办公自动化教程作品课件.ppt
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1、本教程的学习意义:通过本教程的学习,我们可以掌握当今最流行的办公自动化软件Microsoft office2003.学完本教程后,我们不仅可以通过计算机胜任文字处理、数据表格处理以及幻灯片制作等的制作,还可以进行办公室、办公场所遇到的常见问题的处理,使你的工作轻松完成。教学目标:熟练掌握Microsoft Word2003;熟练掌握Microsoft Excel2003;熟练掌握Microsoft PowerPoint2003.本讲主要教学目标:掌握Word 2003的启动方法掌握Word 2003的退出方法掌握Word 2003的窗口组成 了解Word 2003的视图方式 掌握Word 20
2、03的文档操作1.1.1 Word 2003的启动启动方法选择【开始】/【程序】/【Microsoft Word】命令 双击Word 2003的快捷方式 打开一个Word文档文件 使用前两种方法启动Word 2003后,系统自动建立一个名为“文档1”的空白文档。使用最后一种方法启动Word 2003后,系统自动打开相应的文档。1.1.2 Word 2003的退出 退出方法如果Word 2003只打开一个文档,关闭Word 2003窗口选择【文件】/【退出】命令 退出时Word 2003会关闭所有打开的文档。如果文档修改过而没有保存,系统会弹出一个对话框,以确定是否保存。1.1.3 Word 2
3、003的窗口组成1.1.3 Word 2003的窗口组成 标题栏菜单栏工具栏状态栏标尺滚动条文档拆分条文本选择区文本编辑区视图按钮1.1.4 Word 2003的视图方式普通视图:在普通视图中可以键入、编辑和设置文本格式,不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象。Web版式视图:在Web版式视图中,可以创建能显示在屏幕上的Web页或文档,文本与图形的显示与在Web浏览器中的显示是一致的。页面视图:在页面视图中文档的显示与实际打印效果一致。在页面视图中可以编辑页眉和页脚、调整页边距、处理栏和图形对象。大纲视图:根据文档的标题级别,显示文档的框架结构。在大纲视图下,特别适合组织写作大纲。1.1.5
4、 Word 2003的文档操作 1、新建文档 l单击 按钮。l按Ctrl+N 键。l选择【文件】/【新建】命令。使用前两种方法,系统自动建立一个默认模板的空白文档。使用最后一种方法时,会出现【新建文档】任务窗格。2、保存文档(1)、保存 l单击 按钮。l按Ctrl+S 键。l选择【文件】/【保存】命令。如果文档已被保存,系统自动将文档最新内容保存起来,文档从未保存过,系统需要用户指定文件名,相当于执行另存为操作。(2)、另存为 l选择【文件】/【另存为】命令。3、打开文档l单击 按钮。l按Ctrl+O 键。l选择【文件】/【打开】命令。l在打开的【文件】菜单底部选择先前打开的文档名。使用最后一
5、种方法时,系统直接打开指定的文档。使用前3种方法时,系统会弹出【打开】对话框。4、关闭文档l选择【文件】/【关闭】命令。l关闭Word 2003窗口。如果用户打开多个文档,按下Shift 键单击【文件】菜单,在打开的菜单中选择【全部关闭】命令,即可关闭所有打开的文档。如果关闭的文档被修改后没有保存,Word 2003会出现一个对话框,询问用户是否保存所做的修改。作业一1.Word 2003窗口由哪几部分组成?2.Word 2003 有哪几种视图方式?3.Word 2003 有哪些常用的文档操作?第二讲:Word 2003文本编辑 本讲主要教学内容:移动光标选定文本插入、删除、改写文本复制、移动
