《会计电算化 》课件第四章总账管理系统.ppt

1、第四章第四章 总账管理系统总账管理系统总账管理系统概述总账管理系统概述总账管理系统初始化设置总账管理系统初始化设置总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理总账管理系统期末业务处理总账管理系统期末业务处理 总账管理系统在整个电算化会计信息系统中处于核心地位，主要有系统初始化设置、日常处理、出纳管理、账簿管理、辅助核算、期末业务处理等功能。一、总账管理系统主要功能一、总账管理系统主要功能第一节第一节 总账管理系统概述总账管理系统概述 二、二、总账管理系统与其他系统的主要关系总账管理系统与其他系统的主要关系 总账管理系统是电算化会计信息系统中的一个重要模块，它与各种应收、应付往来核算、薪资核

2、算、进销存的材料核算、固定资产核算、销售核算、会计报表管理等子系统共同组成电算化会计信息系统。由于会计核算工作的特殊性，许多会计核算工作不可能都集中在总账管理系统完成，而是先由各子系统进行专项核算处理，然后将结果汇总并形成会计凭证，然后送到总账处理系统进行集中处理。同时，各子系统在核算中也需要从总账管理系统中提取一些会计数据进行专项处理，因此，总账管理系统是电算化会计信息系统的关键和核心部分，各系统之间的关系主要表现在数据传递关系上。三、总账管理系统的基本操作流程三、总账管理系统的基本操作流程1.新用户的操作流程2.老用户的操作流程第二节第二节 总账管理系统初始化设置总账管理系统初始化设置 一

3、、定义总账系统参数一、定义总账系统参数 1.“凭证”页签可查看及修改的选项 2.“账簿”页签可查看及修改的选项 3.“会计日历”和“其他”页签可查看及修改的选项 二、设置会计科目二、设置会计科目 1增加会计科目 2修改会计科目 3删除会计科目 4指定会计科目！请注意：！请注意：1 1已经使用过的末级会计科目不能再修改。已经使用过的末级会计科目不能再修改。2 2非末级会计科目的编码不能修改或删除。非末级会计科目的编码不能修改或删除。3 3已有数据的会计科目，应先将该科目及其已有数据的会计科目，应先将该科目及其 下级科目余额清零后，再修改或删除。下级科目余额清零后，再修改或删除。4 4被封存的科目

4、在制单时不可以使用。被封存的科目在制单时不可以使用。5 5只有末级科目才能设置汇总打印，且只能只有末级科目才能设置汇总打印，且只能 汇总到该科目本身或其上级科目。汇总到该科目本身或其上级科目。6 6只有处于修改状态才能设置汇总打印和封只有处于修改状态才能设置汇总打印和封 存。存。三、设置凭证类别三、设置凭证类别！请注意：！请注意：各限制科目编码之间各限制科目编码之间的分隔符号的分隔符号“,”,”为英文为英文标点，如若输入中文标点标点，如若输入中文标点逗号，系统会弹出错误提逗号，系统会弹出错误提示：示：“科目编码有误！科目编码有误！”。四、结算方式设置四、结算方式设置2.收款凭证、付款凭证、转账

5、凭证；在填制凭证前，必须进行凭证类别设置。系统准备了五种类型的凭证供预置：1.记账凭证；3.现金凭证、银行凭证、转账凭证；4.现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；5.自定义凭证类别。五、辅助核算设置五、辅助核算设置 1.1.部门目录设置部门目录设置 2.2.个人目录设置个人目录设置 3.3.项目目录设置项目目录设置 (1)定义项目核算类会计科目 (2)定义项目大类 (3)指定核算科目 (4)项目分类定义 (5)定义项目目录！请注意：！请注意：必须指定现金科目为必须指定现金科目为现金总账科目，银行存款现金总账科目，银行存款科目为银行总账科目，且科目为银行总账科目，且指定会计科目后指

6、定会计科目后,要单击要单击“确定确定”按钮。按钮。六、初始余额录入六、初始余额录入 1.1.总账期初余额的录入总账期初余额的录入 2.2.辅助账期初余额的录入辅助账期初余额的录入 在首次使用总账系统时，应将经过加工整理的手工会计科目的期初余额输入计算机，此项操作称之为期初余额的录入。期初余额的录入方式有两种，一种是年初启用总账系统，我们直接录入各账户的年初余额即可；另一种方式是年中启用总账系统，则应将各账户启用时的余额和年初到启用时的借方、贷方累计发生额计算清楚并将其录入到系统中，若某一会计科目设计辅助核算，还应将辅助核算的期初数据输入到系统中并使之与总账账户保持一致。七、其他设置七、其他设置

7、 2.2.自定义项设置自定义项设置 1.1.常用摘要设置常用摘要设置 在日常会计核算中，由于许多经济业务是重复性发生的，因此经常会出现所填制的凭证摘要完全相同或大部分相同，如果将这些凭证摘要存储起来，在填制会计凭证时随时加以调用，将大大提高凭证录入的效率。在输入凭证摘要时，直接输入摘要的编码或按“F2”键，调用常用摘要，也可以用鼠标单击参照按钮。第三节第三节 总账管理系统日常业务处理总账管理系统日常业务处理 一、凭证管理一、凭证管理 1.1.填制凭证填制凭证 2.2.修改凭证修改凭证 3.3.作废及删除凭证作废及删除凭证！请注意：！请注意：对已输入但未审核的错误凭证，通过凭证对已输入但未审核的

