(完整版)合同归档制度.doc
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- 完整版 合同 归档 制度
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1、 合 同 档 案 管 理 制 度 第一章 总 则第一条 为了规范公司合同档案管理,有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料,维护公司的经济利益,降低经营风险,特制定本管理制度。第二章 归档范围第二条 合同档案:公司与有关单位签订的各类业务合同及与业务相关的协议,文件等。第三条 非合同档案:与业务有关的协议,文件等。第三章 归档制度第四条 凡属归档范围的文件资料,均由档案归口部门人力行政部统一管理,档案应至少保留两份原件外加审批单,归口部门且把一份原件转移至财务部,任何个人不得擅自留存。第五条 财务部门无文件资料借阅权,原件不得向外借出。第六条 原件用于报批不能归档或必须由相关部门保留的,人力
2、行政部保存复印件,并备注原件的保留部门,以备查阅.。第七条 所有归档的文件均需将原件进行扫描分类编号,留存电子版。第四章 档案保管制度第八条 人力行政部设专门存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。第九条 归档资料要进行登记,编制归档目录。第十条 部门设兼职档案管理人员,档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编制专题目录,完善检索工具,以便于查找。第十一条 档案分类、分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。第十二条 档案管理人员要熟悉所管理的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。第十三条 严格遵守档案安全保密制度,做好档案流失的防护工作。第五章
3、档案管理员的职责第十四条 部门设兼职档案管理人员,统一收集管理公司全部应归档资料。第十五条 具体负责工作:负责部门档案资料的收集、分类、整理、编目、归档、借阅等工作,同时做好电子存档的管理、督查工作。第十七条 档案管理人员要严格执行部门档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利 用工作,充分发挥档案资料的作用。第六章 档案查阅和借阅要求 第十六条 部门档案只供集团内部人员借阅,公司内部人员借阅者需要填写档案借阅登记表。 第十七条 档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还。 第十八条 不准转借,必须专人专用。 第十九条 必须爱护档案,不得抽换档案内文件,保持整洁,不准在档案材
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