《新编秘书理论与实务》课件第二单元 项目五.pptx

1、项目项目五五 时间时间管理与临时事务处理管理与临时事务处理010203安排值班工作安排值班工作工作时间表的编制与管理工作时间表的编制与管理安排约会安排约会目录目录04临时事务处理临时事务处理01安排值班工作安排值班工作任务任务一、值班工作的任务与要求一、值班工作的任务与要求 1.办理上司交办的事项：(1)临时性的会议通知。(2)有关部门和有关人员对上司某一批示、要求的贯彻落实情况进行查问,并将查问的结果及时回复给领导。(3)受委托做好接待工作。(4)向有关单位人员转告上司的指示等。(5)为上司生活服务的某些工作。2.上传下达,沟通内外 3.认真处理来函、来电一、值班工作的任务与要求一、值班工作

2、的任务与要求 4.负责接待工作：(1)上级单位工作人员来了解或指导工作。(2)外地单位来参观、学习、考察。(3)专程前来反映意见的人员对本单位的工作提出意见、建议和要求。5.掌握上司的外出活动情况 6.协调处理安全保卫工作二、值班工作二、值班工作规范规范 1.坚守值班岗位 2.认真处理事务 3.做好值班记录 4.热情接待来访者 5.加强安全保卫工作三、值班工作程序三、值班工作程序制定值班制度与值班规定编制值班安排表通知并给领导班子发放值班表值班人员做值班记录重大事件做值班报告值班结束交接班四、值班事务处理的方法与技巧四、值班事务处理的方法与技巧(一)做好公务接洽工作 1.公务接洽的职责范围(1

3、)传达、承办公司电话指示、通知和其他联系事项。(2)负责所属单位的电话请示、报告的传递和答复。(3)负责同各方面派来的办事人员商洽。(4)负责转办或落实上司临时交办的事项。2.按照接洽事项的性质采取适当的办法处理(1)对电话或来人商洽的简单事项直接处理。(2)把应由有关部门处理的事项介绍给有关部门处理。(3)对电话或来人商洽的重要事项请示上司后处理。3.建立健全公务接洽制度(1)岗位责任制度。(2)登记、记录制度。四、值班事务处理的方法与技巧四、值班事务处理的方法与技巧(二)掌握汇报情况的技巧(1)问明情况,做好记录。(2)重要情况,及时报告。(3)谨防假冒,避免失误。(三)处置突发事件和紧急

4、情况(1)尽快做出合理的反应。(2)准确了解具体情况。(3)积极主动做好预测。五、值班安排表的制作五、值班安排表的制作时间时间值班人值班人带班人带班人姓名所在单位电话姓名电话月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日月日六、值班内容的记录六、值班内容的记录1.值班日志时间时间日时分日时分日时分日时分值班人值班人记事记事待办事项内容承办事项承办事项接班人签字处理结果处理结果 值班日志编号:六、值班内容的记录六、值班内容的记录2.值班报告值班报告编号:报告事项报告事项来人、来电、来函来人、来电、来函单位单位时间姓名姓名职务电话内容摘要内容摘要:拟办意见:经理批示:处理结果处理结果

5、:报告单位报告单位:六、值班内容的记录六、值班内容的记录3.来人登记与接待记录序号序号姓名姓名性别性别单位单位乘坐乘坐车辆车辆携带携带物品物品办理办理事项事项进入进入时间时间出门出门时间时间备注备注外来人员登记表来访人姓名来访人姓名来访人单位来访人单位接待时间接待时间年月日时分至年月日时分拟办意见拟办意见:经理意见经理意见:处理结果处理结果:值班人签字值班人签字:接待记录表六、值班内容的记录六、值班内容的记录4.电话记录电话记录电话记录编号编号:时间时间:年月日时分至时分年月日时分至时分来电单位来电单位发话人姓名来电单位电话号码来电单位电话号码值班接话人姓名通话内容摘要通话内容摘要:经理意见经

6、理意见:处理结果处理结果:值班人签字值班人签字:专用电话记录本六、值班内容的记录六、值班内容的记录 5.处理值班电话的要求(1)要有耐心。(2)要有热心。(3)要有恒心。七、交接班七、交接班 值班结束后,应有完备的交班手续。办理交接班应注意以下几点:(1)必须当面交接,不能委托他人。(2)交清值班记录,说明在班内出现的问题及处理方法。(3)值班人在值班记录上签名,确认记录内容。02工作时间表的编制与管理工作时间表的编制与管理任务任务一、工作时间表的设计一、工作时间表的设计时间时间星期一星期一星期二星期二星期三星期三星期四星期四星期五星期五9:0010:0011:0012:0013:0014:0

