文案的管理.ppt

1、文案的管理文案的管理一、文案的保管一、文案的保管l即对文案的保存和管理。即对文案的保存和管理。l文案在处理完毕之后，其显示效用已文案在处理完毕之后，其显示效用已结束。这些失去现实效用的文案，需结束。这些失去现实效用的文案，需要由文案部门进行收集和保存，以便要由文案部门进行收集和保存，以便整理归档，这即是文案保管工作的基整理归档，这即是文案保管工作的基本内容。本内容。1、文案的收集、文案的收集l1）收集的原则）收集的原则l 按归档制度进行。按归档制度进行。l 登记（收发文登记过的，特别是发文，登记（收发文登记过的，特别是发文，不交定稿不予编号，底稿、附件不齐不不交定稿不予编号，底稿、附件不齐不予

2、盖章。）予盖章。）2、文案的保存、文案的保存l1）工作环节）工作环节l机关文案的保存方法，主要采用文案夹机关文案的保存方法，主要采用文案夹和文案盒存放文案。和文案盒存放文案。l（1）做好文案夹和文案盒的置备工作）做好文案夹和文案盒的置备工作l（2）文案夹和文案盒的分类）文案夹和文案盒的分类l l 关于表彰关于表彰2008年度先进个人的通报年度先进个人的通报l各部门：为发扬成绩，鼓舞斗志，弘扬正气，表彰先进，推动中心的全面建设和改革发展，依据苏大字2008第27号2008年度先进个人评选标准，在广泛发扬民主、群众评议基础上，进行了先进个人评选，经批准，决定对工作表现突出、成绩显著的闫书梅等27名

3、教职员工予以通报表彰奖励，现通报如下：l院办l二00八年二月二十日l转段动员大会通知转段动员大会通知 l各单位（部门）：l 经研究，决定召开学院深入开展学习实践科学发展观活动转入整改落实阶段动员大会，现将有关事宜通知如下：l一、时间：6月3日（周三）下午2：45l二、地点：图书馆报告厅 l三、参加人员：全体教职工党员、中层及以上干部、学生党员代表、民主党派代表、党外高级职称教师代表 l四、会议主要议程：ll 特此通知 l 院办 l 二00八年六月一日l关于组织学生代表观看禁毒宣传片的通知关于组织学生代表观看禁毒宣传片的通知 l l 今年6月26日，国际禁毒日主题为“控制毒品”。为配合“参与禁毒

4、斗争，构建和谐社会”的宣传主题，进一步提高广大学生的禁毒意识，加强禁毒宣传，根据苏州国际教育园公安分局有关文件精神，学工处拟组织各系学生代表观看禁毒宣传片。为做好此项工作，特通知如下：一、参加对象 二、观看内容 三、观看地点 苏州卫生职业技术学院石湖校区信息中心三楼报告厅l 四、观看时间 2008年6月3日13：30 五、要求 2、各系（国际学院）于6月2日到办公楼114室学工处领票。学工处 二00八年五月二十日 l关于表彰关于表彰2008年度学院优秀网站的通报年度学院优秀网站的通报l各部门：l 为表彰先进，树立典型，不断提高我院网站的服务质量和应用水平，进一步推动全院电子政务建设。根据苏州卫

5、生学院关于优秀网站评选办法（试行）的通知（苏卫院办发2008108号）精神，经综合考核评定，并报院领导同意，现对2008年度全院各部门网站建设先进部门予以通报表彰。具体名单如下：l一、一等奖（1个）ll 希望上述受表彰的部门再接再厉，积极探索新形势下网站建设工作的新思路、新方法、新举措，不断取得新的成绩。其他部门要向先进学习，进一步做好网站建设，促进我院电子政务和信息化健康有序发展。l院办l二八年一月十九日 l关于做好关于做好2009年应届毕业生应征入伍预征工作的通知年应届毕业生应征入伍预征工作的通知 l学工处200919号l各系部：征集高校应届毕业生入伍，是适应新时期国防和军队现代化建设需要

