企业公司管理层流程网络会议沟通管理制度手册(DOC 10页).docx

1、企业公司管理层流程网络会议沟通管理制度手册未来的竞争即管理的竞争，而畅通有效的沟通反馈是管理的精髓、是良好的公司文化，也是提升企业核心竞争力的有效渠道。一. 制定目的：为了培养正确的沟通心态，把积极的沟通变成一种习惯，有效沟通变成一种需求，减少工作中的误解和矛盾，融洽工作关系，增进同事感情，同时建立良好、健康的问题反映及解决渠道，进而完善公司办公机制，提高工作效率，避免因公司内部各环节沟通不及时或不顺畅导致工作脱节和推诿现象，确保公司各岗位工作能够达到沟通及时、理解一致、解决有效、执行畅通的目的，特制定品牌营销中心工作沟通制度。二. 基本要求：公司要求各级员工在工作中及时做好事前沟通、事中沟通

2、、事后沟通，并根据情况在规定的时间内予以及时反馈。三. 各级沟通职责1、 总经理室：1) 总经理召开的会议、公司例会、临时性会议的通知、召集，会议资料的准备,会议记录，会议决议追踪及呈报；2) 公司制度、正式文件的颁布、发行；3) 公司决议事项和总经理指令的通知、传达；4) 有关事务的联络、协调、催办；5) 如无特殊指派，以上相关事务由人事行政部落实。 6) 总经理与各职能负责人、项目负责人每月进行一次正式沟通和交流，内容包括：公司或项目各方面工作进展状况的了解；公司制度政策改进的探讨；工作目标差距、问题指导，提出要求，督促进展，达成改进工作的一致意见；收集各类建议或意见。2、 各部门主管：1

3、) 出席要求参加的会议、执行会议决议；2) 根据会议要求、上级指示或工作需要，向所属部门、员工传达会议决议及公司的政策、规章、要求等；3) 定期或不定期向总经理或分管副总作述职汇报，及相关业务状况的呈报；4) 部门会议的通知、召集、会议资料的准备、会议决议追踪及呈报；5) 有关事务的联络、协调、催办。6) 部门之间的重要事务联络、协调、催办，通过工作联络单由人事行政部统一收发管理和跟踪考核。7) 新员工入职时，要与其进行入职谈话，详细介绍工作环境和工作情况；做好新员工试用期间的日常沟通指导；对其试用期的表现做出评价，表扬优点、指出不足，并提出对其今后的工作期望。8) 关注与部门员工之间的沟通，

4、关心员工工作绩效，帮助员工寻找与工作目标之间的差距，提出改进意见，表达对员工的期望，以提高员工工作绩效；员工心态出现问题时，要立即与其谈话，帮助其分析原因并改变心态；员工表现优异时，要表示赞赏，并提出对员工更高的工作期望；当得知员工家庭出现重要事件时，要对事件情况表达关注，并及时反馈至人事行政部。 9) 须时常了解员工对自己管理风格、管理方式的意见和建议，并积极改进。 10) 对于未发生以上情况的员工，也须保持最少每个月一次的深入沟通3、 人事行政部：1) 人事行政部门要积极促进各部门间的沟通，通过工作联络单和工作协调会议等方式进行跨部门的工作协调和沟通，促进问题的高效解决和反馈。 2) 定期

5、进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态和需求。 3) 对每一层次的沟通进行监督、协调和加强沟通反馈，帮助各部门主管开展内部协调沟通工作。4) 新员工入职时，要与其进行入职谈话和入职培训，介绍简要工作情况，并表达对其在公司发展的期望与祝愿；新员工试用期满转正时，与其进行转正面谈，对其试用期的表现做出评价，表扬优点、指出不足，并提出对其今后的工作期望。5) 与新员工保持不少于每周一次的沟通，了解其适应情况、工作状态和存在的问题，并予以帮助协调解决。6) 与各部门各岗位的随机或根据工作需要进行沟通。7) 总经理信箱的管理，每周定期收、呈；4、 每一位员工：1) 当工作中出现需要与上、下级或

6、同级同事沟通的事项，要立即沟通，以促进工作成效。 2) 不同部门从事相同或类似工作的人员，彼此之间要加强沟通，促进业务技能的提升与信息的传递。 3) 对于本部门的工作有任何意见或建议时，可与上级进行沟通，促进改进。 4) 对于公司的发展与变革有任何意见或建议时，可通过上级逐级上报或越级上报，以促进企业发展。5) 对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯。但当工作中出现如下情况时，可以进行越级沟通： A. 下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复。 B. 下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时。 C. 下级发现上级的违规行为时。 D. 个人对公司的改革、发展有建议

