3203酒店管理系统操作规程.doc

1、精心整理酒店管理系统基本操作流程一、电脑的基本操作1. 电脑正常开关机：开机：先打开主机电源，看到电源指示灯亮后，再打开显示器的电源开关，当显示器的电源灯由黄色变为蓝色后，说明电脑正常开机，大约5-20秒后即进入WINDOWS操作系统。关机：对于WINDOWS操作系统，可以直接从桌面左下角“开始”菜单中选择“关闭系统”弹出的窗口下“关闭计算机”项，即可实现正常关机。2. 鼠标的使用：单击：按下鼠标左边键一次为单击，所有操作系统中“按钮”或“下拉式列表”等控件选择时，基本采用单击。双击：迅速按下鼠标左边按键两次（两次时间间隔要短，如果过长就会变为两次单击）为双击；操作系统中，图标选择及表格项目选

2、择基本上采用双击。右击：按下鼠标右边按键一次为右击。拖动：将鼠标指针移到目标上，按住鼠标左边按键不放然后移动鼠标为拖动。3. 电脑死机处理：一般死机：电脑在运行过程中，因人为因素或电脑环境因素而出现没有响应预定的操作结果，同时通过正常操作也无法退出的情况下；可通过同时按Ctrl+Alt+Del三个键强行关闭当前操作，等电脑弹出“关闭程序”窗口后，在窗口中按“结束任务”按钮，操作系统就会强行结束当前操作，结束后再弹出对话框，再次按“结束任务”按钮，电脑即可恢复操作。严重死机：电脑出现死机时，通过上述恢复操作还不能正常运作，或者是键盘鼠标根本不起作用；这样的情况就是严重死机，解决的唯一办法是：连续

3、按住主机电源开关，直到关闭电源为止。4. TAB键的运用WINDOWS所有界面操作中，将光标从一个对象移动到另一个对象时，默认采用键盘上左上角的“TAB”键，而不是回车键。二、酒店管理系统登录操作说明1.在WINDOWS桌面上，找到名字为（酒店管理）或（HOTEL）的快捷图标，将鼠标指针移到该图标上，并双击鼠标左键以进入（酒店管理系统）登录界面。2.依次填入你的用户名（系统管理员给予你的工号）、口令（属于你自己的密码，最长六位）以及班次（你所当值的班次）。然后单击登录窗口左下方的“确定”按钮以登录系统，进入主界面。三、酒店营销子系统功能操作程序说明（接待）1.散客客人登记:单击（酒店管理系统）

4、主界面上方的“接待”按扭弹出接待下拉式菜单，在接待下拉式菜单中选择“入住登记”并单击它以进入（入住登记）实时房态窗口，以下操作都在此窗口中进行，敬请留意！快束登记：a) 在窗口中选择一空净房间，并双击该房间图标弹出功能菜单界面；b) 单击菜单上“客人快速登记”项，弹出（客人快速登记）对话框；c) 依次填入客人姓名、离开日期、折扣、实际房租、收/免服务费以及备注信息等；d) 核对资料无误后单击“确定”按钮，此时系统提示是否要现在输入客人的详细资料，选择否即可完成本次的快速登记操作。详细登记：a) 在快速登记的基础上，当系统提示是否要现在输入客人的详细资料时，选择是弹出（客人详细资料登记）对话框；

5、b) 填入客人的中、英文姓名，选定客人的性别；c) 单击证件种类下拉菜单条，选定证件类别，填入证件号码；d) 单击国籍下拉菜单条，选定客人的国籍；e) 单击客人类型下拉菜单条选定客人所属的客人类型；f) 单击签证种类下拉菜单条选定客人的签证类别，填入证件号码（仅对外籍客）；g) 填入客人的地址，以及备注信息（两间或以上房间一起结帐的必须注释另一间房的房号）；h) 核对资料无误，单击窗口右上方的“确定”按钮，保存记录信息，完成本次操作。附属客人详细资料登记：a) 在主客人详细资料登记的基础上，单击（附属客人详细资料）卡片，弹出附属客人详细资料卡片对话框；b) 单击窗口右下方的“新增”按钮，弹出附

