《会计软件操作(用友)》课时计划3.1.doc
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1、装订线 课 时 计 划 任课班级:财务、会电、审税、会计(中职)041班 教案编号:3 周 1号 2005 2006 学年度第二学期题目第2章 财务软件的安装与初始化设置 2.2 系统初始化教学目标通过本节的教学,使学生熟练掌握建立会计账套及输入基础信息的基本方法;掌握财务分工的依据和作用,学会财务分工操作方法;熟练掌握会计数据备份与恢复的操作方法。授课类型 讲授教学场所 多媒体教室1419教学整体设计教 学 内 容教学时间教 学方 法教学资源 开篇引题,讲授要求第2章财务软件的安装与初始化设置2.2 系统初始化 2.2.1建立会计账套 2.2.2财务分工 2.2.3建立部门档案和职员档案 2
2、.2.4建立客户和供应商档案2.2.5会计数据的备份与恢复课内技能训练小结、讨论5分65分15分5分讲解法演示法直观法讨论法多媒体教室及财务软件知识要点系统初始化的内容建立会计账套的参数财务分工的要求会计数据的备份与恢复技能要点建立会计账套及设置账套参数设置操作员和进行财务工建立部门档案和职员档案建立客户和供应商档案进行会计数据的备份与恢复教研室主任签字: 教学时间:2006年 03月20 日17第2章 财务软件的安装与初始化设置2.2 系统初始化开始使用通用财务软件时,首先要根据本单位的业务性质及会计核算与财务管理的具体要求进行最初的设置,称为初始设置。其目的是规定会计账目具体采用的业务处理
3、控制参数、设置具体的核算规则。系统初始设置一般包括财务分工、账套基础参数设置、分类档案设置、会计科目设置、凭证类别设置、期初余额输入等工作。2.2.1 建立会计账套2.2.1.1 建立账套的基本规定 建立账套,即采用财务软件为本企业建立一套账簿文件。首先,根据企业的具体情况设置基础参数,然后软件将按基础参数自动建立一套账。 1设置账套参数 账套参数决定着系统的数据输入、处理、输出的内容和形式,因此首次使用软件系统时,应先进行账套参数设置。它主要包括:核算单位名称、所属行业、启用时间、科目编码规则等基础参数。这些业务处理控制参数通过键盘输入计算机存放在账套参数文件中。账套参数由电算主管根据本单位
4、的实际情况进行定义。 (1)核算单位名称及其账套代码。核算单位是会计核算的主体,具有独立的、完整的账簿体系。初始化工作时,要准确输入,以便于在显示和打印账簿和报表时使用。 除定义单位名称外,还可按照核算单位的实际情况,建立本单位的基本信息资料,包括单位地址、法人代表、邮政编码、电话、传真、电子邮件,以及确定是否为增值税纳税人以及增值税率等信息。 通用总账系统一般允许同时为多个核算单位记账,每个核算单位都有一套独立的、完整的账簿体系。核算单位(用户)的一套独立的、完整的账簿体系称为账套。实际上,账套是相互关联的业务数据构成的一系列的数据文件。 每个账套用一个代码表示,称为“账套代码”。账套代码不
5、能重复,每一个代码与核算单位名称是相互对应的。有些软件还可以用文字来表示这套账的名称。 每个账套的业务数据都储存在指定目录下的数据库文件中,有些软件还可以由使用者来设定该账套数据库文件在计算机中存放的相应位置,即账套路径。 (2)行业会计制度。根据企业的性质选择相应的行业会计制度。确定会计制度将影响到软件系统内预置的会计科目体系和报表格式等。有些软件在系统内预置了工业、商业、事业等多种会计制度,并提示“是否保留按行业预置的科目”,如果希望预置所属行业的会计科目体系,则回答“是”。如果在系统中预置的会计制度相应的科目体系不能满足要求,可以选取与要求最接近的某行业会计科目体系,然后对其进行修改。
6、(3)启用日期。启用日期是指由原会计信息处理系统(手工核算)到新会计信息处理系统(计算机核算)的交接日期,即新设置的账套被启用的时间。规定启用日期就是为了便于确定电算化方式下总账系统的起点,保证证、账、表数据的连续性。启用日期应在第一次初始设置时确定,一般地,软件默认为计算机系统的时间,请注意调整正确,设定后将不能更改。 (4)编码方案。为了便于进行分级核算、统计和管理,软件将对会计科目、企业的部门等进行编码。编码方案是指设置编码的级次方案。编码级次和各级编码长度的设置,将决定使用单位如何对经济业务数据进行分级核算、统计和管理。 会计科目编码通常采用群码方案,这是一种分段组合编码,每一段有固定
