《新编秘书理论与实务》课件第一单元 项目二.pptx

1、项目二项目二 秘书秘书工作任务与方法工作任务与方法010203认知秘书工作任务认知秘书工作任务认知秘书工作人际关系认知秘书工作人际关系认知秘书工作方法和艺术认知秘书工作方法和艺术目录目录01认知秘书工作任务认知秘书工作任务任务任务 参谋辅助 协调工作 调查研究 信息工作 督查工作政务性工作 文稿撰写 文书处理 档案管理 会务工作 信访工作 保密工作 公关工作业务性工作 接待工作 日常事务 通信联络 随从工作事务性工作02认知秘书工作人际关系认知秘书工作人际关系任务任务某公司是一家规模较小的私营企业,总裁办只有三个秘书。总裁办主任是个男性,他还兼着人力资源部经理。除了主任,就是经验丰富的李娜和今

2、年刚刚参加工作的马丽。这天上午,李娜外出有事,办公室只留下主任和马丽。这时,一位看上去似乎有些耳背的老人拿着一张发票走了进来,可能是找销售部找错了门。马丽正好有点事情要出去,顺路将他领到销售部去了。不巧,马丽刚走,总裁就来电话,让主任把新车间的设计图送去。负责文件收发的是马丽。主任左翻右翻怎么也找不到图纸,于是等得不耐烦的总裁在电话里大发雷霆:“怎么搞的?连张图纸也找不到,你这个主任一天到晚在干些什么?”主任只好沮丧地等马丽回来。马丽刚进门,主任就把自己胸中的怒气全部朝马丽宣泄:“托您的福,总裁给了好果子吃!你干什么去了?!”马丽想说明,但主任根本不给她说话的余地:“废物!饭桶!”马丽怎么受得

3、了这样的委屈,她泪流满面地冲出办公室,屋里只剩下主任对着天花板抽闷烟。这时,李娜回来了。现在,李娜应该怎么办?一、秘书处理人际关系的准则一、秘书处理人际关系的准则准则尊重公允宽容与体谅赞美他人乐于助人礼貌和礼仪二、秘书与上司的关系二、秘书与上司的关系 1.秘书与上司关系的特征(1)工作上的主从性。(2)知识、能力、体力、思维的补充性。(3)人际关系的首属性。(4)人格上的平等性。2.秘书与上司关系的处理原则(1)主动配合、适应。(2)服从,但不盲从。(3)委婉提醒,适时规劝。(4)维护上司间的团结。三、秘书与一般同事的关系三、秘书与一般同事的关系 1.秘书与一般同事关系的特征：秘书与一般同事纯

4、粹是工作上的合作关系,是完全平等的、相对稳固的业务关系 很难与基层职工打成一片 职工往往视秘书为上司的替身,上司又会把秘书看作职工的代言人 2.秘书处理与一般同事关系的原则和要求：(1)真诚地关心别人。(2)同等友好,等距交往。(3)维护团结。03认知秘书工作方法和艺术认知秘书工作方法和艺术任务任务一、秘书工作的方法一、秘书工作的方法 1.为领导工作做铺垫的方法：(1)准确把握领导的工作目标。(2)明确领导工作进程的环节,明确各个环节的时间要求、任务内容与各方面的关系以及要取得的阶段性成果等。(3)明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法,以便事先准备。(4)加强与领导的沟通,不仅在开展某项工

5、作之前要沟通,明确工作的目的和程序,而且在每一个环节也要沟通,随时把握动态,做好应对准备。秘书的铺垫工作方法可以归纳为:以领导的工作目标为指导,按领导的工作进程和将要采取的措施的要求进行操作,与领导密切沟通以保证铺垫工作的有效性。一、秘书工作的方法一、秘书工作的方法 2.对领导工作拓展伸延的方法：(1)准确把握领导每项工作预期的效果,通过这些拓展和伸延性工作,努力使领导工作取得圆满的结果。(2)把握领导工作后续事务的具体要求。(3)注重工作的整体连续性和承继性。秘书对领导工作的拓展和伸延的工作方法,可以归纳为以保证取得领导工作的预期效果为目标,严格按要求办事,在注重整体连续性和承继性的同时,注

6、意应变,使工作落在实处、产生实效。一、秘书工作的方法一、秘书工作的方法 3.为领导工作代劳的方法：(1)要忠实地体现领导意图。(2)要严格按照领导的授权范围办事。(3)要扮演“双重角色”。(4)要加强双向交流。(5)要维护整体的功利观。秘书为领导工作代劳的方法,可以概括为忠实执行领导意图,严守授权范围,扮演双重角色,注重双向交流,维护整体功利,促进领导工作效率的提高。一、秘书工作的方法一、秘书工作的方法 4.伴随领导公务活动的方法：(1)要以领导公务活动的目的为依归,不应有个人目的,否则就可能给领导公务活动带来干扰。(2)要按领导工作进展做出具体周密的安排。(3)要尽可能为领导提供便利条件。(

7、4)要随时随地地保持与领导活动步调的和谐一致性。(5)要注重拾遗补缺,即发现领导公务活动中的疏漏和失误,要及时协助领导尽快纠正。(6)要主动适应变化,确保领导公务活动的有序进行。秘书伴随领导公务活动的工作方法,可以概括为以公务活动的目的为依归,按公务活动进展进行周密安排,提供便利、步调一致、拾遗补缺、随机应变,以保证领导工作有序进行。一、秘书工作的方法一、秘书工作的方法 5.领导与秘书主辅配合的一体化：秘书为领导工作做铺垫、对领导工作拓展伸延、为领导工作代劳、伴随领导公务活动都是秘书发挥综合性跟踪辅助和服务职能作用的体现形式,不同的形式在实践中常常是相互联系、相互渗透的,整体上对领导工作有着不

8、可替代的辅助作用。只有领导与秘书双方都在实践中加强相互沟通,才能达到主辅配合一体化的境界。任何一方存在不足,都难以实现有效而和谐的主辅配合。二、秘书工作的艺术二、秘书工作的艺术 1.受意的艺术：(1)从把握领导工作的热点上领会领导意图。(2)从把握领导思想的闪光点上领会领导意图。(3)从不同角度捕捉和领会领导意图。(4)从把握领导个性特点中领会领导意图。(5)从把握领导意图的实质上领会领导意图。2.请示的艺术：(1)请示的对象要选准。(2)请示的内容要单一。(3)请示的形式要灵活。(4)请示的时机要适当。(5)请示的态度要谦恭。二、秘书工作的艺术二、秘书工作的艺术 3.报告的艺术：(1)报告的内容要客观真实。(2)报告的方式要灵活多样。(3)报告要区分不同对象。(4)报告的时机要恰到好处。(5)报告的语言要简明扼要。4.挡驾的艺术：(1)来访挡驾。(2)电话挡驾。(3)事务活动挡驾。