企业车辆管理制度(DOC 15页).doc

1、 企业车辆管理制度 为加强对车辆的管理，保证工作用车，最大限度地降低成本、减少支出，特制定本制度。 车辆使用 一、车辆公司统一管理，办公室具体安排分管人员负责。董事长、总经理及各位副总工作用车实行相对固定，特殊情况由办公室统一调配。 二、车辆必须由专业驾驶员驾驶，原则上定人定车，严禁非专业驾驶员驾车。本单位和外单位驾驶员之间不得私自交换车辆驾驶。严禁私自将车借给他人使用。 三、干部职工工作用车按下列程序办理：在市区内由办公室安排;出市境的由总经理或副总经理安排;出州境的董事长批准。 四、用车(号)，原则上由专人驾驶。主要用于通勤、调研、视察等重要公务活动，其它情况原则上不予动用。若因特殊情况需

2、要用车的，市内或市外州境内必须经董事长批准。 五、除领导有明确要求外，下班后车辆原则上应停放在指定位置。驾驶员自行停放的，务必确保车辆安全，如有损失责任自负。 驾驶员职责 六、驾驶员应切实履行以下职责： (一)加强政治理论、交通法规及专业技术知识学习; (二)自觉遵守派车制度，强化安全意识，不得违反乘车范围私自出车; (三)自觉遵守作息制度，按时上下班; (四)驾驶员要经常对车况进行检查，确保安全运行。 (五)办公室必须加强对车队的管理，坚持并督促执行派车制度，切实掌握好出车去向。办公室会同财务部要每半年对各车里程及油料核实统计上报一次。要切实做好车辆维修费用结算工作，掌握车况，检查车辆停放情

3、况，切实履行车队管理职责。 车辆维修 七、所有车辆必须保持整洁，洗车实行定点。 八、凡维修车辆和购置车内设施等必须先报告，经批准后方可实施。 (一)车辆修理在确定的几家修理厂进行。修车由驾驶员填写“车辆维修报告单”，将应修理的事项和所需经费分项载明，由办公室签署审核意见，最后按相关负责人签署的审批意见到有关厂家维修。在维修过程中如有需要超出报告及审批范围的维修，必须再次填写“车辆维修报告单”，并按程序得到审批后方可连续维修。 (二)修理过程中要有二人以上共同参与，办公室及分管负责人要加强对维修情况的检查和督办，最大限度缩短修理时间，降低修理成本。 (三)所有维修工作均应遵循采购程序。涉及上述能

4、在本地维修的各类事项，一律在本地进行。车辆出差前要搞好检修工作，出差中途车辆必须修理的，应及时向办公室分管负责人报告，按照审批权限经批准后可在特约维修站(厂)实行简单维修，维修必须附有清单，换件的必须交旧件。报销时随车领导必须在票据上签字。 (四)车辆维修原则上不得突破定额标准。维修金额在500元以下的办公室分管人员审批;金额在2000元以下的由办公室分管负责人审批;2000元至5000元的由办公室请示主管领导研究决定;金额在10000元以董事长审批。 (五)车辆不得超标准进行内部装饰。车辆设施购置应填写报告单，经批准后方可进行。 车辆油耗 九、车辆油耗按以下标准执行： 十、办公室统一给车辆充

5、卡加油，发票由各驾驶员及办公室分管人员共同签字。车辆加油必须是油卡与车辆相对应，严禁给非本单位车辆加油，违者处以2倍经济损失赔偿。 十一、驾驶员必须保证里程表正常运行，出现异常必须及时报告。办公室分管人员必须定时对里程表进行检测，做到车、卡、油、里程对应。 有关奖惩 十二、违反本管理制度或车辆管理有关规定，造成不良影响或损失，按有关规定给予处罚。 (一)经交警部门仲裁认定：负全部责任的，按理赔责任比例赔偿损失的5%;负主要责任的，赔偿损失的3%;负次要责任的，赔偿损失的1%。 (二)不经交警和有关部门裁决，但又有车辆或其他损失而私了的，费用自理并不得在单位报修。 (三)酒后出车造成的损失，均由

6、驾驶员本人承担一切责任。 (四)驾驶员擅自将车交给他人驾驶造成车辆损失，由驾驶员本人赔偿损失总额的50%，并作待岗处理。 (五)驾驶员擅自出车造成的损失按中华人民共和国道路交通安全法执行，超出责任限额的部分，无论驾驶员有无过错均由驾驶员本人负责。 (六)驾驶员本人非违规驾驶造成人身和财物损失的按中华人民共和国道路交通安全法执行。违规驾驶按中华人民共和国道路交通安全法规定赔偿后，余下部分由驾驶员负责。 (七)不经审批的维修、购置、整容装饰和换胎、补胎以及超审批范围的各类事项，所发生的一切费用由驾驶员自理。 十三、本制度自印发之日起执行。 一、实行统一采购物资的范围 本公司所有的外购商品实行统一采

7、购管理，具体范围包括： 1、日常销售商品及客户订购商品。 2、机器、设备、工具(含零配件、量具、检验仪器、模具等)。 3、办公事务用品及文具用品、表单印制。 二、采购部门职责 1、向供货厂商询价，筛选供货单位，报经总经理审批确认。 2、对经总经理审批确认的供货厂商，供应部门应与其协商，草拟采购合同，其中涉税事务处理，须先经财务部门审核确认，然后报经总理审批后确认。 3、根据仓库和柜组报送的商品库存表，核实仓库存量，结合商品库存安全定额，编制商品请购单，报经总经理批准后组织采购。 4、采购物资运抵公司后，根据公司内部控制的流程规定，签发验收单，并核销采购计划。 5、对现款采购的材料物资，付款时审

