《新编秘书理论与实务》课件第四单元 项目三.pptx

1、项目项目三三 商务商务庆典与信息发布会庆典与信息发布会010203庆典活动策划庆典活动策划签字仪式策划签字仪式策划信息发布会策划信息发布会策划目录目录01庆典活动策划庆典活动策划任务任务一、庆典准备工作一、庆典准备工作 1.做好典礼的舆论宣传工作：(1)组织可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴庆典告示,以引起公众的注意。(2)广告或告示的内容一般包括:庆典举行的日期;庆典地点;组织的经营范围及特色;活动的优惠情况等。(3)庆典广告或告示发布时间:活动前的35天。(4)邀请记者在庆典仪式举行时到现场进行采访、报道,予以正面宣传。一、庆典准备工作一、庆典准备工作 2.准备

2、开幕词、致答词(1)注意控制发言时间。(2)开幕词、致答词要言简意赅、热情庄重,起到联络感情、增进友谊的作用。3.拟定典礼程序 4.做好来宾邀请工作 5.发放请柬(1)提前一周发出请柬,便于被邀者及早安排和准备。(2)请柬的印制要精美,内容要完整,文字要简洁,措辞要热情。(3)一般的请柬可派员送达,也可通过邮局邮寄。一、庆典准备工作一、庆典准备工作 6.做好场地布置工作(1)活动场地视活动内容需要而定,可以是专门的会场,也可以在正门之外的广场或正门之内的大厅。(2)布置主席台或坐椅。(3)现场装饰。7.做好各种物质准备(1)用品准备:来宾的签到簿;本单位的宣传材料;彩带、剪刀、托盘;待客的饮料

3、等。(2)设备准备:音响、录音录像、照明设备以及庆典所需的各种用具、设备,必须事先认真进行检查、调试,以防在使用时出现差错。一、庆典准备工作一、庆典准备工作 8.安排接待服务人员(1)在举行庆典的现场,一定要有专人负责来宾的接待服务工作。(2)除教育本单位全体员工在来宾面前人人都要以主人翁的身份热情待客、有求必应、主动相助之外,更重要的是要分工负责、各尽其职。(3)在接待贵宾时,须由本单位主要负责人亲自出面。(4)在接待其他来宾时,可由本单位的礼仪小姐负责。(5)在来宾较多时,须为来宾准备好专用的停车场、休息室,并应为其安排饮食。9.做好礼品馈赠工作(1)宣传性。(2)荣誉性。(3)独特性。二

4、、庆典仪程二、庆典仪程迎宾典礼开始致贺词与答词剪彩典礼结束三、庆典组织注意事项三、庆典组织注意事项(1)考虑庆典活动的预期效应。(2)制订庆典活动的全局性计划。(3)做好庆典活动前的各项准备工作。(4)注意接待工作中的礼仪规范。(5)对庆典活动进行总结并与预期效果比较。02签字仪式策划签字仪式策划任务任务一、签字仪式的类型一、签字仪式的类型双边签约仪式多边签约仪式二、待签合同文本的要求二、待签合同文本的要求(1)依照商界的习惯,在正式签署合同之前,应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。按常规,应为在合同上正式签字的有关各方均提供一份待签的合同文本。必要时,还可再向各方提供一份副本。

5、(2)如果是签署涉外商务合同,按照国际惯例,待签的合同文本应同时使用有关各方法定的官方语言。(3)待签的合同文本应以精美的白纸印制而成,按大八开的规格装订成册,并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。三、签字仪式工作程序三、签字仪式工作程序 1.启动签字仪式的准备工作(1)选好签字地点,即签字厅。(2)确定签字日期。(3)签字厅布置。(4)在签字桌上,循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。(5)与外商签署涉外商务合同时,还需要在签字桌上插放有关各方的国旗。(6)准备好酒水和双方的签字文本、签字笔。(7)选派两个助签人员和若干礼仪小姐。(8)通知有关方面人员出席仪

6、式。三、签字仪式工作程序三、签字仪式工作程序 2.安排签字的座次(1)签署双边性合同。第一,应请客方签字人在签字桌右侧就座,主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。第二,双方各自的助签人,应分别站立于己方签字人的外侧,以便随时对签字人提供帮助。第三,双方其他随员,可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座,也可依照职位的高低,依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行,站立于己方签字人的身后。第四,当一行站不开时,可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例,排成两行、三行或四行。原则上,双方随员人数应大体上相当。三、签字仪式工作程序三、签字仪式工作程序 2.安排签字的座次(2)签署多边性合同。第

7、一,一般仅设一个签字椅。第二,各方签字人签字时,须依照各方事先同意的先后顺序依次上前。第三,助签人应随之一同行动。在助签时,依“右高左低”的规矩,助签人应站立于签字人的左侧。第四,有关各方的随员,应按照一定的序列,面对签字桌就座或站立。三、签字仪式工作程序三、签字仪式工作程序 3.签字仪式的程序(1)请双方人员进入签字厅。(2)签字人员入座,客右主左。(3)其他领导各按顺序在己方签字人座位后面站立排好。(4)助签人员分别在己方主签人外侧协助翻揭文本,指明签字处,协助交换文本,签两次字后再交换文本各自保存。(5)礼仪小姐送上香槟酒或其他红酒,主客双方干杯相互祝贺。(6)双方简短致词(主先客后)后

8、合影留念。03信息发布会策划信息发布会策划任务任务一、信息发布会释义一、信息发布会释义信息发布会,简称发布会,它是一种主动传播各类有关的信息,谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效沟通方式。二、举办信息发布会的注意事项二、举办信息发布会的注意事项(1)主持人应充分发挥其主持者和组织者的作用,言谈庄重而幽默,能把握会议议题,掌握会议时间,活跃会议气氛。(2)发言人讲话应简明扼要、重点突出、清晰流畅,对记者提问要随问随答、回答诚恳而巧妙。(3)发布的信息必须准确无误,发现错误应立即更正。对于不便发表和透露的内容,应委婉地做出解释。(4)各位发言人在重大问题上要统一口径,

9、切忌说法不一。(5)不要随意打断记者的发言和提问,也不能以各种表情、动作表示不满。对各方记者要一视同仁,不能厚此薄彼。(6)注意仪表修饰。三、信息发布会工作程序三、信息发布会工作程序 1.信息发布会的准备(1)确定信息发布会的主题。1)说明性主题。2)解释性主题。(2)选定发布会举行的时机。(3)确定信息发布会举行的地点。(4)确定邀请的对象。(5)选择信息发布会的主持人和发言人。三、信息发布会工作程序三、信息发布会工作程序(6)准备会议材料。第一,发言人的发言稿。第二,回答提纲。第三,报道提纲。第四,其他辅助材料。(7)预算会议所需费用。(8)其他准备工作。三、信息发布会工作程序三、信息发布会工作程序 2.信息发布会的实施(1)签到。(2)分发会议资料。(3)宣布会议开始。(4)发言人讲话。(5)回答记者提问。(6)接受重点采访。三、信息发布会工作程序三、信息发布会工作程序 3.发布会后的工作(1)了解新闻界的反应。(2)整理保存会议资料。(3)酌情采取补救措施。四、注意事项四、注意事项 在信息发布会结束后,应安排冷餐会、酒会之类的宴请,借此机会沟通与新闻界的关系,增进相互的理解与支持。秘书此时应有针对性地收集各方对发布会及其内容的反映,并建立与新闻媒体和其他公众的联系。