办公设备管理制度(DOC 11页).doc

1、办公设备管理制度第一章 总则一、目的为了保证公司办公设备正常的运转，提高办公设备的工作效率和使用寿命，特制定本制度。二、适用范围本制度所指办公设备主要包括台式电脑、笔记本电脑、打印（复印、传真）一体机、电话、投影仪、研发用仪器等。三、相关部门职责1、综合管理部，主要负责办公设备使用的申请受理、采购、保管、配发、设备调换等事宜。3、各部门，主要负责办公设备的申购、使用、保管、日常维护保养等事宜。第二章 办公设备日常管理一、办公设备的申请和购买1、各部门根据需要提出办公设备的购买申请，并填写办公设备需求单，报综合管理部经总经理审批。 2、经总经理签批后由综合管理部专人购买。二、办公设备的领用1、各

2、部门根据审批的办公设备需求单到设备保管部门领取。2、综合管理部对各部门领取的设备进行编号、登记，以便盘点。三、办公设备的使用和保养1、使用设备前应详细阅读操作手册，严格按照操作规范操作使用，各部门领导负责监督检查。2、公司各类设备的保养和维修。由各部门参照规范，正确使用，注重平时保养。3、综合管理部对办公设备运行、保养情况进行监督检查，对设备的维修、更换零件、耗材要进行登记备案。四、办公设备维修管理1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报办综合管理部处理；综合管理部无法处理的，联系供应商统一报修。2、严禁私自拆开维修，在拆开后若造成无法修复，违者除按原价赔偿外，另处50元/次的罚款。3、设备

3、换耗材（如打印机增加碳粉等），统一报综合管理部指定专人进行更换。4、在保修期内的设备，综合管理部应联系供应商进行维修；保修期外的设备，按照最经济可行的报修方案进行维修，包括委托维修商来完成任务，由部门主管按照维修的真实情况，填写设备维修单中的“维修记录”。五、建立维修档案1、所有设备的维修都必须建立完整的维修档案，由综合管理部统一管理，主要包括设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。2、综合管理部应定期统计、汇总维修情况，针对各类故障产生的原因提出预防与克服的措施，通知使用部门加以防范。六、办公设备使用监督1、综合管理部负责对办公设备的使用进行不定期的检查。2、

4、综合管理部对违规使用办公设备人员有提请处罚的权力。七、办公设备的盘点及赔偿1、综合管理部负责对公司所有办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每年盘点清查一次，作到账物相符。2、在规定的使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成的经济损失由个人承担。八、办公设备的报废处理1、报废审核。由各部门提交报废物品清单，经综合管理部认真审核，确认不能再次利用后，按公司固定资产清理程序进行清理。2、对决定报废的办公设备，综合管理部应做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量、及报废处理的其他有关事项。3、报废品由综合管理部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。第三章 办公设备分类管

5、理一、电脑的使用管理（一）专人收管1每台电脑指定专人上机，负责日常操作，其他人员不得随意使用。2电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。（二）电脑的操作规定1严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩游戏。2不得使用未经病毒检查的U盘，防止病毒入侵。3严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。（三）病毒防护1、对于联网的计算机，不得从不知名网站下载软件或复制文档。对于工作需要的软件或文档，要保证其安全无病毒。2、对于计算机软件的安装由使用部门自主决定。3、任何计算机机不得安装游戏软件。4、软件使用前要确保无病毒。5、注意防止计算机病毒感染，定期用病毒杀毒

6、软件进行检测，一旦发现病毒要马上进行清理，若不能达到清理效果，应及时向部门负责人报告。（四）硬件保护1、未经综合管理部批准，任何人不得拆卸所使用的电脑设备。2、拆卸电脑设备时，必须采取防静电措施。3、硬件维护后，必须将所有设备复原。4、各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使用和保养责任。5、各部门负责人必须采取必要措施，确保本部门的电脑以及配套设备始终处于整洁和良好的状态。6、对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。笔记本电脑由领用者保管，应爱惜公司财物，如果丢失或者损毁，自行承担责任。（五）电脑的保养1、保持电脑的清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出

7、系统并关闭电源。2、定期对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不需要的文件，保证电脑运行的速度和存储。二、电话的使用管理1、电话由综合管理部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。2、每次通话应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。3、禁止拨打私人电话。4、凡使用办公电话者，必须爱护通讯设备，不准随意拆卸和移位通讯设备，因拆卸和移位造成损坏或线路故障，应照价赔偿。5、电话出现故障的可报综合管理部进行维修。三、打印（复印、传真）一体机1、打印或者复印完成后，必须及时取走文件，防止失密。2、传真默认为自动接收状态，不得随意更改，防止遗漏重要文件。3、严禁在一体机的玻璃上放置任何锐物。五、投影机的使

8、用管理1、投影机机由综合管理部保管，需要使用部门向综合管理部负责人申请，并作借用登记。2、关闭投影机时，电源指示灯闪动，90秒过后方可关闭电源线。3、使用部门借出后，要妥当保管，正确使用，及时归还。六、其他办公设备的使用管理1、专管专用，公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员使用必须经设备负责人同意。2、办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。3、办公设备的使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员的过失造成丢失，要追究责任。4、本制度未提到的其他办公设备由使用人进行维护，若出现浪费、损害、损失等由使用人负责，并根据情况进行相应处罚。本制度由综合管理部制定，解释权归综合管理部所有，自下发之日起执行。附件1 办公设备需求单部门申请人申请日期设备名称单位单价数量金额备注合计部门主管综合管理部总经理附件2 维修登记表设备名称设备使用人故障现象故障原因维修内容维修费用维修单位维修日期附件3 办公设备送修审批表物品编号物品名称发生故障时间故障原因修复时间部门处理意见签字：年 月 日综合管理部意见签字：年 月 日总经理意见 签字：年 月 日附件4 办公设备盘点情况统计 日期：20年月日 部门使用人原始设备名称及数量现有设备及数量附件5 办公设备借用单部门申请人申请日期用 途设备所属部门领导意见综合管理部意 见总经理