6、，提高军队战斗力的重要保证，按照教育部办公厅关于积极做好2009年普通高等学校应届毕业生入伍预征工作的通知现将我院2009年应届毕业生应征入伍的工作通知如下：一、征集对象范围 征集的高校毕业生，指普通高等学校应届毕业的学生（往届毕业生、成人教育、自考类学生不包括在内）。二、征集年龄 高职（专科）毕业生当年年满18至23岁。l联系人：蔡安成，电话：0512-62910109 l l 二八年六月三日 l（3）文案夹和文案盒的编目标注）文案夹和文案盒的编目标注l关于表彰关于表彰2008年度先进个人的通报年度先进个人的通报l转段动员大会通知转段动员大会通知l关于组织学生代表观看禁毒宣传片的通关于组织学

7、生代表观看禁毒宣传片的通知知l关于表彰关于表彰2008年度学院优秀网站的通报年度学院优秀网站的通报l关于做好关于做好2009年应届毕业生应征入伍预年应届毕业生应征入伍预征工作的通知征工作的通知l目录目录l *1-1行业人才需求调研报告行业人才需求调研报告l 1-1-1 人才需求调研报告（2007-2009）l 1-1-2 人才需求调研报告（2010-2012）l *1-2专业设置和培养目标调研报告专业设置和培养目标调研报告l *1-3专业对应知识、能力、素质分解表专业对应知识、能力、素质分解表l 1-3-1 工作任务和职业能力分析表定稿（2008）l 1-3-2 工作任务和职业能录分析表修订稿

8、（2009）l *1-4专业建设规划专业建设规划l 1-4-1 专业建设规划（2007-2009）l 1-4-2 专业建设规划（2010-2012）l 1-5专业建设指导委员会资料专业建设指导委员会资料【见基础部办公室】顺序号文案标题发文机关行文日期1关于组织学生关于组织学生代表观看禁毒代表观看禁毒宣传片的通知宣传片的通知学工处2008.5.202转段动员大会转段动员大会通知通知院办2008.6.13关于做好关于做好2009年应届毕业生年应届毕业生应征入伍预征应征入伍预征工作的通知工作的通知学工处2008.6.3l（4）文案夹和文案盒的陈放和整理）文案夹和文案盒的陈放和整理l（5）年终做好文件

9、夹（盒）及文件的）年终做好文件夹（盒）及文件的调整工作调整工作l（6）做好文件的归档工作）做好文件的归档工作l按照我国文书工作的一般规律，通常是按照我国文书工作的一般规律，通常是第二年的三四月份，文书部门要向档案第二年的三四月份，文书部门要向档案部门移交文件，由档案部门进行专门保部门移交文件，由档案部门进行专门保管。管。档案文件移交清单档案文件移交清单时间文件名称份数备注移交部门：接收人：移交人：时间：2）文案保存的的重要作用。）文案保存的的重要作用。l（1）有利于维持正常的文案工作秩序。）有利于维持正常的文案工作秩序。l（2）有利于文案的完整和安全。）有利于文案的完整和安全。l（3）有利于文

10、案的查找和利用。）有利于文案的查找和利用。l（4）有利于整理和归档。）有利于整理和归档。3、电子文案的保管、电子文案的保管l由于电子文案的特殊性，使得它的保管原由于电子文案的特殊性，使得它的保管原则、保管体系等纸质文案有所不同。则、保管体系等纸质文案有所不同。电子文件概述电子文件概述 电子文件（电子文件（Electronic RecordsElectronic Records）是指）是指在在数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、数字设备及环境中生成、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文

11、件。处理，并可在通信网络上传送的文件。它形成于数字设备（如计算机、扫描机），它形成于数字设备（如计算机、扫描机），并有相关环境（如操作系统、数据库）支持；以并有相关环境（如操作系统、数据库）支持；以数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外数码形式（数字、图形、音频、视频）存储在外存储器上（光盘）；阅读及处理需设备；借助网存储器上（光盘）；阅读及处理需设备；借助网络传输。络传输。（专门的档案软件）（专门的档案软件）电子文件可分为如下几类：电子文件可分为如下几类：l一是文本文件（一是文本文件（txt,字或表处理文件）。字或表处理文件）。是指用文字处理软件生成的，由字、词、是指用文字处理软件生成的