6、属客人详细资料登记窗口；c) 其资料录入与主客人相同，请参照主客人详细资料登记第2到第7步；d) 核对资料无误，单击“保存”按钮，保存信息，完成本次操作。客人资料修改：a) 在“入住登记”房态窗口中，双击要修改的客人的房间号码，弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“客人资料修改”按钮，弹出客人资料修改对话框；c) 删除原有错误的记录资料，填入正确的记录资料；d) 修改完毕后，核对资料无误，单击窗口右上方的“保存”按钮保存信息，退出窗口完成本次操作。房间加人：a) 在（入住登记）实时房态窗口中，双击要加客人的房间号码，弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“住客房间加人”按钮，弹出（住客房间加人）对话

7、框；c) 填入要入住的客人姓名，然后单击“确定”按钮即可退出对话框完成本次操作。在住客人换房：a) 在（入住登记）实时房态窗口中，双击要换房的客人的房间号码，弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“在住客人换房”按钮，弹出（换房）对话框；c) 双击要换房的客人记录，这时窗口左边就会显示客人换房前的记录；d) 在窗口右边填入客人要换到的新房号、折扣以及实际房价等；e) 核对无误后单击“确认”，系统提示换房成功，单击“确定”按钮；f) 单击“退出”按钮退出对话框，完成本次操作。查看客人资料：a) 在（入住登记）实时房态窗口中，双击要查看客人的房间号码，弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“查看客人资料”

8、按钮，弹出（客人资料查询）对话框；c) 这时窗口就会显示该房间P客人的登记资料及其消费情况；d) 如有S客人则在窗口右边的客人列表中双击其记录，即可查看该客人资料；e) 单击“退出”按钮则退出该窗口，结束本次查询。加床：a) 在（入住登记）实时房态窗口中，双击要加床的房间号码，弹出功能菜单条；b) 单击菜单上的“加床”按钮，弹出（客人加床快速登记）对话框；c) 填入要加床客人姓名，然后单击“确定”按钮退出对话框，完成本次操作。d) 如果要输入客人详细资料，请用客人资料修改来完成。预订客人登记：a) 在（入住登记）窗口中找到并双击客人预订的房间号码，弹出功能菜单条；b) 单击功能菜单上的“预订客

9、人登记”按钮，弹出（预订客人登记）对话框；c) 双击左边窗口列表中的预订客人记录条，此时在右边窗口就会显示客人的详细资料；d) 在右边窗口中补填完客人的全部详细资料e) 核对资料无误，单击窗口右上方的“登记“按钮，退出窗口完成本次操作。历史客（回头客）人登记：a) 在快速登记的基础上，单击“回头客判定”按钮；b) 如果系统提示此人曾光临过本酒店，单击“确定”按钮，弹出该客人的以前入住登记的详细资料窗口；c) 双击窗口中的要传输的历史客人记录条，此时在窗口上方的（历史客人）栏中就会显示出双击的记录条的帐号；d) 然后单击“传输资料”按钮传送资料，退出本窗口回到（窗人快速登记）窗口；e) 单击“确

10、定”按钮，系统提示是否现在输入客人的详细资料，选择“是”弹出客人详细登记窗口，检查传输资料是否准确后，按“保存”完成本次操作。客人资料快速修改：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的接待按钮弹出接待下拉式菜单，在接待下拉式菜单中单击客人资料修改按钮，弹出（客人资料修改）窗口；b) 利用各种查询条件在客人列表中显示出要修改的客人记录；c) 找出并双击要修改客人的记录，此时窗口右边的（客人详细资料）栏就会显示出该客人登记的详细资料；d) 在（客人详细资料）栏中删除原来错误的资料，填入新的资料；e) 核对无误后单击“保存”按钮保存修改，然后单击“退出”按钮退出窗口；团体登记：流程：输入团体主单输入某

11、类房价选择相应房价的房号核查所选房号和房价是否正确保存登记。a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，在接待下拉式菜单中单击“团体登记”按钮，弹出（团体登记）窗口；b) 填入入住团体名称、人数、预离日期、团体代表、地址及备注等（除名称和人数不可为空外，其余皆可为空）；c) 单击（允许增加团体成员）前面的复选框使其为选定状态，激活右边的房态表；d) 在实际房租栏中输入实收房价；e) 在房态表中找到要分给该团体的房间号，并双击该房间；f) 系统提示XXXX房号成功分给该团体，单击确定按钮即可；g) 重复第4、5、6步操作可为该团体分配好所有房间，完成分房操作；h) 单击

