《新编秘书理论与实务》课件第三单元 项目三.pptx

1、项目项目三三 会会间服务间服务010203做好会议接待做好会议接待会议现场服务会议现场服务收集、编发会间信息收集、编发会间信息目录目录04会议突发事件处理会议突发事件处理01做好会议接待做好会议接待任务任务一、会议接站工作一、会议接站工作 1.接站的准备内容：要制作醒目的牌子或横幅 两个人一班 2.接站的车辆安排：企业内部的车辆 专业性的汽车出租公司提供的车辆一、会议接站工作一、会议接站工作 3.接站工作程序：(1)收集会议的回执和反馈信息,掌握与会代表的名单以及飞机、火车抵达的准确时间,并将其编制成一目了然的表格,便于统一协调。(2)根据总表的信息,安排接站的车辆和人员。(3)对安排的人员进

2、行培训并提出要求。(4)接站人员要人手一份与会代表抵达的时间表,按分工的时间和线路迎接。(5)要有统一的指挥调度系统,明确交通工具的班次和具体的时间、地点,并要掌握与会议代表的联络方式。(6)对于自备交通工具的外地与会人员,要事先通过发传真或电话的形式告知对方到达报到地点的详细路线图。一、会议接站工作一、会议接站工作 4.接站的分工和要求：(1)接站的分工。接站人员主要分为两部分,一部分人负责在飞机场或车站迎接参会者,包括所设立的接站点的工作人员和司机等;另一部分是在会议的住宿地点负责报到工作的人员。(2)接站的要求。要做到准确无误地接送,就要做好充分的准备:第一,要掌握代表的名单及抵达的准确

3、时间。第二,要备有足够用的车辆。第三,要有良好的指挥调度。第四,所有车辆和人员要按时间、路线接送。二、报到与签到二、报到与签到工作工作 1.报到工作的内容 在证实报到人员身份后,将预先准备好的文件袋(包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等)发给报到人员。2.会议签到和引导工作(1)签到工作的内容：迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。(2)会议签到的方式：小型会议一般采用签到簿签到的办法(3)签到工作的程序：选择负责会议签到的工作人员准备签到所需的签到笔、签到簿或签到卡的刷卡机等用品与设备负责签到工作人员要提前到达会场迎接参会人员向与会者介绍签到工作的内容发放会议资料和票证二、报

4、到与签到工作二、报到与签到工作(4)会议签到的要求：第一,准备会议签到的用具要方便、好用、充足。第二,负责会议签到的工作人员要提前到岗。第三,签到处的位置要易找,并标示清楚。第四,签到工作要耐心细致、热情周到。(5)引导与会人员就座的方法：第一,陪伴重要来宾入场就座。第二,为上司和来宾作介绍。第三,帮助来宾领取姓名卡片并引领其入座。第四,耐心热情回答来宾的询问。二、报到与签到工作二、报到与签到工作 第一,事先要准备好签到用的登记簿、签字笔等签到用品,必要时要事先准备好嘉宾留言簿。第二,负责签到的人员要提前到岗,使到会较早的人员不致产生无人过问的尴尬感觉。第三,参会人数较多的会议,应注意选择签到

5、的方式,避免在会场门口出现拥挤、混乱的局面。第四,人数较少的小型会议,可由秘书按照事先确定的与会人员名单逐一进行签到,来一人划掉一人,以便迅速掌握与会者的状况。第五,及时准确地统计出到会人数,会议主持者往往在会议即将开始之前,需要掌握到会和缺席人员名单。第六,大型会议可用签到卡和电子签到机配合使用,与会者只需要将自己的电子卡送入签到机插口,有关数据即传入会议组织中心。三、会议食宿工作三、会议食宿工作 1.预订会议住宿的程序：(1)通过会议回执,掌握到会人员的数量和订房规格。(2)向宾馆、酒店预订会议用房。2.确认会议住宿的程序：(1)与参会人员确认。(2)与饭店或酒店确认预订。(3)会议娱乐活

6、动。3.住宿安排注意事项：(1)选择会议住宿地点的要求。(2)会议住宿的房间安排。02会议现场服务会议现场服务任务任务一、做好会议记录一、做好会议记录 1.为会议记录做好准备工作：(1)准备进行会议记录所需的物品(2)提前参阅一下其他的会议记录(3)提前到达会场,安排好做会议记录的地方(4)在利用录音机的同时,必须手工记录 2.会议记录的内容：(1)会议描述。(2)与会者姓名。(3)会议的主要内容。(4)在会议记录中产生的问题。(5)其他事务。(6)主席签名。一、做好会议记录一、做好会议记录 3.会议记录的结构：(1)标题。(2)正文。(3)尾部。4.会议记录的要求：(1)速度要求。(2)真实

7、性要求。(3)资料性要求。二、摄影、摄像服务二、摄影、摄像服务(1)拍摄空镜头。(2)拍摄签到过程。(3)拍摄领导和贵宾的发言。(4)拍摄宴会。(5)拍摄合影。三、计算机速记服务三、计算机速记服务(1)速记员要有保密意识,绝对保证会议信息的安全。(2)实时听录速度要达到180字/分钟以上,错误率控制在1%以内。(3)要熟悉该会议涉及的专业术语,能够顺畅记录专业性内容。(4)现场记录经验比较丰富。四、外语翻译服务四、外语翻译服务 随着国际化程度的提高,国际性会议越来越多,对外语翻译的需求也越来越大,要求也越来越高,这就要求会议翻译外语水平、专业水平要达到标准,要有较强的服务意识。作为会议组织方,

8、要事先让翻译人员熟悉会议的相关内容和要求,为翻译工作做好充分准备。五、会议参观与游览服务五、会议参观与游览服务 1.会议参观的安排与服务：会议的组织方要做好安排与服务工作,包括联系被参观的组织、拟定参观方案、做好参观出发前的准备和参观接待工作。参观接待工作做得是否到位关系到多方组织的形象。2.会议游览的安排与服务：(1)维持游览秩序。(2)安排食宿。(3)特殊情况处理。03收集、编发会间信息收集、编发会间信息任务任务一、会议简报的特点一、会议简报的特点简真新快二、会议简报的写法二、会议简报的写法密级密级会议简报会议简报(第期第期)编编年年月月日日按语按语:。主体主体:。结尾结尾:。送送:、共印

9、共印份份会议简报样式会议简报样式1.报头：简报名称、期号、编印单位与印发日期2.报核：按语、标题、导语、主体、结尾、背景3.报尾04会议突发事件处理会议突发事件处理任务任务一、突发事件的含义一、突发事件的含义 突发事件可被广义地理解为突然发生的事情,包括两层含义:第一层含义是事件发生、发展的速度很快,出乎意料;第二层含义是事件难以应对,必须采取非常规方法来处理。会议突发事件是指会议过程中发生的、无法预料、难以应对的、必须采取非常规方法来处理的事件。二、突发事件的特点二、突发事件的特点突发性危害的严重性变化发展的不确定性处置的紧迫性广泛的影响性三、处置突发事件的基本要求三、处置突发事件的基本要求(1)及时报告。(2)提前采取应急处置措施。(3)妥善处理善后工作。(4)处理突发事件,既要大胆、果断,又要注意细致、稳妥。