企业行政办公管理制度大全(DOC 29页).docx
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1、企业行政办公管理制度大全 1 日常接待工作规范 11 客户接待制度制度名称客户接待制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为规范接待工作,提高接待水平,本着“热情周到、规范、节约”的原则,特制定本制度。第2条 客户接待分类标准1A类:公司贵客,指对公司高层的重要客人的接待。2B类:贵宾接待,指对公司重要客户的接待。3C类:业务接待,指对营销客户的接待。 D类:普通接待,指对一般来客的接待。第3条 管理部门1行政管理部是公司接待客户的主管部门,负责协调公司的客户接待活动。2公司其他职能部门的客户接待活动,由所在部门自行承办,行政部予以必要的协助。第2章 客户接待管理第4
2、条 接待人员要求接待人员需真诚热情,注重文明用语,做到规范化服务。前台人员应配合部门业务人员提供周到的服务,原则上根据具体业务事项由相关业务负责人接待。第5条 接待场地环境标准1物品摆放整齐,且表面无灰尘。2地面干净无污物,空气流通清新。3室温适宜,灯光合适。第6条 接待用品管理1接待用品由部门经理负责把关。2接待用品采购依照公司的物资管理制度进行,由行政部具体实施。第7条 接待费用控制事项1接待规格:根据客户的分类,安排相应的接待方式。详情如下表所示。客户接待费用标准表客户类型接待人员接待费用标准A类客户公司高层_元/人B类客户部门总监_元/人C类客户部门经理_元/人D类客户部门主管或业务负
3、责人_元/人注:销售部门客户接待费用由本部门负责;企业客户接待需填写“业务接待申请单”2接待费的使用遵循勤俭节约,效能优先的原则。3接待人员在完成招待任务之后须及时(_小时之内)凭“请款单”和接待费用的正式发票到财务部办理报销手续。第3章 附则第8条 行政部对本制度拥有解释权。第9条 本制度自公布之日起实施。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字 12 参观接待规范制度名称参观接待规范受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1条 目的为规范参观接待工作,保证参观接待工作有序进行,特制定本规范。第2条 参观接待种类参观接待可以分定时接待和临时接待两类,详情如下图所示。 先以公文或电话
4、预先约定参观的时间与范围定时接待 因业务关系需临时决定来公司参观临时接待团体参观贵宾参观普通参观参观接待种类第3条 参观接待人员要求1接待人员必须使用文明、规范的语言,以友好的态度对待来访人员。2接待人员必须了解企业文化,熟悉公司的发展状况。3接待人员应仪表整洁、着装职业。第4条 参观接待程序规定1凡欲参观公司者,需事先和本公司行政部取得联系,并填写“参观申请表”。2行政部对“参观申请表”进行审核,经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。(1)贵宾参观及团体参观接待:由公司核准,并于参观前 日将“参观通知单”填送交各部门,作为办理接待的凭证,如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。
5、(2)普通参观接待:由各部门经理核准,并于参观前 日将“参观通知单”送各部门,作为办理接待的凭证。(3)临时参观接待:由各部门经理核准,并于参观前 小时以电话通知各部门安排好接待事宜。 3对于未经核准的参观人员,一律谢绝参观。第5条 本规范由公司行政部负责解释。第6条 本规范自 年 月 日起实施。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字 13 前台礼仪规范制度名称前台礼仪规范受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为规范前台接待的职业形象,充分发挥前台接待的窗口展示作用,维护良好的公司形象,特制定本规范。第2条 适用范围本规范适用于前台接待礼仪管理。第2章 仪容
6、规范第3条 要求员工头发梳理整齐,面部保持清洁;男员工不留长发,女员工不化浓妆;保持口气清新,以适合近距离交谈;手部干净,指甲修剪整齐,男员工不留长指甲,女员工不涂抹鲜艳的指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。第4条 员工服饰礼仪要求参照公司员工着装管理规定。第3章 电话接听礼仪规范第5条 电话接听1.接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。2.在电话铃响后的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,(公司名称,如果公司名称较长,应用简称)”,如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。对知道分机号码或者转至具体人员的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。
7、第6条 代接电话1.代接电话时,对方如有留言,应用纸笔记录。2.电话接听完毕之前,不要忘记复诵一遍来电的要点,防止因记录错误或者偏差而带来的误会。第7条 做好电话记录前台工作人员在接电话时,要随时记录电话内容,这些记录应简洁完整,最好具备以下六点内容:何时、何人、何地、何事、为什么、如何进行。第8条 礼貌挂断电话通话完毕后,可以询问对方:“还有什么事吗?”或者“还有什么要吩咐吗?”既表示尊重对方,也是提醒对方。谈话结束时,要表示感谢,并让对方先挂断电话。第4章 来访接待礼仪规范第9条 接待预约来访人员时应礼貌大方、热情周到。第10条 客人到来进行来访登记后,要立即通知被访者,如需前台接待人员引
