如何有效开会?课件.ppt
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1、如何有效开会如何有效开会 叶金平叶金平 2013-07-122 目目 录录一、关于开会的基本知识:目的、功能、分类和意义一、关于开会的基本知识:目的、功能、分类和意义二、开会的步骤和成本二、开会的步骤和成本三、如何有效开会?三、如何有效开会?1.开会的准备开会的准备 2.明确开会的目的明确开会的目的 3.参加者的选定参加者的选定 4.会议事先公告会议事先公告 5.事先分发会议资料事先分发会议资料 6.对主持人的要求对主持人的要求 7.对与会者的要求对与会者的要求 8.开会过程中的要求开会过程中的要求 9.开会需要总结开会需要总结 10.形成有效的会议纪要形成有效的会议纪要 11.对会议中产生的
2、任务进行监督和检查对会议中产生的任务进行监督和检查 12.下一次开会对上一次未完成事项的衔接下一次开会对上一次未完成事项的衔接四、世界名企怎样开会?四、世界名企怎样开会?我们现在是怎样开会的?我们现在是怎样开会的?1.会议准备工作做了多少会议准备工作做了多少?2.会议中讨论的议题和解决的问题事项离我们实际会议中讨论的议题和解决的问题事项离我们实际 急需和重要解决的有多远?急需和重要解决的有多远?3.会议讨论、发言是否积极踊跃,不断碰撞出智慧的会议讨论、发言是否积极踊跃,不断碰撞出智慧的火花和解决问题的良策?火花和解决问题的良策?4.会议结束后有无形成会议记录、产生任务并经主持会议结束后有无形成
3、会议记录、产生任务并经主持人签审;人签审;5.会后的任务完成情况有无监督检查、追踪落实?会后的任务完成情况有无监督检查、追踪落实?6.第二次开会时有无把上一次未完成的任务拿出检讨第二次开会时有无把上一次未完成的任务拿出检讨并再次确认完成期限?并再次确认完成期限?怎样认识会议?怎样认识会议?1.1.政府商榷、经济论坛、商业谈判、工作培训、讲座、报告、政府商榷、经济论坛、商业谈判、工作培训、讲座、报告、庆典、仪式等,在正式的场合,需得体的举止言谈;庆典、仪式等,在正式的场合,需得体的举止言谈;2.2.会议的关键在于会议的关键在于会前的准备与与会后的落实4.70%70%的会议是无效会议,会议中的会议
4、是无效会议,会议中70%70%的时间是无效时间的时间是无效时间5.会议运营管理能体现一家公司的管理水平会议运营管理能体现一家公司的管理水平6 6.会议文化是一家企业文化的缩影会议文化是一家企业文化的缩影7.7.经营改革的起点从会议开始,会议具有与经营不可分割的关系,进行高效经营,最为重要的是首先使会议效率化8.会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革,将会议文化能够对成员的价值观和思想进行根本性的改革,将 组织引向一个方向,并在竞争中连续性地获得胜利组织引向一个方向,并在竞争中连续性地获得胜利9.9.会议评价是促成高效型会议的核心会议评价是促成高效型会议的核心 会议文化是企业文化的缩影
5、会议文化是企业文化的缩影 一、关于开会的基本知识:一、关于开会的基本知识:目的目的1开展有效的沟通开展有效的沟通2资讯传达资讯传达3监督员工的工作进展监督员工的工作进展4达成协议达成协议,解决问题解决问题5决策和资源共享决策和资源共享6开发创意开发创意7激励员工士气激励员工士气8巩固经理人的地位巩固经理人的地位 一、关于开会的基本知识:分类一、关于开会的基本知识:分类讨论讨论性会议性会议传达传达性会议性会议汇报汇报性会议性会议 一、关于开会的基本知识:分一、关于开会的基本知识:分 类类1.1.信息到达率、信息到达率、领会率领会率2.2.会前印发文字会前印发文字 材料,令与会材料,令与会 者阅读
6、理解者阅读理解,提高会议效率提高会议效率1.1.征求更多意见,征求更多意见,为决策提供价值为决策提供价值 参考参考2.2.激发与会人员积激发与会人员积 极性和创造性极性和创造性3.3.会前印发讨论主会前印发讨论主 题的文字材料题的文字材料4.4.会中围绕主题展会中围绕主题展 开讨论,不能偏开讨论,不能偏 题发言力求简短题发言力求简短5.5.会结束,适当总会结束,适当总 结,避免误解结,避免误解1.1.会前下级先将汇会前下级先将汇 报材料报给上级领报材料报给上级领 导阅览导阅览2.2.会上会上,下级简单地下级简单地 复述汇报内容复述汇报内容,提提 出需要上级领导出需要上级领导 协调解决的问题协调
