公司各部门管理制度及岗位职责(DOC 42页).doc

1、公司各部门管理制度及岗位职责执行副总岗位职责：1. 正确贯彻执行国家有关人事、劳动、福利等方面的政策和规定，围绕公司经营目标和经营活动的开展，处理解决公司日常人事劳动方面的工作。2. 根据劳动法的规定，结合公司实际，负责编制公司的劳动用工计划，合理定编、定员，组织办理人员选聘及录用，安排面试、背景调查、考核上岗等各项工作。3. 负责拟定公司劳动合同文本和实施细则，代表公司与员工签订劳动合同，负责合同期内员工工作表现的考察工作，按期组织劳动合同续签，员工劳动合同解除、终止的管理工作。4. 负责员工等级评定的组织工作，加强员工考勤管理，按权限审批员工各种休假。5. 结合公司效益情况，负责拟定公司和

2、各类人员工资标准和奖金分配办法，做好员工因岗位职务变动工资的调整和日常性定级审批工作。6. 依据国家规定，负责制定和完善员工奖罚办法和检查监督执行情况，对违纪员工有权作出处理意见。7. 执行国家相关社会保险政策，负责员工社会保险费的代扣代缴及日常管理工作，及时办理员工调入、调出养老保险的接转手续。8. 负责制订各种形式的专业技能年度培训计划并组织实施，结合员工职业道德、工作业绩、工作能力、工作表现进行综合素质的评定考核提出员工职务升降的建议。9. 完成总经理临时交办的各项工作任务。10. 公司组织结构调整的建议权 11. 公司是否录用新员工的建议权 12. 公司基层员工任免、晋升、降职的审批权

3、 13. 公司薪酬标准和薪酬结构调整方案、福利方案的建议权 14.指导、巡视、监督、检查各部门的各项工作。 15.培训和发现人材，根据工作需要按照申请招聘、调配直接下级，负责真直接下级岗位人员任用的提名。 仓库管理规章制度1、目的：为了保障仓库货品保管安全、提高仓库工作效率和物流对接规范，制定仓库管理制度，确保本公司的物资储运安全。2、范围：针对物流部仓库和理货区。3、内容：1、严格遵守公司和部门各项规章制度。2、严格按照公司规定的作息时间上下班，做到不迟到、不早退、不旷工、不罢工、不代人打卡；上班时间内在各自岗位上尽职尽责，不做与工作无关的事情。3、非本公司员工不得进入仓库，因工作需要的其它

4、人员经请示上级同意后，在仓管员的陪同下方可进入仓库，任何进入仓库的人员必须遵守仓库管理制度。4、非物流部员工不得进入理货区，因工作需要的其它人员经请示上级同意后，在理货员的陪同下方可进入理货区；物流部配送人员在进入理货区后，及时完成各配送线路的包装箱交接清点和单据签收工作，任何进入理货区的人员必须遵守仓库管理制度。5、任何人员不得在仓库和理货区内吸烟。6、服从上级的工作安排，并按时保质保量完成上级交待的任务。7、严格执行仓库的货物保管制度。8、规范仓库货物管理。9、仓管员、理货员必须全面掌握仓库所有货物的贮存环境、堆层、搬运等注意事项，以及货品配置、性能和一些故障及排除方法。11、理货员对所有

5、入库货物的质量进行严格检查和控制。12、贮存在仓库的货物，按照货物的品牌、型号、规格、色号等分区归类整洁摆放，在货架上作相应的标识，并制作一个仓库货物摆放平面图，张贴仓库入口处。13、同类型的货物，不同批次入库要分开摆放，发放货物时，要按照先进先出的顺序原则出库。14、严格遵照货物对仓库的贮存环境要求（如：温、湿度等）进行贮存保管，定时对货物进行清洁和整理。15、保证仓库环境卫生、过道畅通，并做好防火、防潮、防盗等安全防范的工作，并学会使用灭火器等工具，每天下班前必须检查各种电器电源、门、窗、等安全情况。16、仓管员按照财务要求及时地记录好所有货物进出仓的账目情况，每天做好盘点对数工作，保证账

