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类型××机关公文处理制度.docx

  • 上传人(卖家):2023DOC
  • 文档编号:5825764
  • 上传时间:2023-05-11
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    关 键  词:
    机关 公文 处理 制度
    资源描述:

    1、机关公文处理制度机关公文处理制度第一章 总 则 第一条 为使厅机关的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的效率和公文质量,根据国家有关规定,结合厅机关实际,制定本制度。 第二条 厅机关的公文处理工作应坚持实事求是的原则,严格按国家和本制度的规定进行,做到准确、及时、安全、保密。第三条 厅办公室主管厅机关并负责指导下级单位的公文处理工作,主要任务是:(一)依据国家有关规定,制定厅机关公文处理工作的各项具体规章、制度,并负责组织实施;(二)负责厅机关的收、发文办理及公文的管理、立卷归档等工作;(三)起草、校核以厅和厅办公室名义制发的公文;(四)负责公文处理中的督促检查工作;(五)负

    2、责公文处理中的安全保密工作;(六)对下级单位公文处理工作进行业务指导,组织业务交流和业务培训;(七)负责与公文处理有关的其他工作。第四条 厅办公室负责公文处理工作的人员应具有较高的政治和业务素质,工作积极,作风严谨,遵守纪律,恪尽职守,刻苦钻研,乐于奉献。要熟悉各种办公自动化手段,努力提高工作效率和质量。第五条 厅机关公文处理工作应当贯彻“党政分开”的原则,行政公文不得对党的组织作指示,不处理党内各种事务。第二章 公文种类第六条 公文必须按国家规定的文种行文,公文的种类主要是:(一)命令(令)适用于依照有关法律规定发布规章;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。(

    3、二)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。(三)指示适用于对下级机关布置工作,阐明工作活动的原则。(四)公告、通告“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。(五)通知适用于批转下级的公文,转发上级机关秒相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免和聘用干部。(六)通报适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。(七)报告适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。(凡请上级机关指示或者批复的公文,不得用“报告”)(八)请示适用于向上级机关请求指示、批准

    4、有关事项。(“请示”就是“请示”,不得用“请示报告”)(九)批复适用于答复下级机关的请示事项。(十)函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批复。(即使是向有关主管部门“请求”批复,也不得用“请示”)(十一)会议记要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式 第七条 公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部份组成。 (一)发文机关应当写全称或者规范化简称;联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称,主办机关应当排列在前。(文号应编主办机关的文号

    5、) (二)秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。文件的秘密等级标注在首页的右上角,密码电报的秘密等级标注在首页的密级栏内。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。(三)紧急公文应当分别标明“特急”、“紧急”,标注在首页右角上,有秘级时,收标注在其下方位置。紧急电报应当标首页的等级栏内,标明“特急”、“加级”、“平级”。(四)发文字号,包括机关代字、年份、序号,不般位于发文机关之下,横格线之上正中位置。年份不能简写,置于中括号内。联合行文,只标明主办机关发文字号。(五)上报公文,应当标明签发人姓名,一般标注在发文字号右侧。联合上报的签发人姓名上下排列,排列顺序与发文机关一致。(六)公

    6、文标题,应当准确简明扼要地概括公文主要内容,一般应当标明发文机关,并准确标明公文种类,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号,批转公文,标题应当避免使用重复用语。(七)主送机关,应当写机关全称或者规范化简称,位于标题之下、正文之上顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文,如“决定”、“会议记要”等,主送机关可以列在正文之后。(八)公文如有附件,应当在正文以后、成文时间之前注明附件名称,如有二个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当与主件装定在一起,如不能装订在一起,应当在附件首面左上角注明主件发文字号。(九)公文会议纪要外,应当加盖印章,印章端正

    7、盖正成文时间中上方,上沿不压正文,底边在成文时间之下。联合行文,联合发文机关都应当加盖印章,印章从左到右排列,排列顺序与发文机关一致。盖印章的公文一般一再标明发文机关名称。落款需署领导人姓名的,应当冠其职务。如正文末页无空白处盖章,可另加标明成文时间并加盖印章同时在印章左上方标明“(此页无正文)”。(十)成文时间以领导人签发日期为准,联合行文以最后签发领导人的签发时期为准;电报以发出日期为准。(十一)文件应当标注主题词。上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词,主题词标注在文件末页抄送机关之上。(十二)公文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。第八条 公文的文字从左至右横写

