购货付款内控设计教学课件.pptx
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- 购货 付款 内控 设计 教学 课件
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1、第四章第四章 采购与付款内部控制设计采购与付款内部控制设计参考规范:参考规范:企业内部控制应用指引企业内部控制应用指引第第7号号采购业务采购业务主要内容主要内容o 业务循环内部控制设计概述业务循环内部控制设计概述o 货币资金货币资金o 采购与付款采购与付款o 销售与收款销售与收款o 存货存货o 固定资产固定资产o 筹资筹资o 对外投资对外投资一、一、业务循环内部控制设计概述业务循环内部控制设计概述o 业务循环内部控制设计的内容业务循环内部控制设计的内容o 内部控制设计的原则与步骤内部控制设计的原则与步骤(一)业务循环内部控制设计的内容(一)业务循环内部控制设计的内容 按控制的内容划分按控制的内
2、容划分 1.1.货币资金控制系统货币资金控制系统 (1)(1)现金控制系统现金控制系统 (2)(2)银行存款控制系统银行存款控制系统o 2.2.存货控制系统存货控制系统 (1)(1)采购控制系统采购控制系统 (2)(2)存储控制系统存储控制系统 (3)(3)领发控制系统领发控制系统o 3.3.成本费用控制系统成本费用控制系统 (1)(1)工资费用控制系统工资费用控制系统 (2)(2)生产费用控制系统生产费用控制系统 (3)(3)产品成本控制系统产品成本控制系统o 4.4.销售控制系统销售控制系统 (1)(1)销售销售(非托收承付非托收承付)控制系统控制系统 (2)(2)销售销售(托收承付托收承
3、付)控制系统控制系统o 5.5.固定资产控制系统固定资产控制系统 (1)(1)固定资产购置控制系统固定资产购置控制系统 (2)(2)固定资产退出控制系统固定资产退出控制系统 (3)(3)固定资产折旧控制系统固定资产折旧控制系统o 6.6.投资控制系统投资控制系统 (1)(1)短期投资控制系统短期投资控制系统 (2)(2)长期投资控制系统长期投资控制系统o 7.7.财务成果控制系统财务成果控制系统 (1)(1)销售利润控制系统销售利润控制系统 (2)(2)营业外收支控制系统营业外收支控制系统 (3)(3)利润分配控制系统利润分配控制系统o 8.8.其他其他 (1 1)信息处理控制系统)信息处理控
4、制系统 o (2 2)预算控制、物流管理、人力资源政策)预算控制、物流管理、人力资源政策 o 按业务循环划分按业务循环划分o 通常可以将企业的所从事的交易和事项划分通常可以将企业的所从事的交易和事项划分为几个主要的业务循环进行设计,就制造业为几个主要的业务循环进行设计,就制造业企业而言,可以划分为如下的几种主要的业企业而言,可以划分为如下的几种主要的业务循环控制:务循环控制:o 1 1、销售与收款循环控制、销售与收款循环控制o 2 2、购货与付款循环控制、购货与付款循环控制o 3 3、生产与收款循环控制、生产与收款循环控制o 4 4、筹资与投资循环控制、筹资与投资循环控制(二)内部控制设计的原
5、则与步骤(二)内部控制设计的原则与步骤o 1、内部控制设计的原则(略)、内部控制设计的原则(略)o 2、内部控制设计的一般步骤、内部控制设计的一般步骤o 设计内部控制的步骤,设计内部控制的步骤,主要是了解各业主要是了解各业务循环的内容和特点、确定控制目标、评估务循环的内容和特点、确定控制目标、评估实现目标的风险、鉴别控制环节、整合控制实现目标的风险、鉴别控制环节、整合控制流程、确定控制措施,试运行和完善改进。流程、确定控制措施,试运行和完善改进。各业务循环的内容和特点各业务循环的内容和特点o(1)(1)收入收入(销售销售)循环。包括从顾客收取订单,循环。包括从顾客收取订单,批准信用额度,发货,
6、销售发票的填写,收批准信用额度,发货,销售发票的填写,收入和应收账款的记录,现金收款的处理和记入和应收账款的记录,现金收款的处理和记录等相关的程序和政策。录等相关的程序和政策。o(2)(2)支出循环。包括存货、其它资产和服务支出循环。包括存货、其它资产和服务的采购,处理采购订单,货物采购的验收,的采购,处理采购订单,货物采购的验收,应付供应商货款的记录,付款审批,现金支应付供应商货款的记录,付款审批,现金支出及其记录等相关的程序和政策。出及其记录等相关的程序和政策。o(3)(3)生产循环。包括原材料的贮存,原材料的生生产循环。包括原材料的贮存,原材料的生产投入,生产成本的分配,销售商品的生产成