7、015:0016:0017:0018:00周计划表二、工作时间表的编制填写要二、工作时间表的编制填写要求求(1)根据需求确定编制时间的周期。(2)收集并列出该阶段所有工作、活动或任务。(3)发现活动安排有矛盾时,主动与负责人协商,及时调整。(4)按照时间顺序将任务排列清晰。(5)绘制表格,标明日期、时间和适合的行、列项目。(6)用简明的文字将信息填入表格,包括内容、地点。三、工作日志的内容与编写要求三、工作日志的内容与编写要求(一)编制自己(秘书)的工作日志 1.手工填写的工作日志(1)提前了解上司工作和活动的信息(2)提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。(3)输入或填写的信息要清

8、楚、方便阅读,保持日志整洁(4)输入或填写的信息要完整(5)输入或填写的信息要准确,当日出现情况变化时,应立即更新日志,并告知上司出现的变化。(6)在上司日志发生变化时,应更改自己的日志(7)在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备(8)协助或提醒上司执行日志计划,必要时帮助上司排除干扰。三、工作日志的内容与编写要求三、工作日志的内容与编写要求(一)编制自己(秘书)的工作日志 2.电子工作日志 秘书可以使用计算机电子日志来管理时间,输入的方法和内容与手工填写日志基本相同。三、工作日志的内容与编写要求三、工作日志的内容与编写要求(二)管理上司的工作日志 1.上司的日志内容(1)上司在单

9、位内部参加的会议、活动情况,要记录清楚时间、地点、内容。(2)上司在单位内部接待的来访者,要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。(3)上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况,要记录清楚时间、地点的确切细节、对方的联络办法等。(4)上司个人的安排,如去医院看病等,以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。(5)上司私人的信息,如亲属的生日,以提醒上司购买生日卡或礼物。三、工作日志的内容与编写要求三、工作日志的内容与编写要求(二)管理上司的工作日志 2.管理上司工作日志时的注意事项(1)秘书应确保上司日志信息的保密,只给上司授权的人查阅。(2)要保持两份工作日志信息一致和准确,若上司有了新安

10、排,应立即补充、更新。(3)秘书应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短,每天最早和最晚可安排约会的时间,以便安排的约会符合要求。(4)秘书应熟悉上司用餐和休息的时间,以便安排约会时避开上司的休息时间。三、工作日志的内容与编写要求三、工作日志的内容与编写要求(三)工作日志的变化与调整 1.一般的变更(1)原定结束时间延长超时。(2)追加紧急的或新添的项目。(3)项目的时间调整、变更。(4)项目终止或取消。2.工作日志变更后的应对方法(1)安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙(2)遵循先重急后轻缓的原则,并将变更的情况报告上司,慎重处理。(3)确定变更后,应立即做好有关善后工作(4)再次

11、检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上,不要漏记和忘记修改。三、工作日志的内容与编写要求三、工作日志的内容与编写要求(四)其他时间管理的工具 有许多种简单的时间管理辅助手段有助于秘书有效地分配和管理时间,例如,效率手册、时间表、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表、“在不在”布告板等。这些表格的制作方法基本相似,目的也都是通过记录或可视化信息帮助人们记忆和相互之间的沟通。03安排约会安排约会任务任务约会,是指企事业单位、部门的领导在事先约定的时间、地点与别人会面洽谈业务、商洽工作、交流信息、联络感情的活动。为领导作约会安排的基本原则有以下几条:(1)依领导习惯安排约会日程表,不打乱领导的常

12、规工作。(2)在领导精力充沛时安排约会,节假日不作安排。(3)安排约会应遵从公司总目标、总任务和整体计划。(4)分清轻重缓急,合理安排约会。(5)协助搜集约会相关信息,使领导心中有数。(6)弹性安排,留有余地。安排约见间隙留出1015分钟的机动时间。(7)根据约见时间的临时变化而及时调整。(8)每天上班时请领导核对日程表,确认领导与秘书的日程表是否一致,有无约会疏漏。(9)注意提醒领导准时赴约,力求不误约、不失约。(10)领导的约会安排要注意保密。04临时事务处理临时事务处理任务任务 一、上司临时交办事一、上司临时交办事项的项的特点特点 1.广泛性 2.临时性 3.具体性 4.紧迫性 二、上司

13、临时交办事二、上司临时交办事项的范围项的范围(1)文书工作事项。(2)会务工作事项。(3)信访工作事项。(4)信息工作事项。(5)调研工作事项。(6)督查工作事项。(7)联络工作事项。(8)协调工作事项。(9)接待工作事项。(10)其他交办事项。三、办理上司临时交三、办理上司临时交办事项的办事项的原则原则 1.积极主动,千方百计 2.既要符合政策,又要灵活变通 3.件件有着落,事事有回复 四、上司临时交办事四、上司临时交办事项的办理方法项的办理方法 1.接受工作任务要弄清“三要素”2.优化办事成果“三比较”3.把握好办事“三形式”4.检验办事效率“三标准”5.向上司复命“三注意”五、办理上司交办事项时应注意的问题五、办理上司交办事项时应注意的问题 1.要态度和蔼,协商解决,不要打着上司的旗号发号施令 2.要坚持原则,按章办事,不要违法乱纪、为达到目的而不择手段 3.要一视同仁,不分亲疏,不要看人办事,有失公平