6、文本查找、替换文本本讲主要教学目标:掌握移动光标的方法掌握选定文本的方法掌握插入、删除、改写文本的方法掌握复制、移动文本的方法掌握查找、替换文本的方法1.2.1 移动光标 1、用鼠标在文本区中单击鼠标。在编辑空白区中双击鼠标。2、用键盘1.2.2 选定文本1、用鼠标(在文本编辑区内)u拖动鼠标,选定从开始字符到结束字符。u双击鼠标,选定所在的单词。u 快速单击鼠标3次,选定所在的段。u按住Ctrl 键单击鼠标,选定所在的句子。u按住Alt 键拖动鼠标,选定竖列文本。2、用键盘u按住Shift 键移动光标,从光标起初位置到光标最后位置间的文本被选定。u按F8 键后移动光标,再按ESC 键,从光标
7、起初位置到光标最后位置间的文本被选定。u按Ctrl+Shift+F8 键后移动光标,从光标起初位置到光标最后位置间的竖列文本被选定。按ESC 键将取消所选定的竖列文本。u按Ctrl+A 键,或者选择【编辑】/【全选】命令,选定整个文档。1.2.3 插入、删除、改写文本1、插入文本u在插入状态(状态栏中“改写”二字是阴文)输入的内容自动插入到光标处。u双击【改写】状态栏或按Insert 键,可切换插入/改写状态。u输入中文或英文的方法见以前章节。u选择【插入】/【特殊符号】命令,弹出【插入特殊符号】对话框,可插入特殊符号。u选择【插入】/【符号】命令,弹出【符号】对话框,可插入其他符号。2、删除
8、文本u按Backspace 键删除光标左面的一个汉字或字符。u按Delete 键删除光标右面的一个汉字或字符。u按Ctrl+Backspace 键删除光标左面的一个词。u按Ctrl+Delete 键删除光标右面的一个词。u如果选定了文本,按Backspace 键或Delete 键,删除选定的文本。u如果选定了文本,把选定的文本剪切到剪贴板,删除选定的文本。3、改写文本u在改写状态下输入内容,会覆盖掉光标处的内容。u选定要改写的内容,输入改写后的内容。u删除要改写的内容,再输入改写后的内容。1.2.4 复制、移动文本1、复制文本u移动鼠标到选定的文本上,按住移动鼠标到选定的文本上,按住CtrlC
9、trl键拖动鼠键拖动鼠标到目标位置。标到目标位置。u先将选定的文本复制到剪贴板上,再将光标移先将选定的文本复制到剪贴板上,再将光标移动到目标位置,然后把剪贴板上的文本粘贴到动到目标位置,然后把剪贴板上的文本粘贴到光标处。光标处。2、移动文本u移动鼠标到选定的文本上,移动鼠标到选定的文本上,Shift键拖动鼠标到键拖动鼠标到目标位置。目标位置。u先将选定的文本剪切到剪贴板上,再将光标移先将选定的文本剪切到剪贴板上,再将光标移动到目标位置,然后把剪贴板上的文本粘贴到动到目标位置,然后把剪贴板上的文本粘贴到光标处。光标处。1.2.5 查找、替换文本1、查找文本按Ctrl+F 键或选择【编辑】/【查找
10、】命令,弹出【查找和替换】对话框。2、替换文本按Ctrl+H 键或选择【编辑】/【替换】命令,弹出【查找和替换】对话框。作业二1.移动光标有哪些常用方法?2.选定文本有哪些常用方法?3.如何插入符号?如何插入符号?4.复制、移动文本有哪些常用方法?5.如何查找文本?如何替换文本?第三讲:Word 2003文档排版本讲主要教学内容:设置字符格式设置段落格式设置项目符号和编号设置分栏本讲主要教学目标:掌握设置字符格式的方法掌握设置段落格式的方法掌握设置项目符号和编号的方法掌握设置分栏的方法1.3.1 设置字符格式常用的字符格式包括字体、字号、粗体、斜体、下划线、边框、底纹、颜色等。如果选定文本后进
