(管理制度)行政部管理规章制度(DOC 131页).doc

1、行政部规范化管理目 录第一章 行政部组织结构与责权5第一节 行政部职能与组织结构5一、行政部职能5二、行政部组织结构5第二节 行政部责权6一、行政部职责6二、行政部权力8第三节 行政部管理岗位职责8一、行政总监岗位职责8二、行政部经理岗位职责10第二章 前台接待管理11第一节 前台接待岗位职责11一、接待主管岗位职责11二、接待专员岗位职责11第二节 前台接待管理制度12一、前台接待礼仪规范12二、来访人员接待管理制度15三、前台电话接听管理制度17第三节 前台接待管理表格19一、客人来访登记表19二、函件收发登记表20三、前台接待日志表20第三章 办公事务管理22第一节 办公事务岗位职责22

2、一、办公事务主管岗位职责22二、办公事务专员岗位职责22三、行政办公秘书岗位职责23第二节 办公事务管理制度24一、办公设备管理制度24二、办公用品管理制度27三、办公文书管理制度31七、图书资料管理制度34第三节 办公事务管理表格36一、办公设备登记表36二、办公用品领用表36三、办公文书会签单36四、档案借阅审批表38五、信件领取登记表38六、印章使用登记表39七、图书资料借阅表39第四章 行政人事管理41第一节 行政人事岗位职责41一、行政人事主管岗位职责41二、行政人事专员岗位职责42第二节行政人事管理制度43一、员工考勤管理制度43二、员工出差管理制度48三、公司会议管理制度51四、

3、公司提案管理制度55五、日常纪律管理制度58第三节 行政人事管理表格62一、员工考勤登记表62二、年度考勤汇总表62三、员工请假申请单62四、员工加班申请表63五、员工出差申请表63六、差旅费报销清单64七、公司会议记录表64八、提案管理记录表66九、员工提案评定表66十、员工奖惩记录表66十一、员工违纪处理表67第五章 安全管理68第一节 安全管理岗位职责68一、安全主管岗位职责68二、安全专员岗位职责69第二节 安全管理制度70一、公司值班管理制度70二、员工出入管理制度72三、车物出入管理制度75四、安全保卫管理制度79五、消防安全管理制度83六、公司保密管理制度86第三节 安全管理表格

4、92一、值班登记日志表92二、保安执勤日志表92三、外出员工登记表93四、来宾出入登记表93五、安全状况检查表93六、防火设施检查表94七、突发事故报告表95八、事故统计汇总表95第六章 车辆管理97第一节 车辆管理岗位职责97一、车辆主管岗位职责97二、司机岗位职责98第二节 车辆管理制度99一、公司车辆管理制度99二、车辆安全管理制度103三、公司司机管理制度105第三节 车辆管理表格109一、车辆登记表109二、车辆检查表110三、车辆请修表111四、保养记录表111五、车辆加油表112六、用车申请表113七、派车记录单114八、车辆事故单114九、用车记录表116十、车辆费用表118第

5、七章 总务后勤管理120第一节 总务后勤岗位职责120一、总务后勤主管岗位职责120二、宿舍管理专员岗位职责120三、食堂管理专员岗位职责121四、保洁专员岗位职责122五、绿化专员岗位职责123第二节 总务后勤管理制度124一、员工食堂管理制度124二、员工宿舍管理制度127三、清洁卫生管理制度130四、环境绿化管理制度133第三节 总务后勤管理表格138一、食堂卫生检查表138二、住宿人员管理表139三、清洁卫生管理表141第八章 公关事务管理143第一节 公关事务管理岗位职责143一、公关事务主管岗位职责143二、公关事务专员岗位职责143第二节 公关事务管理制度144一、公关管理办法1

6、44二、参观管理规定146三、公务接待制度147四、对外宣传制度150第三节 公关事务管理表格152一、商务接待安排表152二、公司参观申请表153三、公关接待审批表153四、公关活动策划表154第一章 行政部组织结构与责权第一节 行政部职能与组织结构一、行政部职能行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。1参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。2沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保

7、证高效地完成任务。3管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤、安全保卫等工作。4服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。第二节 行政部责权一、行政部职责行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作，确保公司各项工作正常运行。其具体职责如图1-2所示。职责14职责13督促检查各职能部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况做好公司内部的联络沟通工作，及时向上反映情况，向下反馈信息职责11职责12协调各部门间的工作，督办检查各项工作和计划安排各种文体活动职责1制定公司各项行政规章制度，保证各项工作规范化进行负责公司行政工作

