备用金管理制度范本(DOC 15页).doc

1、备用金管理制度范本 备用金（pettycash）是企业、机关、事业单位或其他经济组织等拨付给非独立核算的内部单位或工作人员备作差旅费、零星采购、零星开支等用的款项备用金应指定专人负责管理按照规定用途使用不得转借给他人或挪作他用因此单位通常都会制定备用金管理制度下面是备用金管理制度范本一起来看看 一、目的 为了加强公司各部门备用金的管理提高资金利用效率有效控制资金占用特制定本制度但必须做到专款专用专人专账管理不得挪用和贪污一经发现严肃处理 二、范围 是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、搬运、货运、临时网费及日常性费用之类的借用款项 三、职责 1、由财务中心门负责备用金的审核

2、、发放和收回; 2、由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回; 3、由总经理负责备用金的审批 四、备用金分类 为保证日常临零支付而单独储备的现金备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种： 1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的现金具有时间长、比较固定的特点; 2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金具有一次性、时间较短的特点; 3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金具有金额较大、流转快的特点一般不超过规定限额 五、管理要求： 1、备用金帐户由专人负责实行专帐管理各部门需将备用金帐户管理人员的情况报财务中心备案; 2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收

3、支记录备用金帐户按季度结清备用金管理员应于每季度10号前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心; 3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查备用金的支出要严格遵守公司的制度不得出现白条抵帐未经同意任何人无权转借备用金; 4、定额备用金每年为一次周转期即年底收回备用金备用金归还后如需要继续借用其借款审批手续需重新办理 六、备用金的使用程序： 1、定额备用金和临时备用金的使用： 1)借款部门填写备用金申请表部门经理签字中心负责人签字财务中心核签备用金额度总经理审批会计记帐出纳审核付款; 2)各部门内部使用备用金备用金专管员应查阅“备用金”台账查明报销人员原借款金额对报销的超支款项应及时

4、付现退还本人对报销后低于备用金金额款项的应让其退回余额以结清原借款单所借账款; 3)备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证并设备用金登记簿记录各种零星支出每季度10号前备用金专管员汇总清理备用金帐户并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查; 4)借用备用金的人员应及时冲账对无故拖延者备用金专管员发出催办通知后还不办理者备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工资中抵扣 2、出纳备用金的使用： 1)出纳填写备用金申请表财务经理审核总经理审核执行董事审批 填写基本户银行支票(或网上银行转帐提现)会计根据相关票据记帐 2)出纳备用金必须注意安全第一原则有专用保险柜存放现

5、金并且存放地点符合公安、公司安全管理原则 3)保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额特殊情况下的大额存放必须及时向财务经理报告以便采取相应的安全措施 4)出纳备用金必须日清月结每天核对帐实数据 5)出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员财务中心经理负管理责任 3、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的必须办理变更手续变更方法采用借还两条线即原责任人办理还款新责任人办理借款 4、备用金的申请必须严格遵守公司的管理制度由部门提出申请经部门负责人、中心负责人审核财务中心核准公司总经理审批后方能划入指定帐户或领取现金; 5、上年度备用金帐户没有结清的不能申请下年度的备用金 七、其他相关规定：

6、1、从事工作未满一年其出差借款不作为备用金仅作为暂借款在结算时由财务中心负责收回; 2、备用金借款的员工一旦离开公司或调离岗位应在离开或调离之前还清备用金部门负责人有义务及时通知财务中心清帐否则造成的损失由相关部门负责若无法归还且造成经济损失的借款人承担相应的法律责任; 3、使用备用金人员应及时办理结算手续公司将不定期地对备用金私用现象进行检查促使备用金处于正常状态 八、惩罚 1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的按借支金额10%处罚情节严重者直接除名并追究其法律责任; 2、到期临时备用金借款未及时收回的也无法提供其他特批书面报告的每发现一笔对出纳扣罚100元; 3、对于超过周转期还不能足额

