公司公章管理制度(DOC 13页).docx

1、公司公章管理制度为保证A公司（以下简称“股份公司”）公章、合同专用章、法人章、投标专用章、财务专用章、项目部印章（以下简称“股份公司印章”）以及各分子公司公章、子公司（含三级子公司）合同专用章、分子公司项目部印章、法人制、财务专用章（以下简称“分子公司印章”）使用的合法性、规范性与严肃性，有效地维护公司利益，在总结现行用印惯例基础上，制定本办法。除上述提到的印章之外各地区（子）公司不得自行刻制任何印章（含部门印章）。下文中的地区公司：指单独经营、独立核算、自负盈亏由目标责任人经营管理的子公司。第一章总则第一条审批及登记制度未经审批程序并进行使用登记，一律不得使用印章。违反审批以及登记制度而使用

2、股份公司及各地区公司印章所出具的书面文件，将对未经审批或登记擅自使用印章者个人追究法律责任。第二条审批股份公司公章的使用应当由申请盖章的部门报其主管的副总裁（地区公司应当报送董事长）批准，证券法务部认为必要时（包括但不限于文件涉及的金额、诉讼、工程结算等重大事项）有权请示证券法务部主管副总裁核准。合同章的使用根据股份公司合同管理制度进行审批。子公司印章的使用应当由使用人提出申请，经地区公司董事长最终批准；地区公司按月将使用记录报证券法务部备案。分公司印章的使用应该由使用人申请，原区域公司总经理批准后方可使用。地区公司使用股份公司印章，先由使用人提出申请，由地区公司董事长批准后方可用印，但证券部

3、法务部认为有必要经过主管副总裁的审批，经主管副总裁审批后方可用印。第三条登记备案股份公司印章使用一律执行登记制度，应当在本办法规定的公章使用登记表、合同章使用登记表、公章带出审批记录中注明用印事由、数量、是否使用法人章、申请人、批准人、经手人、用印时间等相关事项。地区公司印章的使用应当按照地区公司印章使用登记表进行使用登记，印章管理人员应按月将使用登记表交至证券法务部备案。第四条印章管理部门股份公司印章由股份公司证券法务部保管，并根据本办法进行使用管理，包括审核、登记、备案等，A股份公司总经理直接负责监管证券法务部印章管理。地区公司印章应由地区公司董事长指定人员来管理，并根据本办法进行审核、登

4、记、备案；印章管理人员必须接受地区公司董事长及证券法务部的不定期检查。分公司印章负责人为所属地区公司董事长，印章由所属地区公司董事长指定管理人负责保管并安排登记、使用。所有印章在刻制后三日将印模（印鉴）提交证券法务部存档备案。公章使用审批表、公章使用登记表、地区子公司印章使用审批表、分公司印章使用审批表、合同章使用登记表、公章带出审批记录由证券法务部制定，各相关部分进行实时登记，并保存其上的原始用印纪录。第二章股份公司印章第五条公章使用审批特别程序使用和加盖股份公司公章除了根据本办法第二条进行审批并提交公章使用审批表及附所盖章文件关键页扫描件由证券法务部备案外，对于下列事项还需要提供相关文件：

5、1、工程投标各区域公司为承揽工程而进行初次投标，在加盖公章之前应当在股份公司市场营销中心办理备案登记，并OA系统审批后前往证券法务部进行投标盖章、封标。在投标过程中，出具各种关于工程质量、进度、安全以及有关合作条件（如付款方式）方面的承诺函件，应当经由地区公司董事长签字确认。2、工程施工过程文件各地区公司针对在施工程存在的情况和问题，与建设单位或者总包方达成的商务洽商文件、补充协议，涉及工程价款、工程量变更、结算方式，在加盖股份公司印章之前应当经由地区公司董事长在前述文件中签字确认。各地区公司对于在施工程的工程进度、施工质量、售后服务等关系及公司利益事项做出书面承诺，如果需要加盖公章，应当经由