6、目和实物一致。17、仓管员、理货员不得挪用、转送仓库内的任何物品，其他人员需要到仓库借用货物，必须经过本部门负责人在借条上批准后才能让其借走。18、仓库、理货区、包装箱及其它贵重物品的专柜锁匙由主管保管，不得转借、转交他人保管和使用，更不得随意配制。19、严格执行货物进出仓库规程。20、严格执行仓库的货物进出仓的运作流程，确保仓库区域的货物的贮存安全。21、仓管员在接到理货员入库通知时，按照入库单与理货员做好货物清点交接工作，并在入库单上签字确认。22、仓管员在接到理货员出库通知时，按照调拨单与理货员做好货物清点交接工作，并在要求理货在调拨单上签字确认。23、仓管员、理货员必须按照进出仓流程做

7、好各项交接工作。仓库主管职责1. 负责仓库整体工作事务及工作日常管理，协调部门与各职能部门之间的工作。 2. 负责制定和修订仓库收发货、作业流程等管理制度，完善仓库管理的各项流程和标准；建立规范、完整的物流仓储操作报表，及时反馈仓储操作； 3. 库房的合理化布局和管理，合理规划各分仓的储存空间及货物的储存方式，仓位调整；负责制定各仓库储位的规划、标识、防火、防盗、防潮及物料的准确性管理标准； 4. 制定仓库工作计划；制定部门每月工作计划、分析、总结部门工作状况与下一步工作思路，带领督促员工完成目标任务， 5. 负责分配仓库员工工作及日常工作监督；充分调动和带领仓库工作人员完成日常工作，做到高效

8、、准确、有序；、负责对仓库运营效率、成本、人员管理、流程改善等方面进行统计、分析、改进。 6. 负责对仓库进、出库，库存等操作进行审核与监督对各项工作制度的执行情况进行跟踪，签收货仓各级文件和单据； 7. 及时地反映仓库的库存状况，确保库房帐、卡、物数量一致；确保库存数据的正确性。数据统计分析能力；完成业务数据的整理和分析； 8. 审订和修改货仓的工作规定和工作绩效；检查和审核货仓各级员工的工作进度和工作绩效； 9. 监督各项管理制度的执行，制订质量改善计划， 10. 负责仓库的货物、人员安全及防护，进行安全评估，不断改善库存管理安全，确保仓储物资免受损失。仓库安全管理。仓库安全设施的维护，指

9、导仓库人员的安全行为及仓库的安全。及时地定期回顾并汇报仓库的安全及运行状况，采取预防措施， 11. 组织仓库日常盘点。报表账目实物之相符；定期组织实物盘存，做到帐实相符、帐卡相符。出具盘存及分析报告。 12. 建立安全库存机制，进行存量分析和控制，采取有效措施控制库存成本； 13. 能够按照成本会计的要求提供物料消耗情况并进行有效控制； 14. 督促各分仓对各类报表的准时上呈及监督。负责加强报表填写准确性和分析管理，参考分析结果提出改进建议并组织落实；物料数据管理和统计, 15. 负责督促及时评估和处理不良物料及呆滞物料； 16. 仓库人员工作指导、业务知识培训和考核，不断改善工作效率和工作质

10、量； 17. 负责落实执行品质安全政策的要求，确保ISO9001得到有效实施 18. 按时按质地完成上级交办的工作任务。 19. 负责库存盘点缺损率；收货及时率；发货及时率；收发货准确率；单据完整率；仓库管理工作流程产品进仓管理流程 1、根据已审核的采购订单内容准备产品收货。 2、厂家送货到达后，厂家提供送货单给收货仓库管理员，送货单应清晰显示送货单位名称、送货单位印章或经手人签名、货品的名称、规格、数量、采购订单号。收货仓库管理员将送货单和对应的采购订单相核对。相核不符者拒收。相符者仓库管理员以送货单和采购订单验收货品，收货量大于定购量时，仓库主管要通过营销部同意和取得营销部有权人的书面通知

11、后才能超量收货。 3、仓库管理员收货无误后，在送货清单上签收，并加盖收货专用章，一联自留，另一联交对方。 4、仓库管理员在电脑上开具采购单，并由仓库主管审核生效。将采购单打印一式三联，经仓库主管和仓库管理员签字加盖收货专用章后，第一联存根自留，第二联财务联连同送货单位的送货清单交财务，第三联对方联同时交财务。 5、返修品回仓，以对应的采购退货单为依据收货，仓库管理员核实货单无误后在电脑上开具采购退返单，注明原采购退货单号，并经仓库主管审核生效。产品出仓管理流程1、仓库主管根据营销部传来的销售订单备货并作好记载，将配好之货品清单交质检部验货。质检部将合格产品装箱并在电脑上填制装箱单，审核装箱单。

