2020年企业档案管理制度体系(DOC 22页).doc

1、企业档案管理制度体系 1.总则 为加强企业档案管理，逐步实现规范化、标准化、制度化，更好地为企业经营生产服务，根据档案法及总公司有关档案工作的规定，结合公司实际制定本制度。 2.档案归档制度 2.1.适用范围 公司档案主要包括：1.党群工作;2.行政管理;3.经营管理类;4.生产技术管理类;5.产品档案;6.科学技术研究档案;7.基建档案;8.设备仪器;9.会计档案;10.干部职工档案等十类档案管理。 2.2.文件资料的形成和归档。 2.2.1.公司生产经营活动中形成的各种文件资料，由部门指定专人负责日常积累、和归档;各项管理工作中形成的文件资料，由各职能部门的兼职档案员分门别类做好日常积累、

2、和归档工作。 2.2.1.1.公司党群工作档案、人事档案、行政档案由办公室按年度进行，以上资料于第二年六月底前移交到档案室进行分类、立卷归档。 2.2.1.2.经营管理类包括经营部分包合同、分包结算、分包商评价表(包括供应商评价表);生产部的生产计划、统计(表)报表、设备报表、设备检查计划报告等按年度、组卷，于第二年六月底前移交档案室归档。 2.2.1.3.生产技术管理类档案由质量部专人按年度负责，于第二年六月底前移交档案室进行分类、立卷归档。 2.2.1.4.产品档案涉及到的资料由各个部门按分类规则11.5进行收集，以承接项目全部完工后进行，以产品入库时间为准两个月内、立卷移交档案室归档。

3、2.2.1.5.科学技术研究档案，由技术部在完成每一项科技成果之后两个月内，按分类规则11.6进行、组卷，并向档案室移交归档。 2.2.1.6基建档案，在基建项目竣工验收质保期后两个月内，由基建领导小组按档案分类规则11.7进行、组卷、排列、编号，并移交档案室归档。 2.2.1.7.设备仪器档案及新购进设备随机资料，由生产设备部按分类规则11.8进行、组卷，并在两个月内移交档案室保管。 2.2.1.8.会计档案，由财务部按分类规则11.9装订成册，排列编号并编制分类目录。在会计年度终了后在本部门保存一年后移到档案室保管。 2.2.2.资料归档的基本要求 2.2.2.1.文件资料必须保持成套性和

4、完整性。 2.2.2.2.归档的文件资料必须准确反映各项活动的真实内容。 2.2.2.3.在一个年度或一个项目结束后，由档案员按照文件的特点，系统组成一个或若干个保管单位(卷、册、袋、盒)，经主管负责人审查签字之后，按移交归档程序和时间要求，向档案室移交归档。 2.2.2.4.每一个保管单位都要填写案卷封面(包括：单位名称、项目名称、保管单位名称、编制日期、张数、保管期限、档案号等)卷内目录和备考表。 2.2.2.5.归档的文件资料必须符合国家规定的文件种类、文件格式等有关要求，书写工整清楚，不准使用圆珠笔、铅笔及纯蓝墨水书写。 2.2.3.归档份数 2.2.3.1.各类档案归档一份。 2.2

5、.3.2.声像、电子版档案归档二份。 2.2.4.归档案卷的交接 2.2.4.1.公司各部门形成的技术文件，由资料员按照分类规则进行，填写移交清单一式两份(本部门和公司档案室各存一份)，由部门经理审核后移交档案室。 2.2.4.2.公司技术部、质量部形成的技术文件，包括经营管理、产品、基建、科研类等文件，由资料员按照分类规则进行、组卷，并编写技术文件归档说明书，填写移交清单一式两份(本部门和公司档案室各存一份)。 2.2.4.3.确定档案保管期限的原则： a.凡记述和反映公司重要活动和历史面貌，对企业有长远利用价值的档案，列为永久保存。 b.凡在较长时期内需要查考利用的档案列为长期保存(30年