6、地区公司董事长在该文件上签字确认（必要时应当上报证券法务部主管副总裁审批）。各地区公司对于在施工程需要与总包方签订的安全生产管理协议、消防安全管理协议、环境保护协议等相关协议或与安装队（安装公司）签订的安全生产管理协议，如果需要加盖公章，应当经由股份公司工程质量安全部备案登记，并通过OA系统审批后前往证券法务部进行盖章。各地区公司对于供应商、安装队（安装公司）的付款方式、产品质量等做出书面承诺，参照本条第二款执行。3、工程结算文件各地区公司与建设单位或者总承包方办理工程结算应当加盖股份公司公章，该结算文件应当事先经过地区公司内部审核（必要时由审计监察部参与审查），并由地区公司董事长在结算文件上

7、签字。各地区公司与安装队（安装公司）办理劳务结算，需要加盖公章的，应当依照公司其它相关制度进行审核通过并由地区公司董事长在结算单上签字确认。4、合同文件公章股份公司职能部门或者各地区公司对外签订各种合同需要加盖公章的，应当事先按照合同管理制度进行评审，并由主管副总裁或地区公司董事长在该合同文件中签字署名。5、职能部门发文股份公司各职能部门以股份公司名义进行内部发文应当按照总裁办公室的规定进行相关的审批流程，并持有该审批文件。第六条股份公司公章借出1、借出审批和登记制度股份公司印章原则上不得借出。重要且紧急情况下借出应当办理借出手续，应当通过公章带出审批纪录表由借出人所在部门的主管副总裁及证券法

8、务部的主管副总裁签字批准，并在表中进行登记。携带公章外出，至少要两人以上同行。2、实时联系与及时归还印章借出人应当在证券法务部留下联系方式（手机号码），保持实时联系，便于证券法务部可以根据具体情况安排印章使用。印章借出人应当确保印章安全，并按照本办法使用。印章借出人应当按照约定归还股份公司印章，并在公章带出审批纪录署名纪录具体归还时间（精确到分钟）、印章用途以及加盖份数。印章出借人在未经主管副总裁和证券法务部允许的情况下不得随意加盖任何文件、资料等；如印章出借人未遵守上述规定，由此引发的后果全部由出借人承担。第七条合同章使用制度1、合同章使用审批根据合同管理制度进行相关审批并经由关负责人在OA

9、流程签字通过评审的合同方可加盖股份公司合同章。2、合同章使用登记和备案加盖公司合同章应当由证券法务部对合同进行编号，并且由业务经手人在合同章使用登记表中进行盖章登记以及合同原件归还登记。证券法务部应当按照合同管理制度的要求对加盖了合同章的合同催促归还并备案。各地区公司对加盖合同章的生效合同（文件）必须在5日内将原件交回证券法务部备案。第八条法人章审批具体程序在签署各类合同以及对外出具书面文件时，根据情况审慎使用法人章。公司法人章使用审批与登记制度依照本办法第二条、第五条和第七条办理。第九条投标专用章使用管理办法公司经营区域逐步拓展，为提高工作效率，股份公司决定授权外埠经营的地区公司持有和使用“

10、A公司投标专用章”。地区公司刻制投标专用章之前应当由地区董事长向股份公司市场营销中心、证券法务部提交书面申请，经过股份公司市场营销中心主管副总裁和证券法务部主管副总裁准批准后方可刻制、使用，必要时由股份公司出具授权文件，授权该投标专用章使用权限和法律效力。地区公司董事长作为各自投标专用章的管理人和责任人，可以授权下属工作人员代为实际保管，负责使用及登记等事项。地区公司为承揽工程而进行投标，在加盖投标专用章之前应当在股份公司市场营销中心办理备案登记，并经地区公司董事长批准。地区公司使用投标专用章应当按照本办法第三条的规定进行登记。第十条股份公司项目部印章管理股份公司各区域公司因业务需要，可以刻制

11、工程项目部印章；在刻制项目部印章之前必需由项目经理、项目部负责人、地区公司工程总监、董事长、证券法务部、股份公司工程总监批准后方可自行刻制。项目所在地区公司必须在印章刻制完成后二日内到证券法务部备案并选定印章保管人员。项目部印章使用必须要进行登记，每月末将印章使用登记记录由保管人员向证券法务部备案。项目部印章仅限于工程现场往来文件收发、资料报验使用，在加盖项目部印章之前应当征得项目负责任、地区公司工程总监的批准、同意。所刻制的项目部印章待项目通过四方验收且上报完成竣工资料、结算资料后交回股份公司工程管理部。刻制项目印章必须刻制有“A公司xxxx项目部印章仅限文件收发、资料报验使用”。第三章分子

