XX地产会议管理制度(DOC 15页).doc
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1、 会议管理制度 编 号: 版 次 号: 编制人/日期: 审核人/日期: 审批人/日期: 修订记录修订日期修订后版号修改内容修改人审核人批准人第一章 总 则第一条 适用范围本规范适用于公司及公司内各部门组织召开的所有会议。第二条 目 的为有效推进公司计划管理,建立会议管理体系,同时为了明确会议对接关系,会议召开前、中、后期各阶段的工作指引规范,提升会议效率,保证会议决议有效执行,特制定本制度。第二章 会议的分类 第三条 根据会议输出成果不同将会议分为以下几类:一、 例会指公司定期召开的会议,可以是沟通讨论,也可以就某些问题进行决策。包括月度办公会、项目月会、半年/年度工作总结会、绩效评估会、年度
2、员工大会、员工述职会。会议的输出成果可以是明确的决议,包括确定事项、目标、效果、责任人、完成时间;也可以是对讨论成果的描述。(一)月度办公会每月召开一次,由公司总经理主持召开,各中心及项目负责人就各自负责版块/项目的工作情况进行汇报。了解工作计划完成情况,了解需要协作或沟通解决的问题,明确下阶段工作目标。对宏观市场变化、运营管理等,进行沟通探讨,确定工作方向,必要时调整公司资源分配。与会人员为7级及以上人员,由总办负责承办。(二)项目月会,由项目总经理主持召开,项目各端口负责人就各自负责的版块进行汇报。了解工作计划完成情况,了解需要协调解决的重大问题,明确下阶段的工作目标。由项目公司承办。(三
3、)半年经营工作总结会每年6月下旬召开的工作会议,对公司半年经营管理状况进行总结与探讨。内容包括:公司年度工作目标的落实情况;外部环境变化分析及内部策略调整。与会人员为4级以上员工,由总办承办。(四)绩效评估会对公司员工绩效完成情况、工作能力、工作态度等方面的情况进行逐一评估,使公司管理层清晰掌握公司的员工工作情况。具体召开时间、会议内容及重点参照绩效考核制度执行。(五)年度员工大会每年春节前召开,对公司年度运营情况进行总结,对次年的公司年度战略目标进行宣讲,对公司评选出的各类优秀专项奖项进行颁发。由总办负责承办。(六)员工述职会每年12月底以前召开,由各总监组织本中心员工对全年员工工作完成情况
4、进行述职,并作为绩效考核的参考。由各中心分别承办。二、业务决策会议(一)业务决策会中心/项目就相关业务向公司提出议案,需由管理层进行决策的会议。由发起中心/项目公司承办,总办协办。(二)业务汇报会中心/项目就某一专题进展向公司进行汇报的会议。由发起中心/项目公司承办,总办协办。第三章 会议流程第四条 会议阶段划分会议分为会前组织、会中控制、会后跟进三个阶段,会议在决定召开的同时,会议承办部门须在第一时间明确会议人员的角色分工,会议人员需根据角色分工在不同阶段开展各自职责范围的工作。会议人员的角色分工为:会务助理、主持人、决策人、其他与会人。一、 会务助理是指会务工作的具体经办人员,是为会议的组
5、织、会议的正常进行提供服务的人,主要负责会议的前期准备、协调事宜,负责安排会中的记录工作及会后对决议的跟进反馈工作。二、 主持人是保证会议正常、有效召开的人,主要职责是确定会议议程、主持会议、负责把控会议按议程安排进行、并对会议结果负责。三、 决策人是对会议的正常召开、有效决策起决定性影响的人,主要负责对提交决策事项进行指示。四、 其他与会人是对会议的正常召开、有效决策影响较小的人或只参加部分会议的人,出席会议主要目的为开拓视野、学习提升,必要时准备发言资料并进行会议发言。第五条 会前组织阶段会议人员角色分工及职责:一、 会务助理,职责: (一) 明确会议类别、级别、类型、名称、地点、时间、与
6、会人员及其角色分工、议题、议程安排、其他要求;如需用公司会议室则需提前向总经办预订场地;(二) 协助会议主持人对与会人员进行甄选,原则上对不用全程参加会议的人员可仅通知其参加某阶段议程,以提高办公效率;(三) 会议召开前一天电话或短信提醒与会人员准时参加会议,并收集与会人员能否准时出席会议的信息,及时反馈给会议主持人;(四) 会议召开前一天收集会议资料,进行汇总整理,对提交资料是否符合会议要求形式进行把关;并提前将汇总的会议资料交会议主持人、其他相关与会人员;(五) 会议召开前一天办理会议所需设备的借用手续,并准备会议用品;(六) 会议召开前一天准备会议签到表,大型会议需要准备会议手册/资料;
7、(七) 与会人员同时被其他会议邀请时,视会议级别、类型情况予以对接、协调。协调原则为:1、 公司级会议优先于部门级会议;2、 同级别下,不同会议邀请相同与会人员时,视被邀人员在不同会议中担当的角色分工不同区别对待:被邀人员在会议中担当决策人、主持人的则以参加该会议为优先。(八) 会议召开当日提前15分钟完成会议材料的准备及电脑、投影设备调试,提前5分钟完成会议后勤准备事宜并通知与会人员进场。二、 主持人职责:(一) 与会务助理一同明确会议类别、级别、类型、名称、地点、时间、与会人员及其角色分工、议题、议程安排、其他要求,并合理安排工作,确保准时参加会议;(二) 对与会人员进行甄选;(三) 于会
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