8、导,则应使用正确的引导方法和引导姿势。第11条 为来访人员安排接待地点时,应遵循以下原则。1.对于普通来宾,一般安排在公司会议室内接待。2.对于贵宾来访,根据接见对象级别安排接待地点。3.对于面试人员,在会议室允许的条件下,尽量安排在会议室内接待。4.对于来公司学习培训的人员,由行政部协助相关部门进行接待。第12条 预约人员到达后,若公司已预约人员由于种种原因不能马上接见时,一定要说明理由与等待时间,若来访人员愿意等待,则应向其提供饮料和杂志,如果可能,还应该不时为来访人员更换饮料。第13条 如果预约来访人员要找的负责人不在,要明确告知预约人员的去向及回公司的时间。请来访人员留下电话、地址,并
9、明确是来访人员再次来公司,还是由本公司人员到来访者单位。第14条 未进行预约人员来访时,应首先明确对方姓名,婉转询问对方来意。前台人员经过初步判断后,并不能直接回答“在”或“不在”,而应使用“让我看看他是否在”等言辞,及时与相关人员进行沟通,最后决定是否安排被访者进行接待。第5章 附则第15条 本规范的最终解释权归行政部。第16条 本规范自年月日起实施。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字 2 行政会议管理制度 21 会议管理制度制度名称会议管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为规范公司会议管理,提高会议质量和效率,实现会议管理的规范化、制度化,
10、特制定本制度。第2条 适用范围公司召开的各种会议均应参照本制度进行管理。第2章 会议组织第3条 公司级会议,是指公司员工大会、全公司技术人员大会及各种代表大会,应由总经理批准,各相关部门组织召开,公司领导参加。第4条 专业会议,是指公司的技术、业务综合会议,由分管公司领导批准,主管业务部门负责组织召开。第5条 各车间、部门召开的工作会议由各车间、部门领导决定并负责组织。第6条 班组(小组)会议由各班组长决定并主持召开。第7条 上级或外单位在公司召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或公司之间的业务会(如联营洽谈会、用户座谈会等)一律由公司组织安排,相关部门协助做好会务工作。第3章 会议安排第
11、8条 为避免会议过多或重复,公司一律将正常性的会议纳入例会制,原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。第9条 凡涉及多部门负责人参加的会议,均需于会议召开前日经部门或分管公司领导批准后,报办公室汇总,并由公司办公室统一安排方可召开。第10条 行政部每周六应召开全公司例会和各种临时会议,统一编制会议计划并装订,分发到公司相关部门。第11条 对于已列入会议计划的会议,如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时,召集部门应提前天报请公司行政部,并经公司相关领导同意。第12条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,公司有权安排合并召开。 第13条 对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议,
12、行政部有权拒绝安排。第14条 各部门会期必须服从公司统一安排,各部门会议不应安排在与公司例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外),应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第4章 会场纪律第15条 开会前分钟与会人员必须到达会场,同时将手机调到振动状态或关闭。第16条 会场内严禁吸烟,未经批准,不得在会议期间进行私自讨论。第17条 与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的,须在会前向会议组织部门请假,并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假),得到组织部门批准后才能请假。第18条 会议中途与会人员如有急事需离开,要向会议主持人提出申请,得到批准后方可离开。第5章 会
13、议室管理第19条 会议室由行政部指定专人负责管理,各部门如因会议需要使用会议室,须事先向行政部提出申请,由行政部统筹安排。第20条 会议室的卫生由行政部安排人员维护,在每次会议召开前后均要进行打扫,并做好日常保洁工作。第21条 会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责,其他人不得随意操作,否则如造成设备损坏应按价赔偿。第6章 附则第22条 行政部负责本制度的起草工作。第23条 总经理负责本制度的核准工作。第24条 本制度自发布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字 22 会议室使用制度制度名称会议室使用制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1条为加强会议室的规范
14、化管理,确保会议室合理有效使用,特制定本制度。第2条公司会议室的使用与管理均应参照本制度执行。第3条会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。如遇会议室被占用,行政部将负责协调。第4条会议室由行政部派专人管理。各部门若需使用,需提前向行政部提交申请,由行政部统一安排。第5条一般情况下,会议室按照申请的先后顺序使用。特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。第6条如部门或个人临时取消会议室的使用申请,再使用时需重新申请。第7条部门及个人应在所预约的时间到达会议室,如超过分钟未达到会议室,行政部有权对会议室的使用另作安排。第8条参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生,禁止随地吐痰和乱扔杂