8、计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作负责接待来访人员及对外联系工作负责管理公司办公设施，做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理工作负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事管理工作负责公司日常安全保卫及消防管理工作负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作负责公司会议组织、记录及归档工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8负责公司公务车辆的管理调度工作负责公司总务后勤管理工作职责9职责10图1-2 行政部职责二、行政部权力为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有6项工作权限力，如图1-3所示。权力1根据公司总体战略规划，对公

9、司经营计划有建议权依照制度，对行政检查中发现的问题有处理权依照制度，按规定程序，对其他部门有处罚建议权依照制度，对公司员工违反行政制度有处罚建议权有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作对部门内部员工的聘任、解聘有建议权权力2权力3权力4权力5权力6图1-3 行政部权力第三节 行政部管理岗位职责一、行政总监岗位职责行政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。其具体职责如图1-4所示。职责1组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度做好行政、人事部门的总体预算管理工作负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作定期组织办公职能检查，发现问题及时解决，同时督促采取纠正和预防措施管理公

10、司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作，确保部门之间的良好协作负责公司固定资产及低值易耗品的统筹管理工作（包括管理员工宿舍、员工食堂和公务车辆等）接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好的合作关系负责宣传企业文化，提升公司内外部形象职责9职责10做好行政管理的统筹安排，负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行政工作掌握公司行政管理工作的运行情况，适时向总经理汇报职责11职责12图1-4 行政总监岗位职责二、行政部经理岗位职责行政部经理负责全面规划、指导，

11、协调公司内相关行政支持服务。其主要职责如图1-5所示。职责1组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划组织、协调公司的各种会议及大型活动做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作计划和总结报告后起草工作审核、修改以公司名义签发的有关文件，做好文书归档和用印管理工作负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作，拟订行政费用的预算并监督预算的执行合理调度公务用车，安排车辆的维修与保养定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审负责公司内部、外部公共关系管理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8做好员工、各部门及上级之间的沟通工作根据工作计划和目标，定期检查落实情况，及时向公司领导和

12、其他部门反馈信息职责9职责10负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度职责11图1-5 行政部经理岗位职责第二章 前台接待管理第一节 前台接待岗位职责一、接待主管岗位职责接待主管在行政部经理的领导下，全面监督前台接待、文件处理等各项工作，及时解决前台工作中出现的问题，保证公司上下信息畅通，提高公司的运行效率，确保实现公司的整体目标。其具体岗位职责如图2-1所示。职责1协助行政部经理制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件，并监督执行做好公司重要客人的接待工作，跟踪户留言的落实情况检查前台接待专员的仪容仪表、劳动纪律、礼仪及工作效率协助行政部经理做好公司内部的联系与

13、协调以及公司外部公共关系的处理等工作培训、考核前台接待专员，不断提高前台接待专员的业务水平和服务质量检查前台办公区域的安全、清洁和消防工作妥善处理前台接待中出现的各种突发事件职责2职责3职责4职责5职责6职责7图2-1 接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责接待专员在接待主管的领导下，全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、员工考勤的监督及汇总、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责如图2-2所示。职责1负责来宾的登记接待工作负责接收转发电话、邮件和信函，并做好记录、整理和建档等工作配合接待主管完成备忘录、通讯录、出差凭证等文件的制作、打印和复印工作负责前台办公用品及办公设备的清洁保养工作帮肋

14、出差员工预订机票、火车票和客房等，登记出差人员行程负责分发公司文件、通知，并做好分发记录执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作职责2职责3职责4职责5职责6职责8接受、反馈并协助接待主管处理客户及公众投诉，维护公司形象职责9职责7保持前台区域内的环境卫生图2-2 接待专员岗位职责第三节 前台接待管理表格一、客人来访登记表1客人来访登记表（范本一） 年 月 日序号姓名所在单位来访人数是否预约被访人事由时间备注姓名部门到达离开123编制： 审核：2客人来访登记表（范本二）来访人姓名来访人单位来访时间接待人接待内容简况处理意见：处理结果：编制： 审核：二、函件收发登记表1信函与快件寄

15、送登记表日期寄送部门编号数量密级送达单位接收人寄送人（签字）编制： 审核：2信函与快件签收登记表日期来件单位编号数量密级接受部门签收人（签字）编制： 审核：三、前台接待日志表1接待工作日记表日期记录人考勤记录姓名签到时间姓名签到时间收发记录接待记录电话记录备注编制： 审核：2来电备忘录日期： 年 月 日序号来电单位/人联系方式来电事由被访人处理结果备注123编制： 审核：第三章 办公事务管理第一节 办公事务岗位职责一、办公事务主管岗位职责办公事务主管负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，可以提高办公人员的工作效率，进而提

