敬请惠允说明课件.ppt
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1、 1.主旨:主旨:全文精要說明目的與期望,使受文者一目瞭然。以具體扼要的文字表達什麼事什麼事與與怎麼辦怎麼辦。2.說明:說明:當案情必須就事實來源或理由,作較詳細敍述 且無法於主旨內容納時,才使用。也就是要說清楚為什麼、講明白怎麼辦的意思。3.附件語:附件語:對上級機關或首長用【檢陳、陳送】;對平行及下級機關或人員用【檢送、檢附】。4.活動日期與星期應正確。活動日期與星期應正確。99年7月7號星期五下午(X)99年7月7日星期五15:1017:00(O)99年7月7日星期五下午15:1017:00(X)99年7月7日星期五下午3:105:00(O)公文寫作公文寫作-公文內容注意事項公文內容注意
2、事項簡(文句少而意義足)用較少的字句,使對方能充分了解。淺(不用奇字、奧義、僻典)不用奇怪或深奧難懂的字句。明(不為隱語、誇張、諷刺)不用含糊不清,應用讓人易懂之文句。確(所述時間、數字,皆精確真實)正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整期望及目的用語:對上級機關用:對平行機關用:對下級機關用:靜宜大學教育部靜宜校內一級單位各機關學校請請鑒核鑒核請鑒察請鑒察請核示請核示請核轉請核轉請備查請備查請釋示請釋示復請鑒核復請鑒核請查核請查核請請 查照查照請查照辦理請查照辦理請查照轉告請查照轉告請同意見復請同意見復請請 查核辦理查核辦理請查照見復請查照見復請查明見復請查明見復請惠允見復請惠允見復希希
3、查照查照希希 查照轉告查照轉告希希 辦理辦理希希 照辦照辦希希 辦理見復辦理見復希希 轉行照辦轉行照辦希希 依規定辦理依規定辦理希希 切實照辦切實照辦校內二級單位本本機關學校或首長自稱、如本縣、本校。p有隸屬關係:p無隸屬關係:教育部靜宜鈞鈞貴貴司法部靜宜貴貴大大上對下稱貴下對上稱鈞自稱本上對下稱 貴下對上稱 大 自稱本有有隸屬關係隸屬關係詞詞上下用【貴】如貴會貴校下上用【鈞鈞】如鈞部(教育部)無無隸屬關隸屬關係係詞詞上下用【貴】如貴會貴校下上用【大大】如大部大院(考選部、立法院)p對機關首長:鈞長。p機關對人民:台端。p行文數機關或單位:於文內同時提及,通稱貴機關。無隸屬關係之平行機關平行機
4、關或機關間,也是用【貴貴】。書寫鈞、大、貴、鈞長、鈞座時,均應書寫鈞、大、貴、鈞長、鈞座時,均應空一格空一格示敬。示敬。鈞鈞長長、鈞鈞座座(般於簽呈內適用般於簽呈內適用)屬員對長官、或屬員對長官、或有隸屬有隸屬關係之下級機關首關係之下級機關首長對上級機關首長用之。長對上級機關首長用之。機關或首長對屬員、或機關對人民用之。總統府監察調查處監察院教育部行政院司法院最高法院考試院立法院考選部學校機關靜宜國防部有隸屬關係用【鈞鈞】無隸屬關係用【大大】何謂 平行機關?無隸屬關係之平行機關或機關與社團間,也是用【貴】公文製作公文用語引述語:復(來文機關發文年月日字號及文別)復函時用(復函時須將來文機關發文