    8、、横排。印制文件标题一般用2号宋体字,正文用3号仿宋体字,每页19行,每行25个字。公文用纸一般为16开型(260184),涉外公文采用国际标准A4型(297210)。左侧装钉。第四章 行文规则 第九条 湖南省交通厅湖南省人民政府主管全省公路、水路交通行的职能部门,在职权范围内可以独立对外行文, 上行文:向省人民政府、省人大、省政协、国家交通部报告、请示工作。根据工作需要向中央有关部委汇报、请示工作。平行文:向隶属单位和地、州、市交通局布置工作,交办任务,答复请示事项。本厅各职能处室不得对外行文,厅办公室可以对外、对下行文,在职权范围内向不相隶属单位行文。第十条 各行业管理局和二级单位在职权范

    9、围内可对行文,一般不得越级请示工作、不得越权对外行文。第十一条 本单位可以和同级党委、军队机关、人民团体、行使行政职能的事业单位联合行文。第十二条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,除领导交办事项外,“请示”不得直接送领导个人。第十三条 报告中不得夹带请示事项。第五章 收文办理 第十四条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。 第十五条 收文应当有专人负责登记。标明秘密等级的公文、上级机关的公文、报送本机关的公文以及代厅拟文稿、会签文稿、重要的抄送公文,均应编号登记。 第十六条 文件分发应当根据文件确定的发送单位、秘密等级、紧急

    10、程度、有无附件等情况,查对清楚,编号登记、封发,机密件和绝密件的封口应当加盖密封章或贴密封笺,交机要交通部门投送。 第十七条 需要办理的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示,或交有关部门办理。紧急公文应当提出办理时限。 第十八条 承办单位应当抓紧公文办理,不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者说不宜本单位办理的,应当迅速退回交办单位的文秘部门并说明情况。 第十九条 拟草公文应当做到: (一)符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定。如提出新的政策规定,要切实可行,并加以说明。 (二)情况确实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点符号准确,编幅力求简短。(三)人名、地名、

    11、数字、引文准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。日期应当写具体年月日。(四)转发公文应当转发文件的责任者和公文标题。(五)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。公文结构层次不宜过多。(六)必须使用国家法定计量单位。(七)用词用字准确、规范。文内使用简称,一般应当先用全称,并注明简称。(八)二级单位代厅拟稿,应当按公文格式打印或者用方格纸誊正,经领导人签署上报。(并附报文稿磁盘)第二十条 公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。第二十一条 公文本机关

    12、领导人签发。重要的或者涉及面广的,必须由正职或主持的副职签发;经授权,有的公文可以由办公室主任签发。第二十二条 审批公文, 主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅,应当视为同意。圈阅要注明时间。第二十三条 草拟、修改和签批公文,应当使用钢笔、毛笔或专用签字笔。不得在装订线外书写。第二十四条 公文送领导人签发之前,应当由办公室进行审核。审核的重点是:是否需要行文,是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定,是否和有关部门协商、会签,文字表述、文字使用、公文格式等是否符合国家行政机关公文处理办法和有关规定。第二十五条 上级行政机关的秘密公文,除绝密和注明不准翻印外,经厅领导

    13、人或办公室主任批准,可以翻印、复印,翻印、复印件按机要文件进行管理,密码电报不得翻印、复印。不得密电明复,明电密电混用。第二十六条 传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机传输。第二十七条 凡主送我厅和虽未明确主送我厅但需我厅办理的公文,厅收发室应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期一一登记妥善,保证定期移交档案室归档。同时将公文全文扫描,录入微机,发送至厅办公室,处室办理公文所列事项需要该公文时,收发室应提供复制件。如转发公文,应将该公文送至办文处室,并注明公文去向。第二十八条

    14、厅办公室应当根据来文内容和轻重缓急,及时提出拟办意见送厅领导批示,或者发送有关处室、部门办理。紧急公文应当提出办理时限。除特殊情况外,厅领导不受理未经办公室登记、注批的公文。第二十九条 对需送几位厅领导传阅或传批的公文,由厅办公室按一定的顺序送有关领导阅知或批示。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并作记录,避免漏传、误传或延误。除厅领导另有指示外,不应将公文在厅领导之间自行传递。第三十条 经厅领导批示的公文,或办公室注请各处室、部门阅处的公文,由收发室或办公室秘书送达,各承办处室、部门要签收、登记。第三十一条 各承办处室、部门应当抓紧公文的办理,不得延误、推诿。对不属于本处室、部门职权范围或