12、在每个包装箱内放置一张装箱单。包装好的产品分类放到相应的仓库存放区域。 2、质检部将装箱单汇总导出为未审核销售单，等待营销部总监审核发货。 3、仓库管理员根据客户持有的已盖章销售单和电脑里对应的出仓单（对于批发商）或转仓单（对于加盟商）发货。打印出仓单或转仓单一式二份，由仓库管理员、仓库主管和客户签字，一份交客户，一份仓库自留。营销部业务流程 1、营销部将客户传真来的销售订单输入电脑，并由营销部总监审核。查询当前仓库库存情况。若需要向厂家订货的，将销售订单导出为采购订单并审核。若仓库有货不需要向厂家订货，就将销售订单传给仓库，由仓库检货装箱。 2、收到仓库传来的未审核销售单后，由营销部总监确认

13、客户货款余额的状况。若客户有足够的货款余额，则审核此销售单（已审核销售单会自动生成出仓单，仓库凭此出仓单）。若客户货款余额不足，则等待客户货款到帐后再审核销售单。 3、已审核销售单打印一式三联，并签名盖章。第一联存根自留，第二联财务联交财务，第三联对方联交客户。 4、营销部分析代理商库存状况，并向代理商提出补货、调拨等建议。 5、分析自营专卖店的库存和销售情况，若需要补货，则开具转仓单，将总公司仓库的货品调拨到专卖店。若需要在专卖店之间调拨货品，开具调拨单。营销部总监审核调拨单。经审核后的调拨单自动生成一张进仓单和一张出仓单并传给相关仓库。由相关仓库收货、发货。 6、营销部审核加盟商传回的销售

14、出仓单，冲减代理商库存。 7、营销部审核代理商传回的盘点单，调整代理商的仓库库存。8、营销部将货品资料传给代理商。仓库盘点流程 1、盘点准备 仓库主管将还未有自编码的存货通知支援中心补编编码，并通知有关部门填制相关单据处理帐外物资。 财务部将盘点日前已经审核生效的单据记账。 仓库主管组织仓库人员对货品进行分区摆放，存货以产品区、退货区、样板区、产品损坏区分别得出存货实存情况。 2、盘点进行 仓库主管组织仓库人员初盘存货，对存货六大区域各指派1人担任组长，2人配合。以盘点表记录初盘结果。仓库主管连同另外4名员工组成复盘小组，对初盘结果进行复盘，出现差异仓库自查原因。 仓库主管将初盘数据输入电脑，

15、将盘点单打印提供给财务部，财务部组织公司人员组成抽盘小组，以2人为1组对各大区域进行抽盘工作。发现差异由仓库主管重新盘点更正初盘资料。仓库主管对该区域货品进行重新全盘。经复盘通过的盘点单由财务部审核，并打印一式二份，由仓库主管、财务主管签字，各持1份。 3、盘点后期工作 仓库主管将已审核盘点单导出为进、出仓单，电脑自动生成盘盈单和盘亏单。仓库主管查找盘盈盘亏的原因，并将库存盘点汇总表和差异原因查找报告交财务主管复核上交总经理审批后。财务部据审批结果审核盘盈单和盘亏单调整库存帐。 4、盘点其他规定 盘点工作规定每月进行一次，时间为月末最后2天。头天晚上8时开始至次日中午完成初盘和复盘工作，下午进

16、行抽盘工作。 参加盘点工作的人员必须认真负责，货品磅码、单位必须规范统一；名称、货号、规格必须明确；数量一定是实物数量，真实准确；绝对不允许重盘和漏盘。由于人为过失造成盘点数据不真实，责任人要负过失责任。 对于盘点结果发现属于实物责任人不按货品要求收发及保管财物造成损失，实物责任人要承担经济赔偿责任。公司财务管理制度 一、 为加强公司的财务工作，发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。 二、 公司财务部门的职能是： (1)建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。 (2)厉行节约，合理使用资金。 (3)合

17、理分配公司收入，及时完成需要上交的税收及管理费用。 (4)对有关机构及财政、税务、银行部门了解，检查财务工作，主动提供有关资料，如实反映情况。 (5)完成公司交给的其他工作。 三 、公司财务部由总会计师、会计、出纳和审计工作人员组成。在没有专职总会计师之前，总会计师职责由会计兼任承担。 四、 公司各部门和职员办理财会事务，必须遵守本规定。 财务工作岗位职责 总会计师负责组织本公司的下列工作： 1、编制和执行预算、财务收支计划，拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金； 2、进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，降低消耗、节约费用、提高经济效益；3、建立健全经济核算制度，利用财

