照合同范本（范本样式根据具体情况而定），项目负责人需自身补齐合同交于部门经理，再交公司助理立档，助理需依照档案保管程序妥善保管，并连同其它文件做为销售审核文件。 第二条 合同管理；凡签定的正式合同，一律须及时交于公司且理立档、存档；并及时将签定的正式合同复印件交于财务，财务立档以便督促收款。 第三节 报价制度 向客户报价的原则：向客户报价前，必须了解清楚客户特性，是否属于系统集成商、一般客户、重点发展客户并且其是否有特殊服务需求；是否已和公司其它业务人员联系过、是否属于自己的负责业务范围等，然后根据公司或各部门情况制定的市场统一原则报价

6、。 第三节 印章管理 第一条 公司印章（含行政公章、财务专用章、合同专用章、业务专用章等）必须严格管理，严禁违章使用。 第二条 印章实行专人保管，严禁任何员工随身携带各种公章外出办事。 第三条 印章实行领用审批，凡需用公司印章者，经有关领导批准后方可使用。 第四条 对任何印章必须保管，严防丢失、被盗。一旦丢失、被盗，应及时报告 有关领导并采取补救措施。 第五条 财务专用章和银行帐户印鉴的保管使用，按财务管理制度规定执行。 第六条 违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究当事人的责任；触犯法律者，追究法律责任。 第五节 销售业务费用支出制度 销售人员在项目过程中，如需大额资金周转或需客户服务费用

7、支出，需填写用款申请书，并注明所做项目及合同号。交部门经理签字总经理签字财务部负责人签字方可领用。 第六节 回款管理制度第一条 自己找上门的客户必须采用现金交易。第二条 采现金交易的客户不得演变成出货几天後才付款或押一批货。第三条 欲改变现行交易方式必须呈总经理核准。第四条 业务员每天出门前向出纳领取收款账单，当天下午下班前必须将收 回的货款（现金或票据）交给出纳。若客户需办理欠款手续，则应取得客户签收单，连同仍未收款的账单同样於当天下午下班前交给出纳。若业务员因工作需要而延迟至下班後才返回公司，则应交给业务经理，第二天上班後再由业务经理交给出纳。第七节 奖罚制度为了提高公司的凝聚力，提倡公司

8、员工互相帮助的精神。公司每月评出一名金牌业务员。公司除在月会上表彰金牌业务员、请金牌业务员给其它业务员讲业务心得外，金牌业务员可获得奖金100元；当年累计三个月被评为金牌业务员的业务员，年终公司还将另外发以奖金做鼓励。金牌业务员必须具备以下三条要求： 1、爱岗敬业，对本职工作有强烈的责任心。 2、自身业务能力强，并能热心帮助其它业务员提高业务能力。3、完成本月销售目标，且开发有新场所一个以上。 4、认真遵守公司制定的各项制度，维护公司形象。第八节 报表回传制度第一条 所有报表必须在规定时间内、按规定的要求、及时回传至总经助理处。第二条 报表填写字迹工整、认真，不工整、不仔细的视为未交报表，罚款

9、20元/次。第三条 报表有不报者，除处罚责任人外，业务经理附带50%的连带责任。第四条 业务员上班后应及时填写每日销售计划表报业务经理报总经助理报出纳报统计。第五条 业务经理须在每周日前将业务周报表上交至助理处，业务周报表必须体现准确性数字，不报或报告不清楚的一张罚款20元。第六条 月度销售计划表必须按规定时间回传，正负准确率在75%，经过核准后不报或者低于标准的，罚款100元。第四章 物流配送部管理制度第一节 库房管理第一条 库房物资的存放必须按分类、品种、规格分别建立账卡并录入电脑。第二条 库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理批准，办理外借手续。第三条 严格管理账单资料，所有账册、账单

