备件仓库管理制度(DOC 21页).doc
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1、CLPGX-P-ADM-05-A-仓库管理制度中电广西防城港电力有限公司 管理制度 (生产部)仓库管理制度(试行)文件编码CLPGX P ADM 04 A生 产 部管 理 制 度版次日期编 写提 议批 准备注A2007.07目 录1、目的2、应用范围3、管理内容及分工4、相关定义及规则5、管理程序6、附则附表中电广西防城港电力有限公司仓 库 管 理 制 度一、目的为了仓库物资资产的安全性、完整性,为了使仓库安全、优质、高效服务于生产发电,为了保证仓库记录与财务记录、仓库记录与实物数量等有关记录/文件的一致性和可靠性,以及为了定义、明确与之有关的概念、内部控制环节及流程,特拟定本管理制度。二、应
2、用范围本管理制度应用范围限于纳入仓库管理的所有相关事宜。三、管理内容及分工仓库管理主要包括:物资接收、验收、计价,出入库、保管、维护与保养、记录、对账与盘点、报废以及其他。主要管理部门包括:财务部、商务部、生产部及其下辖维护工程支部仓库管理职能部门。管理部门主要职责如下表所示:部门职责涉及个人生产部仓库接收物资,组织验收及处理差异,物资出入库及保管,维护与保养、记录核对与实物盘点,出具报表仓库主管及保管员生产部运行/维护工程支部配合仓库验收及差异处理、并提供备品备件的维护保养要求和相应的维护保养工作程序主管厂长及工程师商务部接收、审核发票后交财务,配合物资接收及验收差异的处理,到货通知。商务主
3、管及经理财务部审核发票,审核仓库交易,对账、抽查记录和实物监盘会计及主管、经理四、相关定义及规则(一)仓库及物资1、仓库分类:仓库分为备件库、危险品库和基建仓库。2、纳入仓库管理的物资范围:工程剩余物资、备品备件、除化学制剂、石灰石、燃煤、燃油外的生产耗材、维修耗材以及低值易耗品中的劳保用品等。3、物资分类:物资分类是按专业和用途分5大类:机械、电气、仪控、工具及其他。4、物资财务属性分类及规则:物资的财务属性分为6大类、25小类,具体如下表:序号物资大类定义及细分1备品备件指用于设备技改/维修用的备品备件;它分为(1)备品:能够单独发挥作用的;高值备品:单位价值2万元 (无论是否技改或维修用
4、,均资本化)低值备品:单位价值2万元(2)备件:不能够单独发挥作用的;2生产耗材指发电时直接消耗的材料,包括:(1)化学制剂(不纳入);(2)润滑油;(3)石灰石(不纳入);(4)其他油料;(5)钢球(脱硫用);(6)其他耗材。3工程材料指建筑或安装过程耗用的工程性材料,包括:(1)黑色金属;(2)建材;(3)木材;(4)有色金属;4维护耗材指维护时需要用的消耗性材料,包括:(1)消防及危险品;(2)五金材料;(3)检修用耗品(如棉纱头);(4)其他用品5工器具指维修用的工器具,包括:(1)普通工器具;(2)专用工器具;6低值易耗品指纳入库存管理的价值低,又不属于上述其他类别的劳保用品;财务会
5、计体系通过对库存物资指定某个固定的财务属性来建立Maximo系统与财务Sun系统两者的关联,即具有指定的财务属性的库存物资接收时自动记入相应的会计上的“库存物资”科目,事先设置某种科目组合对应关系使得库存物资在领用出库时自动记入相应的会计上的成本费用科目。5、库存编码规则:每一项需要进入仓库管理的物资都会有对应的主库存项目编码,此编码采用流水号,每项物质的主库存项目中需要依次描述该物资的名称,型号,技术参数,用途,图纸号,件号,批次件,物资的制造商,或其父设备制作商,物资所属专业,财务属性,供应商的各种信息。凡没有库存编码物资的采购,需要仓库人员根据需求人对物资的上述属性描述,依次编制新的物资
