公司档案管理制度(DOC 24页).doc

1、李生晓梦印务公司档案管理制度第一章 总 则第一条 为实现档案工作规范化、档案业务标准化、档案管理科学化，保证档案的完整和安全，提高档案利用水平，根据中华人民共和国档案法、山西省档案管理条例、企业档案工作规范（DA/T42-2009）、省委省政府办公厅关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见（晋办发202020号）及晋能集团有限公司档案管理办法（晋能办字201688号）等有关规定，结合公司实际，制定本制度。第二条 本制度所称档案是指公司在生产、经营、科研、基本建设以及各项管理等活动中直接形成的，对国家、社会和企业具有保存价值的各种不同形式和载体的历史记录，是公司的信息资源和重要资产。第三条 本制

2、度所称档案工作是指履行档案管理职责的行为和活动，是企业经营管理的重要环节，是强化内部控制、防范经营风险的基础性工作。第四条 档案管理遵循原则（一）资产管理原则：档案工作以公司资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。（二）集中统一原则：公司本部及公司各部门的档案实行集中保管，统一管理。档案部门统一管理本单位全部档案，在单位条件和库容允许的情况下，一并将人事档案集中统一保管。第五条 本制度适用于公司各部门。第二章 档案管理组织体系第六条 按照“统一领导、分级管理”的原则，公司坚持并不断完善党委和行政领导、档案部门归口负责、各部门共同参与的档案工作体制。档案管理组织体系包括：分管

3、档案工作的领导、档案部门或档案归口部门负责人、各部门负责人、各部门专兼职档案员。第七条 建立档案工作岗位责任制，确保工作任务落实。（一）各部门确定一名档案兼职管理员，负责整理本部门档案工作。（二）公司法定代表人，为档案安全的第一责任人；分管档案工作的领导，对档案工作负主管领导责任。（三）档案部门或档案归口部门负责人，组织协调档案工作的全面健康发展；档案部门负责管理本单位的档案，并对各职能部门档案工作实行监督指导；档案部门专兼职档案员负责档案的收集、整理、编目、保管、保护、鉴定、编研、统计、利用等工作。（四）各部门负责人对本部门的档案工作负领导责任；各职能部门专兼职档案员负责本部门文件材料形成、

4、积累、归档和定时向档案部门移交。（五）档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。第八条 档案工作职责 （一）贯彻执行档案工作的法律、法规和国家有关的方针政策，建立健全档案工作规章制度，负责档案管理制度体系建设。（二）编制档案工作发展规划和年度工作计划。（三）集中统一管理各门类档案，加强档案业务建设。（四）负责档案的收集整理、保管保密、开发利用、鉴定销毁和信息化建设；对各职能部门应归档文件材料的形成、积累、整理和归档进行监督、指导。（五）负责档案工作研究、宣传和组织档案人员业务培训。（六）负责监督、指导、检查和考核各部门档案工作。（七）协

5、助上级档案行政管理部门指导单位档案工作开展规范化管理及重大建设项目档案专项验收。（八）组织参加上级档案行政管理部门举办的各项活动。（九）接受上级单位档案工作检查及年度考评，并协助上级单位组织好本单位档案工作规范化管理和重大建设项目档案专项验收等工作。第三章 档案收集整理第九条 要树立“大资源观”，加大档案的收集力度，做到应归尽归，抓好源头强化基础，突出特点与时俱进，实现档案资源建设由单一化接收向多元化收集转变。各种门类、载体档案立卷归档要做到齐全、完整、准确、系统。（一）归档范围在公司各项工作中形成的，反映公司职能活动并已办理完毕的，具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像等材料均由档案部门和

6、各部门按企业文件材料归档范围及档案保管期限表进行归档。（二）归档时间1.党群、行政、经营等管理类档案，须在次年3月底前，由形成部门将应归档的文件向本单位档案部门归档，也可根据本单位的实际情况随办理随归档。2.新建、改建、扩建的工程项目和技术改造项目档案应在项目申请立项时开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，工程竣工验收后项目文件全部归档，周期长的可分阶段、单项归档。3.科研、地测、产品类档案，应根据各种生产活动和各种科技文件材料形成的具体特点，其归档时间可分阶段或在项目完成后整理归档。4.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在设备开