6、)。 c.凡在短时期内需要查考利用的档案列为短期保存(10年)。 d.介于两者之间的档案，一律从长保存。 3.档案接收制度 3.1.接收档案必须认真验收，并办理接交手续。 3.2.存放档案必须有专用柜，排列方法一律从左向右自上而下。 3.3.底图存放要扎边平放。蓝图按四号大小琴式折叠。 3.4.借阅档案必须按借阅制度办理。 3.5.每年12月31日前对库房档案进行一次清点、核对，做到账物相符。 4.档案保管制度 4.1.档案库房应具有防火、防盗、防光、防高温气体、防潮、防尘、防有害生物、防污染等设施条件。 4.2.档案室每月进行一次安全检查，检查情况应登记，发现问题当即处理或向领导反映解决。

7、4.3.非库房管理人员，不得进入库房。如因工作需要进入库房的，应由管理人员陪同。 5.档案登记统计制度 5.1.档案统计主要包括：档案管理基本情况、档案数量、档案利用效果。 5.2.严格履行借阅手续，如实填写借阅档案登记表，并妥善保存，作为积累档案利用的依据。 5.3.档案员要主动与利用者联系，请利用者协助填写“档案利用效果登记表”并将利用效果实例汇编成册。 5.4.档案统计报表每年年底报总公司档案室和唐山市档案局一份，档案室留两份。 6.档案的保密制度 6.1.档案管理人员必须贯彻执行国家保密制度及公司的档案保密规定，确保档案的安全。 6.2.档案管理人员对所保管的档案内容不得泄露。 6.3

8、.不得擅自翻英复英传抄档案、资料。 6.4.经鉴定批准销毁的档案、资料，必须送指定造纸厂销毁，不准卖给废品收购站。 6.5.发现档案、资料丢失或下落不明，要立即报告保卫部门。 7.档案借阅制度 7.1.借阅档案应根据档案的重要程度履行不同的借阅手续。 7.2.机关各部室因工作需要在档案室查阅档案者，须经部门经理签字。调阅档案且离开档案室或复印案卷内容(不带出机关)者，须经部门经理、经理办公室主任签字，方准予借阅或复樱 7.3.凡外单位借阅档案或复印案卷内容并带出机关者，必须持单位介绍信，经公司主管领导签字，方可调阅或复印，“介绍信”留存档案室。 7.4.借阅档案，借出时间最长不超过15天。 7

9、.5.借阅档案的人员，必须保守档案的机密，保证档案的安全，不得涂改、勾划、剪裁、拆散或擅自复英转借。 借出后归还的档案，档案管理人员要认真核对、检查，发现问题要向借阅人当面提出，查明情况报告领导。 8.档案利用制度 8.1.党群、行政、经营、生产技术管理档案实行新规则的编制归档文件目录;产品、基建、设备仪器、科技、会计档案编制总目录、分类目录等。 8.2.生产经营和其他各项工作中形成的全部档案为一个全宗。档案室应在文书和业务部门立卷基础上，按照“分类规则”进行分类、组卷、编目、排列、上架。 8.3.档案室根据各类档案的不同要求，分别按年度或项目编制必要的目录、卡片、索引等检索工具。 8.4.全

10、宗内的案卷目录，应依分类及时间顺序排列并编号，专柜保存，并绘制案卷存放标识。 8.5.应用计算机存贮和检索档案。 9.档案鉴定销毁制度 9.1.档案的鉴定，由档案鉴定小组负责，档案鉴定小组由公司主管领导、业务技术部门、经理办和档案室的负责人员组成。 9.2.鉴定工作每三至五年进行一次。 9.3.根据档案保管期限规定，对超过保管期限的档案由鉴定小组提出存毁意见。 9.4.销毁的档案登记造册，报经公司主管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人在销毁册上签字并注明年、月、日，销毁清册立卷归档长期保存。 10.违规处罚 对违反下列行为之一的直接责任人及主管 _应视情节轻重给予不同程度的处罚，构成犯罪

11、的依法追究刑事责任： 10.1.不按规定档案，不按期向档案室移交档案的; 10.2.因保管不善，造成档案损毁、丢失的; 10.3.伪造、涂改档案的; 10.4.擅自销毁、抄录、复制档案的; 10.5.泄露档案内容，造成严重后果的。 11.分类规则 11.1.档案分类 依据工业企业档案分类试行规则要求，根据公司实际情况设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 11.2.档号编制原则 11.2.1.唯一性原则： 档案馆内档号应指代单一。不是编号对象应赋于不同代码,一个代码只表示一个编号对象。