5、日期及字號列入說明,不宜 列於主旨)。(例:復 大部 100年3月5日選專一字第10000.號函(辦理)。)依(依據)(來文機關發文年月日字號及文別或有關法令)辦理:告知辦理的依據時用。(例:依據 貴會100年 5月7日臺會綜二字第10000.號函辦理。)公文製作正確用字侵占;竊佔;占有;佔領侵占;竊佔;占有;佔領消消弭弭;弭平弭平戰亂;戰亂;彌平彌平預算預算部部分分;不法;不法分分子;身子;身分分;處;處分分防防範範;防;防患患未然未然聯繫;聯繫;連絡連絡;聯絡人聯絡人掩掩埋埋;淹淹沒沒亟亟需需;必;必須須偵偵查查;檢;檢察察擁擁擠;擠;壅壅塞塞凸凸顯顯;突突出出公文製作正確用字(續)反反映
6、映意見意見;生理反生理反應應型型塑;塑;形形象象佈佈置;置;佈佈達;達;佈佈局;局;部部署署費費時;曠時;曠廢廢;曠日;曠日費費時時紓解紓解;抒發;抒發擘擘劃劃、規、規劃劃;計;計畫畫雇雇主、主、雇雇員(名詞);員(名詞);僱僱用(動詞);用(動詞);制定、公布(法律);訂定、發布(法規命令)制定、公布(法律);訂定、發布(法規命令)紀紀錄(名詞);錄(名詞);記記錄(動詞)錄(動詞)給給與與(慰問金);給(慰問金);給予予、授、授予予(名位、榮譽)(名位、榮譽)公文製作正確用字(續)n楬楬(揭揭)櫫櫫n伎伎(技技)倆倆n過度過度(渡渡)期期n以身作(做)則以身作(做)則n以資(咨)規範以資(
7、咨)規範n躋(擠)身躋(擠)身n假假貴校貴校 於於(貴貴)本校本校n貿貿(冒冒)然然n周周(週週)延;延;周周(週週)知知n已已(己己)經經n撲撲朔朔(塑塑)迷離迷離n厲厲(勵勵)行行n真相真相(象象)n假借假借(藉藉)1、函稿(校外校內)2、書稿(不如函的正式性,限校內發文使用)3、開會通知4、公告5、公告(函正副本)6、令7、令 (函正副本)8、簽(正式)9、便簽(簡便)10、擬辦單(在承辦人身上之主辦公文下繕打)11、用印申請單(般用印、證書.)12、合約用印申請單(採購或營繕合約)13、公差假申請單(各單位人員、各系老師)14合約用印主要為採購組承辦之合約或其他重要須留存於文書組之用印
8、提醒事項-合約/用印申請合約、契約書、合作協議、投標、招標 蓋章後於意見欄註明敬會法務秘書公家機關招標相關文件可免會法務秘書備忘錄通常僅為意願之表達,可免會法務秘書法人登記書/校長身分證影本請承辦人親送 電子公文 錯誤修正版一、敘述不明1.主旨不明確2.說明主旨排列不明3.說明移至主旨二、排版不佳三、用詞不當1.錯誤用字2.贅字3.重複字句錯誤板:錯誤板:主旨:主旨:擬邀請貴校宗輔室主任老師至本校擔任擬邀請貴校宗輔室主任老師至本校擔任 課課程工作坊主講人,敬請程工作坊主講人,敬請 惠允。惠允。說明:說明:一、一、本校室主辦靜宜入門本校室主辦靜宜入門-精神、品格、實踐課程工精神、品格、實踐課程工
9、 作坊作坊,時間為:,時間為:2009年年6月月6日(六)上午日(六)上午8:30-12:00。二二、地點為、地點為靜宜大學靜宜大學室。室。三、工作坊流程請見附件。三、工作坊流程請見附件。正確板:正確板:主旨:主旨:本校室將舉辦本校室將舉辦 ,敬邀,敬邀 貴校室貴校室主任蒞校擔任主講人,請主任蒞校擔任主講人,請 惠復。惠復。說明:說明:一、日期:一、日期:100年年6月月6日(六)上午日(六)上午8:30-12:00。二、地點:二、地點:本校本校室。室。三、檢附工作坊流程(如附件)。三、檢附工作坊流程(如附件)。錯誤板:錯誤板:主旨:主旨:擬邀請貴校宗輔室主任老師至本校擔任擬邀請貴校宗輔室主任