12、，由字、词、数字或符号表达的文件。数字或符号表达的文件。l二是数据文件二是数据文件(数据库电子文件数据库电子文件)。以数据。以数据库形式存在的具有文件属性的记录。数库形式存在的具有文件属性的记录。数据库、记录、字段是其三个层次。据库、记录、字段是其三个层次。l三是图形文件，如计算机辅助设计三是图形文件，如计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的设计模型、图）或绘图中产生的设计模型、图纸、图画等文件。（如基建设计图）纸、图画等文件。（如基建设计图）l四是图像文件。指使用数字设备采集或四是图像文件。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码

13、相机拍摄的照片等。件画面，用数码相机拍摄的照片等。l五是影像文件。指使用视频捕获设备录五是影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。（院学生活动）影视片、动画片等。（院学生活动）l六是声音文件。指用音频设备录入或用六是声音文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。编曲软件生成的文件。l七是命令文件，即计算机程序。七是命令文件，即计算机程序。电子文件收集的范围电子文件收集的范围（1）按载体形式分的归档范围）按载体形式分的归档范围 A磁带磁带 B磁盘磁盘

14、 C光盘光盘 D、优盘优盘 （2）按文件内容分的归档范围（电子文件归）按文件内容分的归档范围（电子文件归档的变化）档的变化）A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正、本单位的发文。主要指本单位有文号的正式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的无式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位用电文号的材料（磁盘、光盘等），本单位用电子计算机辅助设计（）、辅助制造子计算机辅助设计（）、辅助制造（）的各种电子文件材料。（）的各种电子文件材料。B、本单位的收文。主要指通过网络传输、本单位的收文。主要指通过网络传输、面交或邮寄收到的各种磁盘、光盘、磁面交或邮寄收到的各种磁盘、光盘、

15、磁带等电子文件材料。带等电子文件材料。C、本单位设计的各种应用软件。、本单位设计的各种应用软件。D、本单位购买或接收的各种系统软件、本单位购买或接收的各种系统软件、应用软件。应用软件。1）电子文案保管的原则）电子文案保管的原则l完整性原则完整性原则l可读性原则（文案阅读要求的可读性原则（文案阅读要求的环境也完整保存。）环境也完整保存。）l可靠性原则可靠性原则（备份、异地保存）（备份、异地保存）2）电子文案的保管体系）电子文案的保管体系l（1）集中统一管理电子文案）集中统一管理电子文案l（2）纸质文案与电子文案的双套归档）纸质文案与电子文案的双套归档l（3）文书、归案工作的一体化管理）文书、归案

16、工作的一体化管理3）电子文案保管中应注意的事）电子文案保管中应注意的事项项l（1）检查登记）检查登记l（2）兼容性转换）兼容性转换l（3）抽样检验）抽样检验l（4）转存）转存4）文案的安全与真实）文案的安全与真实相关链接相关链接l电子文案的保管有哪些新的要求？电子文案的保管有哪些新的要求？l对归档载体应进行防写处理，避免擦、刮、对归档载体应进行防写处理，避免擦、刮、触摸记录涂层。触摸记录涂层。l单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。l存放时应远离强磁场、强热源，并与有害存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。气体隔离。l环境温度为环境温度为1720摄氏度

17、，相对湿度为摄氏度，相对湿度为35%45%。二、文案的利用二、文案的利用l文案工作中所有环节的进行，最终目的只文案工作中所有环节的进行，最终目的只有一个，就是为了文案的利用。有一个，就是为了文案的利用。l即对外机关发来的文件，特别是上级机关即对外机关发来的文件，特别是上级机关发来的文件，进行传阅、传达、贯彻、落发来的文件，进行传阅、传达、贯彻、落实，并根据文件精神和本机关的实际情况，实，并根据文件精神和本机关的实际情况，制定具体实施意见和办法等一系列行为。制定具体实施意见和办法等一系列行为。另外，在文案处理完毕整理归档后，对文另外，在文案处理完毕整理归档后，对文案的查阅、参考、研究等行为，也属

