《会计软件操作（用友）》课时计划11.1.doc

1、装订线 课 时 计 划 任课班级：财务、会电、审税、会计(中职)041班 教案编号：11 周 1号 2005 2006 学年度第二学期题目第4章 会计报表系统应用技术 4.1 会计报表管理系统概述 4.2 会计报表初始设置教学目标通过本节的教学，使学生了解会计报表系统的任务、数据处理流程、模块结构，掌握报表创建、格式设计和公式设计。授课类型 讲授教学场所 多媒体教室1419教学整体设计教 学 内 容教学时间教 学方 法教学资源 复习旧课引入新课第4章会计报表系统应用技术4.1 会计报表管理系统概述4.1.1 报表管理系统的任务4.1.2 报表管理系统数据处理流程4.1.3 报表管理系统的模块结

2、构4.1.4 报表管理系统的工作过程4.1.5 报表结构与基本术语4.2 报表初始设置4.2.1 创建新表4.2.2 报表格式设计4.2.3 报表公式设计课内技能训练小结、讨论5分70分10分5分讲解法演示法直观法讨论法多媒体教室及课件知识要点报表管理系统的任务、报表管理系统数据处理流程、报表管理系统的模块结构、报表管理系统的工作过程、报表结构与基本术语技能要点报表初始设置技术：1创建新表2报表格式设计3. 报表公式设计教研室主任签字： 教学时间：2006年 05月22日13第4章会计报表系统应用技术教学目标： (1)了解报表管理系统的任务及数据来源，理解报表管理系统的基本概念，掌握编制会计报

3、表的一般过程；(2)熟练掌握设置会计报表格式、计算公式、审核公式、关键字的方法；(3)掌握报表生成、报表审核的原理及方法，了解输出报表的操作方法。4.1 会计报表管理系统概述4.1.1 会计报表管理系统的任务会计报表管理系统是财务软件的一个独立的子系统，它为企业内部各管理部门及外部相关部门综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息提供了软件支持。会计报表管理系统既可编制企业对外报送的各种报表，也可编制企业内部所需要的各种报表。它的任务是：设计报表格式，编制报表公式，从总账系统或其他业务系统中提取有关的会计数据，自动生成各种会计报表，并能对报表的正确性时进行审核、汇总，生成各种分

4、析图，按预定的格式输出各种会计报表。会计报表系统具有如下功能：1文件管理功能UFO提供了创建新文件、打开已有的文件、保存文件、备份文件等管理功能，并且能够进行不同文件格式的转换，UFO格式文件可以与ACCESS文件、EXCEL文件、LOTUS1-2-3文件、文本文件、DBASE文件互相转换。2格式管理功能UFO提供了丰富的格式设计功能，如报表尺寸（行数和列数）、画表格线（包括斜线）、调整行高列宽、设置字体和颜色等，可以根据企业要求制作各种具有个性的会计报表，并且内置了11种套用格式和多个行业的标准财务报表模板，可以实现轻松制表。3数据处理功能UFO的数据处理功能可以以固定的格式管理大量的数据和

5、不同的表页，能将多达99,999张具有相同格式的报表资料统一在一个报表文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系。UFO还提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能；提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式；提供了种类丰富的函数，可以直接从账务系统和其他业务模块中提取数据，自动生成财务报表。4图形功能UFO提供了很强的图形分析功能，可以很方便地进行图形数据组织，制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等10种图式的分析图形，可以编辑图形的位置、大小、标题、字体、颜色等，并能打印输出图形。5打印功能报表和图形以及插入对象都可以打印输出，并提供“打印预览”功能，可以随时观看报表或图

6、形的打印效果。报表打印时，可以设置表头和表尾，可重复打印表头和表尾，并能人工强行分页，可以打印格式或数据，可以在0.3倍3倍之间缩放打印，可以横向或纵向打印等等。6二次开发功能提供批处理命令和功能菜单，可将有规律性的操作过程编制成批处理文件，进一步利用功能菜单开发出适合本单位实际情况的专用系统。4.1.2 报表管理系统数据处理流程编制会计报表是每个会计期末都要完成的工作，也可以说，编制会计报表也是一个会计期间工作完成的标志。在UFO会计报表系统中，会计报表的数据来源一般有会计账簿、会计凭证、其他会计报表、其他业务子系统及人工直接输入等。会计报表管理系统的处理流程是：利用UFO提供的功能（模板或