7、箱验收或接收后登记归档。5.会计核算业务材料应在会计年度终了后由会计部门保存1年，期满后的第二年6月底前内向档案部门归档。6.特殊载体类档案（照片、底片、录音带、录像带及实物等）在冲洗加工后，由形成部门书写文字说明整理后及时归档，或同反映同一内容的其他载体文件材料一并在材料形成的1个月内。及时归档保存。荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等，在授奖后及时归档。 7.电子档案由综合管理部档案人员进行系统整理，并在3个月内完成归档。科研课题中的电子文件应在课题验收或经评审、鉴定测试合格后立即归档。 8.工作人员因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应在活动结束后及时归档。9.单位撤销、合并时

8、，须依据国有企业资产与产权变动档案处置办法（档发字19986号）的要求，将本单位形成的全部档案应责成专人认真整理、妥善保管，按照要求及时向原上一级主管单位档案管理机构移交。10.公司电子公文系统，由专人对电子档案系统进行管理和维护，对OA办公系统生成的电子文件在文件办理完毕及时归档，并做好备份工作。（三） 归档份数1.原件全部归档，并注明份数、出处。2.使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。（四）归档要求1.归档的文件材料应符合国家有关规定、标准和要求。归档的文件材料应是原件，字迹工整、图像清晰，书写材料和载体材料耐久保存，不得使用铅笔、圆珠笔和复写纸书写。2.归档的文件必须经过系统整理，

9、应完整、准确、系统，真实反映各项活动的内容和历史过程。文件编目要素完整、准确。3.要按照科学技术档案案卷构成的一般要求和山西省实施细则等业务规范，分门别类进行整理，按照文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系。4.应归档的文件材料必须收集齐全，做到不遗漏、无短缺；归档文件材料的门类和载体、形式和内容、份数与页数均应齐全完整，科技文件材料文字和图表应与实物相符，做到准确、系统，保持成套性、整体性。已破损的文件材料要经过修整，字迹模糊或褪色的文件材料要附有复印件或作耐久性处理。 5.各门类档案在移交纸质档案的同时必须移交电子档案。电子档案的归档实行“三套制”（一套封存保管、一套查阅利用、一套异地

10、保存）。电子档案的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。 （五）档案移交档案部门应检查归档文件是否齐全、完整、准确、系统，并办理交接手续，双方签字各留一份，以备查考。归档的文件不符合要求的，退回原部门重新整理和补充完善。第四章 档案信息化建设第十条 要树立“大效益观”，档案信息化应与企业信息化建设同步发展，按照“存量数字化、增量电子化”的工作思路，积极利用信息网络技术，加强档案管理系统的建设力度，大力推进传统档案的数字化加工，推动档案信息化建设由粗放式加工向精细化加工转变。第十一条 要根据单位实际，安排专项资金用于档案信息化建设，使用成熟稳定的档案管理软件，积极

11、推动档案数字化建设。采取必要的安全保密措施，保证工作质量。要大力加强电子信息资源及信息化建设管理复合型人才培养，建设高素质档案管理队伍，促进档案事业的发展。第五章 电子档案管理第十二条 电子档案归档（一）公司各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。（二）文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案管理部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。（三）电子档案的归档范围参照集团关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括

12、相应的背景信息和元数据。第十三条 公司各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。第十四条 电子档案收集要求（一）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。（二）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载

13、体上。（三）对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。（四）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。（五）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。（六）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。（七）对用视频或多媒体设

14、备获得的文件以及超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。（八）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。（九）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。（十）计算机系统运行和信息处理过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。（十一）对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形

15、态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。（十二）定期制作电子文件的备份。第十五条 电子文件编号代码：T文本文件；I图像文件；G图形文件；V影像文件；A声音文件；O超媒体链结文件；P程序文件；D数据文件。第十六条 电子档案保管（一）对归档电子文件、应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。（二）归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还符合下列条件：1.归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。3.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。4.环境温度

16、选定范围：17度至20度；相对湿度选定范围：百分之三十五至百分之四十五。（三）归档电子文件在形成部门的保管，也应参照上述条件。第六章 档案管理系统软件第十七条 档案管理系统软件的配置应满足本企业的实际工作需要，并适应本企业信息化建设发展需要。第十八条 档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。第十九条 档案管理系统应具备收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能，并能辅助实体档案管理及根据需求增扩其他相应功能。第二十条 档案管理系统应与各信息系统之间衔接，并能接收和兼容各信息系统生成的电子文件。第七章 档案保存第二十一条 档案