    15、者不适宜本单位办理的,应当迅速退回厅办公室并说明理由。第三十二条 送厅领导批示或者有关处室、部门办理的公文,厅办公室要负责催办、查办,做到紧急公文跟踪催办、查办,重要公文重点催办、查办,一般公文定期催办、查办。第三十三条 公文办理后要注意保存,每半年清理一次,交档案室归档。厅机关会议资料和外面开会带回的资料,须在会议结束后一个月内交档案室归档。第六章 发文处理第三十四条 凡以本厅名义和厅办公室名义制发的公文笔调,首页均应用湖南省交通厅发文稿纸。文稿制作后,由主办单位负责人签字后经有关处室会签,再送办公室核稿。未经办公室核稿的公文文稿不得直接送厅领导审批签发。第三十五条 行文应确有必要,注重实效

    16、,控制数量,力求简短。已开会作了布置和可用电话或当面议定的事项,不行文;会议文件、会议纪要和厅领导在会上的报告、讲话,一般不再行文;贯彻上级文件精神,不再制发具体措施的表态性或照抄照搬的公文。第三十六条 送核文稿应做到符合政策,观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确,文风端正,同时要力求文字精炼,用语规范,格式正确,杜绝形式主义和繁琐哲学。第三十七条 厅办公室应确定专人负责文稿校核工作。文稿校核的基本任务是协助厅领导保证公文质量。文稿校核的内容是:(一)报批程序是否符合规定;(二)是否确需行文;(三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神,是否完整、准

    17、确地体现行文意图,并同现行有关公文相衔接;(四)涉及有关部门业务的事项是否经过协商并取得一致意见,履行了会签手续;(五)所提措施和办法是否切实可行;(六)人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词、抄送单位和文字表述是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种、公文格式是否符合有关规定。核稿人员应树立高度的政治责任感和工作责任感,认真学习党的路线、方针、政策,熟悉本厅业务,熟练掌握文秘常识,一丝不苟,严格把关,防止失误和疏漏。第三十八条 对确无必要行文的公文文稿,应提出不予行文的建议并说明情况,报分管厅领导审定。经领导批准不予行文的,应终止核稿。第三十九条 文稿如需

    18、作较大修改,应与起草单位协商或请其修改。第四十条 文稿由办公室核稿后,应送分管厅领导审阅并签发,最后送机要室编写文号。转发文件和一般会议通知、事项通知由厅办公室主任签发,各处室、部门以处室、部门名义向本省本系统对口业务部门发函,一般由处室、部门负责人签发,重要的经主管厅领导同意后签发。第四十一条 凡与外单位联合行文的,应由其他单位签发后,再到我厅会签。会签时,先由相关处室(部门)提出意见,再由办公室核稿,然后送分管厅领导审定。文件内容以我厅业务为主的,编我厅文号;业务以其他单位为主的,由其他单位编文号。第四十二条 文稿印发后,应将原稿和正稿一式五份送机要室,由机要室交档案室存档。第四十三条 凡

    19、本厅产生的公文,印制装订盖章后,由办文处室(部门)到文印室取回并负责分装主、抄送和其他送阅单位后交收发室(送)寄。厅机关及附近单位的公文一般直接送达(不通过邮局)。邮寄一般一天一次,急件随时送寄。文 印 事 务第四十四条 厅办公室打字室、复印室负责厅机关文印事务,原则上不承印私人和外单位文件、材料。厅机关各处室、部门的业务性材料、简报等,应由各处室、部门自行打印好后,交打字室印制。特殊情况下私人和外单位需在打字室、复印室印制文件、材料,须经厅办公室负责人同意。第四十五条 打字室、复印室一般不直接承接各处室、部门的送印任务,需印件应先送厅办公室,由厅办公室核定印制数量,统筹安排后,交打字室、复印

    20、室印制。催印或发现印制数量、质量上的问题,各处室、部门亦应告知办公室处理,一般不直接同打字室、复印室联系。第四十六条 打字室、复印室应热情为机关服务,准确熟练地掌握和使用公文排印标准,努力提高文印效率和质量。在保证质量的前提下,对紧急或重要公文应在规定的时间内打印完毕。送印件集中时,应按照轻重缓急,抓紧处理。第四十七条 复印室应坚持定时开机复印。非急件,每天上午11:0012:00,下午4:305:30,急件经办公室负责人同意,随到随印。第四十八条 厉行节约。厅机关各处室、部门应尽量减少文件、材料,打字室、复印室应杜绝浪费,熟练掌握速印、复印技巧,严格按核定数量印制公文。第四十九条 厅机关机要工作制度、档案工作制度另行制定。

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