12、（团体成员）卡片可查看并核对该团体所有成员的房间信息；此时若发现有错则可在（输入房号）栏中输入出错的房号，单击“取消分房”按钮取消该分房，然后回到（团体主单）卡片上，重新分配房号。i) 若核实无误则单击（团体主单）卡片，然后单击窗口左下方的“确定”按钮，保存记录并退出本窗口，完成本次操作；团体资料修改：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，在接待下拉式菜单中单击“团体资料修改”按钮，弹出（团体资料修改）窗口；b) 在团体主单信息栏中找出要修改的团体名称并双击它，系统就会在下方的列表中显示出该团体登记的详细资料信息；c) 在下方的窗口中修改团体主单的资料，操作时只

13、需把原有的资料删除，填入新的资料即可。d) 在右方的窗口中可以为团体增加成员，操作时请参照团体登记的第4、5、6步操作；e) 核对修改无误后单击窗口左下方的“确认”按钮，保存修改并退出完成本次操作。团体房转散客房：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，在接待下拉式菜单中单击“团体登记”按钮，弹出（团体登记）窗口；b) 在输入房号栏中输入要转成散客的房间号码，然后单击“确认”按钮；c) 此时系统提示转换成功，单击“确定”按钮退出窗口，完成本次操作。预订团体登记：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，在接待下拉式菜单中单击“预订团体登

14、记”按钮，弹出（预订团体登记）窗口；b) 找到并单击要登记的团体订单记录，使它成为蓝色选定状态；c) 单击“预订登记”按钮，弹出（预订团体登记）窗口；d) 这时可以看到弹出的窗口和团体登记的窗口基本相同，其实接下来的操作也是和团体登记的步骤基本相同的，在此不再详述，请参照团体登记的第2至9步。接待辅助功能：历史客人新增：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“历史客人新增”按钮，弹出（新增历史客人资料管理）窗口；b) 单击“新增”按钮弹出（历史客人新增资料新）对话框；c) 填入历史客人的基本资料（如客人姓名、性别、证件类型、证件号码、出生日期、

15、地址及备注信息等）和在本酒店消费的基本资料（如客人住过的房间号码、类型、房价、折扣、入住时间、离开时间、客人等级和收/免服务费等）；d) 核对输入资料无误后可单击“保存”按钮保存资料，该客人资料就会保存到历史客人资料库；e) 单击“新增”按钮可继续增加历史客人资料，单击“退出”按钮可退出对话框完成本次操作。VIP卡管理：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“接待”按钮弹出接待下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“VIP卡管理”按钮，弹出（VIP卡资料管理）窗口；b) 单击“新增”按钮弹出（VIP客人资料新增）对话框；c) 填入VIP客人的基本资料（如客人姓名、性别、证件类型、证件号码、出生日期、地

16、址及备注信息等）；d) 核对输入资料无误后单击“保存”按钮保存资料，该客人资料就会保存到VIP客人资料库；e) VIP客人资料修改：在VIP卡管理界面上的列表栏，单击要修改的客人资料项，再单击“修改”按钮弹出（VIP客人资料修改）对话框，输入修改内容按“保存”即可；f) VIP客人资料删除：在VIP卡管理界面上的列表栏，单击要删除的客人资料项，再单击“删除”按钮弹出（VIP客人资料删除）对话框，选择“是”即可删除所选资料。四、前台收银子系统操作程序说明（收银）1. 帐务分类：a) 住客帐务：指有住房客人的帐务，包含散客帐务和团体成员帐务；散客帐务只能在“住客帐务”中进行处理；对于团体成员帐篷国

17、，可以在“住客帐务”中进行处理（如日常消费入帐、团体成员独立结帐等）；也可在“团体帐务”中进行处理（团体与成员有付帐关系）。b) 团体帐务：指以组团方式在酒店入住或消费的多个客人；为结帐结算方便，在帐务设置上，既为团体设立一主单帐号，又为每一成员设立各自消费帐号（和主单帐号有隶属关系）；日常团体成员一起的消费（无法分出每人的消费额，如会务费、其他杂费等）记帐到团体主单帐号下，而团体成员个体的消费记帐到该团体成员的帐号下。c) 挂帐帐号：指在酒店有消费，消费后采取挂帐的客人；本系统把挂帐客人分为三类：临时挂帐（在酒店消费后因某种原因而需暂时挂帐的散客或熟客）、内部签单（酒店内部有签单权限的老总、