7、格式）调用报表模板或编制报表格式并定义公式，然后从账簿、凭证和其他报表等文件中自动采集数据，经过自动分析、计算、填列到表格中，即可根据定义好的单元公式生成会计报表，再将生成的会计报表输出。UFO报表系统的处理流程如图4-1所示：报 表 格 式会计报表格式文件会计账簿会计凭证数据采集与计算其他业务子系统外部数据会计报表输出汇总计算报表汇总表分析结果审核图4-1 报表管理系统处理流程4.1.3 报表管理系统的模块结构典型的报表管理系统包括文件管理、报表格式管理、报表数据处理、图表管理及报表输出等功能模块结构，如图4-2所示。文件管理模块的作用是对报表文件的创建、打开、保存和备份进行管理；格式管理模

8、块的作用是针对不同对象的要求设计报表格式、计算公式、审核公式、舍位平衡公式等；报表数据处理模块的主要作用是数据的录入、采集、计算、汇兑等；图表管理模块的主要作用是将数据以图形的形式来表示；报表输出模块的主要作用是显示和打印输出各种报表，供用户使用。会计报表管理系统文件管理报表输出图表管理报表数据处理报表格式管理图4-2 报表管理模块结构4.1.4 报表管理系统的工作过程报表管理的工作过程，基本上可以分为报表文件的建立、报表格式和公式设置、报表数据处理、报表审核、报表输出等，如图4-3所示。创建报表文件设计报表结构设置数据来源及运算关系数据采集数据录入报表运算输出报表生成报表审核汇总图4-3 报

9、表管理的基本工作过程4.1.5 报表结构与基本术语1.报表结构按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。简单表是规则的二维表，由若干行和列组成。复合表是简单表的某种组合。某张会计报表大多都是简单表，如资产负债表、利润表和现金流量表等。简单表的结构一般由4个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾，如表4-1所示。复合表则是三维表，由若干张二维表组成，如一张资产负债表是一张二维表，而从1月份的资产负债表到12月份的资产负债表放在一起就成了复合表。 表4-1 利润表 标题主管部门： 会工02表编制单位：公司 2003年10月31日 单位：元 表头项 目行次本期数本期累计数一、产品销售收入1

10、 减：产品销售成本2 表体会计主管: 制表人: 表尾(1)标题：用来表示报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时有副标题、修饰线等内容。(2)表头：用来表示报表的编制单位名称、编制日期等。特别是报表的表头栏目名称，是表头的重要内容，它决定报表的纵向结构、报表的列数以及每一列的宽度。有的报表表头栏目比较简单，只有一层，而有的报表表头栏目却比较复杂，需分若干层次。(3)表体：是报表的核心，决定报表的横向组成。它是报表数据的表现区域，是报表的主体。表体在纵向上由若干行组成，这些行称为表行；在横向上，每个表行又由若干个栏目构成，这些栏目称为表列。(4)表尾：指表体以下进行辅助说明的部分，以及编制人、审

11、核人等内容。基本术语(1)报表：也叫表页，它是由若干行和若干列组成的一个二维表，具有相同的格式数据不同的每张报表称为一个表页，一般表示为第页、第2页。报表是报表管理系统存储数据的基本单位。(2)报表文件：一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中。每个报表文件都有一个名字，例如，利润表.REP。每个报表文件可以包含若干张报表。为了便于管理和操作，一般把经济意义相近的报表放在一个报表文件中，例如，各月编制的利润表就可归放在“利润表.REP”报表文件中。因此在报表文件中要查找某一数据，就要知道数据所在的位置(报表文件名和表页号)。由此可见，报表文件是一个三维表（即复合表），如表4-2所示。表4-2