17、保存要设立独立的档案库房，档案库房原则上设置在地面一层且远离易燃、易爆物品和水火等存在安全隐患的场所。档案库房楼面均布活荷载值不应小于5KN/m2，采用密集架时不应小于12KN/m2，无特殊保护装置不宜设置在地下或顶层，面积应满足未来业务发展需要。库房应配置档案密集架（档案柜）、防磁柜、温湿度计、灭火器材、防光窗帘、防盗门窗、自动报警器、监控等设施设备，根据库房管理需要可配置空调、加湿器、空气净化器设备等。第二十二条 档案库房管理（一）库房应防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防鼠、防水、防有害气体。（二）贯彻“以防为主，防治结合”的方针，定期检查库房的设备运转情况和安全情况，对存在的

18、安全隐患要及时处理。（三）库房内要有档案存放位置索引标识图，以指明档案存放的位置；档案的排放应系统合理，便于查找和取放方便，存放位置相对固定。（四）库房钥匙要由档案管理人员专人保管，严格执行“双人进（出）库制”和“档案出（入）库登记制”。借阅档案者要在阅览室等候档案管理人员调卷，禁止进入库房查找。（五）库房温度应保持在1424，相对湿度保持在4560%。建立温湿度记录台账，每天定期检查并做好记录。 （六）档案入库前应去污、消毒，受损的档案应及时修复或补救。（七）重要电子档案实行异地异质备份，确保档案安全。（八）归档电子文件的保管除应符合电子档案保管的要求外，同时符合下列条件：归档载体应做防写处

19、理，避免擦、划、触摸记录涂层；单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。（九）库藏档案要定期进行清理核对，做到账物相符。如发现破损或载体变质的档案应及时采取抢救措施；设备环境更新时应确认原载体与新设备的兼容性，原载体保存至少不低于3年，定期检验结果应填入电子档案管理登记表。库藏档案数量发生变化时应登记说明。第二十三条 档案保密管理（一）档案管理人员必须严格遵守、执行党和国家保密政策和制度，不谈论档案的内容，更不得擅自透露与传播有关机密档案的内容，确保档案的绝对安全。（二）档案管理人员要模范遵守党和国家的保密规定，严守机密。应做到不该看的档案绝对不看，不

20、该说的绝密绝对不说，不该问的秘密绝对不问，不该抄录的档案绝对不抄录。（三）对泄漏党和国家、企业机密的事件要在第一时间内报告有关部门和主管单位。第八章 档案突发事件应急预案第二十四条 要树立“大安全观”，加强基础设施建设，落实安全制度，做到防患于未然，建立档案突发事件应急预案，不断构筑档案安全防御体系，以满足档案安全体系建设由传统护卫向现代防御转变。（一）组织指挥成立档案管理应急指挥领导小组，组长由分管档案工作的领导担任，副组长由档案部门或档案归口部门负责人及应急调度部门负责人担任，相关部门人员为成员。（二）主要职责负责日常档案安全信息监测、采集、汇总、分析与组织协调；起草相关文件、制定应急措施

21、，督促、指导各职能部门开展应急工作；根据突发事件的性质，联络、组织人员赶赴现场对突发事件参与处置，并跟踪了解事件的进展情况和处置情况。第二十五条 要建立突发事件预警机制，定期进行档案与电子文件突发事故与灾害应急演练，使突发事件造成的损害降到最低程度。各单位各部门在日常工作中对可能发生的危机情况及时处理，积极加以防范。接到重大灾情演练信号后，要按照应急预案和救灾部门的要求，按指定路线将档案转移至安全地带，并组织力量做好档案的安全保护工作。应急演练结束后，按规定做好善后处理工作。第二十六条 突发事件发生后，受灾部门应立即采取电话、传真等方式将有关情况（突发事件发生的时间、地点、经过、结果、当前情况

22、、已采取的措施）报告档案管理突发事件应急指挥领导小组，详情和进展情况应随时上报。应急结束后，应做好突发事件安全分析，提出加强和改进同类事件应急工作的意见和建议。第九章 档案鉴定与销毁第二十七条 档案鉴定销毁要按规定程序进行（一）成立由单位分管档案工作的领导、职能部门、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定工作委员会。（二）根据企业文件材料归档范围及档案保管期限表，由档案鉴定工作委员会对已到期的档案进行鉴定。经鉴定仍需继续保存的档案应重新划定保管期限；对需销毁的档案材料，要编制销毁清册，提出销毁报告，经单位法人审批后方可销毁；档案销毁清单由档案部门永久保存。（三）到期电子档案的鉴定必须进行有效性检