7、的位数。会计科目编码规则是指会计科目编码共分几段,每段有几位。总账科目至最底层明细科目的段数称为级次,每级科目(或每段)的编码位数称为级长。科目编码总级长为每级编码级长之和。 本级科目总级长 = 上级科目总级长 + 本级科目级长 可分级设置的内容还有:地区分类、客户分类、供应商分类、存货分类、部门、成本对象、收发类别和结算方式等。 (5)记账本位币与数据精度。本位币是企业选择某币种作为记账的基本货币单位。首次使用总账系统时,应确定本位币的符号和名称;同时,应选择是否有外币核算,如果需要进行外币核算,以后在总账系统期初功能中还需确定外币币种以及相应的金额。 数据精度指定义数据的小数位数。如果在总
8、账系统中需要进行数量核算,可以根据对数量、单价等核算精度的不同要求,定义数量核算的数量小数位数和单价小数位数。(6)会计日历。首次使用总账系统时,应确定当前会计年度和会计年度开始的月份,确定会计月份的起始日期和结账日期。有些单位可以根据自己单位的情况,自行设定,如某单位在每月25日结账,26日到月底发生的经济业务作为下月的业务记人下月的账薄中。通用财务软件则依照国家统一会计制度的规定划分会计期间,用于分期结算账目以及编制会计报表。 2建立账簿文件 建立账簿文件就是建立总账系统所需要的科目库、凭证库、总账和明细账库等数据库文件,建立过程通常由软件根据账套参数自动完成。 第一次使用总账系统时,建立
9、的证、账、表数据库文件都是空白的,就像手工方式下从市场上买回来的新账簿一样。第二年使用总账系统时,建立账簿文件后,将由软件自动填入上年结转的基础数据。账簿文件建立后,方能进行经济业务处理。2.2.1.2 建立会计账套的具体步骤1. 系统注册系统允许用户可以以系统管理员Admin的身份,也可以以账套主管的身份注册进入系统管理模块。第一次运行系统时,应由系统默认的管理员Admin进行登录,原有口令为空。以后启用每个模块时,系统会自动启用系统管理模块,并处于“后台运行”状态。系统管理员负责整个系统的维护工作。以系统管理员身份注册进入,便可以进行账套的管理(包括账套的建立、引入和输出),以及操作员及其
10、权限的设置。账套主管负责所选账套的维护工作。当管理员栏目选择设置为账套主管时,系统的界面自动变换。系统注册的操作步骤为:(1)单击【开始】|【程序】|【用友财务及企管软件UFERP-M8.11】|【系统服务】|【系统管理】,系统会启动“系统管理”程序并处于后台运行状态,在任务栏上显示“系统管理8.11”图标,如图2-17所示。(2)单击任务栏上的“系统管理8.11”,在“系统管理”窗口。单击【系统】|【注册】项,系统提示“为了保证数据安全性,请及时设置系统管理员口令”,如图2-18所示。图2-17 启动系统管理 图2-18 系统管理窗口(3) 单击【确定】按钮,系统显示“系统管理员登录窗口”,
11、光标在密码处闪动,如图2-19所示。首次使用可暂不输入密码,直接点击【确定】按钮,即可完成系统注册操作,如图2-20所示。此时【账套】和【权限】菜单处于活动状态,可进行相应的操作。图2-19 系统管理员登录 图2-20 系统注册成功2. 设置操作员在建立新账套之前,必须先指定一名“系统管理员”,系统默认为Admin,由系统管理员Admin确定账套主管、进行操作员的授权或撤销权限设置。设置操作员的主要项目有:操作员编码:用来设置操作员的编号,必须输入且惟一。操作员姓名:也称注册名,是指有权进入系统的人员名称,如操作员、审核员等。它可以是真实姓名,也可以是代号,如有重名,必须加上区别标志。密码:即
12、口令,是操作员进行系统登录时的口令。为了保证系统的安全和保密,以及分清责任,最好设置口令,但需要牢记。在第一次进入系统前,可由系统管理员代为设置密码,并通知操作员本人;进入系统后,再由操作员自行修改,但务必记住,否则以后将无法操作。例2.1环球电子公司的财务主管为王明(口令1),操作员郑义(口令2)、赵军(口令3)。其操作步骤如下: (1)以系统管理员的身份进入【系统管理】。在【权限】菜单中单击【操作员】,出现操作员管理窗口,如图2-21所示。(2)单击【增加】图标,增加一个操作员,依次输入编号、姓名、口令及所属部门等有关信息。(3)单击【增加】按钮,重复上述操作将其他两个操作员输入系统中,单
13、击“增加操作员”窗口中的【退出】按钮,显示操作员列表,如图2-22所示。图2-21 增加操作员 图2-22 操作员设置情况3. 设置账套参数,建立账簿文件设置账套参数主要包括设置账套号、账套名称、启用时间、会计期间、企业类型、行业性质、本位币、分类编码方案、数据精度等基础参数。例2.2 环球电子技术有限公司的账套号为001,账套启用日期为2006年1月1日,会计期间为系统默认,账套路径采用系统默认路径,税号为110109200822012,核算类型采用系统默认,行业性质为股份制,企业性质为工业,账套主管“王明”,客户和供应商进行分类,无外币核算业务,科目编码级次为42222,部门编码级次为12