12、 报表文件 表页3表页2 项 目 期初数 期 表页1 页列 行(3)单元：报表中由行和列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。它是组成报表的最小单位。每个单元都可用一个名字来标志，称为单元名。单元名可以用所在列和行的坐标来表示，一般采用所在列的字母和行的数字表示，例如，A3表示报表中的第列第行所对应的单元。(4)单元属性：包括单元类型、对齐方式、字体颜色等。单元类型：分为数值型、字符型和表样型三种。l 数值型单元：是报表的数据，在数据状态下输入的必须是数字，可以直接输入也可以由单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的数据类型均默认为数值型。l 字符型单元：在数据状态下输入，其内容可以是

13、汉字、字母、数字及用键盘输入的字符串。字符单元的内容可以直接输入也可以由单元公式生成。l 表样型单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。表样单元对所有的表页都有效。表样型单元只以在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而不能修改。对齐方式：表明该单元的数据或字符的对齐方式，有左对齐、右对齐和居中等。字体颜色：表明该单元的数据或字符所显示的颜色，可以根据具体需要设置。(5)区域：也叫块，由一组相邻的单元组成的矩形块。最大的区域是一个表页的所有单元，最小的区域可只包含一个单元。在描述一个区域时，开始单元（左上角单元）与结束单元（右下角单元）之间用冒号“：”连接。例如，C4

14、:D9。(6)单元组合：由同行或同列相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。这些可以组合的单元必须是同一种单元类型，组合单元的名称可以用区域名称或区域中的某一单元的名称来表示。(7)关键字：关键字是UFO报表系统中一个比较重要的概念，是一个特殊的数据单元，可以惟一标志一个表页，用于在大量表页中快速选择表页，也是报表取数的重要依据，是连接报表和账套及其他业务数据的桥梁与纽带。每个报表可以定义多个关键字。关键字一般包括：单位名称、单位编号、年、月、日等，也可以自定义关键字，关键字在报表格式状态下以红字显示。(8)报表格式：报表的基本结构称为报表格式（也称表样格式），在报表管理系统中，每一张表只能有一

15、张表样格式，如同购买的一本报表，但可反复使用。(9)单元公式：是指报表单元中的各种公式，例如，计算公式、取数公式、审核公式等，是设计表成功与否的关键。(10)可变表：与固定表相对，即报表的格式不固定，需要根据业务统计与管理的需要随时改变大小或格式的报表，分为行可变表和列可变表。4.2 会计报表初始设置会计报表系统初始设置一般包括创建新的会计报表、报表格式设计、报表公式定义等。某些报表管理系统将定义报表格式及公式在格式状态下，报表数据处理在数据状态下进行，这两种状态是不同的，区分这两种状态是学习编制报表的关键。4.2.1 创建新表启动UFO单击【开始】|【程序】|【用友财务及企管软件UFERP-

16、M8.11】|【财务系统】|【UFO表】项，启动UFO。创建报表文件单击【文件】|【新建】命令，将自动创建一个空的报表文件，文件名显示在标题栏中，为“report1”。4.2.2 报表格式设计1. 设置表尺寸单击【格式】菜单下的【表尺寸】项，将弹出“表尺寸”对话框，如图4-4所示。在“行数”和“列数”框中输入所要编制报表的行数和列数（默认的行数为50，列数为7），如设计一张16行8列的“资产负债表”，在行数栏输入16，在列数栏输入8，单击【确认】按钮，如表4-3所示。图4-4报表尺寸表4-3 资产负债表样式编制单位： 年 月 日 单位：元资 产行次年初数年末数负债与所有者权益行次年初数年末数流

17、动资产：流动负债： 货币资金1 短期借款68 应收账款6 应付账款70 存货10 应付工资72 待摊费用11 应付福利费73 流动资产合计31 应交税金75固定资产： 预提费用82 固定资产原价39 负债合计100 减：累计折旧40所有者权益： 固定资产净值41 实收资本115 固定资产清理46 未分配利润121 固定资产合计50 所有者权益合计122资产总计67负债及所有者权益总计135定义行高和列宽根据报表的大小和文字及数据的多少来设计行高和列宽，以美观大方且能够放下本栏最宽数据为原则。画表格线报表尺寸设计完成之后，所看到的表格线是不能打印的，因此还要在适当的位上画出表格线，以备报表的打印