7、归还备用金的财务中心有权在工资中扣除并对未归还部分按月利率1%计算利息计息日期从借款之日起计算;因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的必须提出书面报告并经中心负责人审核总经理批准后免于罚息提交财务中心备案; 4、财务中心负责人负责对备用金定期盘点(一个月不少于一次)对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任;备用金盘点损失一律由责任人赔偿; 5、若借款人拒不归还(超过归还时间一个星期)由出纳提出申请经批准后告知人力行政中心相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息如人力行政中心未作扣款处理每次处罚100元造成损失的由责任人承担. 6、财务中心对借款人的借款信用进行评定对于逾期还款或

8、拒不还款等人员严格控制以后借款甚至取消借款资格; 九、附则 1.本管理制度解释权、修订权归人力行政中心 2.本管理制度自20xx年10月01日起执行 为进一步加强我县中小学校的财务管理建立健全科学化、规范化、制度化的财务管理体系提高资金使用效益保证正常教育教学活动的开展促进学校的改革和发展按照中华人民共和国会计法和国家有关法律、法规和财务制度等有关规定结合我县教育系统的实际特制定本办法 一、总则 (一)中小学财务管理的基本原则：贯彻国家有关法律、法规和财务规章制度坚持勤俭节约的方针正确处理学校发展需要和资金供给的关系社会效益和经济效益的关系 (二)中小学财务管理的主要任务：依法多渠道筹集资金合

9、理编制学校预算规范会计核算提高资金使用效益加强资产管理防止国有资产流失建立健全财务规章制度对学校经济活动进行财务控制和监督定期进行财务分析如实反映学校财务状况 (三)中小学财务管理体制：学校实行“统一领导、集中管理”的财务管理办法在校长的领导下统一管理学校的各项财务工作 二、资金管理 (一)预算管理 学校年初根据要求编制年度预算预算编制要考虑到教育学年制的特殊性坚持“量入为出收支平衡”的原则坚持积极稳妥、统筹兼顾、保证重点、勤俭节约的原则不得编制赤字预算 (二)收入管理 1.学校必须严格按国家有关政策规定依法组织收入收入全部纳入学校预算统一管理统一核算;事业收入严格遵守“收支两条线”的规定及时

10、上缴财政专户学校不准隐瞒、转移收入不准将单位收入转移其他账户;学校要设置收入台帐 2.学校收费坚持收费许可和公示制度接受社会和家长的监督校长是学校收费管理的第一责任人必须切实做好收费管理工作;凡违反规定收费的将依据有关规定追究校长和有关人员的责任 3.学校要加强票据的领、销、存管理票据由会计人员登记管理负责发出、回收、检查及定期办理核销手续 4.学费、住宿费、代管费等收费必须开具浙江省财政部门监制统一的非税收入票据或税务部门监制的税务票据 (三)支出管理 资金支出应当严格执行上级主管部门和财政部门有关财务制度规定的开支范围及开支标准;上级主管部门和财政部门没有统一规定的由学校结合本地情况制定支

11、出标准报主管部门和财政部门备案 1.严格资金使用审批手续票据报销要有经办人、审核人和审批人,实行“一支笔”审批制度 2.学校对大宗设备的采购要按照“合理、节约、有效、实用”的原则组织有关人员进行论证严格履行报批和验收手续;大宗物品采购报销时还要有验收人签证附有合同、协议及清单等附件 3.学校应该规范公用经费支出范围严格按照关于印发浙江省中小学公用经费管理暂行办法的通知(浙财教字XX84号)、关于核定全省中小学教师培训收费标准的复函(浙价费xx258号)和关于印发浙江省机关工作人员差旅费管理规定的通知(浙财行XX10号)及有关问题解答等标准执行 4.学校专项资金一定要专款专用,不得挤占或挪作他用

12、 5.学校要严格控制工资、奖金、福利等支出管理不准巧立名目乱发奖金、补贴或实物;绩效工资按照关于xx年开始非义务教育学校绩效工资发放的补充通知(苍教人xx14号)和关于xx年开始义务教育学校绩效工资发放的补充通知(苍教人xx15号)标准进行发放 三、资产管理 (一)现金和银行存款管理参照苍南县预算会计核算中心备用金管理办法(试行)有关规定执行 (二)加强对应收款项的管理及时清理结算不得长期挂账对确实无法收回的应收及暂付款项要查明原因、分清责任经规定程序批准后核销 (三)学校要做好物资保管工作建立健全物资验收、进出库、保管及领用制度明确责任严格管理;每年至少清点一次保证账实相符 (四)固定资产管