23、测。电子档案的销毁应对存储机密信息的介质进行彻底销毁，对网络中传递的机密信息彻底清除。（四）档案材料销毁，必须送交指定的销毁机构和地点，指定专人销毁，两人以上在场监销，严格执行保密规定。监销人应在销毁清册上签字盖章并注明销毁的方式和日期。严禁擅自销毁档案。第十章 档案统计第二十八条 档案统计要做到（一）准确、及时编制档案工作情况统计年报及有关统计报表，并上报有关部门。（二）统计项目内容要完整，统计数据要准确，要全面系统地反映档案工作各方面的情况。主要内容包括：档案工作机构、人员；档案室藏情况构成、档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况；档案的检索、编研等情况；档案销毁数量；档案利用情况及

24、效果；档案设施设备情况，同时保持档案统计工作连续性。（三）定期进行库藏档案的清查核对，做到家底清楚、账物相符。第十一章 档案开发利用第二十九条 要树立“大服务观”，深化档案开发利用，推动档案利用体系建设由被动性向主动性开放转变。建立完善档案检索系统建设，编制档案案卷目录、归档文件目录等档案检索工具。建立档案利用效果登记制度，对典型利用案例进行整理汇编。积极开展编研工作，组织编写大事记、组织沿革、基础数字汇编、发文汇集、工程项目简介等，提高档案的利用效益。第三十条 档案资料查借阅（一）查借阅档案资料要履行审批登记手续。公司所属部门来查借阅档案者，须填写档案资料查借阅审批表，经档案部门负责人批准后

25、，方可查阅利用。（二）室藏档案原则上不外借，因特殊情况需将其外借出，需经其分管领导批准，档案部门或档案归口部门负责人批准并派专人监督其利用。归还档案时，必须经档案部门人员详细检查文件材料，确认完好无损后方可完成归还手续。（三）查借阅利用档案者必须严格遵守档案保密制度。特别是查阅涉密档案，须经档案部门负责人和分管领导批准后方可调阅。涉密档案必须在档案员在场的情况下，在阅览室或固定场所阅读，不得复制和摘抄、不得外借、不得拍照、不得失密泄密。第十二章 档案保障机制第三十一条 要树立 “大发展观”，建立档案工作人员激励机制，注重人才培养教育，引领档案干部队伍建设由单一型培养模式向复合型培养模式转变。档

26、案员要具备一定的专业知识和相应的学识水平，并保持相对稳定；档案员要进行继续教育和专业培训，每年脱产接受继续教育和培训的时间累计不少于12天，并通过有效培训方式，不断提升档案干部综合素质，满足档案工作发展需要。在干部培养、选拔任用和年度先进评比中要确保档案人员占一定名额。对在档案规范化管理活动、项目档案专项验收等工作中做出贡献的人员给予表彰和奖励。第三十二条 完善档案投入机制，将档案库房设施设备及装具更新改造费用、信息化建设费用和档案工作人员津贴补助列入年度财务预算；档案岗位津贴发放范围及人员由单位分管档案工作的领导和分管人事工作的领导提议，并经会议讨论研究后确定，津贴发放范围及标准参照省政府办

27、公厅关于健全和完善档案管理体制等有关事宜的通知（晋政办函20059号），对档案人员给予岗位津贴不得低于6元/天，并根据工资浮动水平，建立适当的增长机制。第三十三条 公司将按照省档案局、省国资委、集团公司要求，制定考核目标体系，对档案管理人员逐步推行档案工作年度目标责任考核。第三十四条 要积极开展档案工作规范化管理、项目档案管理示范工程等活动，提升档案工作规范化水平。档案工作规范化管理及省和集团重点建设项目档案专项验收要逐级向集团公司提出申请，由集团公司统一向省档案局申报并协调省档案局及有关单位做好评定、验收工作。第三十五条 要树立“大法治观”，档案工作围绕集团大局和中心，依法治档。对发生档案管理违法违纪行为或出现安全事故的单位和个人，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局令第5号）、档案管理违法违纪行为处分规定（监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局令第30号）等的相关规定给予处分，构成犯罪的依法追究其刑事责任。第十三章 附则第三十六条 本制度由公司综合办公室负责解释。第三十七条 本制度自发布之日起施行。