7、解决的问题 3.3.汇报人发言不要汇报人发言不要 照本宣科照本宣科,应简明应简明 扼要扼要 传达性会议传达性会议讨论性会议讨论性会议汇报性会议汇报性会议会议的分类会议的分类1.2.3.4.5.说明会议说明会议 以信息传递为目的研究会议研究会议 以信息交换和相互启发为目的解决问题的会议解决问题的会议 以作出决定为目的学习会议学习会议 以传递信息和相互启发为目的 创意会议创意会议 以收集创意为目的 一、关于开会的基本知识:功效一、关于开会的基本知识:功效 提供信息提供信息 汇集信息汇集信息 解决问题解决问题 宣传政策宣传政策 培育训练培育训练 一、关于开会的基本知识:意义一、关于开会的基本知识:意
8、义 集思广益的渠道集思广益的渠道 群体沟通的方式群体沟通的方式 显示一个组织或部显示一个组织或部门的存在门的存在 二、开会的步骤和成本二、开会的步骤和成本首先明确会议要不要开,如果要首先明确会议要不要开,如果要开,能不能做到:开,能不能做到:1.能开小会不开大会能开小会不开大会 2.能单独沟通不开小会能单独沟通不开小会 3.能站着开会而不坐着开会能站着开会而不坐着开会 4.能简易开会而不复杂开会能简易开会而不复杂开会因为没有明白因为没有明白倾听的功效倾听的功效,所以,所以在开会时经常玩手机在开会时经常玩手机 1.获得新信息获得新信息 2.获得新想法获得新想法 3.能够了解组织运作情况能够了解组
9、织运作情况 4.认识他人的存在价值认识他人的存在价值 怎样判定要不要开会?怎样判定要不要开会?如果如果你是唯一做决策并且知你是唯一做决策并且知道该怎么做的人(开会道该怎么做的人(开会让他人参与只能把问题让他人参与只能把问题弄糟)弄糟)没什么特别的事情要讨论没什么特别的事情要讨论已经按惯例每周聚会已经按惯例每周聚会会议成本太大会议成本太大还有比开会更好的方法还有比开会更好的方法 怎样判定要不要开会?怎样判定要不要开会?必须把信息同必须把信息同 时传达给很多人时传达给很多人 有些事情需要当有些事情需要当众表扬或批评众表扬或批评 要让别人参与决要让别人参与决策以集思广益策以集思广益听取部门汇报工作听
10、取部门汇报工作给小组委派任务给小组委派任务如果如果 二、开会的步骤和成本二、开会的步骤和成本1.开始开始 欢迎 会议目的 议程 时间安排 规章制度2.议程 分享话题和目标 交换信息 产生主意/做决 定/确认行动 小结议程二议程三3.结束 总结 安排下次 会议4.跟进 会议纪要 跟进计划 二、开会的步骤和成本二、开会的步骤和成本开会成本分析的算法是:会议成本A*2*B*T A=每小时平均工资的3倍;B=开会人数;T=开会时间(小时);怎样估算会议 成本?三、如何有效开会?三、如何有效开会?1.开会的准备 会议成功80%在于准备5W1H为什么必须开这个会议是否有除会议之外能够进行解决的方法和答案W
11、hyWhat对议题是否符合会议目的进行检查Where对是否有能够容纳所有人的场所进行确认When对会议时间如何、是否 很好地遵循时间进行确认Who让适合议题的人出席会议How对如何得出符合议题的结论进行讨论明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等 三、如何有效开会?三、如何有效开会?2.明确会议的目的明确会议的目的抓准会议核心,不偏离主题抓准会议核心,不偏离主题问题解决型发现整理问题制订解决对策制订执行计划 订立计划型制订计划或日程并对合并的项目进行整理利益调整型调整个人或组织之间利害得失,情绪协调 三、如何有效开会?三、如何有效开会
12、?3.参加者选定让必要的人参加会议让必要的人参加会议1)仅让对实现会议目的不可或缺的人参加会议 2)对会议参加者进行选择的条件3)让具有决定权的人参加即便是其他部门的人,如果与会议有关系,也让其参加 5)让对会议主题存在强烈疑问的人参加6)让与会议主题有关的专家参加7)让能够正确表达自己意见的人参加 应在应在1周前或至少周前或至少1天之前天之前通知,做好会议的准备工作通知,做好会议的准备工作会议名称和目的会议名称和目的会议主题、讨论项目和会议类型会议主题、讨论项目和会议类型召开日期、开始时间和结束时间召开日期、开始时间和结束时间召开场所(地址、电话号码、示意图)召开场所(地址、电话号码、示意图
13、)主持者姓名主持者姓名参加者名单参加者名单附加会议资料附加会议资料其他(参加者事前必须准备的资料)其他(参加者事前必须准备的资料)三、如何有效开会?三、如何有效开会?4.会议事先公告会议事先公告 1.数据报表数据报表类资料类资料 2.文字报告文字报告类资料类资料 3.纸质类资料纸质类资料 4.电子类资料电子类资料 5.保密类资料保密类资料 6.公开类资料公开类资料 三、如何有效开会?三、如何有效开会?5.事先分发会议资料事先分发会议资料确定好会议确定好会议目的和类型目的和类型确定好会议议题、日期、时间确定好会议议题、日期、时间确定好会议参加者确定好会议参加者具备会场和各种备置用品具备会场和各种
