会议服务工作流程及礼仪课件.ppt

1、会议服务工作流程相关礼仪一、会场布置1、接到会议室使用通知后，应首先明确客人需要提供的服务项目，如会议室的使用时间，使用次数、人数、单位、何人参加，有无会标、席位牌，是否摆放鲜花水果，话筒的个数，是否摆放投影仪、投影幕、板书用具（白板、板擦、白板笔）以及会议联系人落实看会场的时间等）。2、会议室服务人员按会议联系人预约看会场时间，提前半天安排服务员按照要求布置好会场，开窗透气，摆放会议所需物品（茶叶、水杯、托盘、水瓶、信纸或白纸、圆珠笔、一次性铅笔等）。一、会场布置3、检查会议室灯具、桌椅、空调、音响等设施设备的完好。地面、四周墙裙、门窗做到无损坏、无灰尘。如有损坏及时报修，并督促工程维修人员

2、，检查维修结果，保证设施完好率达到百分百。4、按要求粘好会标，保证协调美观。5、投影设备、板书器材等应首先征得会议负责人的同意进行适当摆放，所需用具应完备、易取用。提供良好稳定的电源。帮助调试投影设备和客人携带的媒体工具。一、会场布置6、检查并准备好音响及话筒视频追踪等设备，并调试音响、话筒到适当音量，话筒高度一致。7、席位牌由商务中心接待员核对好后，提前放在会议室，由会议组织者安排摆放。8、在圆桌上摆放好香巾碟。摆放好纸笔，要求将纸摆放在距下桌沿5厘米正对椅背处，笔尖朝上成45度角。9、最后一次检查台面是否整洁，各种用具是否干净、齐全，摆放符合要求。二、会前准备1、会前准备务必在接到开会通知

3、的时间半小时前进行。会议服务员应将手机调至振动或关机。2、根据会议人数，在茶水间准备好相应数量的茶杯，并放置适量茶叶，准备好干净保温的开水瓶，打好开水。3、准备香巾。4、打开空调，确保会议室温度适宜。5、保洁人员在公共卫生间配卷纸、点檀香，对台面、地面卫生再次打扫，并清理会议室外的立式垃圾桶。二、会前准备6、在吸烟区摆放好烟缸和纸巾，如果有茶歇，在会议开始前在指定位置摆放好。7、开音响、灯光，再次进行音响的调试。8、会议开始前30分钟，会议服务人员应再次检查会标，欢迎牌、绿化布置、空调、音控等情况以及公共卫生间、公共卫生是否OK，如有欠漏，需立即通知服务中心或有关部门人员，保证会议按时进行。二

4、、会前准备9、会议即将开始时，会场播放与会议主题相符的轻音乐，任何妨碍客人的工作如吸尘等应立即停止，服务员站在会议室门外，面向客人到来的方向，保持微笑。若是重点会议，需有主管或经理在场迎候。对年老体弱者进行搀扶。10、客人到来距离会议室约2.5米时，服务员上半身略微前倾，问候客人：“您好，领导”，并伸手示意大门的方向：“这边请。”三、会中服务（重点）1、客人陆续入座时，服务员一人先上香巾，其他人倒茶水。先在茶水间倒好茶水，用托盘将茶水托出，先为会议室主桌上的客人送茶水。走近就座的客人，站在客人右侧，身体略微前倾，右手先拿一个杯垫放置在桌上，（客人的右手正上方的位置），然后拿茶杯将茶杯放置在杯垫

5、上，杯把朝右下方方便客人取用，退半步转身离开服务下一位客人。三、会中服务（重点）2、如有投影仪，服务人员不要横穿投影仪，以免影响投影效果。3、会议服务人员必须手机调成振动或关机，坚守岗位。会议开始时，茶水服务人员按标准站姿在茶水间门口，音响师站在音响室门口，面向会议室，站姿规范，注意观察参会人员随时可能产生的需求。会议进行时，服务员要留意会议进程，发现有需求的客人要立即上前询问。三、会中服务（重点）4、会议服务员注意观察会场情况，适时续水，在会议开始后15分钟左右进行，以后每隔20分钟续一次，（可视情况提前或延迟）。茶水温度始终应保持在85摄氏度以上。拿暖瓶倒水时，须左手拿壶（同时手心里可放叠