18、副老总等）、合约公司（同酒店有合同消费往来的单位或个人）。2. 帐务操作：a) 输帐：也叫入帐；是指把“费用（客人在酒店的消费）”或“付款（为消费而支付的付款）”录入到客人的帐号内；客人帐务采用流水记帐方式。客人帐务余额计算公式为：余额（平衡数）=费用总额（消费总额）付款总额b) 记帐：本系统有一规定，凡是输入的帐务记录，不能在原记录上进行修改；要修改或冲帐的话，必须用“输入新的帐目记录”来平帐。c) 查帐：利用帐务系统可以查询客人明细帐、汇总帐、分类消费帐。d) 转帐：可分为明细转帐和总帐转帐，明细转帐把客人帐务细目从一个帐目转入到另外一个帐目；明细转帐只能用于住客与住客之间的转帐。总帐转帐

19、是把客人消费总帐一笔转入到其它帐号；总帐转帐可用于任何两个帐号之间。e) 打印帐单：可根据客人的要求分别打印明细帐单、汇总帐单；如客人要求有些消费项目不要打印到消费单上，也可以用“选项打印”来实现客人的特殊要求。f) 结帐：“结帐”概念是把当前在住客人或团体主单及挂帐客人结帐为历史客人，“结帐”操作有一前提条件：客人的消费帐必须结清（费用总额与付款总额相等，或余额不能有超过正负1的误差）。住客结帐可分为帐号结帐和房间结帐，帐号结帐每次只结一个帐号，房间结帐每次结完一个房间所有帐号。3. 住客帐务处理：A. 单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“住客

20、帐务处理”按钮，弹出（住客帐务处理）窗口；B. 单击“选择房号”按钮，弹出（帐号、房号查找）对话框窗口；C. 输入要处理的房号，单击“确定”按钮，回到（住客帐务处理）窗口，窗口左上端显示客人登记资料（如姓名、房号、折扣、房价），右上端显示该房住有几位客人，下端显示客人的详细帐务资料。D. 输付款：客人为消费而支付的一切有效的有价票据（如现金、信用卡、支票、现金券）付款金额可以为正数（代表收银员收到客人的钱），也可为负数（代表退还客人的钱或冲帐，但冲帐必须在备注有说明）。输入付款具体操作如下：单击“输付款”按钮，弹出（付款处理）对话框；单击付款代码右边的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选定付款方式；

21、单击标有原币金额右边的白色方框，输入客人所付实际金额数量；单击标有备注信息右边的白色方框，输入开给客人的现金收据单的单据号；单击“确定”按钮退出对话框完成本次操作。E.输费用：客人在住期间消费的费用，采取流水式记帐方式，费用可以为正数（客人的实际消费），也可以为负数（因某种原因要减扣客人的消费，即冲消费帐）；客人消费费用有些是自己记帐的，如：电话费、夜审房租等；其他的需人工输入，输入费用具体操作如下：单击“输费用”按钮，弹出（入帐处理）对话框；单击费用代码右边的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选取费用代码；在原币金额栏输入客人在该项的消费金额；在备注信息栏输入备注信息；单击“确定”按钮退出对话框完

22、成本次操作。F.房间结帐：客人退房结帐操作；结帐时，每一次结完一个房间的所有客人帐号。具体的房间结帐操作步骤如下：单击“房间结帐”按钮，系统提示是否真的要结帐，单击“是”按钮。如果该房间的余额不为0，则系统提示此帐号平衡数不为零，请先处理帐务，单击“确定”；系统会弹出（付款处理）对话框。单击付款代码右边的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选定付款的方式。系统会自动在原币金额栏中显示与余额数相同的金额数，要折式RMB金额栏中显示折合人民币后的金额数，核对数目是否正确（正数代表收款，负数代表退款）。单击“确定”按钮，系统提示是否打印帐单，由操作员选择“是”、“否”打印；如选择打印帐单，则系统提示是否打印

23、明细帐单，如打印请单击“是”，不打印请单击“否”。系统提示是否要退房，单击“是”则退房，单击“否”则回到（住客帐务处理）窗口；如选择退房则系统提示此房号已成功退房，单击“确定”回到（住客帐务处理）窗口。单击（住客帐务处理）窗口中的“退出”按钮退出窗口，完成本次操作。G.选项打印：因客人有某种特殊要求，只需打印所有消费中的某几项，可采用此功能，具体操作如下：在（住客帐务处理）窗口中向右拖动窗口下方的水平滚动条，找到标签为（打印）的一列，每条记录在这一列上都人一个白色方框的复选框。单击要打印的记录条上的复选框，白色方框中就会打上一个号，表示选中该记录。如果再次单击已选定的记录，则会去除白色方框中号