12、 11.2.2.合理性原则：档号结构必须与馆藏档案的分类体系相适应。 11.2.3.稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意改变。 11.2.4.扩充性原则;档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。 11.2.5.单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存储空间，提高处理效率。 11.3.档号的结构 目录号类别号案卷号页号 XXXXXXX 11.4.党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理档案类目设置及编号 11.4.1.一级类目代号：0党群工作类;1行政管理类;2经营管理类;3生产技术管理类 11.4.2.按二级类目组织案卷。 11.4.3.档号的结构形式 上述四类

13、档案编号结构形式采用四段式，编号由左至右排列，格式如下： 第一段为目录号。 第二段为一级类目代号，用“0、1、2、3”表示。 第三段为部门代号(二级类目)。 第四段为案卷号，同一保管期限内流水编号。 11.4.4.案卷排列与编目 同一保管期限内按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类的顺序逐年编制流水卷号，分三种保管期限编制案卷目录。 利用新规则进行文件级管理的，同一保管期限内同一年度按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类顺序编制流水件号，分三种保管期限编制归档文件目录。 11.5.产品档案类目设置及编号 产品生产档案按所承接的工程项目-子项专业设置类目，按二级类目组

14、织案卷。 11.5.1.档号的结构形式 产品档案结构形成采用四段式，编号由左至右排列，格式如下：。 X4XXXX 第一段为目录号。 第二段为一级类目，用“4”表示产品档案。 第三段为二级类目，按产品种类或型号设置。 第四段为案卷号，同一类产品档案的编号。 11.6.科学技术研究档案 11.6.1.类目设置 科学技术研究档案按科研课题设置类目，二级类目根据科研课题完成的时间顺序编制，按二级类目组织案卷。 11.6.2.编号的结构形式 科学技术研究档案编号的结构形式采用四段式，格式如下： X5XXX 第一段为目录号 第二段为一级类目(科学技术研究档案)代号，用“5”表示。 第三段为课题代号，根据科

15、研项目排序编号。 第三段为案卷号，按项目流水编号。 11.6.3.案卷排列按二级类目顺序排列。 11.7.基本建设档案类目设置及编号 11.7.1.类目设置 基本建设档案按建设项目设置类目，二级类目根据基建项目完成的时间顺序编制，按二级类目组织案卷。 11.7.2.编号的结构形式 基建档案编号的结构形式采用五段式，格式如下： X6XXXXX 第一段为目录号 第二段为一级类目(基本建设档案)代号，用“6”表示。 第三段为建设项目代号，根据项目排序编号。 第四段为三级类目代号，用01-11表示。 第五段为案卷号，按项目流水编号。 11.7.3.案卷排列按二级类目顺序排列。 11.8.设备仪器档案类

16、目设置及编号 11.8.1.类目设置.设备仪器档案按设备种类(用途)设置类目，设备仪器类设置八个二级类目(见类目代号表)，按单位设备组织案卷。 11.8.2.编号的结构形式 设备仪器档案的编号结构形式采用五段式，格式如下： X7XXXXX 第一段为目录号。 第一段为一级类目(设备仪器档案)代号，用“7“表示。 第二段为二级类目代号，用01-08表示。 第三段为三级类目，根据实有设备食品情况设备。 第四段为案卷号，按二级类目流水编号。 11.8.3.案卷排列：按二级类目顺序排列。 11.9.会计档案分类、编号、排架细则 11.9.1.类目设置会计档案按文件形式(名称)设置类目，会计档案类设置四个

17、二级类目(见类目代号表)。 11.9.2.会计档案结构形成采用五段式，格式如下： X8XXXXX 第一段为目录号。 第二段为一级类目(会计档案)代号，用“8表示。 第三段为二级类目代号，用01-04表示。 第四段为三级类目代号，用二位自然数表示。 第五段为案卷号，按二级类目流水编号。 11.9.3.案卷排架(凭证、报表、其他)按二级类目从1起流水排列、编号，账簿类按三级类目流水排列编号。 11.10.干部职工档案类目设置及编号 11.10.1.类目设置 干部职工档案设置管理人员档案、员工档案、死亡职工档案三个二级类目 11.10.2. 编号的结构形式 干部职工档案的结构采用四段式，格式如下： 内容仅供参考