7、产投入,生产成本的分配,销售商品的生产成本的会计处理等相关的程序和政策。本的会计处理等相关的程序和政策。o(4)(4)薪资循环。包括雇佣员工,考勤,计算工资薪资循环。包括雇佣员工,考勤,计算工资总额,个人所得税,发放工资等相关的程序和总额,个人所得税,发放工资等相关的程序和政策。政策。o(5)(5)融资循环。包括涉及银行贷款的交易的审批、融资循环。包括涉及银行贷款的交易的审批、执行和记录,租赁,应付债券和权益性股票等执行和记录,租赁,应付债券和权益性股票等相关的程序和政策。相关的程序和政策。o(6)(6)投资循环。包括涉及固定资产和证券投资的投资循环。包括涉及固定资产和证券投资的审批、执行和记
8、录等相关的程序和政策。审批、执行和记录等相关的程序和政策。o 控制目标控制目标 控制目标,既是管理经济活动的基本要求,控制目标,既是管理经济活动的基本要求,又是实施内部控制的最终目的,也是评价内部又是实施内部控制的最终目的,也是评价内部控制的最高标准。在实际工作中,管理人员和控制的最高标准。在实际工作中,管理人员和审计人员总是根据控制目标,建立和评价内部审计人员总是根据控制目标,建立和评价内部控制系统。因此,设计内部控制,首先应该根控制系统。因此,设计内部控制,首先应该根据经济活动的内容特点和管理要求提炼内部控据经济活动的内容特点和管理要求提炼内部控制目标,然后据以选择具有相应功能的内部控制目
9、标,然后据以选择具有相应功能的内部控制要素,组成该控制系统。制要素,组成该控制系统。整合控制流程整合控制流程 控制流程,是依次贯穿于某项业务活动始控制流程,是依次贯穿于某项业务活动始终的基本控制步骤及相应环节。控制流程,通终的基本控制步骤及相应环节。控制流程,通常同业务流程相吻合,主要由控制点组成。当常同业务流程相吻合,主要由控制点组成。当企业的业务流程存在控制缺陷时,则需要根据企业的业务流程存在控制缺陷时,则需要根据控制目标和控制原则加以整合。控制目标和控制原则加以整合。o 鉴别控制环节鉴别控制环节 实现控制目标,主要是控制容易发生偏差实现控制目标,主要是控制容易发生偏差的业务环节。这些可能
10、发生错弊因而需要控制的业务环节。这些可能发生错弊因而需要控制的业务环节,通常称为控制环节或控制点。控的业务环节,通常称为控制环节或控制点。控制点按其发挥作用的程度而论,可以分为关键制点按其发挥作用的程度而论,可以分为关键控制点和一般控制点。控制点和一般控制点。o 关键控制点关键控制点:指那些在业务处理过程中发挥:指那些在业务处理过程中发挥作用最大,影响范围最广,甚至决定全局成作用最大,影响范围最广,甚至决定全局成效的控制点。它对于保证整个业务活动的控效的控制点。它对于保证整个业务活动的控制目标具有至关重要的影响。制目标具有至关重要的影响。o o 一般控制点一般控制点:指那些只能发挥局部作用,影
11、:指那些只能发挥局部作用,影响特定范围的控制点。响特定范围的控制点。o 如材料采购业务中的如材料采购业务中的“验收验收”控制点控制点,对于保证材,对于保证材料采购业务的完整性、实物安全性等控制目标都起着料采购业务的完整性、实物安全性等控制目标都起着重要的保障作用,因此是材料采购控制系统中的关键重要的保障作用,因此是材料采购控制系统中的关键控制点控制点;相比之下,相比之下,“审批审批”、“签约签约、登记登记、记账记账 等控制点,即是一般控制点。等控制点,即是一般控制点。o 需要说明的是,关键控制点和一般控制点在一需要说明的是,关键控制点和一般控制点在一定条件下是可以相互转化的。某个控制点在此项业
12、务定条件下是可以相互转化的。某个控制点在此项业务活动中是关键控制点,在另外一项活动中则可能是一活动中是关键控制点,在另外一项活动中则可能是一般控制点,反之亦然。般控制点,反之亦然。o 确定控制措施确定控制措施 控制点的功能,是通过设置具体的控制技术控制点的功能,是通过设置具体的控制技术和手续而实现的。这些为预防和发现错弊而在和手续而实现的。这些为预防和发现错弊而在某控制点所运用的各种控制技术和手续等,通某控制点所运用的各种控制技术和手续等,通常被概括为控制措施。常被概括为控制措施。o o 现金控制系统中的现金控制系统中的“审批审批”控制点,就设有控制点,就设有:(1):(1)主管人员授权办理现
