(完整版)公司文件资料归档管理制度.doc

1、公司文件资料归档管理制度第一章 总则第一条 目的为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。第二条 适用范围本制度适用于公司各部门第二章 归档归类第三条 公司文件、资料归档的范围和归档分类公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。一、一级类目类别范围代码行政类本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。1经营业务类公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。2人事

2、类劳动人事档案、劳动工资档案等。3政府类政府下发至公司的各类文件。4音像类公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。5 二、二级类目公司各部门缩写作为二级类目的代码部门代码人事行政部RX研发部YF客服部KF市场实施部SS财务部CW 三、三级类目范围重要等级代码公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等一般级文档A公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。重要级文档B内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策

3、、战略性的合作协议及其合同等。机密级文档C第三章 档案保管第四条 档案的保管、调阅与归还 一、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成文件档案,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。二、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写文档管理登记表,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。三、公司档案调阅时须填写文档调阅申请表。一般级公司文档,须填写文档调阅申请表方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。四、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 ，不得复

4、制或带走。 五、档案归还时间为文档调阅申请表上填写的时间内，归还时必须填写文档归还登记表。第五条 归档保存期限 一、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 二、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示

5、报告、经核定己完结且无必要保存的文档。第六条 档案的销毁 一、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 二、待销毁的文档由专管员填报文档销毁申请表,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。三、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写文档销毁登记表。第四章 附则第五条 本制度由行政部附则制定、修改、解释。第六条 本制度自颁布之日起实施。另附：附表1文件接收登记表 附表2文件移交登记表 附表3文件发放登记表 附表4文档管理登记表 附表5文档调阅申请表 附表6文档归还登记表 附表7文档销毁申请表 附表8文档销毁登记表