10、老師至本校擔任 課課程工作坊主講人,敬請程工作坊主講人,敬請 惠允。惠允。說明:說明:一、一、本校室主辦靜宜入門本校室主辦靜宜入門-精神、品格、實踐課程工精神、品格、實踐課程工 作坊作坊,時間為:,時間為:2009年年6月月6日(六)上午日(六)上午8:30-12:00。二二、地點為、地點為靜宜大學靜宜大學室。室。三、工作坊流程請見附件。三、工作坊流程請見附件。錯誤板:錯誤板:主旨:主旨:檢送本校與檢送本校與台中市台中市分局簽定維護校園安全支援協定書,分局簽定維護校園安全支援協定書,如附件。請查照如附件。請查照!修改重點:修改重點:1.雙方簽約應將對方置於我方之前以示尊重。雙方簽約應將對方置於
11、我方之前以示尊重。2.主旨不需將受文者全銜帶入,使用貴局即可。主旨不需將受文者全銜帶入,使用貴局即可。3.驚嘆號不宜驚嘆號不宜正確板:正確板:主旨:主旨:貴局貴局與本校簽訂維護校園安全支援協定書,檢送相關資料如與本校簽訂維護校園安全支援協定書,檢送相關資料如 附件,請附件,請 查照查照。錯誤板:錯誤板:主旨:主旨:申請試驗所研究中心學術研究證。申請試驗所研究中心學術研究證。說明:說明:為進行研究計畫為進行研究計畫 (如附件一如附件一),請照予下列研究人員學術,請照予下列研究人員學術證,謝證,謝(計畫主持人計畫主持人)、陳、陳(本計畫專任助理本計畫專任助理)、黃、黃(研研究生究生)、林軒、林軒(
12、研究生研究生)、與彭、與彭(研究生研究生),其相關資料如附件,其相關資料如附件二。二。修改重點:主旨應明確、說明條例式。修改重點:主旨應明確、說明條例式。正確板:正確板:主旨:主旨:本校系老師為國科會研究計畫所需,申請本校系老師為國科會研究計畫所需,申請 貴中心學術貴中心學術研究證,惠請核發。研究證,惠請核發。說明:說明:一、一、計畫名稱哈盆溪大型無脊椎動物之生態化學計量計畫名稱哈盆溪大型無脊椎動物之生態化學計量(如附件一如附件一)二、二、惠請核發下列人員學術研究證:惠請核發下列人員學術研究證:(一)計畫主持人:謝。(一)計畫主持人:謝。(二)專任助理:陳(二)專任助理:陳。(三)研究生:黃(
13、三)研究生:黃、林、林、彭、彭。錯誤板:錯誤板:主旨:主旨:復復 貴公司貴公司(98)安營字安營字第第9801018號函號函,變更負責人一事,敝校,變更負責人一事,敝校業已收文備查。業已收文備查。修改重點:修改重點:.主旨不明確主旨不明確 2.函復對方來文字號不宜放入主旨應列於說明。函復對方來文字號不宜放入主旨應列於說明。正確板:正確板:主旨:主旨:有關貴公司承攬本校有關貴公司承攬本校97學年度案,學年度案,98年度辦理變年度辦理變更負責人一事,本校業已收文備查,復請更負責人一事,本校業已收文備查,復請 查照。查照。說明:說明:復貴公司復貴公司98年年4月月10日日(98)安營字第安營字第98
14、01018號函號函錯誤板:錯誤板:主旨:主旨:邀請貴校中心主任陳教授蒞臨本校學系演講,敬邀請貴校中心主任陳教授蒞臨本校學系演講,敬請惠予該師公假,甚感公誼。請惠予該師公假,甚感公誼。說明:說明:本系訂於本系訂於99年年3月月25日(四)於本校樓日(四)於本校樓421專業教室暨外專業教室暨外語學院演講廳舉辦專題演講會,語學院演講廳舉辦專題演講會,擬邀請陳授擔任主講人。擬邀請陳授擔任主講人。修改重點:修改重點:1.邀請對象及擔任之角色在主旨已述明,說明不宜重複。邀請對象及擔任之角色在主旨已述明,說明不宜重複。2.時間地點應條例式排列。時間地點應條例式排列。正確板:正確板:主旨:主旨:本校系將舉辦專