18、务会计资料进行经济活动分析：4、承办公司领导交办的其他工作。会计的主要工作职责是：1、按照国家会计制度的规定、记账、复帐、报账做到手续完备，数字准确，账目清楚，按期报账。 2、按照经济核算原则，定期检查，分析公司财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向总经理提出合理化建议，当好公司参谋。 3、妥善保管会计凭证、会计帐薄、会计报表和其他会计资料。 4、完成总经理或副总经理交付的其他工作。 出纳的主要工作职责是： 1、认真执行现金管理制度。2、严格执行库存现金限额，超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不认白条抵压现金。 3、建立健全现金出纳各种账目，严格审核现金收付

19、凭证。 4、严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经总经理签字后，方可生效。5、配合银行做好对帐、报账工作。 6、配合会计做好各种账目处理。 7、完成总经理或主管副总经理交付的其他工作。8、认真贯彻执行有关审计管理制度。 9、监督公司财务计划的执行、决算、预算外资金收支与财务收支有关的各项经济活动及其经济效益。 10、详细核对公司的各项与财务有关的数字、金额、期限、手续等是否准确无误。 11、审阅公司的计划资料、合同和其他有关经济资料，以便掌握情况，发现问题，积累证据。 12、纠正财务工作中的差错弊端，规范公司的经济行为。 13、针对公司财务工作中出现问题产生的原因提出改进建议和措施。

20、财务工作管理1、 会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。2、 会计凭证、会计账本、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。3、 财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记账凭证。会计、出纳员记账，都必须在记账凭证上签字。4、财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行财务清查，保证账本记录与实物、款项相符。 5、报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。6、财务工作人员对本公司实行会计监督。 财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。7、 财务工作人员发现

21、账本记录与实物、款项不符时，应及时向总经理或副总经理书面报告，并请求查明原因，做出处理。 注：财务工作人员对上述事项无权自行做出处理。 8、 财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。 出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。9、 财务审计每季一次。审计人员根据审计事项实行审计，并做出审计报告，报送总经理。10、 财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。 财务工作人员办理交接手续，由总经理和副总经理监交。 支票管理11、 支票由出纳员或总经理指定专人保管。支票使用时须有支票领用单，经总经理批准签字，然后将支票按批准金额封头，加盖印章、填写

22、日期、用途、登记号码，领用人在支票领用簿上签字备查。 12、 支票付款后凭支票存根，发票由经手人签字、会计核对(购置物品由保管员签字)、总经理审批。填写金额要无误，完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号，按规定登记银行帐号，原支票领用人在支票领用单及登记簿上注销。13、 财务人员月底清帐时凭支票领用单转应收款，发工资时从领用工资内扣还，当月工资扣还不足，逐月延扣以后的工资，领用人完善报账手续后再作补发工资处理。14、 对于报销时短缺的金额，财务人员要及时催办， 凡一周内收入款项累计超过10000元或现金收入超过5000元时，会计或出纳人员应文字性报告总经理。凡与公司业务无关款项，不分金额大小由

23、承办人文字性报告总经理。 15、 凡1000元以上的款项进入银行账户两日内，会计或出纳人员应文字性报告总经理。 16、 公司财务人员支付(包括公私借用)每一笔款项，不论金额大小均须总经理签字。总经理外出应由财务人员设法通知，同意后可先付款后补签。 现金管理 1、职员工资、津贴、奖金；2、个人劳务报酬；3、出差人员必须携带的差旅费；4、结算起点以下的零星支出；5、 公司固定资产、办公用品、劳保、福利及其他工作用品必须采取转账结算方式，不得使用现金。6、日常零星开支所需库存现金限额为2000元。超额部分应存入银行。7、财务人员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入

24、中直接支付(即坐支)。 因特殊情况确需坐支的，应事先报经总经理批准。8、财务人员从银行提取现金，应当填写现金领用单，并写明用途和金额，由总经理批准后提取。 9、公司职员因工作需要借用现金，需填写借款单，经会计审核；交总经理批准签字后方可借用。超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。 10、凭发票、工资单、差旅费单及公司认可的有效报销或领款凭证，经手人签字，会计审核，总经理批准后由出纳支付现金。 11、发票及报销单经总经理批准后，由会计审核，经手人签字，金额数量无误，填制记账凭证。 12、工资由财务人员依据总经理办公室及各部门每月提供的核发工资资料代理编制职员工资表，交主管副总经理审核，总经理