13、金收支业务主管人员授权办理现金收支业务;(2);(2)经办人员在现金经办人员在现金收支原始凭证上签字或盖章收支原始凭证上签字或盖章;(3);(3)部门负责人审核该凭部门负责人审核该凭证并签章批准等控制措施。证并签章批准等控制措施。o 银行存款控制系统的银行存款控制系统的“结算结算”控制点则设有控制点则设有:(1):(1)出纳员核查原始凭证出纳员核查原始凭证;(2);(2)填制或取得结算凭证填制或取得结算凭证;(3);(3)加加盖收讫或付讫戳记盖收讫或付讫戳记;(4);(4)签字或盖章签字或盖章;(5);(5)登记结算登记登记结算登记簿等控制措施。簿等控制措施。o 以上两个控制点的差异,说明由于
14、其控制的业务以上两个控制点的差异,说明由于其控制的业务内容不同,所要实现的控制目标不同,因而相匹配的内容不同,所要实现的控制目标不同,因而相匹配的控制措施也不相同。因此,实际工作中,必须根据控控制措施也不相同。因此,实际工作中,必须根据控制目标和对象设置相应的控制技术和手续。制目标和对象设置相应的控制技术和手续。具体操作步骤具体操作步骤o 构造业务循环模型构造业务循环模型o 分析业务常见弊端分析业务常见弊端o 提出内部控制要点提出内部控制要点o 设计内部控制文本设计内部控制文本(1 1)构造业务循环模型)构造业务循环模型o 反映经营活动全貌,符合企业经营特点反映经营活动全貌,符合企业经营特点o
15、 以价值运动为主线,以资金池为中心以价值运动为主线,以资金池为中心o 满足审计方法的使用满足审计方法的使用(2)分析常见错误弊端)分析常见错误弊端o 错误弊端表现错误弊端表现o 错误弊端分析错误弊端分析n 历史教训与案例历史教训与案例n 合理怀疑合理怀疑(3)提出控制要点和方法)提出控制要点和方法o 关键控制点关键控制点o 补偿性控制补偿性控制o 成本效益分析成本效益分析二、二、采购与付款循环的采购与付款循环的主要业务活动与目标主要业务活动与目标o 包括:包括:o 主要业务活动主要业务活动o 业务目标业务目标 (一)(一)主要业务活动主要业务活动o 购货支出循环是由固定资产、商品或劳务的取得和
16、购货支出循环是由固定资产、商品或劳务的取得和支付活动组成。支付活动组成。o 该循环主要有购货和固定资产两种主要交易类型。该循环主要有购货和固定资产两种主要交易类型。o 典型的支出循环流程包括典型的支出循环流程包括请购、订购、验收、记录、请购、订购、验收、记录、付款等方面。付款等方面。o 购货循环所涉及的主要业务活动购货循环所涉及的主要业务活动 包括:请购包括:请购 订订购购-验收商品验收商品-储存已验收的商品储存已验收的商品-编制付款凭证编制付款凭证-确确认与记录负债认与记录负债-付款付款-记录现金与银行存款支出记录现金与银行存款支出 采购循环图采购循环图付款处理付款处理验验 收收采购计划采购
17、计划采购作业采购作业会计记录会计记录应付帐款的处应付帐款的处理理主要业务活动主要业务活动1.1.请购商品和劳务请购商品和劳务-资产使用部门资产使用部门2.2.编制订购单编制订购单-采购部门采购部门3.3.验收商品验收商品-验收部门验收部门4.4.储存已验收的商品存货储存已验收的商品存货仓库仓库5.5.编制付款凭单编制付款凭单-会计部门会计部门6.6.确认与记录负债确认与记录负债-会计部门会计部门7.7.付款付款-会计部门会计部门8.8.记录现金、银行存款支出记录现金、银行存款支出-会计部门会计部门(二)业务目标(二)业务目标o 1、识别能够满足公司需求的供应商、识别能够满足公司需求的供应商,遵
18、循适用的,遵循适用的法律法规和合同从具有合法资质的供应商那里采购,法律法规和合同从具有合法资质的供应商那里采购,确保充足的物料供应;确保充足的物料供应;o 2、订购符合适当规格的项目、订购符合适当规格的项目,支付适当的价款,支付适当的价款,在适当的时间订购适当的数量在适当的时间订购适当的数量,及时接收订购的,及时接收订购的项目项目,完整而准确地记录已授权的采购订单,完整而准确地记录已授权的采购订单,防,防止未经授权使用采购订单止未经授权使用采购订单;o 3、确保收到的物料和相关信息能得到处理,并及、确保收到的物料和相关信息能得到处理,并及时提供给生产、仓储或其他部门时提供给生产、仓储或其他部门
19、、确保对未及时、确保对未及时供货的采购订单进行调查供货的采购订单进行调查、完整而准确地记录收、完整而准确地记录收到的货物和退回的货物到的货物和退回的货物;o 4 4、只接收经过适当订购的项目、只接收经过适当订购的项目 、只接受符合采购订、只接受符合采购订单规格的物料单规格的物料 、确保所有从收货活动移送到其他活、确保所有从收货活动移送到其他活动的物料都得到了记录动的物料都得到了记录 ;o 保护已收到的货物保护已收到的货物 、确保供应商、库存和采购订单、确保供应商、库存和采购订单信息被准确更新,以反映收货情况信息被准确更新,以反映收货情况 、立即退回拒收、立即退回拒收项目项目 、完整而准确地记录