15、題演講,敬邀本校系將舉辦專題演講,敬邀 貴校通識教育中心主任陳貴校通識教育中心主任陳教授擔任主講人,敬請教授擔任主講人,敬請 惠允並給予公假。惠允並給予公假。說明:說明:一、日期:一、日期:99年年3月月25日日(星期四星期四)15:1017:00。二、地點:本校樓二、地點:本校樓421專業教室專業教室(外語學院演講廳外語學院演講廳)。錯誤板:錯誤板:主旨:主旨:檢送本校所學號檢送本校所學號696210209楊同學參加楊同學參加 貴所所貴所所開設開設之之98年度核心課程資料,敬請查照。年度核心課程資料,敬請查照。說明:說明:檢附所修習核心課程學生資料表及教授推薦信函乙份檢附所修習核心課程學生資
16、料表及教授推薦信函乙份修改重點:主旨說明可一次述明。修改重點:主旨說明可一次述明。正確板:正確板:主旨:主旨:檢送本校所學生楊檢送本校所學生楊(學號:學號:696210209)參加參加 貴所貴所開設之開設之98年度核心課程學生資料表及教授推薦信函各乙份,年度核心課程學生資料表及教授推薦信函各乙份,請查收。請查收。錯誤板:錯誤板:主旨:主旨:敬邀敬邀 貴公司吳專案經理蒞臨本校演講,貴公司吳專案經理蒞臨本校演講,惠請俞允。惠請俞允。說明:說明:本校本校謹訂於謹訂於2011年年3月月24日下午日下午3時至時至5時舉辦專題講座,時舉辦專題講座,擬邀擬邀請貴公司歐美業務吳經理憲昭蒞校演講,請貴公司歐美業
17、務吳經理憲昭蒞校演講,請惠允公假請惠允公假。修改重點:修改重點:1.主題應明確。主題應明確。2.期望語不宜重複。期望語不宜重複。3.主旨說明可一次述明。主旨說明可一次述明。正確板:正確板:主旨:主旨:本校本校學系學系謹訂於謹訂於100年年3月月24日日(星期四星期四)下午下午3時至時至5時舉辦時舉辦專題講座,專題講座,敬邀敬邀貴公司歐美業務專案經理吳先生貴公司歐美業務專案經理吳先生蒞校蒞校演講,演講,請惠允並給予公假。請惠允並給予公假。錯誤板:錯誤板:主旨:主旨:本校中等教育學程師資培育生,本校中等教育學程師資培育生,擬擬赴貴校進行參訪相關事宜,赴貴校進行參訪相關事宜,敬請敬請 惠予同意。惠予
18、同意。說明:說明:一、本校師培生因修習數學科一、本校師培生因修習數學科/數學領域數學教學實習課程數學領域數學教學實習課程所需,預計所需,預計100年年5月月20日日(星期五星期五)上午上午8:30至至11:00,前往貴校參訪前往貴校參訪。二、請貴校吳老師指導並協助各項活動安排。二、請貴校吳老師指導並協助各項活動安排。修改重點:主題應明確,將說明一之主題移至主旨修改重點:主題應明確,將說明一之主題移至主旨。正確板:正確板:主旨:主旨:本校中等教育學程師資培育生因修習數學科本校中等教育學程師資培育生因修習數學科/數學領域數學教數學領域數學教學實習課程所需,將至學實習課程所需,將至 貴校參訪,惠請同
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