11、行格式设置,选定的内容会设置成相应格式,否则,所做的设置仅对光标处再输入的新内容起作用1、通过【格式】工具栏字体字号粗体斜体下划线边框底纹缩放颜色2、通过菜单命令选择【格式】/【字体】命令,弹出【字体】对话框。有【字体】、【字符间距】和【文字效果】3个选项卡。根据需要选择某个选项卡,在该选项卡中完成相应设置。1.3.2 设置段落格式1、通过【格式】工具栏两端对齐居中对齐居右对齐居左对齐分散对齐减少缩进量增加缩进量2、通过标尺设置首行缩进设置左缩进设置悬挂缩进设置右缩进3、通过菜单命令 选择【格式】/【段落】命令,在对话框中还可进行以下设置:设置行间距设置段间距1.3.3 设置项目符号和编号1、
12、设置项目符号单击 按钮选择【格式】/【项目符号和编号】命令 第一种方法设置当前段为先前使用过的项目符号。最后一种方法弹出【项目符号和编号】对话框。3、设置多级符号选择【格式】/【项目符号和编号】命令,在【项目符号和编号】对话框中单击【多级符号】选项卡1.3.4 设置分栏选择【格式】/【分栏】命令,弹出【分栏】对话框。作业三1.字符格式有哪些设置?2.段落格式有哪些设置?3.如何设置项目符号和编号?4.如何设置分栏?第四讲:Word 2003页面设置与打印本讲主要教学内容:页面设置页面排版打印预览打印文档本讲主要教学目标:掌握页面设置的方法掌握页面排版的方法掌握打印预览的方法掌握打印文档的方法3
13、.4.1 页面设置选择【文件】/【页面设置】命令,在弹出的【页面设置】对话框。常用设置包括:设置纸张设置页边距3.4.2 页面排版1、插入页码 选择【插入】/【页码】命令,弹出【页码】对话框。在【页码】对话框中进行页码设置。2、插入分隔符选择【插入】/【分隔符】命令,弹出【分隔符】对话框。在【分隔符】对话框中进行页码设置。3、插入页眉、页脚选择【视图】/【页眉和页脚】命令,光标定位到页眉,同时弹出【页眉和页脚】工具栏。1.4.3 打印预览 选择【文件】/【打印预览】命令,切换到打印预览窗口,同时出现【打印预览】工具栏。1.4.4 打印文档u按Ctrl+P 键。u选择【文件】/【打印】命令。u单
14、击 按钮。最后一种方法按默认方式打印全部文档一份,用前两种方法则弹出【打印】对话框。作业四1.页面有哪些设置?2.页面排版有哪些操作?3.如何打印预览?4.如何打印文档?第五讲:Word 2003表格处理本讲主要教学内容:建立表格编辑表格设置表格本讲主要教学目标:掌握建立表格的方法掌握编辑表格的方法掌握设置表格的方法1.5.1 建立表格1、插入表格 单击 按钮。选择【表格】/【插入】/【表格】命令。弹出【插入表格】对话框。在对话框中进行相应设置。2、绘制表格单击【表格和边框】工具栏中 按钮。选择【表格】/【绘制表格】命令。绘制表格常用的操作有:画线擦线结束4、绘制斜线表头n绘制法。n设置边框法
15、。n菜单命令法。选择【表格】/【绘制斜线表头】命令,弹出【插入斜线表头】对话框。在对话框中进行相应设置。5、输入文本l移动光标l输入文字1.5.2 编辑表格1、选定表格、行、列和单元格选定表格选定行选定列选定单元格2、插入表格、行、列和单元格插入表格插入行插入列插入单元格3、删除表格、行、列和单元格删除表格删除行删除列删除单元格4、合并、拆分单元格合并单元格拆分单元格1.5.3 设置表格1、设置数据对齐水平对齐垂直对齐2、设置行高、列宽设置行高设置列宽3、设置位置、大小设置位置设置大小4、自动重复标题行 1.选定作为表格标题的一行或多行,但必须包括表格的第1行。2.选择【表格】/【标题行重复】