10、要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。第四条 库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设备，做到防火、防盗、防潮。第二节 入、出库制度 第一条 外购产品购入后，需马上办理入库手续，原则不超过第二个工作日。仓库管理员填写入库单，经办人员签字。入库一联交仓管；二联交出纳； 三联交会计。 第二条 严格执行出库手续，物资出库需由仓管填写出库单，经办人签字后办理出库；一联交仓库二联交出纳；三联交会计；四联交客户；五联交仓管。第三条 发生退货情况，经办人应马上办理有关退库手续，因未及时办理，出现 差错或损失，由经办人负责。 第四条 财务将其相应的入、出库单同放，做为相应合同的销售执行完结

11、单的审核凭证。第五条 统计人员务必要做好出入库存的数量，以备领导查看相关数据。第三节 配送制度第一条 配送人员要遵循微笑服务、用户第一、送货及时、诚信原则。第二条 配送人员实行团队合理分工，人人平等；不允许挑选场所配送，造成他人不满；违者罚100元。第三条 配送人员务必要及时将货物送抵规定场所，若配送人员因送货不及时导致公司及客户损失的，责任由配送人员承担。第五章 考勤管理制度第一节 工作时间公司财务部：上午10：0012：00 下午 14：3018：00业务发展部：下午13：0018：00物流配送部：下午13：00送货完毕第二节 考勤细则1 、公司全体人员必须严格遵守公司考勤制度，上下班亲自

12、签到，不得代替他人签到。 2、 迟到、早退、旷工 工作时间开始十分钟后到岗者视为迟到，下班时间前提前10分钟以上离开工作岗位者视为早退（但十分钟以内到岗或离岗次数不得超过5次/月，5次以上按迟到或早退1次处理） 迟到或早退 30 分钟以内者，每次扣发薪金 10 元；30 分钟以上 1 小时以内者，每次扣发薪金 20 元。超过 1 小时以上者必须提前办理请假手续，否则按旷工处理。 月迟到、早退累计达五次者，扣除相应薪金后，计旷工一次。 旷工一次扣发一天双倍薪金。 年度内旷工三天及以上者予以辞退。 3 、请假 （1）病假 员工病假须于上班开始的前 30 分钟内，致电部门经理； 请假一天的，需经办公

13、室主任签字批准后方可请假； 请假两天以上（含两天）需经总经理签字批准后方可请假。(2) 事假：紧急突发事故可由自己或委托他人告知部门经理批准，其余请假均应填写请假单，经权责领导核准，报人事部门备案，方可离开工作岗位，否则按旷工论处。事假期间不计发工资。 4 、出差(1) 员工出差前填好出差申请单呈权责领导批准后，报人事部门备案，否则按事假进行考勤。 (2) 出差人员原则上须在规定时间内返回，如需延期应告知部门负责人，返回后在出差申请单上注明事由，经权责领导签字按出差考勤。5 、出差批准权限：三天以内由直接上级审批，三天以上十天以内由隔级上级审批，十天以上由总经理审批。6、考勤负责人需对公司员工

14、出勤情况于每月五日前（遇节假日顺延）将上月考勤予以上报，经部门领导审核后，报人事部门汇总，并对考勤准确性负责。 人事部门对公司考勤行使检查权，各部门领导对本部门行使检查权。检查分例行检查（每月至少两次）和随机检查。 对于在考勤中弄虚作假者一经发现，处以100 元以上罚款，情节严重者作辞退处理。第三节 辞职管理1 、公司员工因故辞职时，当事人应提前十五天向直接上级提交辞职申请表，经批准后转送人事部门审核，管理人员辞职必须经总经理批准。2 、收到员工辞职申请报告后，人事部门负责了解员工辞职的真实原因，并将信息反馈给相关部门 ,以保证及时进行有针对性的工作改进。3 、员工填写离职手续办理清单，办理工

