《会计软件操作（用友）》课时计划5.1.doc

1、装订线 课 时 计 划 任课班级：财务、会电、审税、会计(中职)041班 教案编号：5 周 1号 2005 2006 学年度第二学期题目第3章 总账系统应用技术 3.3 日常账务处理教学目标通过本节的教学，使学生了解凭证的填制、修改、审核、输出与管理等操作流程，掌握填制凭证、修改凭证、审核凭证和常用凭证的使用方法。授课类型 讲授教学场所 多媒体教室1419教学整体设计教 学 内 容教学时间教 学方 法教学资源 复习旧课，引入新课第3章总账系统应用技术3.3 日常账务处理3.3.1 凭证处理课内技能训练小结、讨论5分70分10分5分讲解法演示法直观法讨论法多媒体教室及课件知识要点凭证的填制、修改

2、、审核、输出与管理等操作流程。技能要点掌握填制凭证、修改凭证、审核凭证和常用凭证的使用方法。 教研室主任签字： 教学时间：2006年 04月03 日17第3章总账系统应用技术3.3 日常账务处理 总账系统初始设置完成后，就可以开展日常账务处理工作了。日常账务处理的任务是根据原始凭证编制的记账凭证或其他系统的记账凭证输入到账务系统中，经审核后，完成记账工作；根据记账数据进行查询和打印输出各种日记账、明细账和总账，同时对部门、项目和往来辅助账进行管理。3.3.1 凭证处理3.3.1.1 凭证处理概述记账凭证是本系统处理的起点，是登记账簿的依据，也是所有查询数据的最主要的一个来源。凭证管理主要完成对

3、记账凭证的录入、修改、打印、汇总、出纳签字、审核和记账等工作。1. 记账凭证的产生途径产生记账凭证的途径有三种: 一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上编制记账凭证；二是先由人工编制记账凭证，再输入计算机；三是计算机自动生成的机制凭证。 2. 凭证的输入方式凭证输入采用键盘输入、软盘引入、网络传输和自动生成机制凭证四种方式，键盘输入是最常用的形式。3. 凭证管理的操作流程否是填制凭证填制、修改凭证是出纳凭证吗凭证正确无误凭证汇总表审核凭证出纳签字记 账稽核凭证并签字选定一批凭证图3-27 凭证管理操作流程图凭证管理的操作流程见图3-27所示。4. 记账凭证的内容和填制要求记账凭证格式采用单一

4、的借贷标志式或借贷金额式, 主要内容分为凭证头和分录两部分。凭证样式如图3-28所示。图3-28 凭证样式(1)凭证头部分 凭证类别：总账系统初始化时已定义的凭证类别代码或名称。 凭证编号：分别按凭证类别按月对凭证进行顺序编号，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号。编号由凭证类别编号(或类别名)和凭证顺序号组成，如：收款0001、收款0002等。一般总账系统中，凭证编号由系统自动产生, 并对连续性进行控制。 凭证日期：凭证日期包括年月日，由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序, 所以日期应随凭证号递增而递增。采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，但不能超过日历日期。附件张

5、数: 指本张凭证所附原始凭证张数。(2)凭证正文部分 摘要: 即凭证所反映的业务内容的简要说明，要求每行都要有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随该行会计科目在明细账、日记账中出现。 科目: 输入科目时, 一般输入科目编码，计算机自动转换为科目名称。 输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码, 不能有非法对应科目。 方向: 每一科目的发生额均应有它的方向, 即借方或贷方。金额: 金额不能为“零”； 红字以“-”号表示；会计科目借贷双方金额必须平衡。辅助核算的内容: 如果在科目设置时定义了相应的“辅助账”， 则在输入每笔分录时, 同时输入辅助核算的内容。l 当

6、输入的科目有部门核算要求时，要求输入对应的部门代码或名称。l 当输入的科目有数量账核算要求时，要求输入数量和单价。l 当输入的科目有往来账核算要求时，要求输入对应的单位代码和业务员。这些信息在往来账管理时使用。l 当输入的科目需要待核银行账时，要求输入对应的票据日期、结算方式和票号，这些信息在进行银行对账时使用。l 当输入的科目有外币核算要求时，要求输入外币数额和记账汇率。如果一个科目同时兼有上述几个核算要求时，则同时要求输入上述有关内容。 合计：自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。制单人签字由系统根据进入本功能时输入的操作员姓名自动输入。3.3.1.2 填制凭证1. 填制凭证的基本操作步