24、，表示不选中该记录。把客人要求打印的所有记录条上的复选框全部打号。单击“选项打印”按钮，这时系统就会只打印选中记录条。H.分单查帐：查客人某一类消费明细及总帐，具体操作如下：单击（住客帐务处理）窗口中“分单查帐”按钮，弹出对话框。在（代码列表）中找出并单击要查帐的代码项，使其变成蓝色选定状态。单击右边的“确定”按钮，退出对话框，此时在（住客帐务处理）窗口就会显示所查代码的全部记录并汇总。重复以上操作可以对客人的各项付款和费用进行单项查询。单击（住客帐务处理）窗口中的“明细”按钮返回，完成本次操作。I.打印帐单：打印客人消费明细或总帐单，具体操作如下：单击窗口中的“打印帐单”按钮，系统提示是否打

25、印明细帐单。单击“是”则系统打印明细帐单；单击“否”则系统打印汇总帐单。J.余额转帐：可以在任何两个帐号中进行转帐，转帐时，只能转正数（费用），不能转负数（付款），具体操作如下：单击帐务处理窗口中的“余额转帐”按钮，弹出（转帐）对话框。在转帐金额栏中填入要转帐的金额数。在转帐对象中单击要转帐对象（住客、团体主单、街帐、签单帐）前面的白色圆圈复选框，使其成为选定状态；系统就会激活下面相应的对象选项，使该项的下拉菜单从灰色方框变成白色方框。单击已激活的对象右边的下拉按钮，在弹出的下拉选项中找到并单击要转给的帐号。单击“确定”按钮，系统提示转帐成功。单击“确定”按钮，系统提示是否打印帐单，单击“是”

26、则打印帐单，单击“否”则回到（住客帐务处理）窗口，完成本次操作。K.明细转帐：只能在两个住客之间进行转帐，具体操作如下：在（住客帐务处理）窗口中，单击要转帐的帐目细目条，使其变成蓝色选定状态。通过再次单击已选定的记录条可以解除该细目的选定，使其成为不被选定状态。单击单条或多条要转帐的细目，使它或它们变成蓝色选定状态。单击“明细转帐”按钮，弹出（选择分单转帐帐号）对话框。单击（按帐号）栏右边的下拉按钮，弹出下拉菜单选项。在下拉菜单选项中找到并单击要转帐的目帐号；或者选中（按房号）栏并填入目的房号。单击“确定”按钮，系统就会把选定的细目转到目的帐号上，退出对话框完成操作。L.帐号结帐：房间结帐的一

27、项补充功能，帐号结帐每次只结一个帐号，而房间结帐每次结一个房间；对于多人同住一个房间，用房号结帐（只结一次）和帐号结帐（有个客人就须结几次）就有区别；帐号结帐的操作与房间结帐相同，在此不再详述，请参照房间结帐的操作过程。M.费用冲/改帐：对输错的帐目不能在原有的记录上进行改帐，只能输入新的负费用帐目进行冲/改帐，并要注释信息栏中注明所冲/改的帐目的序号如C/3表示本行帐目冲/改第3行帐目。N.付款改帐：付款不能通过系统的转帐功能进行转帐，但是可以手工进行改帐，其操作过程是先从原始帐号退款（在退款时必须在备注信息栏中注明TO：目的帐号），然后再到目的帐号中入帐（在入帐时必须在备注信息栏中FM：原

28、始帐号）便可。4.团体帐务处理：在团体帐务处理中有些操作与住客帐务处理基本相同，在此就不再重复；团体帐务的特点就在于：团体帐务处理由团体主单帐和团体成员帐两部分组成。在团体登记后，主单与成员之间会自动存在帐务关系，夜审时成员的自动过租（房租）会直接转到团体主单上。主单与成员之间的帐务关系可手工设定多种、灵活的处理方式进行处理。单要结帐必须以所有成员房间全部退房为前提才能完成。a) 击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，在下拉式菜单中单击“团体帐务处理”按钮，弹出（团体帐务处理）窗口；b) 击“查团体”按钮，弹出（帐号、房号查找）对话框窗口；c) 单击要处理的团体主单名