14、2,客户分类编码级次为223,供应商分类编码级次为223,结算方式编码为12,数据精度定义均为二位小数。其账套建立步骤如下:(1)以系统管理员Admin身份登录【系统管理】,在图2-20中单击【账套】|【建立】菜单项,出现【账套信息】对话框,输入相应的信息,如图2-23,再单击【会计期间设置】按钮,出现如图2-24【会计月历-建账】对话框,单击【确定】按钮后,再单击【下一步】按钮,会出现【单位信息】对话框。 图2-23 创建账套 图2-24 设置会计月历(2)在出现的【单位信息】对话框中输入单位名称、单位简称、地址、法人代表、邮政编码等信息后,如图2-25所示。单击【下一步】按钮,会出现【核算
15、类型】对话框。(3) 在出现的【核算类型】对话框中输入本币代码与名称、企业类型、行业性质、账套主管等信息,如图2-26所示。单击【下一步】按钮,出现【基础信息】对话框。图2-25 输入单位信息 图2-26 设置核算类型(4)在出现的【基础信息】对话框中选择存货、客户和供应商是否分类以及有无外币选项,若选择可单击每个选项前的方框,选中后方框中出现“”标记。在这里我们选择客户分类和供应商分类,如图2-27所示,然后单击【完成】按钮,系统提示“可以创建账套了么”,单击【是(Y)】按钮后,出现【分类编码方案】对话框。(5) 在出现的【分类编码方案】对话框中,根据提供的资料,分别设置相应的项目,如图2-
16、28所示,单击【确认】按钮,出现【数据精度定义】对话框。图2-27 设置账套基础信息 图2-28 分类编码方案(6) 在出现的【数据精度定义】对话框中,根据需要确定小数位数,如图2-29所示。输入完毕后,单击【确认】按钮,系统显示“创建账套成功”的对话框,如图2-30所示,单击【确定】按钮,完成账套建立,生成账簿文件。图2-29 数据精度定义 图2-30 创建账套成功2.2.2 财务分工财务分工是指设置允许使用财务软件的操作人员的姓名并规定操作权限。使用财务软件处理会计业务之前,需对操作人员进行岗位分工,对指定的操作人员实行使用权限控制,防止非指定操作人员擅自使用软件,以保证会计数据的安全和保
17、密。操作人员分工的主要依据是基本会计岗位分工和会计电算化岗位责任制中有关职责和权限的规定。操作员设置主要包括操作员编码、姓名和口令。权限是指操作员所具有的操作权限,主要包括:建账、制单、审核、记账、输出等。需要注意的是:在建立新账套之前,必须先指定一名“系统管理员”,由系统管理员确定账套主管、进行操作员的授权或撤销权限设置。系统管理员与账套主管的主要区别是:(1)“账套”主要是由“系统管理员”指定,系统管理员负责整个系统的安全和维护工作,而账套主管只负责所管账套的维护工作。 (2)以“系统管理员”身份注册进入系统,可进行账套的管理(包括账套的建立、引入和输出),以及操作员及其权限的设置。以“账
18、套主管”的身份注册登录,可进行所选账套的修改和所选年度内账套的管理(包括账套的创建、清空、引入、输出和年末结转,所选账套的数据备份),以及该账套操作员权限的设置。合理地进行人员分工能使会计信息系统在有效的控制下正常运行,也是严格执行内 部控制制度、保证会计信息系统安全使用的有效措施。例2.3 环球电子技术有限公司财务人员分工情况如下表,试进行财务分工设置。表2-1 环球电子技术有限公司财务人员分工明细表操作员编号姓名岗位权限所属部门001王明财务主管审核凭证财务部002郑义会计填制凭证和记账财务部003赵军出纳出纳签字财务部其财务分工设置如下:(1)确定账套主管。操作步骤为:以系统管理员Adm
19、in身份登录【系统管理】,在图2-20【系统管理】窗口中,单击【权限】|【权限】菜单项,出现“操作员权限”窗口,如图2-31所示。在【操作员权限】窗口中选择“王明”,再选中【账套主管】选项,确定“王明”具有该公司的账套主管权限。图2-31 设置账套主管 图2-32 账套主管权限显示(2)给操作员赋权。操作员权限设置功能主要用于设置操作员权限,此功能只能由系统管理员或账套主管来操作。其操作步骤是:在图2-32【操作员权限】窗口中,选择操作员“郑义”,单击【增加】按钮,弹出【增加权限】窗口,双击左框中的“GL 总账”,使之变为蓝色,如图2-33所示。根据其业务资料取消部分权限,在右框中双击需要取消
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