7、骤以具有填制凭证功能的操作员登录“总账系统”。在“总账系统”窗口，单击【凭证】菜单下的【填制凭证】项或单击窗口左侧的【填制凭证】快捷按钮，进入【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，增加一张新凭证，如图3-28所示。填制凭证头部分。首先选择“凭证类别”，再输入“制单日期”和“附单据数”。输入凭证正文部分。依次输入摘要、科目代码及借方金额或贷方金额，然后按回车键，继续输入下一条分录的摘要、科目代码及借方金额或贷方金额。若借贷方均无辅助账科目，则输入完内容后，可单击【保存】。若借贷方有辅助账科目，则要继续输入辅助核算内容，如银行结算方式、往来核算、部门核算、数量核算等内容，然后再单击【保存】。2. 填

8、制现金与银行收付业务的凭证因现金和银行存款科目在会计核算中地位比较特殊，所以这里以如何填制涉及现金或银行存款的凭证为例，说明这类凭证的填制方法。例3.8 2006年1月4日，出纳员赵军用票号TX0001的现金支票，从工行提取现金8000元备用。会计分录为： 借：现金(1001) 8000 贷：银行存款-工行存款(100201) 8000操作步骤为：以操作员郑义身份登录“总账系统”，进入“填制凭证”窗口，单击【增加】按钮后，将光标放在左上角的凭证类别处，输入“付”或单击参照标记，双击【付-付款凭证】选项，按【回车】键。在“制单日期”处输入2006.01.04或单击“日历参照”选好日期后按【确定】

9、按钮，日期输入完毕按【回车】键，系统自动分配给一个凭证号。在“附单据数”处，输入附单据张数，也可直接按【回车】键，不输入单据数。此时光标自动移到“摘要”栏。在“摘要”栏输入摘要内容或单击参照标记弹出如图3-29所示【常用摘要】窗口，将光标移到【赵军去工行提现】(需要提前定义常用摘要)处，单击【选入】按钮，选取凭证摘要。在“摘要”栏，按【回车】键后，在“科目名称”栏出现“1001”，也可直接输入“1001”或单击参照标记选取“现金”科目，按【回车】键后，光标移至“借方金额”栏。在“借方金额”栏输入“8000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。摘要自动复制过来，也可修改摘要，形成多摘要，

10、按【回车】键。在“科目名称”栏中，直接输入“100201”或输入“银行存款/工行存款”或单击参照标记选取“工行存款”科目，按【回车】键，弹出【辅助项】对话框。单击【结算方式】参照标记，双击【现金支票】，按【回车】键；在【票号】栏输入“TX0001”，按【回车】键；在【发生日期】栏输入“2006.1.4”或使用参照输入日期，如图3-30所示；单击【确认】按钮，在凭证的右下角显示辅助项的内容。图3-29 常用摘要 图3-30 结算方式辅助项按【回车】键，将光标移至“贷方金额”栏，输入“8000”，单击【保存】按钮，系统提示“凭证已成功保存”，单击【确定】。3. 填制涉及往来业务的凭证在“总账系统”

11、中，往来核算是对要求进行往来核算的个人、客户和供应商等内容进行的核算。用户在设置会计科目时，若在“辅助核算”框中，选择了个人往来、客户往来和供应商往来选项，则在录入涉及该科目时，系统会弹出相应的辅助项对话框，要求输入辅助信息。辅助信息应完整、准确输入，以利于辅助核算，使企业更好地掌握各项往来业务的发生情况，促进企业加强往来管理。往来辅助信息一旦录入，将在凭证下方的备注中显示。双击所要修改的辅助项内容，即可弹出辅助信息录入窗口，进行修改。(1)填制涉及个人往来业务的凭证企业与企业内部职工之间发生的经济往来业务，属于个人往来业务，如职工出差借款等。例3.9 2006年1月4日，总经理办公室张伟出差