29、称或者在（团体主单）栏中填入要处理的主单帐号，单击“确定”按钮，回到（团体帐务处理）窗口；d) 打开窗口后默认为主单的帐务处理窗口，通过双击窗口右上方的房间列表中的房间号码，可以打开住在该房间团体成员的帐务处理窗口，再通过单击窗口中的“主单”按钮可以切换回主单的帐务处理窗口；e) 设定团体主单与团体成员的付帐关系：在（团体帐务处理）窗口中，单击“自动转帐”按钮，弹出（团体与成员自动转帐）对话框，在对话框中有四个帐务关系选项可以选择。单击任一选项前面的复选框，使复选框中出现一个小黑点，表示选取该项的帐务关系。单击“确定”按钮，启用该帐务关系，退出对话框，回到（团体帐务处理）窗口。自动转帐设置完毕

30、，单击“退出”按钮退出窗口完成本次操作。选择付帐关系共有四项，前三项的操作比较简单，下面重点说明一下第四个选项的操作过程：1) 在（团体与成员自动转帐）对话框中单击第一项（成员自己支付所有费用）前面的复选框选定该项，单击“确定”按钮，退出对话框回到（团体帐务处理）窗口；2) 单击“自动转帐”按钮，弹出对话框，在对话框中单击第四项（主单支付下列所选费用，其余由成员自己支付）前面的复选框选定该项，以激活下面的费用列表框；3) 在费用列表框中找到主单要支付的费用代码并单击费用代码，使其变成蓝色选定状态，单击不同的代码可以选定多个主单要支付的费用代码，表示这些代码的费用由主单支付；4) 再次单击已选定

31、的费用代码可以取消它的选定状态，表示该项费用不由主单支付，而是由成员自己支付；5) 选定后单击对话框的“确定“按钮，启用手工设定的帐务关系，退出对话框回到（团体帐务处理）窗口；6) 自动转帐设置完毕，单击“退出”按钮退出（团体帐务处理）窗口完成本次操作。O.团体成员帐务处理在团体帐务处理主界面的右上列表中，双击要有帐务处理的团体成员，即可对成员帐务进行处理，其处理操作请参照前面的散客的住客帐务处理的操作过程，重复以上的操作可以对各个房间进行成员帐务处理。P.自动退房（团体集体退房）：在（团体帐务处理）窗口中双击右上方的列表框中任一房间号码，打开成员帐务处理窗口。单击窗口下方的“自动退房”按钮，

32、系统就会把所有余额为零的房间一次性退完，并弹出一个房间列表框，提示已经退了多少个房间，还剩多少个房间，余额不为零的房间系统不会给予退房。单击“退出”按钮，退出列表框，完成本次操作。Q.结帐：主单结帐的前提条件是所有成员房间全数退房，具体操作如下：在中单击“输付款”按钮，弹出（付款处理）对话框。在付款方式的下拉菜单中选定客人的付款方式。在原币金额栏中填入应收（+）/退（-）的金额数。单击“确定”按钮退出对话框，回到（团体帐务处理）窗口，此时主单的余额应该为零。单击窗口中的“结帐”按钮，系统提示是否要对帐号进行结帐，单击“是”便可。系统提示此帐号结帐成功，单击确定便可，单击“退出”按钮退出窗口完成

33、本次操作。5.挂帐的建立和处理:A.挂帐帐号建立:单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，在下拉式菜单中单击“挂帐帐号建立”按钮，弹出（挂帐帐号建立）窗口。单击要建立的挂帐类型前面的复选框，选定建立的挂帐类型，然后单击“增加”按钮，激活（挂帐帐号建立）对话框。依次输入公司或个人的名称、签/退约日期、联系人、备注信息等。核对资料无误后单击“保存”按钮，保存资料，系统提示挂帐帐号建立成功。单击“确定”按钮退出对话框，完成本次操作。B.挂帐资料修改：单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，在下拉式菜单中单击“挂帐资料修改”按钮，弹出（挂帐资料修改）

