公文写作与处理课程总结用复习课课件.ppt
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1、一、概述二、公文格式三、行文规则四、公文的文种及写作要求五、公文处理程序六、公文归档管理“公文”与“公文写作”的定义国家行政机关公文处理办法简介公文制发的要求公文的作用 公文:即公务文书,是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书,是进行公务活动的重要工具。公文写作,是指公文的起草与修改,是撰写者代机关立言,体现机关领导意图和愿望的写作活动。2000年8月24日,国务院以国发23号文发布了国家行政机关公文处理办法(以下简称办法),并于2019年1月1日起实施。而此前执行的办法是由国务院办公厅于1993年11月21日发布的。新办法与旧的相比,有四个明显
2、特点。发布机关规格高,由国务院直接颁布,更具权威性。强调了领导干部要高度重视公文处理工作 (办法第六条)。注重与国际惯例接轨,如规定公文用纸统一用A4(办法第十二条)。更注重公文的规范性。对公文的行文规则、发文办理、收文办理、公文的归档与管理都提出了更为明确具体的规定,使公文处理工作更加规范。第一章 总 则 (第1-8条)第二章 公文种类 (共13种)第三章 公文格式 (第10-12条)第四章 行文规则 (第13-23条)第五章 发文办理 (第24-29条)第六章 收文办理 (第30-37条)第七章 公文归档 (第38-43条)第八章 公文管理 (第44-53条)第九章 附 则 (第54-57
3、条)要有目的;要有使用范围;要有严格的制发程序和规范的体式。领导和指导作用行为规范的作用公务联系作用4.信息传递的作用记载凭证作用 公文的组成 公文标识 公文的印刷要求 用一个形象的比喻,眉首可称之为公文的“头”,主体称之为公文的“身”,版记称之为公文的“脚”。把公文各要素分为“头”、“身”、“脚”三部分,既便于从总体上掌握其联系,又便于对其进行“解剖”,掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点,也是本标准在结构上的最大特点。密级保密期限紧急程度序号备注:如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1行;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右
4、上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。紧急程度:文件(特急、急件),电报(特提、特急、加急、平急)。1.1.发文机关标识发文机关标识:发文机关名称或规范化简称+文件(通常说的文件的红头,发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。)。2.2.发文字号发文字号:机关代号+年份(用六角括号括起来,如2009+顺序号(前面不加第、不加零,从1开始往上编,但命令、令的编号则直接为“第号”)。上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号
5、楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。学工部学工部教务处教务处签发人:李某王某 红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。标题由发文机关+事由+文种组成(标题中,除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点,命令、令一般不需标题,直接就是正文,公告,可以只以“公告”两字当标题)。标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关
6、名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。请示、报告、意见、函、通知、通报、批复、议案等都有明确的主送单位,命令、决定、公告、通告可以无主送单位。正文正文:(字体为3号仿宋)层次序数:分一、1、四个层次。层次使用不能跨层次。数字使用:除固定词组、惯用语用汉字、其他都用阿拉伯数字;数字不能太长;计量单位要用国际计量单位;单位用汉字表述,不能用英文表述。第一层,用汉字的一二三四每个序数后用顿号(占一格)。有时不用顿号,序号作为小标题时,在序号小标题间空一格即可。第二层,用半圆括号的汉字(一)(二)(三)后面不加
7、标点。第三层,用阿拉伯字1 2 3 4第四层,用半圆括号阿拉伯字(1)(2)(3)(4)四层序码的顺序是一、(一)、四层序码的顺序是一、(一)、1 1、(、(1 1),不能颠倒,),不能颠倒,也不能混用。还可以用汉字甲乙丙丁,也可以用汉字拼音也不能混用。还可以用汉字甲乙丙丁,也可以用汉字拼音字母大写字母大写ABCDABCD,小写,小写abcdabcd,或者第一、第二、第三。,或者第一、第二、第三。公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行
8、顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号)。落款落款:由落款时间和印章组成。用汉字将年、月、日标全;用汉字将年、月、日标全;“零零”写为写为“”;成文日期要用汉字书写,即俗称的“大写”,不能用阿拉伯数字与汉字混用,规定零要写成“”,是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列,而采用“一、三、五”这种写法用“”比较协调。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压成文时间,印章用
9、红色。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章
10、之下右空2字标识成文时间。附注附注:在落款之下,主题词之上,如:“此件发至县团级”、“此件可见报”等。请示件要在附注处标明联系人的姓名与联系电话。主题词主题词:13类文种的文件都要标主题词。(主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。)版记版记:由印发单位(全称,一般为发文单位的办公厅(室)或文秘部门,也可以是发文单位)和印发时间(用阿拉伯数字)组成。公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。位于抄送机关之下(
11、无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。精简高效的原则(第13条)。根据机关隶属关系和职责范围行文的原则(第14、15、17条)。非特殊情况不越级行文(第14条)。授权行文的原则(第17条)。文秘部门统一处理公文的原则(第8、34、37、44条)。部门内设机构除办公厅(室)不对外正式行文的原则(第15条)。公文不直接报领导者个人的原则(第22条)同级机关可以联合行文的原则(第16、17条)。部门会签未经协调一致不得各自单独行文的原则(第19、26、35条)。请示性公文一事一文和不向下级抄送的原则(第
12、21条)。不相隶属机关之间用函行文的原则(第15条)。办理公文要履行审核签发的原则(第27、28、29条)。办理公文要依法确定密级、加强安全保密的原则(第5条)。向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关的原则(第20条)。向受双重领导的下级机关行文,要尊重另一领导机关的原则(第23条)。上行文要请单位主要负责人(即一把手)签发公文分类及文种 写作基本要求各种文种的特点及写作要求 1、上行文。是下级机关向上级机关递送的文件,包括请示、报告、议案三种。2、平行文。是同级机关或不相隶属机关递送的文件,主要包括“函”,有时也可用通知、函。3、下行文。是上级机关向下级机关下达的文件,这类文种较多,
13、如:命令、令、决定、指示、公告、通告、通知、通报、公报、批复、条例、规定、会议纪要。命令(令)决定公告通告通知通报议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要标题:标题:发文单位+事由+文种正文:正文:目的明确;围绕主题;层次清晰;语言精练;用词准确;首尾呼应。重点介绍公文文种:重点介绍公文文种:一、通知二、请示三、批复四、函五、通报六、报告七、会议纪要把好行文关。解决发不发的问题。把好格式关。解决公文的外观形式(文种选择、用纸格式、文面格式和排版、印刷与装订格式)。把好文字关。做到准确、简明、朴实、规范。把好内容关。符合法律法规,材料真实,判断准确,内容完善,主题鲜明。用于发布法规、任免干部、
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