14、备置用品准备好要分发的资料准备好要分发的资料充分修饰会议前半部分充分修饰会议前半部分确保会议顺利地进行确保会议顺利地进行充分充分概况会议的结论概况会议的结论得出了令人满意的会议结论得出了令人满意的会议结论分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题 三、如何有效开会?三、如何有效开会?6.对主持人的要求对主持人的要求 三、如何有效开会?三、如何有效开会?不受欢迎的会议主持不受欢迎的会议主持1.准备不充分2.不能发挥自己的作用3.不具备领导能力4.不能进行时间控制时间控制5.趋炎附势6.会议进行方式生硬7.不能充分整理参加者的发言8.强调自己的意见或感情9.不
15、能保持气氛10.不能得出结论 充分确认会议目的和议题充分确认会议目的和议题 以自身的经验、知识或信息等为基础,就议题进行协商以自身的经验、知识或信息等为基础,就议题进行协商 对议题进行分析,讨论其中的问题是什么对议题进行分析,讨论其中的问题是什么 试着寻求问题的解决对策试着寻求问题的解决对策 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动 自己完成资料的准备和草稿,如有必要,也复印一下其他人的资料自己完成资料的准备和草稿,如有必要,也复印一下其他人的资料 如果会议主持者和参加者都如上进行充分的准备,会议就会获得良好如果会议主持者和参加者都如上进
16、行充分的准备,会议就会获得良好 的效果的效果 三、如何有效开会?三、如何有效开会?7.对与会者的要求对与会者的要求 (1)(1)准准時時开会开会,准准時時散会散会(2)(2)遵守制度遵守制度,避免,避免离离席席(3)(3)会议会议目的目的,人人清楚人人清楚(4)(4)充分充分参与参与,全员发全员发言言(5)(5)发发表意見,表意見,条理清楚条理清楚(6)(6)不不推責任,推責任,不诽不诽他人他人(7)(7)发生争辩发生争辩,设设法法缓缓和和 (8)(8)掌握掌握议议程,程,按部就班按部就班 (9 9)集中主題,集中主題,不谈废话不谈废话(10)10)时间时间太长太长,中途中途休息休息(1(11
17、 1)集中精集中精力力,减减少走少走动动(1(12 2)相关相关事事项项,作好作好記記录录(1(13 3)议题结论议题结论,复述一遍复述一遍(1(14 4)达达成共成共议议,分配工作分配工作三、如何有效开会?三、如何有效开会?8.开会过程中的要求开会过程中的要求 会议进行中的注意事项:1)发言内容是否偏离了议题?发言内容是否偏离了议题?2)发言内容是否出于个人的利益?3)全体人员是否都专心聆听发言?4)发言者是否过于集中于某些人?5)是否有人始终没有发言?是否有人始终没有发言?6)某个人的发言是否过于冗长?7)发言的内容是否在朝着结论推进在朝着结论推进?IBM日本公司会议禁用语日本公司会议禁用
18、语基本上基本上例)基本上结束了。基本上行。例)基本上结束了。基本上行。大 致例)大致结束了。大致有希望。例)大致结束了。大致有希望。几 乎例)几乎没有问题。几乎是按计划完成的例)几乎没有问题。几乎是按计划完成的或 许例)或许能行。或许会成功。例)或许能行。或许会成功。觉 得例)觉得能行。绝对不合理。例)觉得能行。绝对不合理。其 他例)在一定程度上完成了。相当耗费时间。将尽快例)在一定程度上完成了。相当耗费时间。将尽快 完成。似乎合适。完成。似乎合适。将努力工作。将尽快予以实施。在某种程度将努力工作。将尽快予以实施。在某种程度 上上会议禁忌事项会议禁忌事项 三、如何有效开会?三、如何有效开会?1
19、发言不长篇大论,滔滔不绝,应言简意赅 (原则上以3分钟为限)2不可从头到尾沉默到底;3不可取用不正确的资料;4不要尽谈些期待性的预测不要尽谈些期待性的预测;5不可做人身攻击;6不可打断他人的发言不可打断他人的发言;7不可不懂装懂,胡言乱语;8不要谈到抽象论或观念论;9不可对发言者吹毛求疵;10不要中途离席;在会议中想参与意见的人和想远离的人在会议中想参与意见的人和想远离的人在开会议时肯定有这样的人:在开会议时肯定有这样的人:1.“大忙人大忙人”型(无视他人,始终专心于其他事情的人)型(无视他人,始终专心于其他事情的人)2.“114接线员接线员”型型(12580接线员,会议期间不停接电话,或者没
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