34、窗口。选择挂帐类型或者输入名称查询，使要修改的挂帐记录在挂帐列表显示出来。在右上列表框中双击要修改的挂帐帐号，该帐号的资料就显示在下面的信息框中。在信息框中单击要修改的资料项，使记录变成选定状态，然后输入新的资料便可。修改完毕后核对资料无误，单击右边的“保存”按钮保存修改。单击“退出”按钮退出窗口，完成本次操作。C.挂帐帐务处理：单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，在下拉式菜单中单击“挂帐帐务处理”按钮，弹出（挂帐帐务处理）窗口。选择挂帐类型或者输入名称查询，使要处理的挂帐号在挂帐列表框中显示出来。双击要处理的挂帐帐号，该帐号的帐目细目就显示在下面的窗口中。帐务处

35、理的各个功能按钮的操作与住客帐务处理操作相同，请参照住客帐务处理。D.挂帐概况查询：单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，在下拉式菜单中单击“挂帐概况查询”按钮，弹出查询窗口。单击挂帐类型的下拉按钮，选定要查询的挂帐所属类型。在名称/姓名栏中输入要查询的挂帐的名称/姓名。然后单击“查询”按钮，下面的窗口中就会显示所要查询的挂帐记录的详细资料。单击“退出”按钮，退出窗口完成本次操作。6.历史帐务查询：单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，在下拉式菜单中单击“历史帐务查询”按钮，弹出（历史帐务查询）窗口。单击查询条件种类前面的复选框选定使用的

36、条件种类。在所选种类后面相应的白色方框中输入要查询的条件内容，然后按一下键盘上的（ENTER）回车键。系统弹出相关的历史客人帐务记录列表框，在列表中找出要查询的历史帐务记录并双击该记录，退出列表框回到窗口。系统会在下面窗口中显示该客人住店时的基本信息、住店期间的消费细目及汇总。单击“打印”按钮可打印帐单，单击“退出”按钮可退出窗口完成操作。7.恢复结帐帐号:单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，在下拉式菜单中单击“恢复结帐帐号”按钮，弹出（恢复结帐帐号）窗口。在（请给出要恢复的帐号）栏中输入要恢复结帐的帐号，然后单击“确认恢复”按钮便可恢复已结帐的帐号。单击“退出”

37、按钮，退出窗口，完成本次操作。8.恢复后帐号处理：单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，在下拉式菜单条中单击“恢复后帐号处理”按钮，弹出（恢复后帐号处理）窗口。在（请给出已恢复的帐号）栏中输入已恢复的帐号，然后单击“开始处理”按钮，系统就会在下面窗口中显示已恢复的帐号的帐务细目。通过窗口下方的各个功能按钮对帐务进行重新处理，其操作请参照前面的住客帐务处理操作。处理完毕后请一定要对已恢复的帐号进行结帐处理操作。单击窗口中的“退出”按钮，退出窗口，完成本次操作。9.报表查询/打印：a) 催帐报表：单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出帐务下拉式菜单条，在下拉式

38、菜单中单击“催帐报表”按钮，弹出（催帐报表）窗口。在（催帐报表）窗口中单击要催帐类型前面的复选框，选定要催帐的类型。然后单击“开始统计”按钮，系统就会统计出该催帐的信息并在下面窗口显示。单击“打印”按钮打印催帐报表，打印完毕后单击“退出”按钮退出窗口完成操作。b) 收银员交班报表：单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮弹出菜单条，在下拉式菜单中单击“收银员交班统计表”按钮，弹出（收银员交班统计表）窗口。系统默认为“收银员个人交班统计表（日期、工号、班次默认为当天当班操作员，可以修改）”，单击“开始查询”按钮，系统就会统计出交班统计报表。单击“打印”按钮打印报表，单击“退出”按钮退出窗口完

39、成本次操作。如果只输入日期、班次，工号为空的话就可查询收银员的班次交班统计报表。如果只输入日期，班次、工号为空的话就可查询收银员的全天交班统计报表。五、夜间稽核子系统操作说明1. 操作流程：打印房租预审表交前台接待核实并签名自动过租打印收银员个人当班的交班报表打印收银员全天交班报表（打印全天帐目明细表打印全天收款统计表打印全天费用统计表）夜间处理打印客房统计表打印当天收入表打印借贷平衡表退出系统重新登录系统。2、注意事项:做夜间处理时其它工作站应该暂时停止操作，特别是和帐务有关的前台的收银站点；做过夜间处理后所有工作站都必须退出系统重新登录。3、操作步骤：1) 打印房间预审表进行审核：A. 单