12、，借款5000元，票号为JK0001。会计分录为： 借：其他应收款(1191) 5000 贷：现金(1001) 5000操作步骤：在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“付款凭证”、输入日期“2006.1.4”和“附单据数1”，按【回车】键，付款凭证序号为0002，光标移至摘要栏。在“摘要栏”输入摘要“张伟出差借款”。在“科目名称栏”输入“1191”，按【回车】键，系统弹出个人往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。在【部门】栏输入“总经理办公室”或单击参照标记选择“总经理办公室”， 按【回车】键。在【个人】栏输入“张伟”或单击参照标记选择“张伟”，按【回车】键。在【票号】

13、栏输入“JK0001”，按【回车】键。在【发生日期】栏输入“2006.1.4”或单击参照标记选择日期，按【回车】键。如图3-31所示，再单击【确定】按钮。图3-31 个人往来辅助项在“借方金额”栏输入“5000”，按【回车】键。在下一条分录的“科目名称”栏输入“1001”，按【回车】键；在“贷方金额”栏输入“5000”，按【回车】键。单击【保存】按钮，保存凭证。(2)填制涉及单位往来业务的凭证单位往来是指企业与其他企业之间发生的经济往来业务，包括客户往来和供应商往来。在填制凭证过程中，涉及单位往来业务的科目时，系统自动提示用户输入辅助信息，包括“客户”、“供应商”、“业务员”及“票号”等信息。

14、其中“客户”或“供应商”可输入代码或简称，“业务员”可输入该笔业务的销售员或采购员，“票号”可输入往来业务的单据号。例3.10 2006年1月6日市场部李明收到阳光电子技校转来的转账支票(票号ZZ0001)1张，面值为50000元，用以归还欠款。其分录为： 借：银行存款工行存款(100201) 50000 贷：应收账款(1131) 50000操作步骤为：在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“收款凭证”、输入日期“2006.1.6”和“附单据数1”，按【回车】键，收款凭证序号为0001。在“摘要栏”输入摘要“阳光电子技校还款”。在“科目名称栏”输入“100201”，按【回车

15、】键，系统弹出结算方式【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。单击【结算方式】参照标记，双击【转账支票】，按【回车】键；在【票号】栏输入“ZZ0001”，按【回车】键；在【发生日期】栏输入“2006.1.6”或使用参照输入日期；单击【确认】按钮，在凭证的右下角显示辅助项的内容。在“借方金额”栏输入“50000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。在“科目名称”栏输入“1131”，按【回车】键，系统弹出客户往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。在【客户】栏输入“阳光电校”或单击参照标记选择“阳光电校”， 按【回车】键。在【业务员】栏输入“李明”或单击参照标记选择“李明”，按【回车】键。在【

16、票号】栏输入“ZZ0001”，按【回车】键。在【发生日期】栏输入“2006.1.6”或单击参照标记选择日期，按【回车】键。如图3-32所示，再单击【确定】按钮图3-32 客户往来辅助项在“贷方金额”栏输入“50000”，按【保存】按钮。例3.11 2006年1月6日市场部吕强以支票归还灵川电子公司部分欠货款60000元(支票号为:ZZ0006)。其分录为： 借：应付账款(2121) 60000 贷：银行存款工行存款(100201) 60000操作步骤为：在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“付款凭证”、输入日期“2006.1.6”和“附单据数1”，按【回车】键，付款凭证序

17、号为0003，光标移至摘要栏。在“摘要栏”输入摘要“还灵川公司款”。在“科目名称栏”输入“2121”，按【回车】键，系统弹出供应商【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。在【供应商】栏输入“灵川”或单击参照标记选择“灵川”， 按【回车】键。在【业务员】栏输入“吕强”或单击参照标记选择“吕强”，按【回车】键。在【票号】栏输入“ZZ0006”，按【回车】键。在【发生日期】栏输入“2006.1.6”或单击参照标记选择日期，按【回车】键。如图3-33所示，再单击【确定】按钮图3-33 供应商往来辅助项在“借方金额”栏输入“60000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。在“科目名称”栏输入“100