6、的库存编码,只有仓库人员完成上述物资的主库存项目编制,需求人员才能在采购申请中选择此库存项目。(二)物资成本计价物资按单项实际成本确认购入及发出成本。物资的购入成本以剔除可以抵扣的增值税进项税金(如有)后的不含税成本计价。物资的发出成本以加权平均成本计价,平均计算公式为:(月初成本+本月购入成本-本月退供应商成本)/(月初数量+本月购入数量-本月退供应商数量)。商务部在采购时应从供应商税务资格(一般纳税人或小模纳税人)、税前售价比较,以及税后售价比较等角度考虑,在相同条件下应要求供应商提供增值税专用发票。(三)待验区指仓库根据来货情况及验收进度为已收货尚未验收物资而划出的专门存放区域。待验区应
7、有作特别标志注示。(四)物料退料存放区指仓库根据验收结果未合格但还没有退给供应商而划出的专门存放区域。退料存放区应有作特别标志注示。(五)物料差异存放区指仓库根据验收情况出现物资在数量、厂家、型号等与合同不符,但技术符合要求而化出专门存放区域。差异存放区应有作特别标志注示。五、管理程序1、货物及发票接收商务采购主管接到供应商发货通知后,应及时通知仓库做好收货准备,催促供应商提交该批货物的发票;收到发票后商务部应进行审核并及时提交给财务部。仓库接到收货通知后,如果货物在南宁、防城、港口等需要外出提货的,仓库组应及时通知行政部,由行政部安排车辆及人员配合仓库提货。货物到仓库后,仓管员及时接货,并根
8、据收货情况和验收进度,将未验收物资安排完好摆放在待验区。对根据管理的需要直接发往车间的物资(例如化学药品等),仓库亦应派员接收。仓库应在收货后的三个工作日内组织验收完毕。财务部收到发票后,核对无误后暂存发票待收到入库单后再对入库交易作账务处理。2、验收及退供应商仓库应视待验物资的具体情况组织实施验收,如是否需要测试验收,是否需要专业工程师参与验收等。验收时应核对合同订单的物资采购清单与供应商的送货单及实物是否相符(包括物资数量、型号、规格、制造厂家、合格证、说明书等)。仓库组织验收结束时,如发现与合同定单不一致,仓库应提供验收差异报告,并反馈商务部、供应商,根据验收差异报告结果作判断是否将物资
9、退回供应商。商务部应配合仓库处理验收差异,及时督促供应商执行重新供货或其他补救方式。目前阶段,验收程序暂在Maximo系统外进行。验收后入库前退供应商不需要在Maximo中登记,直接在系统外退给供应商,视同尚未接收和入库。仓库组向财务申请1000元人民币流动备用金,作为退货时邮寄费用或提货时可能发生的费用。3、入库验收结束后,仓库应及时入库,将物资从待验区摆放至货架上。在Maximo上线的同时,仓库应及时在系统中作实施接收操作,并制作入库单,打印签字后交给账务入账。一般要求,每个工作日结束前应提交前一天所有入库交易的入库单和验收报告单,每月最后一个工作日结束前应提交当月所有的入库交易的入库单和
10、验收报告单。财务收到入库单和验收报告单后,核对无误后进行账务处理。验收入库流程详见附件物资验收流程。4、保管及移动仓库保管及移动应符合安全、方便、整齐等原则。仓库物资应按仓库类别、货架位置、重量不同、温度/湿度要求、危险品特殊条件、批次等要求分别存放保管。每一项物资应建立标签,标签正面应有物资名称、物资编码、规格型号、技术属性、保管要求等信息,接收时间、过期期限等备忘信息。仓库应就单类或单项存放物资建立维护保养计划,并定期提出物资缺陷单,并协调组织专业工程师提出并实施保养行动。仓库库内外以及大门应符合安全要求,防火、防盗等不安全因素。为了保证安全生产、仓库24小时保证有值班人员留守。仓库大门钥
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