40、击（酒店管理系统）主界面上方的“稽核”按钮，弹出稽核下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“房租预审表”按钮，弹出（房租预审表）窗口。B. （房租预审表）窗口中单击“打印”按钮打印房租预审表。C. 打印完毕后单击“退出”按钮，退出窗口回到主界面，完成本次操作。D. 接待员核对当天在住客人的入住登记单，仔细校对房租预审表上的每一笔房租，发现错误后，应由接待进行“客人资料修改”功能中进行改正。E. 房租预审表核对确认无误后，由校对员签字后即可进行下一步工作。2) 自动过租：A. 单击（酒店管理系统）主界面上方的“稽核”按钮，弹出稽核下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“自动过租”按钮，系统提示今晚的房租未过？。

41、B. 单击“确定”按钮，弹出（自动过租）窗口。C. 单击（自动过租）窗口中的“自动过租”按钮，系统开始自动过租。D. 系统自动过租后系统弹出（过租结果）窗口。E. 单击窗口中的“退出”按钮，退出窗口完成本次操作。3) 打印夜间处理前报表：A. 打印收银员个人交班报表：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮，弹出稽核下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“收银员交班统计表”按钮，弹出（收银员交班帐目统计表）窗口；b) （系统默认为当前营业日期、当前班次、当前工号）单击“开始查询”按钮，系统开始统计个人数据并把结果显示在下面的窗口中；c) 单击“打印”按钮，开始打印收银员个人交班报表。B.打印

42、收银员全天交班报表：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“帐务”按钮，弹出稽核下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“收银员交班统计表”按钮，弹出（收银员交班帐目统计表）窗口；b) 系统默认为当前营业日期、当前班次、当前工号，必须把班次和工号栏都改为为空，单击“开始查询”按钮，系统开始统计全天数据并把结果显示在下面的窗口中；c) 单击“打印”按钮，开始打印收银员全天交班报表。C.打印全天帐目明细表（是否打印视需要而定）：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“稽核”按钮，弹出稽核下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“全天帐目明细”按钮，弹出（全天费用明细查询）窗口；b) 输入日期（系统默认为当前营业日期）

43、在（全天费用明细查询）窗口中单击“查询”按钮，系统开始统计数据并把结果显示在下面的窗口中；c) 单击“打印”按钮，开始打印全天帐目明细表；d) 打印完毕后单击：“退出”按钮，退出窗口回到主界面，完成本次操作。D.打印全天收款统计表（是否打印视需要而定）：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“稽核”按钮，弹出稽核下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“全天收款统计”按钮，弹出（前台收银收款统计表）窗口；b) 单击（前台收银收款统计表）窗口中的“查询”按钮，系统开始统计数据并把结果显示在下面的窗口中；c) 单击“打印”按钮，开始打印前台收银收款明细统计表；d) 单击汇总表卡片的“汇总”标签，系统会显示（

44、收银收款汇总统计表）窗口；e) 单击“打印”按钮，开始打印前台收银收款汇总统计表；f) 打印完毕后单击“退出”按钮，退出窗口回到主界面，完成本次操作。G.打印全天费用统计表（是否打印视需要而定）：a) 单击（酒店管理系统）主界面上方的“稽核”按钮，弹出稽核下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“全天费用统计”按钮，弹出（前台收银费用统计表）窗口；b) 单击（前台收银费用统计表）窗口中的“查询”按钮，系统开始统计数据并把结果显示在下面的窗口中，单击“打印”按钮，打印前台收银费用明细统计表；c) 单击汇总表卡片的“汇总”标签，系统会显示（前台收银费用汇总统计表）窗口；d) 打印完毕后单击“退出”按钮，退出窗口回到主界面，完成本次操作。4）夜间处理：A. 单击（酒店管理系统）主界面上方的“稽核”按钮，弹出稽核下拉式菜单，在下拉式菜单中单击“夜间处理”按钮，弹出（夜间处理）按窗口；B. 单击（夜间处理）窗口中的“执行”按钮，系统开始执行夜间处理；C. 处理完毕后系统会提示夜间处理完成，请退出系统重新登录！，单击“确定”按钮，退出窗口回到主界面，完成本次操作。5）打印夜间处理后报表：打印客房统计表打印全天收入报表打印借贷平衡表。注：附主界面上方菜单各功能应用项目表深圳市华强宾馆营销部二00六年八月八日