16、命令。Note:1,Microsoft Word 能够依据自动自动分页符自动在新的一页上重复表格标题 2,只能在页面视图或打印出的文档中看到重复的表格标题5、将文字转换成表格 先按一定格式输入文本(比如分隔位置为英文壮态下的逗号),再选定文本,然后选择【表格】/【转换】/【文字转换成表格】命令,弹出【将文字转换成表格】对话框,在对话框中进行相应设置。6、设置边框、底纹 选择【格式】/【边框和底纹】命令,在【边框和底纹】对话框中 设置边框、底纹。7、设置对齐、环绕选择【表格】/【表格属性】命令,在【表格属性】对话框中设置对齐和环绕。8、自动套用格式选择【表格】/【表格自动套用格式】命令,在【表格
17、自动套用格式】对话框中套用格式。作业五上机操作:创建课程表,填入课程名称,外框线型与内部线型不同;设置底纹;行标题及午别字体、字号、字体颜色、底纹与其他课程名称不同;第六讲:Word 2003图形对象处理本讲主要教学内容:图形操作图片操作艺术字操作本讲主要教学目标:掌握图形操作的方法掌握图片操作的方法掌握艺术字操作的方法1.6.1 图形操作1、绘制图形绘制基本图形绘制自选图形绘制图形中拖动鼠标的方法:直接拖动,按默认的步长移动鼠标。按住Alt 键拖动鼠标,以小步长移动鼠标。按住Ctrl 键拖动鼠标,以起始点为中心绘制图形。按住Shift 键拖动鼠标,如果绘制矩形或椭圆,绘制结果是正方形或圆。2
18、、编辑图形选定图形移动图形复制图形删除图形缩放图形组合图形改变形态3、设置图形设置颜色 设置线条和箭头 设置阴影和三维效果 设置文字环绕 设置叠放次序 设置对齐或分布 设置旋转或翻转 1.6.2 图片操作1、插入图片插入剪贴画。选择【插入】/【图片】/【剪贴画】命令。插入图片文件。选择【插入】/【图片】/【来自文件】命令。PRINTSCREEN2、编辑图片选定图片移动图片复制图片删除图片缩放图片3、设置图片设置颜色 设置线条和箭头 设置阴影和三维效果 设置文字环绕 设置叠放次序 设置对齐或分布 设置旋转或翻转 1.6.3 艺术字操作1、插入艺术字选择【插入】/【图片】/【艺术字】命令,弹出【艺
19、术字】对话框,在对话框中设置艺术字。2、编辑艺术字选定艺术字编辑艺术字文字移动艺术字复制艺术字删除艺术字缩放艺术字3、设置艺术字设置艺术字库设置艺术字形状 改变艺术字形态 旋转艺术字 设置文字环绕 设置文字属性 作业六1.如何插入、编辑修改图形?2.如何插入、编辑修改图片?3.如何插入、编辑修改文本框?4.如何插入、编辑修改艺术字?第七讲:Word 2003的其他功能本讲主要教学内容:文本框公式操作邮件合并本讲主要教学目标:掌握文本框操作的方法掌握插入公式的方法掌握邮件合并的方法1.7.1 文本框操作1、插入文本框 插入空文本框。选择【插入】/【文本框】/【横排】命令,或选择【插入】/【文本框
20、】/【竖排】命令。把文字转换为文本框。2、编辑文本框选定文本框移动文本框复制文本框删除文本框缩放文本框3、设置文本框大部分设置类似于图形文本框链接1.7.2 公式操作1、插入公式选择【插入】/【对象】命令,弹出【对象】对话框,在【对象】对话框中的【对象类型】列表框中选择【Microsoft 公式3.0】。进入公式编辑状态后,文档中出现一个公式编辑框,同时出现【公式】工具栏。建立公式时,通常在空公式插槽中输入或插入符号,在要创建像分数、积分和求和这样的公式时,先插入一个样板,然后再在样板的空插槽中输入或插入符号,如果必要也可再插入所需要的样板。公式建立完后,在公式编辑框以外的区域单击鼠标,即可退