20、所有入库和出库、完整而准确地记录所有入库和出库 、所有移、所有移送给经营活动的货物需要经过适当申请送给经营活动的货物需要经过适当申请 、正确移送、正确移送所有已申请的物料所有已申请的物料 、保持安全的工作环境和对危险、保持安全的工作环境和对危险物料的储存物料的储存 ;o 5 5、及时而准确地记录所有已经收到的经过批准的购货、及时而准确地记录所有已经收到的经过批准的购货的发票,并且仅仅记录这些购货的发票,并且仅仅记录这些购货 、确认可以提供的折、确认可以提供的折扣扣 、准确记录所有已授予信用的退货和折让,并且只、准确记录所有已授予信用的退货和折让,并且只记录这些业务记录这些业务 、确保应付账款的
21、完整性和准确性、确保应付账款的完整性和准确性 、保、保护应付账款记录护应付账款记录 。三、三、采购与付款循环的采购与付款循环的内部控制要点及设计内部控制要点及设计o 包括:包括:o 采购与付款业务的内部控制要点采购与付款业务的内部控制要点o 该循环内部控制设计该循环内部控制设计(一)采购与付款业务的(一)采购与付款业务的内部控制要点内部控制要点o 1、采购循环常见弊端采购循环常见弊端 盲目采购、积压变质盲目采购、积压变质 收受回扣、中饱私囊收受回扣、中饱私囊 虚报损耗、中途转移虚报损耗、中途转移 混淆采购成本混淆采购成本 验收不严、以少报多、以次充好验收不严、以少报多、以次充好 违规结算、资金
22、流失违规结算、资金流失2、采购与付款业务的控制点、采购与付款业务的控制点o(1)(1)请购单、订货单、验收单和卖方发票齐全,并请购单、订货单、验收单和卖方发票齐全,并附在付款凭单的后面。附在付款凭单的后面。o(2)(2)购货经过适当级别的批准。购货经过适当级别的批准。o(3)(3)及时注销凭证,反之重复使用。及时注销凭证,反之重复使用。o(4)(4)对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部核查。核查。o(5)(5)订货单经过事前编号并登记入账。订货单经过事前编号并登记入账。o(6)(6)验收单经过事前编号并登记入账。验收单经过事前编号并登记入账。o(7)
23、(7)卖方发票经过事前编号并登记入账。卖方发票经过事前编号并登记入账。采购与付款业务的控制点(续)采购与付款业务的控制点(续)o(8)(8)采购款项计算和金额的内部核查。采购款项计算和金额的内部核查。o(9)采购价格和折扣的授权和批准。采购价格和折扣的授权和批准。o(10)所采用会计科目适当无误,分类正确。所采用会计科目适当无误,分类正确。o(11)采购与付款业务的登记及时。采购与付款业务的登记及时。o(12)应付账款明细账内容的内部查核。应付账款明细账内容的内部查核。o(13)定期的内部查核和内部审计。定期的内部查核和内部审计。(二二)采购与付款循环内部控制设计采购与付款循环内部控制设计o企
24、业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相理采购业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。凭证的相互核对工作。o为实现采购与付款业务内部会计控制目标,企业应建立以请购为实现采购与付款业务内部会计控制目标,企业应建立以请购单、合同、验收单、入
25、库单等结算凭证为载体的业务记录控制单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。系统。1、购买与审批购买与审批 2、验收与付款、验收与付款 3、评估与披露、评估与披露 1.购买与审批购买与审批o 企业应当根据企业应当根据全面预算管理全面预算管理的要求从事采购业务。的要求从事采购业务。对于对于超预算和预算外采购超预算和预算外采购,应当履行预算调整程序。,应当履行预算调整程序。o 企业应当建立严格的购买审批制度,明确审批权限,企业应当建立严格的购买审批制度,明确审批权限,根据生产经营的客观需要,确定采购项目、质量等根据生产经营的客观需要,确定采购项目、质量等级、可选供应商以及交货付款
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