18、201”，按【回车】键，系统弹出结算方式【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。单击【结算方式】参照标记，双击【转账支票】，按【回车】键；在【票号】栏输入“ZZ0006”，按【回车】键；在【发生日期】栏输入“2006.1.6”或使用参照输入日期；单击【确认】按钮，在凭证的右下角显示辅助项的内容。在“贷方金额”栏输入“60000”，按【保存】按钮。4. 填制涉及部门核算内容的凭证部门核算业务是指企业内部涉及部门核算业务的凭证。当输入涉及部门核算业务的科目时，系统弹出辅助项窗口，要求输入部门信息，以加强部门核算与管理。例3.12 8日总经理办公室张伟出差回来，报销差旅费4000元，交回现金1000元。

19、其分录为： 借：管理费用其他费用(550303) 4000 贷：其他应收款(1191) 4000借：现金(1001) 1000 贷：其他应收款(1191) 1000操作步骤为：在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“转账凭证”、输入日期“2006.1.8”和“附单据数1”，按【回车】键，转账凭证序号为0001，光标移至摘要栏。在“摘要栏”输入摘要“张伟报差旅费”。在“科目名称栏”输入“550303”，按【回车】键，系统弹出部门核算【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。可直接输入“总经理办公室”或单击参照标记选择“总经理办公室”，按【回车】键，如图3-34所示。单击【确认】按钮

20、。图3-34 部门核算辅助项在“借方金额”栏输入“4000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。在“科目名称”栏输入“1191”，按【回车】键，系统弹出个人往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。依次输入“总经理办公室”、“张伟”、“2006.1.8”等信息。在“贷方金额”栏输入“4000”，按【保存】按钮。单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“收款凭证”、输入日期“2006.1.8”和“附单据数1”，按【回车】键，收款凭证序号为0002，光标移至摘要栏。在“摘要栏”输入摘要“张伟报差旅费”；在“科目名称栏”输入“1001”，按【回车】键；在“借方金额”栏输入1000，按【回车】键。

21、在下一条分录的“科目名称”栏输入“1191”，按【回车】键，系统弹出个人往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。依次输入“总经理办公室”、“张伟”、“2006.1.8”等信息。在“贷方金额”栏输入“1000”，按【保存】按钮。例3.13 8日市场部李明以支票方式支付业务招待费1000元，支票号码为ZZ0008。其分录为： 借：管理费用其他费用(550303) 1000 贷：银行存款工行存款(100201) 1000操作步骤为：在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“付款凭证”、输入日期“2006.1.8”和“附单据数1”，按【回车】键，付款凭证序号为0004，光标移至摘要栏

22、。在“摘要栏”输入摘要“李明支付招待费”。在“科目名称栏”输入“550303”，按【回车】键，系统弹出部门核算【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。可直接输入“市场部”或单击参照标记选择“市场部”，按【回车】键，如图3-35所示。单击【确认】按钮。图3-35 部门核算辅助项-市场部在“借方金额”栏输入“1000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。在“科目名称”栏输入“100201”，按【回车】键，系统弹出结算方式【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。依次在【结算方式】中输入“转账支票”、在【票号】中输入“ZZ0008”、在【发生日期】中输入“2006.1.8”等信息。在“贷方金额”栏输入

23、“1000”，按【保存】按钮。5. 填制涉及数量核算业务的凭证例3.14 2006年1月9日，市场部李明向阳光电校售出电阻20000支(出库票号为ZZ0003)，单价1元。货税款尚未收到。（适用税率13%）借：应收账款（1131） 21300 贷：主营业务收入电阻收入（510101） 20000应交税金应交增值税销项税（21710102） 1300操作步骤：在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证头部分，选择“转账凭证”、输入日期“2006.1.9”，按【回车】键，转账凭证序号为0002，光标移至摘要栏。在“摘要栏”输入摘要“李明出售电阻”。在“科目名称栏”输入“1131”，按【回车】键

24、，系统弹出客户往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。在【客户】栏输入“阳光电校”或单击参照按钮选择“阳光电校”， 按【回车】键。在【业务员】栏输入“李明”或单击参照按钮选择“李明”，按【回车】键。在【票号】栏输入“ZZ0003”，按【回车】键。在【发生日期】栏输入“2006.1.9”或单击参照按钮选择日期，按【回车】键。如图3-36所示，再单击【确定】按钮在“借方金额”栏输入“21300”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。在“科目名称”栏输入“510101”，按【回车】键，系统弹出数量核算【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。依次输入“20000”支”、“1”元/支等信息，如图3-3

