《新编秘书理论与实务》课件第一单元 项目一.ppt

1、新编秘书理论与实务注：文本框可根据需求改变颜色、移动位置；文字可编辑项目一项目一 秘书职业含义与角色秘书职业含义与角色010203认知秘书职业含义及特征认知秘书职业含义及特征认知秘书角色认知秘书角色认知秘书的职业道德和素养认知秘书的职业道德和素养目录目录01认知秘书职业含义及特征认知秘书职业含义及特征任务任务国外“秘书”的含义国际秘书联合会对“秘书”的界定是：秘书应是上司的一位特殊助手，他们掌握有关办公室事务的处理技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且能在所给予的权力范围内做出决定。欧洲职业秘书联合会对“秘书”的解释是：对其上司的活动和工作范围

2、有足够的了解，能够替上司分担很多工作，能在一定范围内做出决定和发出指示，并在做生意的场合代表其上司。全美秘书协会对“秘书”的定义是：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。日本学者认为：秘书是“帮助与处理各种事务的工作人员”；秘书是“全能运动员”。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的，“赋予性”强，是很难明确界定的，同时也强调了秘书为领导人服务的直接性。日本文化具有东西交融的特点，它对秘书必须绝对忠于领导的要求特别明显。我国现代通用的“秘书”含义秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务

3、的人员。秘书,在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。其主要职能是辅助管理和综合服务;主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等。秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策,综合协调,沟通信息,办文、办会、办事等为主要职能,是领导者、主事者的参谋和助手。02认知秘书角色认知秘书角色任务任务认知秘书角色认知秘书角色一、秘书角色知觉的误区一、秘书角色知觉的误区二、秘书角色错位的表现二、秘书角色错位的表现三、秘书角色意识的培养三、秘书角色意识的培养l 关系越位：秘书与领

4、导的关系在组织上是一种上下级关系,在工作上是一种主辅关系。l 工作越位：秘书和领导在工作中必须各司其职,各负其责,在各自的职责范围内开展工作,不能相互代替。l 表态越位：有些秘书在未经领导授权或者授意的情况下,就对某些问题进行决定性表态,给领导工作带来被动甚至不良的影响,造成表态越位。l 社交越位：秘书经常陪同领导参加一些社交活动,如迎来送往、宴请舞会、录像合影等,有些秘书不能够自觉地甘当配角,不注意突出领导,造成社交越位。l 责任意识：责任意识是秘书角色意识之本。l 服务意识：服务是秘书的本色。l 服从意识：服从是秘书最起码的角色意识,也是一种基本的职业道德品质。l 主体意识：秘书的基本角色

5、是配角,但是秘书作为秘书职业活动的主体,在处理具体业务工作中又必须唱主角，这是由秘书角色的双重性决定的。l 公关意识：秘书需要处理好上下、左右、内外等各种关系,要有很强的公关意识。l 形象意识：秘书的一言一行代表着个人形象、领导形象、组织形象,是三者三位一体的综合形象塑造。l 纪律意识l 秘书是“高级保姆”：这种角色知觉的错误在于把秘书角色完全置于受领导雇用的地位上,不符合我国秘书职业的现状。l 秘书是“漂亮宝贝”：这种角色知觉的错误在于极端地贬低了秘书职业的作用,严重扭曲了秘书职业形象。l 秘书是“领导附庸”：这种角色知觉的错误在于抹杀了秘书职业及秘书工作的真实状态,矮化了秘书的人格形象。l

6、 秘书是“领导高参”：这种角色知觉的错误在于过高估计了秘书角色所发挥的参谋作用,过分夸大了秘书角色的作用。03认知秘书的职业道德和素养认知秘书的职业道德和素养任务任务认知秘书的职业道德和素养认知秘书的职业道德和素养秘书人员要胜任工作,除了具有基本的知识和能力外,还必须具有一定的马克思主义理论修养、政策修养、良好的思想和作风;同时还须遵守本行业的职业道德。这些修养知识、能力和职业道德,有些可以在走上工作岗位之前,即在学校中学到,但只是形成初步的认识,更重要的是在工作实践中切身体会、巩固完善和提高。(1)忠于职守,自觉履行各项职责。(2)服从领导,当好参谋。(3)甘当无名英雄。(4)谦虚谨慎,办事

7、公道,服务热情。(5)遵纪守法,廉洁奉公,不假借领导名义以权谋私。(6)恪守信用,严守机密。(7)实事求是,勇于创新。(8)刻苦学习,努力提高思想、科学文化素质。(9)钻研业务,掌握秘书工作各项技能。秘书的职业道德认知秘书的职业道德和素养认知秘书的职业道德和素养 1.秘书应具备的政治素养：一是坚定正确的政治方向,思想敏锐;二是强烈的事业心;三是较高的理论政策水平;四是实事求是的思想作风;五是淡泊明志,乐于奉献;六是踏实细致,一丝不苟。2.秘书应具备的知识素养：文化基础知识(包括外语、计算机、人文知识等);秘书专业知识(礼仪、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作知识等);相关专业知识(政治、

8、经济、法律、财会管理知识等)。秘书的素养认知秘书的职业道德和素养认知秘书的职业道德和素养 3.秘书应具备的能力素养：表达能力(包括口头、文字等表达能力);调研能力(包括调查能力和研究能力);办事能力(包括熟悉职权范围、知晓办事渠道、熟悉办事程序、了解有关业务、能区分轻重缓急);交际能力(包括善于跟不同年龄、文化程度、个性、爱好的人交往,注重礼节、礼仪,能妥善处理交际中的矛盾冲突,能控制自己的情绪);管理能力(包括辅助决策、调查、督察);应变能力(能适应环境、岗位和工作条件的变化,适应突发事件);操作能力(包括办公设备、通信工具的使用和保管);学习能力(包括阅读力、鉴赏力、记忆力、分析力、综合概括力等)。秘书的素养实训任务天地公司的赵总经理对新来的钟秘书说:“市场部的报告拖了好几天了,你去对市场部的马经理说,如果今天下班之前他还不交过来,叫他明天干脆在家带孩子得了!”假如你是钟秘书,你该怎么对市场部马经理传达?(1)理解秘书所处角色,假设自己处于这样的角色情况下,该如何处理才不会影响同事或上下级之间的关系。(2)分组讨论,在课堂上陈述,集体点评。谢谢观赏谢谢观赏