2020年文件和档案管理制度(DOC 14页).doc

1、文件档案管理制度1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。2范围本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。3职责3.

2、1各过程管理部门职责：3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。3.1.5负责文件更改内容等。3.2生产部职责：3.2.1负责管理手册的编制。3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。4程序内容4.1确定文件种类4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。4.1.2外来

3、文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标；b.实现方针、目标和指标的策划；c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。4.1.4资料和记录相关的资料包括但不限于：a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）；b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料；c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；d.各类检查、教育培训、演习及

4、其他活动记录；e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）h.设施的设计、运行技术资料；i.供应商和承包商档案；j.作业许可证等；k.其他资料。4.2提出文件的编制和修改需求4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。4.3指定编写人4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的

5、程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制； 4.4进行编写4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：a.目的：明确编制本文件要达到的目的b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图4.4.2文件的编号按如下要求： /

6、 记录编号 文件顺序号 文件层别号 文件类别（AQ）公司代号JP其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 等； 文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。例子：文件编号：JP-AQ-0201法律法规标准规范管理程序表格编号：编号JPL-AQ-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。4.5评审和审批4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交

7、相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。4.5.3文件审批权限。 a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。4.6发放控制4.6.1生产部发布综合管理体系文件,

8、 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。4.6.3各部门需建立文件控制清单，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。4.7使用控制4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索

9、。4.8文件更新4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写文件更改通知单，到办公室登记备案后。同时更新文件控制清单，生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写文件与回收记录，防止作废文件非预期使用。4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。4.9安全记录管理4.9.1建立记录清单安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：

10、记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。4.9.2安全记录的使用按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。4.9.3收 集定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。4.9.4储存、保护4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。4.9.5处 置记录保存人按照“安全记录台帐

11、”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。5相关文件无6相关记录AQ-0202/01文件控制清单AQ-0202/02文件发放、回收记录AQ-0202/03文件更改通知单AQ-0202/04安全记录台帐AQ-0202/05评审记录公司档案管理制度第一章 总则第一条 为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，特制订本制度。第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三条 重要原始档案遵循“双人

12、双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。第二章 档案归档第四条 归档范围(一) 通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。(二) 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收、工程报批资料等。(三) 合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。(四) 设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等。(五) 员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。(六) 计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等，设备内部校验记录

13、归于设备档案中。(七) 产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告（含送检或抽检）、产品重大质量事故资料等。(八) 供应商档案。(九) 质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十) 检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。(十一) 记录：除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；(十二) 批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。(十三) 标准操作规程。(十四) 验证文件：验

14、证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。(十五) 行政类文件： l 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章规程等；l 各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；l 各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；l 人事任命、劳动纠纷等；l 各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；l 所有加盖公章的文件复印件；l 在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种

15、文字、声像光碟等形式的历史记录。第五条 归档时间(一) 各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续；(二) 设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；(三) 员工培训类资料按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；(四) 计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；(五) 供应商档案按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；(六) 记录文件。辅助记录半年归档一次，其他记

16、录每年归档一次；(七) 批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；(八) 验证文件随时产生随时归档，验证主计划按年度归档，于每年1月25日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；(九) 其他文件每周一集中归档一次。(十) 未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承担全部责任，并根据情节轻重予以相应处理。第六条 归档份数(一) 原件全部归档，并注明份数、出处。(二) 使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。第七条 归档要求(一) 由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。(二) 对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。(三) 文件必须通过系统整理后再归档。(四) 文件须

17、经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。第八条 归档手续各类文件归档时，归档部门应填写文件归档单一式二份，由归档部门负责人和总经办负责人审批，归档部门和档案室各留存一份，以备查考。由档案员填写文件归档登记薄，归档人和档案员共同签字确认。第三章 档案的收集与整理第九条 档案的收集(一) 由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。(二) 由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进行系统的、全面的整理。(三) 收集时要保证档案的质量。如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。第十条 档案的整理(一) 档案采用按类

18、别分类的方式，做到层次分明，便于保管和利用。(二) 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成，具体说明如下：GM/ 01 *7、8、9位代表流水号001999。 5、6位为档案柜号。 3、4位为二级分类的编号。 1、2位为一级分类的英文缩写。第四章 档案建档第十一条 分类梳理归档的资料，由档案员分类、编号，于文件归档的当天入库，并建立档案明细台账。第十二条 档案专用章所有归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。第十三