25、签字，财务人员按时提款，当月发放工资，填制记账凭证，进行账目处理。 13、 差旅费及各种补助单(包括领款单)，由部门主管签字，会计审核时间、天数无误并报主管副总经理复核后，送总经理签字，填制凭证，交出纳员付款，办理会计核算手续。 14、无论何种汇款，财务人员都须审核汇款通知单，分别由经手人、总经理签字。会计审核有关凭证。 15、 出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔记载现金支付。账目应当日清月结，每日结算，账款相符。 会计档案管理1、凡是本公司的会计凭证、会计帐薄、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。 2、 会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单

26、据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记账、主管)，由总经理指定专人归档保存，归档前应加以装订。3、 会计报表应分月、季、年报、按时归档，由总经理指定专人保管，并分类填制目录。 4、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理批准。 处罚办法 1、出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并扣发本人月薪1-3倍：(1)超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的； (2)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的； (3)未经批准，擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的； (4)利用账户替其他单位和个人套取现金的； (5)未经批准坐

27、支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的； (6)保留帐外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的； (7)违反本规定条款认定应予处罚的。 2、 出现下列情况之一的，财务人员应予解聘。 (1)违反财务制度，造成财务工作严重混乱的； (2)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的； (3)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐薄的； (4)利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的； (5)弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用公司款项的； (6)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的； (8)有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。本

28、规定由总经理办公会负责解释。 本规定自发布之日起生效。办公室管理条例 第一章 总则 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。 第二章 细则 服务规范： 1.仪表：公司职员工应仪表整洁、大方； 2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方； 3.用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗； 4.现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待； 5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，

29、重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。 办公秩序 1.准时上班、不迟到、不早退，工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。 2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。 3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。 4.各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。 5.发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或

30、发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。 6.对自己分管的工作要认真负责，不推诿，不扯皮，对人态度和蔼，一视同仁，树立良好的服务态度。7要注意办公室安全，下班前关好门窗，锁好办公桌和文件柜，关好水源、电源等。8.全体办公室成员必须严格遵守该管理制度。 第三章 责任 本制度的检查、监督部门为公司办公室共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。 办公室物资管理条例 为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的执行部门为总经办。 物资分类 1.公司办公室物资分为低值易耗品、管制品、贵重物品、实物资产。 2.低值易耗品：笔、纸、电池、订书

31、钉、胶水等 3.管制品：订书机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等 4.个人保管物品：个人使用保管的三百元以上并涉及今后的费用开销的物资； 5.实物资产：物资价格达300元以上，如：计算机、摄像机、照相机。 办公用品物资采购 1.公司办公用品物资的采购，由办公室统一购买，申请部门或申请人向总经办提出申请并应填写物品申购单，总经办审核批准后，由总经理签字。 2.物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式： 1)定点：公司指定大型超市进行物品采购。 2)定时：每月月初进行物品采购。 3)定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 4)特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。 物资领用管理 1

32、.公司根据物资分类，进行不同的领用方式： 2.低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用 3.管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用 4.贵重物品：根据专立文件的领用程度来领用 5.实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状 公司物资借用 1.凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可 2.借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还 3.借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿 附则 1.新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，其它部门不得为其办理离职手续。 2.办公室

33、有权控制每位员工的办公物品领用总支出。 3.本办法由人事部解释、补充、修改时亦同，经总经理批准颁行。 传真使用管理办法 (一)、总则：为加强公司传真使用管理，特制定本办法。 (二)、使用范围 1.本办法适用于公司使用传真机的各种情况。 2.使用范围包括本地、国内、国际传真。 传真的接收管理 1.传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由收发员统一接收。 2.传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发收件部门和人员。涉及公司事务的原件在人力资源部留存，业务部门留复印件。 3.公司传真机应随时处地开机接收状态。 传真的发送管理 1.各部门和人员发送传真，由收发员统一发送；重要文件可由当事人亲自发送。

34、 2.传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去；因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。 3.传真原件留存人力资源部。 附则 传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。 公司值班管理条例 一、总则：为保障公司正常工作秩序不间断和财物安全，特制定本制度。 二、管理体制 1.员工值日：公司依据自身情况，设立公司或部门值日制度； 2.部门主管值班：公司依据自身情况，设立公司部门主管值班制度。 三、管理要点和内容 (一).员工值日。 1.目的：维护公司日常工作秩序，及时联络、处理事务； 2.一般以工作时间为责任时间； 3.值班要点： 1).巡察办公场所保洁情况； 2).