25、7所示。图3-36 客户往来辅助项图 3-37 数量核算辅助项在“贷方金额”栏输入“20000”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。在“科目名称”栏输入“21710102”，按【回车】键。在“贷方金额”栏输入“1300”，按【保存】按钮。例3.15 2006年1月9日，市场部吕强从华光公司购入电子监控器100台，单价500元，货税款暂欠，商品已验收入库。（发票号YF1001）（适用税率13%）借：库存商品电子监控器（124102） 50000 应交税金应交增值税进项税（21710101） 650贷：应付账款（2121） 50650操作步骤：在【填制凭证】窗口，单击【增加】按钮，填制凭证

26、头部分，选择“转账凭证”、输入日期“2006.1.9”，按【回车】键，转账凭证序号为0003，光标移至摘要栏。在“摘要栏”输入摘要“吕强购电子监控器”。在“科目名称栏”输入“124102”，按【回车】键，在“借方金额”栏输入“50000”，按【回车】键，系统弹出数量核算【辅助项】对话框，要求输入辅助信息。依次输入“100”台、“500”元/台等信息，单击【确认】按钮，如图3-38所示。再按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。在“科目名称”栏输入“21710101”，按【回车】键；在“借方金额”栏输入“650”，按【回车】键，光标移至下一条分录的摘要处。在“科目名称”栏输入“2121”，按【

27、回车】键，系统弹出供应商往来【辅助项】对话框，要求输入辅助信息，如图3-39中所示，单击【确认】按钮，按【回车】键。在“贷方金额”栏输入“50650”，按【保存】按钮。图3-38 数量核算辅助项 图3-39 供应商往来辅助项6. 填制凭证的其他功能说明(1)定义常用摘要在日常填制凭证的过程中，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时随时调用，就可提高业务处理效率。调用常用摘要可以在摘要栏直接输入常用摘要代码或按【F2】键或参照输入。定义常用摘要的步骤如下：在“总账系统”，单击【凭证】菜单下的【常用摘要】项，出现【常用摘要】窗口。单击【增加】按钮，输入摘

28、要编码、摘要内容和相关科目等信息。依次增加完毕，单击【退出】按钮。常用摘要的编码是调用常用摘要的依据，因此，不能重复输入，也不能为空。如果某条常用摘要对应某科目，则可在“相关科目”处输入，在填制凭证时，会自动调入。(2)生成和调用常任凭证在日常账务处理中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。如何定义常用凭证单击总账系统主菜单中【凭证】下的【常用凭证】，即进入本功能，屏幕显示【常用凭证】对话框，单击【增加】按钮，如图3-40所示。录入常用凭证的主要信息：编号、说明，凭证类别。编号是调用常用凭证的依据。按【删除】

29、按钮即删除当前行的常用凭证。按【详细】按钮或按【F8】键可对常用凭证的凭证分录内容进行定义，如图3-41所示。3-40 常用凭证定义窗口 图3-41 常用凭证分录定义窗口生成常用凭证定义常用凭证比较麻繁，也可以在填制凭证中随时将填制好的凭证生成为常用凭证，这样即方便，又适用。其操作步骤如下：单击【填制凭证】窗口的【制单】菜单中的【生成常用凭证】项，输入凭证代号，单击【选入】按钮，即完成生成凭证操作。图3-42 常用凭证生成菜单 图3-43 常用凭证生成窗口调用常用凭证方法一：在制单时用鼠标单击“编辑”菜单下的“调用常用凭证”，系统提示您输入常用凭证的编号，您输入要调用的常用凭证的编号，即可调出

