医药企业学术会议技巧培训课件.ppt
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1、资料仅供参考,不当之处,请联系改正。大多数的企业在会议里决定其基本走向花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高每天都在开会,您会开会吗?调查发现,在浪费时间的事情列表上,会议总是居于首位。因为会议通常都没有很好的组织和召开。资料仅供参考,不当之处,请联系改正。本课程学习的目标本课程学习的目标1、了解会议的目的、种类和体系2、掌握会议操作流程3、了解会议效率不高的原因及对策资料仅供参考,不当之处,请联系改正。课程结构课程结构会议常识会议常识会议管理流程会议管理流程课程回顾课程回顾开会的原因开会的原因会议的成本会议的成本效率不高的原因效率不高的原因会前准备会前准备会中控制会中控制会后追踪会后追踪
2、高效会议清单高效会议清单情景模拟情景模拟资料仅供参考,不当之处,请联系改正。第一部分:会议常识第一部分:会议常识会议常识会议常识开会的原因开会的原因会议的成本会议的成本影响效率的原因影响效率的原因资料仅供参考,不当之处,请联系改正。开了几个会?为会议花掉多少时间?因为开会达成几项共识?因为开会完成几个结论?因为开会加了多久的班?因为开会失去多少关键时刻?因为开会耽误多少工作?算算看,你一周算算看,你一周内总共:内总共:资料仅供参考,不当之处,请联系改正。为什么要开会?资料仅供参考,不当之处,请联系改正。开会让您小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作,公平合理但开会也让您工作时间
3、被分割人多口杂,讨论耗时晚上加班没有产能别人发言比自己开口多耽误重要工作或客戶资料仅供参考,不当之处,请联系改正。终结无效率的浪费,管理您的会议!资料仅供参考,不当之处,请联系改正。会议成本的计算会议成本的计算1.1.会议的时间成本会议的时间成本资料仅供参考,不当之处,请联系改正。2 2.直接的会议成本直接的会议成本资料仅供参考,不当之处,请联系改正。3.3.效率损失成本效率损失成本资料仅供参考,不当之处,请联系改正。小组讨论:小组讨论:会议低效的原因?会议低效的原因?资料仅供参考,不当之处,请联系改正。会议低效的原因会议低效的原因项项 次次原因原因具体表现具体表现(1)时间会议安排在即将就餐
4、的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会。(2)地点会议地点设在经理办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。(3)开会对象的选择必须出席会议的人未到,通知来的是一些可有可无的参加者。(4)主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。(5)参会者的技能参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。(6)会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。(7)开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使会议毫无意义、宣告失败。资料仅供参考,不当之处,请联系改正。会议管理流程会议管理流程会中控制会中控制
5、会议前准备会议前准备第二部分:会议管理流程第二部分:会议管理流程会后追踪会后追踪资料仅供参考,不当之处,请联系改正。一、会前准备一、会前准备明确会议举行的目的明确会议举行的目的合理安排会议时间合理安排会议时间3.3.邀请适当邀请适当的人出席的人出席4.4.准备准备背景资料背景资料5.5.设设定会议议程定会议议程资料仅供参考,不当之处,请联系改正。1.1.明确举行会议的目的明确举行会议的目的信息传播共享动员激励问题解决和决策制定资料仅供参考,不当之处,请联系改正。2.2.合理安排会议时间合理安排会议时间资料仅供参考,不当之处,请联系改正。不要迟到不要迟到 浪费时间等于浪费生命,浪费别人的时间等于
6、谋财害命!不要随意推迟和变更开会时间不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排,有些人可能因此不能出席会议;还会导致召集部门(人)的威信下降。严格按照议程进行,不要超时严格按照议程进行,不要超时资料仅供参考,不当之处,请联系改正。1 1、参会人员的选择、参会人员的选择 知情者 决策参与者 执行者 重大关系人 3.3.邀请适当的人参会邀请适当的人参会资料仅供参考,不当之处,请联系改正。2 2、预约参会人员、预约参会人员找出最适宜所有参会人的开会时间。会议通知(目的、时间、地点)。资料仅供参考,不当之处,请联系改正。有用的信息提前发布到公告栏里。提前发放会议资料,让与会者做
7、好准备。会议结束2-3天内,所有与会者应拿到会议记录。4.4.准备背景资料准备背景资料资料仅供参考,不当之处,请联系改正。5.5.制定议程制定议程 1.列出团队会议的目标 2.为会议制定规则 3.确定与会者名单 4.确定会议召开的时间、地点和持续时长 5.指定会议角色资料仅供参考,不当之处,请联系改正。议程实例议程实例标准化作业流程标准化作业流程推行会议议程推行会议议程会议议题会议议题:如何使用和推行标准化作业流程会议时间会议时间:3月21日(下周一)15:00-16:00 会议地点会议地点:五楼大会议室 与会人员与会人员:作业组各组组长,运营组、质控组全体同事。主持人主持人:区经理记录员记录
8、员:行政助理1、15:00-15:15 标准化作业流程介绍,主讲人区经理2、15:15-15:45 推行方案和时间表,推行过程中可能遇见的问题,与会者讨论。3、15:4516:00 区经理做会议总结,任务分配,并确定检查方法会议资料会议资料:标准化作业流程资料仅供参考,不当之处,请联系改正。练习练习请每组制定一个会议议程,写在白板上,并请其他组进行点评。资料仅供参考,不当之处,请联系改正。二、会中控制二、会中控制资料仅供参考,不当之处,请联系改正。1.开场白开场白欢迎词讲明会议背景及目的宣布会议议程制定纪律规则资料仅供参考,不当之处,请联系改正。开场白示例开场白示例 首先,欢迎各位按时与会。近
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