18、输出。选取要画表格线的区域，如整个表体A3：H16，单击【格式】菜单下的【区域画线】项，将弹出“区域画线”对话框，如图4-5所示。图4-5区域画线窗口在对话框中选择“区域画线类型”和“样式”后，单击【确认】按钮，即可按要求画上网格线。可以通过选择不同单元设置不同的线型来完成整个报表格线的设计。设置组合单元就是将几个具体单元组合成一个大的单元，以便输入相关信息，如报表标题就应将一行的所有列合并为一个单元。所有针对单元的操作对组合单元均有效。具体操作如下：选取A1:H1区域，单击【格式】菜单下的【组合单元】项，将弹出“组合单元”对话框，在对话框中单击“按行组合”或“整体组合”按钮，如图4-6所示，

19、该单元即合并为一个整体。按照相同的步骤，分别把A2:H3区域设置为组合单元。5. 输入项目内容输入报表中固定的文字内容，主要有表头名称、表体项目和表尾项目等。如输入“资产负债表”作为表头,然后分别输入“资产”、“负债及所有者权益”等项目内容。如图4-7所示。图4-6组合单元 图4-7 资产负债表设置注意：在报表项目中“编制单位”、“日期”等不需输入，可将其设置为关键字。6. 设置关键字(1)选择要输入关键字的单元。(2)单击【数据】【关键字】【设置】项，打开“设置关键字”对话框，如图4-8所示。(3)单击【单位名称】单选按钮。(4)单击【确定】按钮。重复(2)(4)步，将“年”、“月”、“日”

20、定义为关键字。(5)调整关键字位置。关键字在某单元或组合单元中的起始位置。同一个单元或组合单元的关键字定义以后，可能会重叠在一起，所以还需要对关键字的位置进行调整。偏移量为负值向左移，正数向右移。单击【数据】【关键字】【偏移】项，打开“定义关键字偏移”对话框，如图4-9所示，在需要调整位置的关键字后面输入一定的偏移量后，单击【确定】按扭，使所在单元的关键字位置得到调整。如果不合适可进一步进行调整，直到满意为止。图4-8 设置关健字 图4-9 设置关键字偏移4.2.3 报表公式设计会计报表的数据是与编制单位及编制时间相关的，不同单位不同时间报表的数据是不同的，但其获取数据的来源和计算方法是相对稳

21、定的。UFO报表管理系统就是依据这一特点设计了“定义计算公式”的功能，为定义报表变动单元的计算公式提供了条件，从而使报表管理系统能够自动、及时准确地编制会计报表，使会计报表系统的通用性得到了及大的提高。会计报表公式主要包括单元公式、审核公式和舍位平衡公式。单元公式单元公式是报表数据来源的一个重要组成部分。对于财务报表，报表中的数据可能有不同的来源：l 有些数据需要手工输入，例如在资产负债表中可以直接输入各项目的数据；l 有些数据是由其他报表项目运算得到的，例如“固定资产净值”、“所有者权益合计”、“税后利润”等项目；l 有些数据是从其他报表中取来的，例如“期初未分配利润”项目；l 大量数据则是

22、从账务系统中直接提取的。除了手工输入的数据，其他数据都需要通过定义计算公式来得到。如果报表的项目没有变化，则通过计算公式来组织报表数据，既经济又省事，把大量重复、复杂的劳动简单化了。合理地设计计算公式能大大的节约劳动时间，提高工作效率。单元计算公式可以直接定义在报表单元中。这样的公式称为“单元公式”。单元公式定义必须在格式（格式与数据的转换在系统的左下方）状态下进行。 单元公式的作用是从账簿、凭证、本表或其他报表等处调用、运算所需要数据，并填入相应的报表单元中。它既可以将数据单元赋值为数值，也可以赋值为字符。单元公式格式一般由目标单元、运算符、函数和运算符序列组成。如：C5=期初余额（“100