16、升公司的综合竞争力。其主要职责如图3-1所示。职责1组织制定公司办公用品、固定资产、资料和档案管理等制度，报上级领导审批后严格执行拟订办公事务季度、月度发展计划，送交部门经理审核后，组织实施并监督计划的执行组织做好办公用品的登记、采购、发放以及控制成本费用等工作负责公司的各种公章证照、文书档案资料的登记、管理工作负责做好本部门的安全、卫生和消防等各项工作负责向行政部经部经理提请对办公事务人员绩效考核的建议组织做好公司往来信件、传真和邮件等相关资料的处理工作职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8按照公司经费预算，严格监督和控制办公费用支出，并确认费用分摊范围图3-1 办公事务主管岗位职责二、

17、办公事务专员岗位职责办公事务专员作为办公事务主管的主要助手，是公司日常办公事务的主要执行者，负责办公用品、办公设备和档案管理等工作。其主要职责如图3-2所示。职责1协助领导草似各项办公事务管理制度，并监督、检查各项制度的执行情况统一协调、购买公司办公物资，并对其进行登记、造册、盘点、维护和保养协助办公事务主管严格控制办公费用支出，并确认费用分摊范围协助办公事务主管做好公司重要会议筹备、重要来宾接待等工作负责管理公司计算机信息资料，确保信息资料准确无误提出办公事务方面的合理化建议，不断改进工作负责登记、归档和管理公司图书、合同等资料监督检查其他部门的办公事务性工作，对不符合办公事务管理规定的行为

18、提出修改建议职责2职责3职责4职责5职责6职责7职责8图3-2 办公事务专员岗位职责第二节 办公事务管理制度一、办公设备管理制度以下是某公司办公设备管理制度，供读者参考。制度名称办公设备管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效率和使用效率，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。第2章 办公设备购买第3条 各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一购买。第4条 对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。第3

19、章 电脑使用管理第5条 专人专管1每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。2电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。第6条 操作规定1严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。2不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。3严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。第7条 病毒防护1尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。2任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。3所有电脑不得安装游戏软件。4数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。5在使用软件前，必须进行杀毒，确保

20、软件无病毒后方可打开。6任何人未经同意，不得使用他人的电脑。第8条 硬件保护1除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。2硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。3硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。4各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。5各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。6对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。第9条 电脑保养1严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。2定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，

21、做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。3定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。第4章 电话使用管理第10条 电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。第11条 各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。第12条 长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。第13条 禁止因私事拨打长途电话。第5章 打印机、复印机使用管理第14条 打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。第15条 打印、复印文件

22、资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。第16条 凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。第6章 传真机使用管理第17条 传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。第18条 不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。第19条 建立传真登记、签收制度，并立档备案。第20条 每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。第7章 其他办公设备使用管理第21条 公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。第22条 办公设备要定期养护，以免因老化而

23、影响使用。第23条 办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。第8章 办公设备使用监管第24条 公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。第25条 公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。第9章 附则第26条 行政部对本制度拥有解释权。第27条 本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期二、办公用品管理制度以下是某公司办公用品管理制度，供读者参考。制度名称办公用品管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制

24、定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。第2章 办公用品的申请第3条 对于日常易耗品的申请，直接由申请部门填写“申请单”（如下表所示），经主管领导签字确认后，到行政部登记领取。公司易耗品申请单部门领用人领用时间序号物品名称规格数量单位用途单价总价领用人（签字）： 主管领导（签字）： 年 月 日 年 月 日 第4条 各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“订购审批单”（如下表所示），经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。公司办公用品订购审批单部门使用人填表时间序号物品名称规格数量单位特殊要求需求时间订购原因：部门主管审批意见： 签字： 年 月 日行政部

25、审批意见： 签字： 年 月 日如果金额超过审批权限须请行政总监签批意见： 签字： 年 月 日第5条 “申请书”中要写明所需物品、数量、质量和规格。第3章 办公用品的购买第6条 办公事务部门统一购买办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品订购审批单”的前提下就近采购，由办公事务部审核，并且把审核结果连同“审批单”一起交付监督检查部门保存，作为日后办公用品使用情况报告书的审核与检查依据。第7条 根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。第8条 办公事务部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。第9条 办公事务部门必须依据“订购单”，填写“订购进度控制卡”（如下表