18、于文案的查阅、参考、研究等行为，也属于文案利用的范畴。案利用的范畴。1、文案利用的原则、文案利用的原则l1）既要保密又要方便（如学生档案，几）既要保密又要方便（如学生档案，几年后也可以查询，成绩，处分，奖励）年后也可以查询，成绩，处分，奖励）l2）既要坚持原则又要机动灵活）既要坚持原则又要机动灵活2、文案利用的方式、文案利用的方式l1）文件的传阅和传达）文件的传阅和传达l2）文件的承办和拟制）文件的承办和拟制l3）文件的查阅和借阅）文件的查阅和借阅l4）文件复印和汇编）文件复印和汇编l5）建立阅文室）建立阅文室3、电子文案的利用、电子文案的利用l1）电子文案的利用特点）电子文案的利用特点l（1

19、）电子文案利用的快捷性）电子文案利用的快捷性l（2）电子文案利用空间的广阔性（方志电）电子文案利用空间的广阔性（方志电子档案室）子档案室）l（3）电子文案利用的高效性（检索自动化）电子文案利用的高效性（检索自动化）l（4）外借利用的限制性（应用系统）外借利用的限制性（应用系统）2）电子文案提供利用的方式）电子文案提供利用的方式l（1）阅览）阅览l阅览是电子文案最基本的利用方式，阅览是电子文案最基本的利用方式，电子文案的阅览通常分为联机阅览和电子文案的阅览通常分为联机阅览和脱机阅览。脱机阅览。l(2)复制复制l是电子文案利用中最常见的方式。是电子文案利用中最常见的方式。l电子文案的复制既可以是副

20、本复制（就是对电电子文案的复制既可以是副本复制（就是对电子文案的所有组成部分进行复制），也可以是子文案的所有组成部分进行复制），也可以是摘录复制（对电子文案的某一部分进行复制）。摘录复制（对电子文案的某一部分进行复制）。lA软盘复制软盘复制lB光盘复制光盘复制lC硬盘复制硬盘复制lD磁带复制磁带复制lE U盘复制盘复制l（3）网上展览）网上展览3）电子文案提供利用中应当注意的问题）电子文案提供利用中应当注意的问题l（1）利用时应当遵守保密规定）利用时应当遵守保密规定l（2）归档电子文案的封存载体不应外借）归档电子文案的封存载体不应外借l（3）利用时应使用拷贝件）利用时应使用拷贝件l（4）提供复

21、制品时对其可靠性进行审核）提供复制品时对其可靠性进行审核l（5）利用者对其归档电子文案的使用应在权）利用者对其归档电子文案的使用应在权限规定范围之内限规定范围之内l（6）利用时要尊重知识产权）利用时要尊重知识产权l（7）防止误操作）防止误操作l（8）注意安全防范）注意安全防范相关链接相关链接l网络的安全威胁主要来自以下几个方面：网络的安全威胁主要来自以下几个方面：lA物理上的不安全性，如偷窃计算机；物理上的不安全性，如偷窃计算机；lB线缆连接的不安全性，如窃听、拨号上网；线缆连接的不安全性，如窃听、拨号上网；lC身份鉴别的不安全性，如口令套圈、口令破解；身份鉴别的不安全性，如口令套圈、口令破解

22、；lD程序上的不安全性，如病毒、代码炸弹、木马；程序上的不安全性，如病毒、代码炸弹、木马；lE系统漏洞造成的不安全性，如乘虚而入、配置系统漏洞造成的不安全性，如乘虚而入、配置和初始化；和初始化；lF网络黑客的攻击。网络黑客的攻击。目前采取的主要措施有：目前采取的主要措施有：lA修复操作系统漏洞，堵住后门。主要的方法修复操作系统漏洞，堵住后门。主要的方法是升级、修补等。是升级、修补等。lB制定网络安全传输协议，如安全超文本传输制定网络安全传输协议，如安全超文本传输协议、安全会话层协议等。协议、安全会话层协议等。lC信息加密及密码技术。信息加密及密码技术。lD网络防火墙技术。网络防火墙技术。lE采用实时检测等具体方法，防范木马、炸弹采用实时检测等具体方法，防范木马、炸弹和网络病毒。和网络病毒。lF监视端口状态和更改端口。监视端口状态和更改端口。