19、条 档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。第十四条 检索目录所有归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。第十五条 电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。第五章 档案使用和归还第十六条 档案使用(一) 文件复印：由使用人填写档案复印登记薄，一般性文件经部门负责人批准，重要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、提供。(二) 借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写档案借出登记薄，经部门负责人批准，最长不超过十个工作日，重要文件

20、及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。(三) 借阅原始文件：由使用人填写档案借阅登记薄，经部门负责人批准，于档案室指定的地点查阅，不得带离档案室，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。(四) 借出原始文件：由使用人填写档案借出登记薄，经部门负责人批准，最长不超过五个工作日，重要文件及特殊情况同时报分管副总批准，总经办会签；五个工作日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的，须经分管副总、总经理批准，总经办会签，档案室保留复印件备查；(五) 外单位借出档案时，由使用人填写档案借出登记薄，须经总经理批准后方可使用。(六) 按规定审

21、批，由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。第十七条 档案归还(一) 档案使用者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在档案借出登记薄登记，并由使用人和档案员分别签字确认。(二) 发生损坏、丢失的，对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部承担，并根据情节轻重予以相应处理。(三) 档案归还时内容发生变更的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确

22、性。第十八条 档案保管与检查(一) 公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门和个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。(二) 每月底，总经办负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案员共同对档案室的所有资料进行一次彻查，并填写档案清查记录。(三) 档案管理应账实相符。档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。第六章 档案保管期限和销毁第十九条 档案保管期限序号一级分类二级分类保管期限1通用管理GM01证书；02部门职责、岗位职责；03手册；04注册申报资料；05其他注册申报资料永久保存；其他资料生新废

23、旧，原件保存五年。2工程基建CE01设计文件、图纸；02会议记录；03招投标文件；04造价；05工程管理（变更、进度控制、质量控制）；06工程验收；07工程报批资料；08其他永久保存。3合同Ct01原辅料采购；02设备采购；03工程基建；04 技术转移 ；05委托合同；06设计合同；07其他合同永久保存。4设备档案EA01公用系统；02物料、仓库等辅助设备 ；03生产部设备；04工程部设备；05 QC部设备设备运行资料保存八年，其他资料在设备报废一年后销毁。5员工培训ET01培训计划、总结；02内部培训记录、外部培训报告；03离职人员培训档案；04个人培训档案个人培训档案员工离职一年后销毁，其

24、他培训资料保存五年。6计量CM01化测类；02力质类；03温湿度类；04压力类；05热工类；06长度类；07计时类；08流量类；09其他类保存八年。7产品档案PF01产品批件、包装设计；02技术转移资料；03产品工艺规程及空白批记录；04质量标准；05留样观察和产品稳定性试验资料；06产品质量回顾；07变更情况；08产品药检所检验报告(含送检或抽检）；09产品重大质量事故资料；10其他资料产品批件、包装设计、工艺规程、空白批记录、质量标准生新废旧，原件保存五年；其他资料保存八年。技术转移资料永久保存。8供应商档案SA有业务联系的合格供应商永久保存；不再作为供应商后保存一年。9质量标准Sc01原

25、料；02辅料；03中间产品、待包装产品；04成品(仅现行版)；05包装材料；06其他生新废旧，之后原件保存五年。10检验方法TM01原料；02辅料；03中间产品、待包装产品；04成品；05包装材料；06其他生新废旧，之后原件保存五年。11记录Rc除批记录以外的所有记录。与稳定性、验证有关的记录保存八年；其他记录保存五年。12批记录BPR批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。保存至有效期后一年（未规定有效期则保留五年）。13标准操作规程SOP生新废旧，之后原件保存五年。14验证文件QV01验证主计划；02厂房及公用系统；03生产设备验证；04 QC设备验证；05工程部设备验证；06方

26、法验证；07工艺验证；08清洁验证。长期保存至产品、设备、方法等失效后一年。15行政类文件Ad01行政法规文件；02公文类；03各类证照、证书；04人事类；05固定资产类；06音像、光盘、照片记录类。人事类、固定资产类文件按其有效期来判定保管期限，其他文件永久保存。第二十条 档案的销毁(一) 对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写档案销毁申请表，并制作档案销毁清册，包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。(二) 由档案员进行档案销毁，QA和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。(三) 档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。