30、该常用凭证。若调出的常用凭证与您当时的业务有出入或缺少部分信息，您可直接将其修改成所需的凭证。方法二：在制单时用鼠标单击“编辑”菜单下的“调用常用凭证”，在输入常用凭证的编号处按参照按钮或按【F2】键，屏幕显示常用凭证定义窗口，将光标移到要调用的常用凭证，用鼠标点【选入】按钮或按【F3】键，可选入要调用的常用凭证。3.3.1.3 修改凭证凭证输入时，尽管系统提供了多种控制错误的措施，但错误凭证是难免的，记账凭证的错误必然影响系统的核算结果。为更正错误，系统提供了对错误凭证修改的功能。当然，财务会计制度和审计对错误凭证的修改有严格的要求，根据这些要求，电算化总账系统中，对不同状态下的错误凭证有不

31、同的修改方式。1. 错误凭证的“无痕迹”修改无痕迹修改是指不留下任何曾经修改的线索和痕迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改:(1)对已经输入但未审核的机内记账凭证可通过凭证的编辑输入功能直接进行修改或删除（但操作员只能修改自己填制的凭证, 且凭证编号不能修改）；(2)已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改, 可先行取消审核，再通过凭证的编辑输入功能进行直接修改。外部系统的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。修改的操作步骤为：在【填制凭证】窗口，通过【查询】功能找到需要修改的凭证；将光标直接定位在需要修改的地方，直接修改即可；单击【保存】按钮，保存修改结果。如

32、果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票登记簿”中的内容。2. 错误凭证的“有痕迹”修改有痕迹修改是指留下曾经修改的线索和痕迹，通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的。若已记账的凭证发现有错，不允许直接修改。针对此类凭证的修改，会计制度要求留下审计线索，可以采用“红字凭证冲销法”或者“补充凭证法”进行更正。红字冲销法，即将错误凭证采用增加一张“红字”凭证全额冲销，若需要，再增加一张“蓝字”凭证补充的方法。如:从工商银行提取现金1000元，但输入反映该笔业务的付款凭证时，错输为10000元，记账后发现错误，为修改此错误凭证，此时采用红字冲销法。首

33、先填制一张与原凭证内容相同的红字凭证冲销多记的9000元。通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存和管理。如果需要冲销某张已记账的凭证，可在“填制凭证”窗口，单击【制单】菜单下的【冲销凭证】项制作红字冲销凭证。3. 查询凭证例3.16 查询1月份中的第0003号付款凭证。通过【填制凭证】窗口中【查询】功能或者单击【凭证】菜单中的【查询凭证】，输入组合查询条件后便可查到所需要的凭证，凭证查询条件和查询结果如图3-44、3-45所示。通过【查看】功能可查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。通过【余额】，可查到当前光标所在科目包含所有已保存的记账凭证的最新余额。图3-44

34、凭证查询条件窗口 图3-45 凭证菜单下查询查询凭证结果4. 凭证汇总记账凭证全部输入完毕并进行审核签字后，可以按条件对凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账的凭证，也可以是未记账的凭证，因此，财务人员可以在凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息。例3.17 查看2006年1月份未记账凭证汇总表。操作步骤：在“总账系统”中，单击【凭证】菜单下的【科目汇总】项，显示“科目汇总”对话框，在【月份】框中选择“2006.1”、在【凭证类别】框中选择“全部”，单击右侧的【未记账凭证】单选项，如图3-46所示。单击【汇总】按钮，显示所有未记账凭证的汇总表，如图3-47

35、所示。单击【退出】按钮，返回“总账系统”窗口。图3-46 科目汇总对话框 图3-47 科目汇总表3.3.1.4 审核凭证审核凭证主要包括出纳签字和审核签字两项内容。1. 出纳签字出纳凭证涉及企业现金的收入与支出，应加强管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确，审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后再核对。企业可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理，若不需要此功能，可在【设置】|【选项】中取消设置。凭证一经签字，就不能被修改、删除，只有被取消签字后才可以进行修改或删除。取消签字只能由出纳人自己

36、进行。例3.18 对已输入凭证进行出纳签字。操作步骤为：以具有出纳管理功能的操作员登录“总账系统”，单击【凭证】菜单下的【出纳签字】项，进入“出纳签字”对话框，如图3-48所示。图3-48 出纳签字凭证选择条件对话框在【出纳签字】对话框，输入条件后，屏幕显示凭证一览表，如图3-49所示。图3-49 符合选择条件的凭证列表双击某一待签字的凭证或单击【确定】按钮调出待签字的那张凭证或第一张凭证。出纳人员在确认该张凭证正确后，单击【签字】按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳员姓名。若想对已签字的凭证取消签字，可用鼠标单击【取消】按钮。单击【下张】按钮，调出第二张需要签字的凭证，单击【签字】按钮，第