6、好的纸巾两张，如遇有客人自己不小心将水溅到桌上的情况，可以应急处理），右手托壶于胸前，走路要稳，步子要轻，动作协调；从桌后倒水时，侧身站立于客人右侧，大拇指、食指拿起杯把并后退一步，与宾客保持30厘米左右的距离，倒水以七八成满为宜，斟完后，上前一步将茶放回原处，面带微笑，伸右手示意“请用茶”，然后进行下一位。三、会中服务（重点）如客人坐的比较拥挤，服务员拿不到杯子时，可轻声提示客人“打扰一下，给您加点水”，同时手伸向杯子，这时一般客人都会理解服务员的意思，协助将杯子拿给服务员。如遇到客人碰倒茶杯的情况，要及时到茶水间拿抹布擦拭，如是主席台上的（会议室内）可先就近抽取纸巾先应急处理，再去拿抹布处

7、理。此项事情出现考验的是会议室服务人员的应急能力和协作能力。一般主席台上的会议室都会安排两个以上的服务员进行服务，每个人都要一边工作一边关注会场情况，出现应急情况，会场内服务人员要通力协作，最快速的解决问题。三、会中服务（重点）5、密切注意会议室的音响问题和视频追踪系统。6、签字仪式：帮客人传递文件的工作一般由礼仪小姐负责（否则由服务员完成），服务员应事先与其沟通好，并协助把准备好的红酒送到客人手中。7、会议中场休息，及时补充和更换各种用品，注意不要翻动桌面资料。同时关注去卫生间的客人，给他们指点卫生间方向。四、会后服务1、会议结束时，服务员快步走向会议室门口，打开大门，站在门内一侧，身体略微

8、前倾，欢送客人：“请慢走，欢迎下次光临。”目送客人全部离场后，检查是否有遗留物品及会场设备、物品的完好情况。2、向会议工作人员询问下次会议的时间要求，并征求对服务方面的要求。四、会后服务3、进行安全检查，关闭电器电源，检查会场是否有宾客丢失的文件及物品，如有，应及时联系或交会议负责人、总台。检查会议室的设备有无损害、短缺、及时填写赔偿表并通知总台。4、打开门窗，通风换气，会议服务人员清扫会议卫生，对会议室中的茶具进行清洗消毒。5、关灯、锁门。签约仪式的座次礼仪1、在签署多边合同时，一般仅设一个签字椅。各方签字人签字时，需依照有关各方事先同意的先后顺序依次上前签字。2、助签人在助签时依“右高左低

9、”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧，同时有关各方的随员应按照一定的序列排队签字桌就座或站立。签约仪式的座次礼仪3、在签署双边合同时，应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌的左侧。双方各自的助签人应分别站立于各自一方签字人的外侧。4、其他的随员可以按照一定的顺序在已方签字人的正对面就座，也可以依照职位的高低，依次自左至右，或自右到左的列成一行站立于已方签字人的身后。签约仪式的座次礼仪5、在正式签署合同时，各方代表对于礼遇均非常在意，因而商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题，应当认真对待。乘电梯的礼仪1、先按电梯让客人进，若客人不止一人，先进入电梯，一手按“开”，一手按住电梯侧门“请进”。2、到达目的的后，一手按“开”，一手做出请的手势，“到了，您先请。”3、遵循先下后上原则。乘坐（箱型）电梯的站位电梯右侧有按钮时，如右图所示，则2号位为一位，4号位为二位，3号位为三位，5号位为四位，1号位为五位。注意：若电梯两侧都有按钮，则只需1号位与5号位互换位置，因为商务礼仪中通常以右为尊。按钮12345合影图1-主人 2-主宾 3-第二主宾4-客方人员（或主管插排）5-主方人员6-摄影师544421344455444445544456