23、1”，月）+期初余额（“1002”，月）+期初余额（“1009”，月）为了减少录入公式的失误，报表管理系统提供了参照录入功能和各种取数函数。常用的报表数据一般是来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。(1)账务取数公式账务取数是会计报表数据的主要来源，账务取数函数架起了报表系统和总账等其他系统之间进行数据传递的桥梁。账务取数函数的使用可以实现报表系统从账簿、凭证中采集各种会计数据生成报表，实现账表一体化。账务取数公式是报表系统中使用最为频繁的一类公式，此类公式中的函数表达式最为复杂，公式中往往使用多种取数函数，每个函数中还要说明如取数的科目编码

24、、取数的会计期间、发生额或余额、方向、账套号等参数。基本格式：函数名（“科目名称”，会计期间，“方向”，账套号，会计年度，编码1，编码2） 此公式是UFO报表系统的特殊函数语句，初学者不易掌握。我们可以利用UFO提供的函数向导来设定单元公式。具体步骤如下： 选定要赋值的单元，如在编制“资产负债表”流动资产中的“货币资金”项目的期末数时，在格式状态下，把光标停放“货币资金”项目的赋值处。单击编辑栏中的【fx】按钮，打开“定义公式”对话框。单击【函数向导】按钮，进入“函数向导”对话框，如图4-10上半部分所示。在“函数分类”列表框中选择“用友账务函数”选项（说明该数据取自于总账系统，如果数据取自于

25、其他系统，则使用其他函数）如图4-10下半部分所示。图 4-10财务函数设置在“函数名”列表框中选择“期末（QM）”选项。（说明该数据取自于总账某个科目的期末数。）单击【下一步】铵钮，进入“用友账务函数”对话框，如图4-11所示，此时可以直接录入公式。为了减少差错，可以用系统提供的参照进行录入。单击【参照】按钮，进入“账务函数”的对话框，如图4-12所示。图4-11 用友财务函数 图4-12 财务函数单击“账套号”选项的下拉列表框右边的下拉按钮，在下拉列表中选择“默认”选项（为以后采集不同账套数据做准备）；单击“会计年度”下拉列表框的下拉按钮，在下拉列表中选择“2003”选项；在“科目”文本框

26、中输入“1001”或点击列表按钮在列出的科目表中选“现金”科目；单击“期间”下拉列表框的下拉按钮，在下拉列表中选择“月”选项。“方向”下拉列表框选“默认”选项。单击【确定】按钮，返回到“用友账务函数”对话框。单击【确认】按钮，返回“定义公式”窗口，在公式框尾部输入运算符号，如“+”等，再单击【函数向导】按钮，重复-步骤，直至公式输入完毕为止。单击【确认】按钮，完成公式的录入。在报表格式状态下在该单元出现“公式单元”字样。表明此单元已经定义了公式。依次把所有单元公式编辑完。(2)本表内统计公式在一张报表中有些项目是本表其他项目相加或相减及其他计算方法得到的，还有一些诸如求和、求平均值、计数、求最

27、大值、最小值等运算。因此要用到本表内部统计功能，如“固定资产净值”等于“固定资产原价”减“累计折旧”，应在“固定资产净值”项目栏中输入“C11C12”来表示。UFO主要的本表取数函数如下表4-4所示。例如，用PTOTAL（A4:D8）表示求区域A4到D8单元的总和。（3）本表它页取数公式一张报表可由多个表页组成，并且表页之间具有极其密切的联系。如一个表页可能代表同一单位不同会计期间的同一报表。因此，一个表页中的数据可能取自上一会计期间表页的数据，用本月它页取数公式可完成此类操作。表4-4 主要本表页取数函数表函数名函 数函数名函 数求 和PTOTAL（）最大值PMAX（）平均值PAVG（）最小

28、值PMIN（）计 数PCOUNT（）方 差PVAR（）偏方差PSTD（）编辑此类公式应注意报表处理软件中的表页选择函数的函数名及参数个数与参数格式。特别是如何描述历史上的会计期间。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页数据。可以使用SELECTO（）函数从本表某页取数。例如，本月C1单元数据取自上个月的C2单元的数据，可表示为：C1=SELECTO（C2，月=月）；又如C1单元取自第三张表的C3单元的数据，可表示为：C1=C33。(4)报表之间取数公式也称它表取数公式，用于从另一报表某期间某页中某个单元中采集数据。在进行报表与