21、出公式编辑状态,文档窗口恢复到原来的状态。2、编辑公式公式的编辑操作(选定、移动、复制、删除等)与字符的相应操作相同。双击公式,进入公式编辑状态,可修改公式,具体方法与插入公式的操作类似。公式修改完后,在公式编辑框以外的区域单击鼠标,即可退出公式编辑状态,文档窗口恢复到原来的状态1.7.3 邮件合并1、合并准备建立数据源(一个文档,包含一个表格)建立主文档(一个文档,包含邮件的公共内容)2、合并步骤1.打开主文档2.选择【工具】/【邮件合并】命令。3.设定主文档4.设定数据源5.插入合并域6.邮件合并作业七1.如何插入文本框?2.如何插入公式?3.如何邮件合并?第二章 电子表格软件Excel
22、2003中文Excel 2003是一个功能强大的电子表格软件,是Office 2003办公系列软件的重要组成部分,其具有强大的数据计算与分析功能,可以把数据用各种统计图的形式形象地表示出来,被广泛用于财务、金融、经济、审计、统计等众多领域。第一讲:Excel 2003基本操作本讲主要教学内容:Excel 2003的启动Excel 2003的退出Excel 2003的窗口组成 工作簿与工作表Excel 2003工作表管理 本讲主要教学目标:掌握Excel 2003的启动方法掌握Excel 2003的退出方法掌握Excel 2003的窗口组成 理解工作簿与工作表的基本概念掌握Excel 2003工
23、作表管理操作2.1.1 Excel 2003的启动 启动方法选择【开始】/【程序】/【Microsoft Excel】命令 双击Excel 2003的快捷方式 打开一个Excel工作簿文件 使用前两种方法启动Excel 2003后,系统自动建立一个名为“Book1”的工作簿。使用最后一种方法启动Excel 2003后,系统自动打开相应的工作簿。1.1.2 Excel 2003的退出 退出方法选择【文件】/【退出】命令 退出时Excel 2003会关闭所有打开的工作簿。如果工作簿修改过而没有保存,系统会弹出一个对话框,以确定是否保存。1.1.3 Excel 2003的窗口组成1、应用程序窗口标题
24、栏菜单栏工具栏状态栏名称框编辑栏2、工作簿窗口标题栏行号按钮列号按钮全选按钮单元格工作表标签滚动条拆分条1.1.4 工作簿与工作表1、工作簿 工作簿是用Excel 2003建立和操作的文件,用来存储用户建立的工作表。工作簿文件的扩展名是“.xls”,一个工作簿对应一个扩展名为“.xls”的文件,该类文件的图标是。一个工作簿由若干个工作表组成,最多可包括255个工作表。在Excel 2003新建的工作簿中,默认包含3个工作表,名字分别是“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”。2、工作表工作表隶属于工作簿,由若干行和列组成,行号和列号交叉的方框称为单元格。一个工作表最多有65536行
25、和256列,行号依次是1、2、365536,列号依次是A、B、CY、Z、AA、ABIV。每个工作表有一个名字,标注在工作表标签上。工作表标签在顶层的工作表是当前工作表,其标签为白色。任何时候只有一个工作表是当前工作表。1.1.5 Excel 2003工作表管理插入工作表删除工作表移动工作表复制工作表重命名工作表切换工作表作业一1.Excel 2003窗口由哪几部分组成?2.什么是工作簿?什么是工作表?3.工作表的管理操作有哪些?第二讲:Excel 2003工作表编辑本讲主要内容:单元格激活与选定单元格中输入数据单元格中填充数据单元格内容编辑单元格插入与删除单元格移动与复制本讲主要教学目标:掌握
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