7、或意见时。四. 沟通形式和管理流程1、 书面沟通：包括正式的文件（文书）、工作报告等方式。1) 规章、制度类文件A. 各种规章制度及程序规范，并经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题、格式化、适用期长，一般不针对具体个人、具体时间，并在相应范围内必须遵循的基础性制度；2) 联络、通知类文书A. 进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般适用期较短，针对性较具体，适用期过后多数无保存价值或存档年限短。另外，有些临时性或试行性制度也可采用此类形式。B. 各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可通过工作联络单形式体现、传递，该项统一由人事行政部收发考核。C

8、. 上级主管、上级部门的事项通知、指令的传达、发布,可采用通知的文件形式。3) 签（呈）、报告、报表类文书A. 下级呈报上级，下属部门呈报主管部门、主管部门向公司或总经理的述职报告，专项工作汇报、签呈及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递；B. 须定期呈报有：各店面的店月销售报表、合同推荐报表、各店4S管理考核报表等；业务部的业务报表、销售计划及相关市场分析报告等；财务部的财务报表、财务分析报告；下级主管对上级主管的述职报告、工作报告。C. 不定期呈报：专项工作报告、各类申请文书、活动总结报告等。4) 会议记录类文书A. 各类会议由会议主持人指定人员做会议记录，（副）总经理主持召集的会议原则

9、上由人事行政部负责会议记录；B. 对会议决议涉及具体工作安排，须确认追踪结果，由会议记录者形成决议事项追踪表，经会议主持人指定专人进行追踪、确认。（副）总经理主持会议的决议事项的追踪和确认除非（副）总经理另行指定，原则上由人事行政部负责；C. 重要会议的会议记录，经会议主持人签名确认后，由会议记录者复印分发或传阅与会人员或相关人员。5) 文件沟通管理流程A. 审批、发布a. 公司性制度由总经理室组织制订，经相关权责主管审核，总经理批准后，颁布、发放；b. 各单位部门内部制度由部门在不与公司制度相抵触的前提下提出或组织制订，经部门主管审核，送总经理室会审，总经理批准后，颁布、发放；c. 发出的工

10、作联络单须经发文部门经理（主管）签字确认传真或通过网络传递至人事行政部，经统筹安排，发给相关收文部门，并责令其在规定的时间内反馈处理意见和执行结果，人事行政部进行登记跟踪和监督考核。d. 对会议记录类的文书按本制度会议管理条款执行；e. 对须公布的公告、任命、通知等文书发布前：由总经理室负责审稿，必要时，上呈总经理审阅(核)方可；f. 所有至总经理或财务室的签（呈）报告、报表均经人事行政部传递，并须用专门资料袋装好，并注明呈递对象、文件类型及呈报（人）部门。g. 文件存档由人事行政部负责，所有颁布、发放的文件人事行政部必须存档一份。B. 发放记录a. 对传阅的文件、文书，由发放部门要求传阅对象

11、在文件分发收回记录表签字记录；b. 对正式发放文件，由发放部门要求收件者在文件分发收回记录表上签收登录；c. 对工作联络单、决议事项追踪表等的文书，人事行政部或发文部门须要求收文部门在文件分发收回记录表签收登录，收文部门不得拒签。C. 传递规定a. 工作联络单、决议事项追踪表等文件传递注明文件性质：分“急件”“密件”和一般性文件；b. 收文部门在接收文件后需在规定的时间内着手处理文件中的相关事宜，其中“急件”时限为2小时，其他文件为8小时，特殊时限须注明；如不能按时处理则收文部门须在上述时限内给予反馈意见，阐述原因并提出合理的处理解决方案（包括处理时间）。2、 网络沟通：包括电话、电子邮件与网

12、络即时联络工具等方式，对日常性工作交流和沟通可通过此类形式。要求各部门负责人、设计师每日须在上午和下午各登录一次的QQ工作群，以便及时查收文件和通知等重要信息，避免工作出现疏漏和错误。3、 会议沟通：包括例行性会议（晨会、周例会、月例会、年会）、临时性会议（问题讨论会议、培训会议、临时性工作协调会议、员工座谈会、全体员工动员会及其他临时性会议等方式）。 1) 会议管理A. 例行性会议如有变更原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知；B. 临时性会议原则上应至少提前2小时通知参加人员；C. 会议参加者必须准时出席并签到，因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可，或派代表出席(代表应向