8、核供货厂商的结算凭证、本厂的入库凭证，经审核无误后，签字确认，报送有关部门及总经理审批付款。 6、对赊购物资在本厂规定的挂帐结算日，审核供货厂商提交的入库单、退货凭证，根据采购合同规定条款，编制挂帐结算单，报送财务部门审核。 三、相关部门的工作职责 (一)销售部门的工作职责 1、根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。 2、根据产品销售趋势，拟订商品采购价格要求。 (二)财务部门的工作职责 1、设置供应商资料档案，做好采购合同备案管理工作。 2、认真审核物资采购及销售的货款结算、物资出入库手续制度的执行结果，发现问题及时向有关领导报告。 3、对货款结算凭证进行合理性、合法性审核，发现问题督促有

9、关部门纠正，避免给本厂造成经济损失。 4、设置有关明细账簿，及时办理记账手续，做到账目清楚。 5、做好与仓库、采购、销售部门的账账、账实的核对工作。 (三)仓储部门的工作职责 1、凡购进的各种商品，必须及时按入库单验收点数，并填写实收数，及时登记保管账。 2、对赊购采购的物资，在挂帐结算签证时，认真审核退货资料，避免给本厂造成经济损失。 (四)其他部门的工作职责 其他部门因生产、经营、管理需要，需采购相关物资时，必须编制请购单，报经有关部门审核，并经总经理，必要时董事会审批后，交供应部门办理采购事务。 四、采购作业操作规程 (一)基本规定 1、本公司的采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门或

10、人员不得自行采购。 2、采购部门应根据仓库存货情况和销售部门下达的销售订单计划，结合库存物资的数量，报总经理(或其授权人员)批准后执行。 3、采购部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订调价协议，并报请财务部门备案。 4、采购物资运到本公司时，先由采购部门对照核对采购计划，经确认无误后交有仓库或柜组开具验收单。 5、除现款购入的物资外，所有以赊销方式购入的物资均必须由送货厂商代表签

11、字确认，以明确双方的经济责任。 6、赊销方式购入物资的合同约定付款日，供应部门根据财务部门规定的结算要求，通知供货方及时开具专用发票。 7、无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由供应部门填开“采购付款申请单”，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。 8、财务部门在对采购物品结算付款时，应当认真审核采购合同、采购付款申请单、验收单、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理审核手续。 9、出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不起的付款凭

12、证不得办理付款手续。若因付款时间较急，出纳员可以先以电话请示的方式报经总经理同意后办理付款手续，但必须在总经理回到公司后补办审批手续。 10、采购物资除经总经理批准直接交付使用部门使用及管理外，其他物料、工具等必须先经过仓库验收后由领用部门办理领用手续。 五、经济责任处罚 1、仓库和柜组必须按时将存货变动情况上报采购部，对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。 2、采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济

13、损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。 3、财务部门必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。 4、仓库部门外购物品办理验数入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理)，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺的应负经济赔偿责任。 一、档案管理机构及其职责 1 、公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合处的统筹管理;二级管理是指各处

14、及各部门的档案资料管理工作。 2 、公司档案业务归属综合处，由综合处指定人员兼职负责。各处、各部门指定人员兼职档案资料管理工作。 3 、公司档案管理员按照国家有关规定，以及公司档案工作制度、条例统一管理公司的档案;各处、各部门的档案管理人员应参照公司的有关管理规定做好工作，负责收集、整理、保管本部门或本单位的档案资料。 4 、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 5 、公司档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导。每年对二级档案管理进行一次检查验收。 二、归档制度 1 、凡是反映公司企业开发、生产经营、企业管理及工程建设

15、等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2 、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3 、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关企业须保留的，综合处保存复印件。 4 、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。 5 、业务活动中的有关请示报告及上级领导批复，属付款性质的，由财务处保存原件;属人事问题的，由劳资员保存原件;属工程项目的，由工程处保存原件。其他重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交档案室。归档范围外的请示报告由各部门自行保管。 6 、由公

16、司对外签订的经济合同，应保留三份原件，主管经理保存一份，财务处及业务处室各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由财务处保存原件。 7 、公司级的收文、发文等文书资料均由综合处归档。 8 、其它体系认证要求保存的记录、文件均按规定保存。 三、档案保管制度 1 、公司办公室应有存放档案的专门库房，各处、部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 2 、归档资料要进行登记，编制归档目录。 3 、科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录;根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。 4 、档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 5 、库存

17、档案必须图物相符，帐物相符。 6 、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 7 、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限，每年年终据此进行整理、剔除。 8 、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 9 、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 10 、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 四、档案借阅制度 1 、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。 2 、借阅部门保管的档案材料，须经档案所属部门负责人批

18、准。借阅档案材料，属借阅部门经办的，由部门负责人批准;借阅非本部门经办的档案材料，须经综合处处长批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经综合处处长批准。 3 、借阅档案，必须履行登记、签收手续。 4 、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经综合处长报经理批准。 5 、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 6 、借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。 7 、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。