12、公司印章管理第十一条一般规定分公司刻制印章应当经过股份公司批准，分公司的印章（公章、合同章、负责人名章、财务章）由所属地区公司董事长指定专人统一保管。分公司所属地区公司董事长是印章的责任人，印章管理人员须于每月末将当月用印登记记录报股份公司证券法务部备案。分公司印章使用首先由所属地区公司经营副总、总经理审批，之后上报至地区公司董事长处审批，通过后方可用印。第十二条子公司印章管理1、刻制审批依法注册的子公司，可以刻制子公司印章（包括公章、合同专用章、法人章、财务专用章），但必须在依法向公安机关申请审批。2、印模备案子公司应当在其印章刻制后3日内将印模1份提交证券法务部备案。3、使用审批和登记子公

13、司印章的使用，应当由法定代表人签字审批后，报地区公司董事长审批。对于文件所述内容涉及的金额较大（工程合同2000万元以上）或地区公司认为有必要经股份公司证券法务部及各副总裁审核，应当在盖章前三日内上报股份公司证券法务部及各副总裁核准。未经核准而加盖子公司印章的责任由印章管理人员、印章使用人员及地区公司董事长共同负责（地区公司董事长负主要责任）。子公司印章的使用应当按照子公司印章使用审批表进行使用登记，将所有加盖子公司公章的文件之关键内容页扫描件存档，以便证券法务部或股份其他部门使用及监督检查。4、子公司公章使用审查证券法务部对于子公司提交的使用子公司印章记录以及文件扫描件负有审查义务和权利，对

14、于违反本办法而加盖印章的文件应当向主管副总裁以及总裁、董事长如实汇报。第十三条子公司项目部印章使用管理子公司因业务需要，可以刻制工程项目部印章；在刻制项目部印章之前必需由项目经理、项目部负责人、工程总监、地区公司董事长批准后方可自行刻制。刻制后应当将项目部印章印鉴提交证券法务部备案。子公司法定代表人（总经理）和负责该项目施工的项目经理为项目部印章的管理人和责任人。项目部印章仅限于工程现场往来文件、资料报验使用，在加盖项目部印章之前应当征得项目负责任、地区工程总监、地区公司董事长批准、同意。刻制项目印章必须刻制有“xxxA公司xxxx项目部印章仅限文件收发、资料报验使用”。项目部使用项目部印章应

15、当参照本办法第三条的规定进行登记。第四章附则第十四条空白文件禁止用印严禁在空白的书面文件、合同上使用任何印章。第十五条生效时间本办法于X年X月X日起施行。本办法生效前涉及股份公司印章管理办法之规定、惯例、做法与此冲突的，在本办法施行之后自动失效。第十六条处罚制度各地区公司、子公司、各职能部门必须按照本办法严格执行；因未按照本办法的执行且给公司造成经济损失的，股份公司将给予责任人、使用人相应的经济处罚；情况严重着将移交公安、司法机关追究其刑事责任。如在经营过程中发现伪造、假冒公司任何印章，每发现一次处罚地区公司目标责任人五万元。第十七条办法解释权与修改权本办法解释权与修改议案提请权属于股份公司证

16、券法务部。公章使用审批表编号：使用单位（部门）：申请人：文件涉及内容概要：批准人及批准日期：特殊事项审批：备注：1、“文件涉及内容概要”栏中应当注明项目名称（如有）及文件用途。2、批准人必须是地区公司董事长或者股份公司副总裁、总裁、董事长。3、“特殊事项审批”适用于涉及金额较大事项（如投标项目额度超过3000万等）。地区（子）公司印章使用登记表编号：使用部门：申请人：文件涉及内容概要：部门负责人审批：日期地区公司董事长批示：日期备注：地区公司（子）公司应先由部门负责人审批，应在批准栏签字；之后由地区公司董事长批示；分公司印章使用登记表编号：使用部门：申请人：文件涉及内容概要：所属部门负责人审核：日期地区公司董事长审核：日期备注：用章部分负责人应先审核，应在批准栏签；之字后由地区公司董事长审核；