13、主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解或同意；D. 会议应事先明确主题，与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)；E. 主持人应控制会议时程，尽量在规定的时间内结束会议；F. 会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一；G. 会议记录按本制度“会议记录类文书”条款执行。2) 例行性会议安排NO会议类型会议名称周期会议目的时间地 点主持人参加人员1例行性会议年度总结会议年1、年度营销管理总结2、来年的目标展望春节放假前一周，具体时间待定待定行政管理部经理全体员工2年度干部会议年1、市场分析讨论2、年度目标展望和计划布署春节放假上班两周后，具体时间待定待定行政管理部经理

14、总经理室成员、各部门经理、主管和店长3月度干部营销会议月1、 检讨总结上月经营、管理状况，分析绩效指标完成情况2、 设定下月经营、管理重点，拟出工作计划与重大决议3、 公司重大经营、管理决策讨论或发布每月5日9：00-12：00；13：30-15：30公司会议室执行总经理总经理室成员、各部门经理、主管和店长4月度工作协调会议月各部门检讨总结问题，提出协调解决方案，讨论形成措施后发布每月30日8：30-11：30公司会议室执行总经理执行（副）总经理、各部门经理、主管和店长5月度店面营销会议月店面上月销售业绩总结和下月计划讨论，及店面管理问题分析讨论等每月1日8：30-9：30各店店长各店的导购和

15、设计等全体成员6月度优秀员工表彰会议月1、导购、设计师岗位优秀员工表彰激励；2、安装岗位优秀员工表彰激励每月17日17：30-18：00旗舰店行政管理部经理执行（副）总经理、店长、导购、设计和安装岗位全体员工7周营销会议周总结上周经营状况及本周工作计划每周一早上8：30-10：30公司会议室副总经理执行（副）总经理、各部门经理、主管和店长8店面周会周周工作总结和工作安排每周一下午17：00-17：30各店店长各店的导购和设计等全体成员9办公室晨会日日工作总结和工作安排每日早上8：30-9：00公司会议室行政管理部经理办公室各部门负责人10店面晨会日日工作总结和工作安排每日早上8：30-9：00

16、各店店长各店的导购和设计等全体成员3) 临时性会议由总经理或相关权责主管依需要时进行会议召集，跨部门会议需提前告知人事部主管，由人事部统一进行会议召集。4、 其他形式沟通：面谈或总经理信箱等方式1) 除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策，原则上：A、执行（副）总经理、部门经理（主管）等直接部属每个月应有一次交谈沟通，执行（副）总经理应随机或根据工作需要与员工进行交谈沟通；B、部门经理（店长）与下属员工每月应有一次交谈、沟通。2) 由人事部设置总经理信箱于公司办公室前台处，并负责定期的收集、呈

17、递（执行）总经理；每一位员工均可投递意见和建议，投递人可以不记名投递；投递人也可通过邮件投递至人事部主管或执行总经理的QQ邮箱。五. 其他方面：1、 沟通反馈：在各个沟通环节中，均须做好沟通记录；凡须要回复意见或解决问题，沟通双方必须明确反馈时限，担负反馈责任的一方，必须在规定时限内给予回复。2、 考核规定：凡是因无故违反上述沟通与反馈制度的，均按情节给予扣分，情节一般性扣2分/次，情节较严重导致工作受阻滞后则扣5-10分/次，情节严重导致公司损失则扣15-20分/次，并根据损失情况给予一定的经济处罚。 3、 可行性建议奖励：公司任何一级员工，其向上提出的可行性建议经公司采纳后，产生了显著效果

18、的，公司将酌情给予奖励。六. 附件1、 工作联络单2、 会议记录3、 决议事项追踪表4、 文件分发回收记录表七. 本制度即10月1日起执行，其他与本制度相关的规定参照本制度，总经理可根据实际执行情况进行调整和完善。品牌营销中心10-3工 作 联 络 单文件编号：部门填报人姓名填报日期文件性质： 急件 密件 一般性文件（要求处理时限： ）问题描述：所需支持：收文部门收文人收文时间处理意见： 预计完成时间：处理完成时间：处理结果：备注：会议名称地 点会议时间主持人核准审核记录出席人员缺席人员及缺席原因会议议程及发言内容第 页，共 页决 议 事 项 追 踪 表项次工作事项责任人工作目标要求追踪人进度结果追踪备注核准： 审核： 文件分发/回收记录表项次文件编号文件（资料）名称类型发文日期收文单位收文者回收日期回收单位回收者