15、作移交和财产清还手续。 4 、人事部门统计辞职员工考勤，计算应领取的薪金。 5 、员工到财务部办理相关手续，领取薪金。6 、人事部将离职手续清单等相关资料存档备查，并进行员工信息资料置换。7、员工因故离职时，应将所负责的公物及经办事务逐件列具清册，在监交人监督下点交接任的人员，并会同接任人员提出移交报告书。第四节 辞退管理 1、部门辞退员工时，由直接上级向人事部提交辞职申请表，经审查后报总经理批准。 2、人事部应提前一个月通知员工本人，并向员工下发离职通知书。 3 、员工应在离开公司前办理好工作的交接手续和财产的清还手续；员工在约定日期到财务部办理相关手续，领取薪金和离职补偿金。 4、员工无理

16、取闹，纠缠领导，影响本公司正常生产、工作秩序的，本公司将提请公安部门按照治安管理处罚条例的有关规定处理。 5、人事部门在辞退员工后，应及时将相关资料存档备查，并进行员工资料信息置换。第六章 员工薪酬福利制度第一节 薪酬1 、原则:以贡献、能力、态度和责任为分配依据,遵循按劳分配、效率优先、兼顾公平及可持续发展的原则。2 、薪酬组成：行 政 部：基本工资（含工龄工资）+岗位工资+绩效工资+奖金。财 务 部：基本工资（含工龄工资）+岗位工资+绩效工资+奖金。业 务 部：基本工资（含工龄工资）+绩效工资+提成工资+奖金。配 送 部：基本工资（含工龄工资）+伙食补贴+岗位工资+奖金。团队提成工资方案：

17、若当月团队完成销售总额50万元（按保底XX件量卖价约XX元件计算，先保证公司不会亏损），个人可领足基本工资。不足50万元的每人罚款50元。若当月团队完成销售总额超出50万元以上70万元以下，按超出部分的4%计算提成，即：如当月完成销售总额60万元，则提成工资为（60-50）万元4%4000元，再根据业务员人数进行分摊。若当月团队完成销售总额超出70万元以上100万元以下，按超出部分的6%计算提成，即：如当月完成销售总额80万元，则提成工资为（80-70）万元6%6000元，再根据业务员人数进行分摊。若当月团队完成销售总额超出100万元以上，按超出部分的8%计算提成，即：如当月完成销售总额110

18、万元，则提成工资为（110-100）万元8%8000元，再根据业务员人数进行分摊。配 送 部：2万件以内的配送量按照1000元1200元基本工资+200元伙食补贴+100元岗位补贴为限。实行团队合理分工，人人平等原则；2万件以上的配送量领取最低生活保障基本工资（含工龄工资）+100元岗位工资+200元伙食补贴+提成工资；提成工资按0.10.15元件计算；不足前款工资金额则以奖金形式予以发放。注： 岗位工资根据工作岗位和岗位技能确定，不同岗位对应不同的岗位工资。 工龄工资根据员工实际参加工作时间及其在本公司工作的时间来确定。 绩效工资根据公司对员工考评结果确定。3、公司按实际工作天数支付薪酬，当

19、月15号支付上月薪酬。若遇节假日，顺延至最近工作日发放。试用期员工以现金形式领取，正式员工以个人银行帐户形式领取。4、调整机制1）薪酬管理是根据公司实际发展情况，联系市场薪资水平与人力资源供求情况实行 “市场化动态薪酬管理”。总部于每年底进行 议薪 ，人事部门根据公司效益及社会同行业工资变化情况，提出薪资水平合理化调整建议后报总部审议 。2）员工工资级别调整的依据： 公司范围的工资调整；根据经营业绩情况、社会综合物价水平的较大幅度变动相应调整全公司范围的员工工资水平。 奖励性薪金晋级；其对象为在本职岗位工作中表现突出，在促进公司经营管理，提高公司经济效益。 职级变更；员工职级发生变动，相应调整