15、物、废纸、饮料瓶等。第9条参会人员要爱护会议室内的公共设施,损坏公物由使用单位按价赔偿。第10条会议室的所有设施设备,未经允许,不得带出会议室。第11条会议结束后,使用会议室的人员应及时与会议室管理员联系,关好门窗、空调、投影仪和音响设备。第12条本制度由行政部负责解释。第13条本制度自下发之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字 23 会议设备管理制度制度名称会议设备管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1条 为加强对会议设备的管理,确保会议设备的正常使用,特制定本制度。第2条 公司各项会议设备管理均应参照本制度执行。第3条 会议设备的使用与管理1公司会议设备
16、由行政部统一管理,其他任何部门或人员未经行政部主管人员同意,不得接触和使用会议设备。2相关部门和人员在会议室召开会议时,应爱护室内各项设备,不得随意挪动会议室的设施设备;如确需挪动位置,应在会议设备保管人员的技术指导下进行,否则造成的后果由当事人承担。3会议服务人员发现会议设备因使用者操作不当及人为造成损坏的,应及时向行政部报告,分析原因,明确责任,并要求责任人作出赔偿。第4条 会议设备的保管与维护1行政部指定专人负责办公设备的保管工作,当会议设备保管人员因离职、调动等发生变化时,应及时指派其他人员接管。2会议设备保管人员应定期开展检测工作,一般每 周检查一次,并做好检查记录,发现问题及时处理
17、,以确保会议设备正常运行。3会议设备保管人员发现会议设备出现问题时应及时上报,严禁未经批准私自修理、拆卸。 会议设备因老化、损耗及其他原因报废时,由行政部提出申请,经专业人员检测后,报单位主管负责人审批,审批通过后方能办理报废手续。第5条 本制度由行政部负责制定。第6条 本制度自公布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字 3 文件收发管理规范 31 收文操作规范制度名称收文操作规范受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1条为进一步规范收文管理工作,提高公文处理的效率,特制定本规范。第2条收文范围1.外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。
18、2.公司内部公文。第3条收文承办、催办1.承办人员应按要求办理。急件应马上处理,小时内予以答复;一般要办理的文件,天应办理完毕,最迟不能超过天;承办人员在规定期限内办不完的,应说明理由,并告知行政部。2.已办结的收文,由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果,并在签署姓名、日期后及时交回行政部。3.收文的催办由行政部负责,对送交有关职能部门办理的重要文件,要定期进行跟踪检查。4.收文的处理、传阅,最多不能超过一周,阅文者应在当日返还行政部。第4条收文整理归档文书人员对来文每月进行一次正常性清理,每季度进行一次系统性清理,并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。第5条收文保密工作1.各部门文管
19、人员应严格遵守保密制度,严防文件散失、泄密和失密。2.对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者,要严肃处理,并追究部门领导的责任。第6条本规范由行政部负责解释。第7条本规范自颁布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字 32 发文操作规范制度名称发文操作规范受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1条为规范公司发文管理,提高发文效率,确保发文质量、文书安全、传递及时,特制定本规范。第2条行政部统一负责公司文件的审核、发布工作。第3条文稿起草1.文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨,符合发文格式和行文规定。2.文稿起草完毕后,需仔细审核,并打印,填写“发文签批单”,
20、经相关部门负责人签字后送行政部审阅。第4条会签对于内容涉及多个部门的文件,发文前由拟稿人组织相关部门会签。行政部负责对会签情况进行审核。第5条签发文稿核校无误后,送分管副总和总经理签发。对于一般性业务文件,可由发文部门分管副总签发;涉及公司重要事项的发文由总经理签发。第6条装封、分发和递送1.核送装订好的文件份额后,分别装入信封,写好收文单位,并按需要加盖密级、急件、挂号等印章。2.发出文件之前应填写“发文登记表”。第7条文件存档对已印发的文件,发文部门应将发文底稿、文件签发单、两份正式文件及电子文件等资料及时交行政部整理归档。第8条本规范的最终解释权归行政部。第9条本规范自发布之日起执行。修
21、订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字 4 员工出差管理规定 1 员工出差管理制度制度名称出差管理制度受控状态编 号执行部门监督部门考证部门第1章 总则第1条 目的为了进一步规范公司员工出差管理工作,强化成本管理意识,合理控制差旅费开支,特制定本制度。第2条 适用范围本制度适用于公司内部因公出差的各级员工。第2章 出差程序与审核第3条 出差程序1员工出差前应填写“出差申请单”,出差期限由遣派主管视情况需要限定日期,予以核定。如遇特殊情形事前无法及时办理,亦应在出差完毕后尽快补办手续。2拟出差人员将填写好的“出差申请表”送行政部留存、记录考勤。3拟出差人员凭核准的“出差申请表”、“借款
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