35、电话记录、处理、转送； 3).领导交办任务。 (二).部门主管值班 1.目的：以公司业务工作为主； 2.一般以下班时间或节假日为值班时间； 3.值班要点： 1).接待下班后来客； 2).处理未完成工作； 3).处置下班后的突发、紧急事件； 4).值班人员接打值班电话，应记录来电时间、单位、授话人、主要内容； 5).值班接待来宾要记录来访时间、单位、来访人、主要内容，提出处理意见； 6).值班人员要按规定准确填写值班日志。 四.值班规定 1.遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员； 2.值班时坚守岗位，不得聚众打牌、嗑睡； 3.在规定的时间做好防盗、防火等工作，尤其加强对重

36、点部位的监管； 4.接待来宾外松内紧、热情招呼，具有高度警惕性，善于鉴别来人意图，要守口如瓶，不能随便乱说； 5.值班人员密切关注领导活动行踪，遇到紧急情况即能取得联系，须将公安、消防、医院、供水、供气、供电、通讯等部门及火车、飞机、出租车的地址、电话、路线等信息置于明显处，以备应急需要； 6. 遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面大胆采取应急措施，以免贻误；另一方面及时汇报主管领导或和公安部门报警。 五.接听值班电话应注意： 1.礼貌相待：不论打进、接入，应主动通报公司名称、职务、姓名，如对方未通报，应客气询问清楚； 2.使用语言文明，切忌粗声粗气； 3.对重要或较长的电话内容，可请对

37、方复述一遍；4.对要求打公司领导的电话，首先问清对方的单位名称、职务、姓名，然后婉转回答“请您稍等，我给您找一下”之类的话再处置； 5. 对打听事情、咨询类态度和蔼、礼貌对待、恰到好处地回答； 6. 除紧急情况随时报告外，一般将若干电话内容集中到一起，有条理地予以报告； 7.根据需要，可安排公司单身职工多兼值班工作，并给予适当的加班补贴。 注：办公室的工作要遵循“迅速、准确、保密”的原则。 1、迅速。办公室工作要保证领导决策的形成、贯彻、落实的高效率，要养成办事敏捷、及时高效、雷厉风行的好作风。 2、准确。具体地说是办文要准确，办事要稳妥，了解情况、反映问题要真实。养成严肃认真细致的好作风。

38、3、保密。要切实做到：不该说的不说，不该问的不问。不该看的不看，不该记的不记。第四章 档案管理总则公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案管理制度，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本档案管理制度。 管理职责 一、总经办是管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对业务领导和工作实务指导。 其管理的主要职责为： 1制定或参与制定档案管理制度方面的规章制度。 2对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。 3负责对档案向有关档案机构的移交工作。 4总结经验，改善工作方法，提高档案管理制度技能和工作效率，使公司档案资料能够充分得到

39、利用，产生收益。 二、归档资料的范围、内容 1计划性文件资料 包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。 2批示性文件材料 包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准等；公司管理层各类命令、工作指示、调度记录等。 3法规性文件 包括政府、行业、公司制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件；公司内部档案管理制度的各类规章制度。 4公司的重大决议 包括由公司总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。 5总结性文件 包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结；下属各部门的工作总结及各种总结报告。 6凭证性材料 包括公司各职能部门在经营

40、活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如售后记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。 7汇报性材料 包括公司的汇报材料、统计报表、财务报表等；公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等 8劳资人事资料 包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。 9调研性资料 包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。 10声像制品资料 包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各

41、种资料。 11证件性文书资料 包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料。 12馈赠行资料 包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 三、文件资料的立卷归档 档案的收集 1凡属本档案管理制度所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档；会计归档类在年度终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。 2银行票据由财务部立卷留存；各类报表（应收帐报表、销售报表等）报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。 3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业

42、务部立卷留存。 4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存；内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。 5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。 立卷归档的时间 1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。 2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。 立卷归档的要求 1各部门在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交立卷归档。 2移交档案要填写移交清单，移交清

43、单一式两份，双方签字后各执一份。 3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。 4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。 5填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。 6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。 7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。 8立卷应把上级文

44、件于本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。 9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。 11各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有条件，并保持其完好无损。 12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。档案的借阅 1部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导批准，方可借阅。 2文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注

45、标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。 3对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。 4必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。 5文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。