13、理 1.固定资产是指一般设备单位价值在1000元以上、专用设备单位价值在1500元以上、使用期限在一年以上并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产 2.单位价值虽未达到规定标准但耐用时间在一年以上的大批同类物资如图书、仪器、课桌凳、办公桌椅等也应作为固定资产管理 3.中小学校的固定资产一般分为六类：房屋和建筑物、专用设备、一般设备、文物和陈列品、图书、其他固定资产 4.中小学校的固定资产(校办产业、民办学校除外)一律不提折旧 5.学校要建立固定资产管理责任制根据事业单位财务规则和中小学校财务制度规定的资产类别和标准制定各类固定资产管理制度建立固定资产台账和卡片(有条件的学校可用计算机管理)做到

14、账、卡、物相符 6.学校每年要进行一次资产清查对固定资产的盘盈、盘亏应当按规定程序处理调拨、变卖、报损报废的资产处理要报教育局审核后报同级财政部门审批 四、会计档案和会计交接 (一)会计档案 学校应按照会计法和会计档案管理办法的规定对会计档案定期归集整理立卷统一编目装订成册确定专人妥善保管严防毁损、散失和泄密 (二)会计交接 财会人员、财产保管员调离岗位应办理会计交接手续未办理交接手续不得调动或离职;交接手续应有监交人员负责监交并填写移交清册;学区管辖的义务学校由学区负责监交直属单位和学校由教育局计财科负责监交;交接双方要在清册上签名或盖章 五、财务监督和财务人员管理 (一)财务监督 财务监督

15、是贯彻国家财政法规维护财经纪律和执行学校财务规章制度的保证 1.强化教育内部的经济责任审计继续开展财务收支常规审计检查和清产核资工作净化财务管理环境 2.充分发挥民主理财的作用学校要定期向教职工公布财务收支状况 3.对于违反财务管理制度的违规违纪行为按照相关规定将对学校法人、分管领导和直接责任人予以处理 (二)财务人员的管理 1.按有关回避的规定学校主要领导的亲属不能担任本校的会计、出纳 2.财会人员必须持有会计从业资格证学校财务人员要保持相对稳定不能随意更换;若要更换必须征求教育局计财科意见以保证教育系统财会人员的稳定 3.财务人员职责: 出纳负责学校现金保管,对原始凭证、自制凭证、外来凭证

16、按有关规定进行验证、报销;负责远程报账录入工作网络审核国库统一支付系统用款计划申请直接(授权)支付录入等工作 会计负责预决算、财务报表奖金及补贴发放造册;负责远程报账票据送审凭证制单、记账,国库统一支付系统用款计划审核、支付复核,票据送审等工作 总务主任具体负责学校财务后勤保障工作做好报销凭证审核、财产管理等工作 4.学校负责人和会计人员要认真学习有关财务管理的法律、法规和制度严格执行中华人民共和国会计法等相关法规的规定规范会计核算认真履行职责 5.县教育局将定期举办学校分管财务领导和财会人员的培训班提高财务后勤管理水平 六、其他 (一)有开办食堂的学校应开设食堂专用账户按规定实行独立核算严禁

17、公款私存;学校食堂旨在为师生服务应做到保本经营 (二)学校基本建设投资的财务管理按照相关规定执行 (三)工会经费主要用于开展教职工教育与活动方面不得用于发放补贴,不得用于个人资金拆借等 七、检查与评比 (一)学区财会人员负责对辖区内学校财务工作指导和监管经常对学校财务工作进行检查及时掌握学校财务工作动态提出意见和建议;学校要反映财务工作情况主动接受学区财务人员的检查对存在的问题要及时整改规范财务工作行为 (二)年终县教育局将开展学校财务后勤工作评先评优活动表彰学校后勤工作中涌现出来的先进系统和个人不断提高教育系统后勤保障能力 八、附则 (一)学校可根据本办法结合本校实际制定具体的实施细则报主管部门备案 (二)本办法由县教育局负责解释和修订 (三)本办法自公布之日起执行