8、错误凭证，通过凭证的编辑功能进行直接修改或删除。对已审核但的编辑功能进行直接修改或删除。对已审核但未记账的错误凭证先取消审核，然后再通过凭未记账的错误凭证先取消审核，然后再通过凭证的编辑功能进行修改。对已经记账的凭证有证的编辑功能进行修改。对已经记账的凭证有错误，不能直接修改，可采用红字冲销法或补错误，不能直接修改，可采用红字冲销法或补充登记法进行修改。充登记法进行修改。！请注意：！请注意：作废凭证仍保留凭证内容作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示作废字样。作及编号，只显示作废字样。作废凭证不能修改，不能审核。废凭证不能修改，不能审核。只能对未记账的凭证做凭证整只能对未记账的凭证做凭证整理。已

9、记账凭证做整理，应先理。已记账凭证做整理，应先取消记账，再做凭证整理。取消记账，再做凭证整理。.审核凭证审核凭证 ()出纳签字 ()审核凭证 .凭证查询凭证查询 .记账记账 .总账及明细账查询总账及明细账查询！请注意：！请注意：记账范围可输入数字、记账范围可输入数字、“”、“，”。第一。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未记账，本月不能记账。未审核凭证不能记账。月未记账，本月不能记账。未审核凭证不能记账。在期末在期末“对账对账”对话框中，按下对话框中，按下“Ctrl+H”组合键，组合键，可激活可激活“恢复记账前状态恢复记账前状态”功能

10、（再按下一次该组功能（再按下一次该组合键，系统则隐藏该功能），到合键，系统则隐藏该功能），到“凭证凭证”菜单下可菜单下可看到该功能，该功能可使操作恢复到记账前状态。看到该功能，该功能可使操作恢复到记账前状态。！请注意：！请注意：涉及指定科目的凭证，需出纳签字。凭证一经涉及指定科目的凭证，需出纳签字。凭证一经签字，就不能被修改、删除。只有取消签字后，才签字，就不能被修改、删除。只有取消签字后，才可以修改或删除，取消签字只能由出纳人员、审核可以修改或删除，取消签字只能由出纳人员、审核人员自己进行。在确定凭证无误时，可以使用成批人员自己进行。在确定凭证无误时，可以使用成批出纳签字、成批审核凭证功能，

11、以便加快签字速度，出纳签字、成批审核凭证功能，以便加快签字速度，但请慎用。审核人和制单人不能同为一人。但请慎用。审核人和制单人不能同为一人。二、出纳管理二、出纳管理 出纳管理是总账系统为单位出纳人员提供的一套管理工具，它包括打印输出现金日记账、银行存款日记账，进行银行对账及管理支票登记簿，并可对长期未达账提供审计报告。1.1.日记账与资金日报表日记账与资金日报表 2.2.支票登记簿支票登记簿 3.3.银行对账银行对账 ()银行对账期初录入 ()银行对账单 ()银行对账 ()查询对账勾对情况 ()核销已达账 ()编制银行存款余额调节表第四节第四节 总账管理系统期末处理总账管理系统期末处理期末账务

12、处理工作主要包括定义并生成各类转账凭证(主要是各种成本费用的结转、汇兑损益的转账)、对账、结账等项工作，其中定义并生成各类转账凭证是期末账务处理的关键。一、定义自动转账凭证一、定义自动转账凭证 1.1.自定义转账设置自定义转账设置 2.2.对应结转设置对应结转设置 3.3.销售成本结转设置销售成本结转设置 4.4.期间损益结转设置期间损益结转设置 二、生成转账凭证二、生成转账凭证 在定义完转账凭证后，每月月末只需执行本功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，请先将此前的所有未记账凭证记账，否则

13、，生成的转账凭证数据可能有误。如果使用了应收、应付系统，那么，在总账系统中，不能按客户、供应商进行结转。！请注意：！请注意：1 1转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。转账生成之前，注意转账月份为当前会计月份。2 2进行转账生成之前，应将相关经济业务的记账凭证登记入账。进行转账生成之前，应将相关经济业务的记账凭证登记入账。3 3生成的转账凭证，仍须审核后，才能记账。生成的转账凭证，仍须审核后，才能记账。4 4在生成凭证时，必须注意业务发生的先后次序，否则计算金额时，就在生成凭证时，必须注意业务发生的先后次序，否则计算金额时，就容易出现差错。容易出现差错。三、对账和结账三、对账和结账 1.1

14、.对账对账 2.2.结账结账！请注意：！请注意：1 1上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。上月未结账，则本月不能记账，但可以填制、复核凭证。2 2如本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。如本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。3 3已结账月份不能再填制凭证。已结账月份不能再填制凭证。4 4结账只能由有结账权的人进行。结账只能由有结账权的人进行。5 5若总账与明细账对账不符，则不能结账。若总账与明细账对账不符，则不能结账。6 6反结账操作只能由账套主管执行。反结账操作只能由账套主管执行。7 7取消结账功能键为取消结账功能键为Ctrl+Shift+F6 无论是在手工方式下，还是在账务处理系统中，在每一个会计期末都要对本会计期间的会计业务进行期末对账与结账，并要求在结账前进行试算平衡。小小 结结本章重点：本章重点：设置会计科目项目目录设置作业：作业：实训三 总账管理系统初始设置参考资料：参考资料：会计电算化 清华大学出版社会计电算化 高等教育出版社初始余额录入实训四 总账管理系统日常业务处理实训五 总账管理系统期末处理凭证管理出纳管理 期末处理