26、所示），卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。订购进度控制卡 项 目物品名称订购日期订购数量单价物品来源到货日期办公事务人员（签字）： 主管领导确认（签字）： 第10条 收到办公用品后，办公事务部门要按“送货单”验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误后，在“送货单”上加盖印章，然后在“订购进度控制卡”上登记，写明到货日期、数量等。第11条 收到办公用品后，办公事务部门要对照“订货单”与“订购进度控制卡”，开具支付传票，经主管签字、盖章，做好登记，转交出纳室支付或结算。第4章 办公用品的核发第12条 办公事务部门依据申请部门的“申请单”，在所需物品全部到库后，填写“办公用品分发通

27、知单”。办公用品分发通知单需求部门需求人到货时间物品名称规格数量单位用途单价合计今物品已于_年_月_日到达本部门，请于_年_月_日之前领取接收人员（签字）： 主管领导确认（签字）： 第13条 办公事务专员核对后，把全部用品备齐，分发给各部门。第14条 办公用品分发后办公事务专员需做好登记，写明分发日期、品名与数量等。将一份“申请单”连同“办公用品分发通知单”转交办公用品管理室记账存档；另一份作为办公用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。第5章 办公用品的保管第15条 办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如下表所示）。项目物品名称编号数量单价入库时间备注第16条 办公事务务专员必

28、须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。第17条 办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。第18条 印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。一旦用完一批消耗品，应立即写报告递交办公事务主管。第19条 非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。第20条 非工作原因严禁将办公用品带出公司。第6章 办公用品的报废处理第21条 对于各部门提交的“报废物品清单”（如下表所示），办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利

29、用后，经办公事务主管签字方可作报废处理。报废物品清单物品编号物品名称数量单价出厂时间使用时间报废类型报废原因以上物品本部门申请报废处理： 部门主管（签字）：办公事务专员同意报废处理 不同意报废处理 办公事务专员（签字）：办公事务主管同意报废处理 不同意报废处理 办公事务主管（签字）：第22条 对于决定报废的办公用品，办公事务专员要做好登记，在“报废处理册”上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。第23条 不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。第7章 办公用品使用的监督第24条 办公事务部门应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。第25条 办公事务部门要不定期核对办

30、公用品领用传票与办公用品台账。第26条 办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。第8章 附则第27条 本制度自发布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期三、办公文书管理制度以下是某公司办公文书管理制度，供读者参考。制度名称办公文书管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条 管理原则准确、快速。第3条 适用范围本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。第2章 文书的种类第4条 文书的范围本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、

31、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。第5条 文书保密等级划分1绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。2秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。3机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。4普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。第3章 文书制作规范第6条 文书的制作要领1文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。2起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。3必须明确起草文书人的责任，并正确署名。4修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第7条 文书的起草必

32、须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。第8条 文书的署名1公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。第9条 文书的盖章1在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或

33、所在部门印章。2如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第4章 文书的收发第10条 文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。1如果一般文书，予以启封，分送各部门。2将私人信件直接送交收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。第11条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记。第12条 需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。第5章 文书的处理第1

34、3条 普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。2处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。第14条 机密文书处理1机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第15条 与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第6章 文书的整理与保存第16条 文书的整理与保存1全部完结的文书，应在结办后

35、三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。3分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，由主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。第17条 文书的保存年限1永久保存的文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书

36、；决算书和其他重要的文书。2保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。3保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。4保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。第18条 注意事项1对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。2对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。一律以焚烧的方式销毁机要文件。任何个人不准擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报公司领导批准后销毁。3销毁秘密级以上文件

37、前要进行登记，由专人监督，保证不丢失、不遗漏。4如果职务或部门划分发生变更或者做出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整后的结果。5必须做好重要文书的借阅登记工作，并注明归还日期。借阅前必须出示借阅证。第7章 附则第19条 行政部对本制度拥有解释权。 第20条 本制度自公布之日起实行。编制人员审核人员批准人员编制日期审核日期批准日期七、图书资料管理制度以下是某公司图书资料管理制度，供读者参考。制度名称图书资料管理制度编 号执行部门第1章 总则第1条 目的为规范对公司图书的管理，提高员工的素质，特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司图书的购进、保管、整理、外借与归还等管理业务。第3条 概念限定图书资料是指由公司行政部统一购进、管理的图书、期刊和报纸。第2章 图书选购第4条 行政部根据公司学习计划以及各部门的申请要求购买图书，并由行政部经理控制与检查购买图书的各个环节。第5条 行政部必须逐月、逐年制订图书购买计划，图书采购人员需按计划实施采购。第6条 如果属于购进图书，则在接收图书时支付现金，结清书款，要注意控制预算，不得超支。如果属于捐赠图书，则在接收图书时开具凭证。第7条 对本公司员工或外部机构捐赠的图书应表示感谢，感谢信的格式由企业