29、报表之间取数时，不仅要考虑数据取自哪一张表的哪一单元，还要知道数据来源于哪一页。例如，某年月份的“资产负债表”中的未分配利润，需要取“利润分配表”中同一月份的未分配利润的数据。如果“利润分配表”中存在其他月份的数据，而不存在月份的数据，则“资产负债表”就不应取出其他月份的数据，表间计算公式保证取数的准确性。审核公式报表中的各个数据之间一般都存在某种勾稽关系，利用这种勾稽关系可以定义审核公式，帮助我们进一步检验报表编制的正确性。审核公式可以验证表页中数据的勾稽关系，也可以验证同表不同表页间的勾稽关系，还可以验证不同报表之间的数据勾稽关系。审核公式由验证关系公式和提示信息两部分组成。定义报表审核公

30、式，首先要分析报表中各单元之间的关系，来确定审核关系，然后根据确定的审核关系定义审核公式，其中审核关系必须确定正确，否则审核公式会起到相反的效果。即由于审核关系不正确导致一张数据正确的报表被审核为有错误，而编制报表者又不知错出何处。审核公式是把报表中某一单元的某一单元块与另外某一单元的某一单元块或其他字符之间用逻辑符连接起来。审核公式的格式如下：算术或单元表达式逻辑运算符算术或单元表达式MESS“说明信息”其中逻辑运算符有：=、=、等。例如，在编制“资产负债表”时，要求“期初资产总计=期初负债和期初所有者权益合计数”，如果编制错误双方不等，此时审核公式在审核时应报告出错信息：“期初资产总计不等

31、于期初负债和期初所有者权益合计数”，具体操作步骤如下：(1)单击【数据】|【编辑公式】|【审核公式】项，打开“审核公式”对话框，如图4-13所示。(2)在【审核公式】对话框中，输入“C16=G11+G15 MESS期初资产总计期初负债和期初所有者权益合计数”，如图4-14所示。图4-13 编辑审核公式 图4-14审核公式录入(3)单击【确定】按钮，完成此项目审核公式的录入，其他审核公式以同样的方法录入。3舍位平衡公式在报表汇总时，各个报表的数据计量单位有可能不统一，这时，需要将报表的数据进行位数转换，将报表的数据单位由个位转换为百位、千位或万位，如将“元”转换成“千元”，这种操作可称为进位操作

32、。进位操作以后，原来的平衡关系可能会因为小数位的四舍五入而被破坏，因此就需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡关系。具体操作步骤如下：(1)单击【数据】|【编辑公式】|【舍位公式】项，打开“舍位平衡公式”对话框。(2)在“舍位平衡公式”对话框的“舍位表名”文本框中输入“SWB”如图4-15所示。图4-15舍位表录入(3)在“舍位范围”文本框中输入“C5：H16”（表示整个表都进行舍位平衡运算）。(4)在“舍位位数”文本框中输入“3”（表示由元舍位到千元）。(5)在“平衡公式”文本框中输入“C16=G11+G15”（表示舍位后“资产合计仍要和负债及所有者权益合计数相等）

33、。(6)单击【完成】按钮。(7)单击【文件】|【另存为】打开“另存为”对话框。在“另存为”对话框的“文件名”文本框中输入“资产负债表”，单击【保存】按钮。即完成了“资产负债表”中的期初余额合计的舍位平衡设置，如果还有其他平衡关系可以在上面第（5）步中一次录完，但要注意每个公式占一行，各公式之间有逗号“，”隔开，最后一条公式后不用加逗号。装订线思考题或作业题1报表管理系统的任务是什么？2报表管理系统数据处理流程是什么？3报表管理系统的模块结构和报表管理系统的工作过程如何？4如何创建会计报表？5如何进行报表格式设计？6. 如何进行报表公式设计？参考资料目录1上海财经大学出版社会计软件应用技术；2高等教育出版社会计软件操作、会计电算化实用教程；3希望电子出版社-会计软件应用职业技能培训教程;4机械工业出版社-会计电算化；5电子工业出版社-会计电算化等。课后分析