37、二张凭证底部的“出纳”处又自动签上出纳员姓名，重复此操作直至所有凭证都签完为止。单击【退出】按钮，完成出纳签字操作。成批签字单击【查询】，输入查询条件后按【确定】，屏幕显示符合条件的凭证，再单击【签字】菜单下的【成批出纳签字】，系统自动对当前范围内的所有未签字凭证执行签字；单击【签字】菜单下的【成批取消签字】，系统自动对当前范围内的所有已签字凭证执行取消签字。图3-50 成批出纳签字结果表2. 凭证审核审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查，其目的是防止发生错误。会计核算关系到国家、企业和个人的切身经济利益，而记账凭证的准确性是进行正确核算的基础，

38、因此，无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证，还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统，由于又经过了手工的操作处理，因此，还需要经过他人的审核后，才能作为正式凭证进行记账处理。总账系统中为实现凭证审核提供了凭证审核的功能，通过该功能，既可审核凭证，还可对已审核凭证取消。 审核方法有屏幕审核和静态审核(即打印记账凭证然后进行审核), 最常用的方法是屏幕审核。屏幕审核时, 可直接根据原始凭证, 对屏幕上显示的记账凭证进行审核, 对正确的记账凭证, 发出签字指令，计算机在凭证上填入审核人名字。审核人和制单人不能是同一个人, 凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才可修改或删除

39、，已标错的凭证不能被审核，需首先取消标错后才能审核。取消审核只能由审核人进行。例3.19 对已输入凭证进行审核签字。操作步骤为：以具有审核功能的操作员登录“总账系统”，单击【凭证】菜单下的【审核凭证】项，进入【凭证审核】对话框，如图3-51所示。在【凭证审核】对话框，输入条件后，屏幕显示凭证一览表，如图3-52所示。 图3-51 审核签字凭证条件对话框 图3-52 符合审核条件的凭证列表双击某一待签字的凭证或单击【确定】按钮调出待签字的那张凭证或第一张凭证。审核人员在确认该张凭证正确后，单击【审核】按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人员姓名。若想对已签字的凭证取消签字，可用鼠标单击【取消】

40、按钮。单击【下张】按钮，调出第二张需要签字的凭证，单击【审核】按钮，第二张凭证底部的“审核”处又自动签上审核人员姓名，重复此操作直至所有凭证都审核完为止。也可采用成批审核的方式审核凭证，单击【审核】菜单下的【成批审核凭证】，系统自动对当前范围内的所有未审核凭证执行审核签字，如图3-53所示；用鼠标单击【审核】菜单下的【成批取消审核】，系统自动对当前范围内的所有已审核签字凭证执行取消审核签字，如图3-54所示。图3-53 成批审核结果表 图3-54 成批取消审核结果表3.3.1.5 凭证输出与管理 会计凭证的输出，是指将未记账或已记账的凭证按标准格式输出到屏幕或打印机。会计凭证的管理是指要将会计

41、凭证作为会计档案的重要部分以纸质保存。(1)如果直接输入原始凭证, 由计算机打印输出记账凭证, 经录入、审核和会计主管人员签章,则视为有效凭证保存； (2)如果手工事先填好记账凭证，向计算机录入记账凭证, 然后进行处理,则保存手工记账凭证或计算机打印的记账凭证皆可。无论哪种形式生成的记账凭证都必须有必要的原始凭证，按顺序编号装订成册保存。装订线思考题或作业题1记账凭证产生的途径有几种？2填制记账凭证有什么要求？3如何填制凭证？4如何定义和使用常用摘要？5如何定义和使用常用凭证？6凭证的修改有几种方式？如何修改？7如何审核凭证？参考资料目录1上海财经大学出版社会计软件应用技术；2高等教育出版社会计软件操作、会计电算化实用教程；3希望电子出版社-会计软件应用职业技能培训教程;4机械工业出版社-会计电算化；5电子工业出版社-会计电算化等。课后分析