20、其在该职级内的基本工资。 员工在年终考核中，工作绩效低下者，将被下调岗位薪金。 根据员工即期表现上浮或下调其岗位薪金，以及时激励优秀、督促后进。第二节 福利1 、假期 1）休息日：公司全体员工在法定工时以外，享有每月4天的休息日。 2）法定假日：按国家当年法定假日休息3）有薪病假： 病假三天以上需凭县、区级以上医院出具的病情证明请假。其中十天以内病假按基本工资 80 计发病假工资，累计十天以上者按基本工资 50 计发病假工资，医疗期限的确定按国家相关规定执行。 2、过节费：公司视经营情况在法定节日或公司纪念日发放贺金或贺礼。 3、员工活动：公司不定期举行各种员工活动。第六章 员工行为规范第一节

21、 基本原则 1、 公司倡导正大光明、诚实敬业的职业道德，要求全体员工自觉遵守国家政策法规和公司规章制度；2、建立高度的责任心和事业心，处处以公司利益为重，为公司的发展而奋斗。3、员工的一切职务行为，必须以公司利益为重，对社会负责。不做有损公司形象或名誉的事。4、树立服务意识，始终面向市场，面向用户，提供具有“国际品质、名牌服务、物超所值”的产品。5、牢记“质量第一、用户第一”的原则，努力消除可能给顾客带来不便的任何瑕疵。6、具备创新能力，通过培养学习新知识、新技能，使个人素质与公司发展保持同步。7、讲究工作方法和效率，明确效率是企业的生命，培养敬业和奉献精神，满负荷、快节奏、高效率地投入日常工

22、作。8、保持坚韧不拔的毅力，要有信心、有勇气战胜困难和挫折。9、善于协调、融入集体，有团队合作精神和强烈的集体荣誉感，分工不分家。10、 明确公司的奋斗目标和个人工作目标。第二节 公司禁止下列情形兼职 1 、利用公司的工作时间或资源从事兼职工作2 、兼职于公司的业务关联单位或商业竞争对手 3 、所兼职工作对本单位构成商业竞争4 、因兼职影响本职工作或有损公司形象第三节 保密义务1 、员工有义务保守公司的经营机密，务必妥善保管所持有的涉密文件。2 、员工未经授权或批准，不准对外提供公司密级文件、事项以及其他未经公开的经营情况、业务数据等。第七章 员工行为准则1、忠于职守，服从领导，不得有阳奉阴违

23、或敷衍塞职的行为。2、工作期间衣着、发式整洁，大方得体，禁止奇装异服或过于曝露的服装。男士不得留长发、怪发，女士不留怪异发型，不浓妆艳抹。3、禁止在办公区内吸烟，随时保持办公区整洁；禁止在工作期间串岗聊天，办公区内不得高声喧哗。4、通力合作，同舟共济，不得吵闹、斗殴、搭讪攀谈或互为聊天闲谈，或搬弄是非，扰乱秩序。5、办公接听电话应使用普通话，首先使用“您好，XX公司”，通话期间注意使用礼貌用语。如当事人不在，应代为记录并转告。6、文具领取应登记名称、数量，并由领取人签名。严禁将任何办公文具取回家私用。员工有义务爱惜公司一切办公文具，并节约使用。7、未征得同意，不得使用他人计算机，不得随意翻看他

24、人办公资料物品；需要保密的资料，资料持有人必须按规定保存。8、根据公司需要及职责规定积极配合同事开展工作，不得拖延、推诿、拒绝；对他人咨询不属自己职责范围内的事务应就自己所知告知咨询对象，不得置之不理。9、各级主管及各级单位负责人务须注意本身涵养，领导所属员工，同舟共济，提高工作情绪，使部属精神愉快，在职业上有安全感。10、为保障公司高效运行，员工在工作中有义务遵循以下三原则：如公司有相应的管理规范，并且合理，按规定办。 如公司有相应的管理规范，但规定有不合理的地方，员工需要按规定办，并及时向制定规定部门提出修改建议，这是员工的权利，也是员工的义务。如公司没有相应的规范，员工在进行请示的同时可以建议制定相应的制度。- 12 -